项目合同管理办法.docx
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项目合同管理办法.docx
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项目合同管理办法
Xxx项目
合同管理办法
(第一版)
XXXXX项目建设管理部
2020年9月
批准:
XXXXX
审核:
XXX
编写:
XXX
XXX
1目的
为规范XXXXX项目总承包工程中的合同管理工作,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护建管部合法权益,提高经济效益。
2范围
适用于XXXXX项目总承包工程中与各分包单位签订的各类合同、协议。
3依据
根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定,结合本建管部的实际情况,制定本管理办法。
4一般规定
(1)工程总承包项目合同管理应包括总承包合同管理和分包合同管理。
(2)建管部应依据企业相关制度制定合同管理规定,明确合同管理的岗位职责,负责组织对总承包合同的履行,并对分包合同实施监督和控制,确保合同约定目标和任务的实施。
(3)建管部在合同管理过程中遵守依法履约、诚实信用、全面履行、协调合作、维护权益和动态管理的原则,严格执行合同。
(4)总承包合同和分包合同,必须以书面形式订立。
实施过程中的合同变更应按程序规定进行书面签认,并成为合同的组成部分。
5总承包合同管理
5.1合同变更管理程序
5.1.1发包人或分包人根据合同履行实际情况,提出有利于工程实施、提前实现合同目的、降低工程造价等方面的变更意向,变更提出人需提交一份详细变更申请报告和变更报价书,并填写变更申请表。
1)变更申请报告包括:
a、变更的原因和依据b、变更的范围及内容c、技术方案、图纸等相关资料d、变更估算工程量清单,以及变更引起工程施工价格的增减估算额e、对工程进度和总工期影响情况f、变更方案与原方案的技术经济比较,优劣性说明g、可能引起的索赔情况
2)变更报价书包括:
a、报价书编制说明b、工程量清单c、单价分析表d、变更处理通知单e、工程量计算并经审核的资料以及其它有关资料,必要时建管部可要求分包人提交变更项目的施工方案和进度计划
5.1.2变更综合审核
1)建管部组织对变更合同依据、支撑性文件以及变更目的、变更设计方案或变更施工方案、施工实施、工期影响、变更报价等进行综合审核。
项目经理需根据综合审核意见做出同意(或不同意)变更决定,形成专题会议纪要。
2)审查变更工程量,根据需要提交设计复核;报价审核主要包括:
a、对不符合本办法规定处理或变更资料不完善的变更报价书,说明原因后可退回变更提出人或要求补充提供相关资料b、应复核变更项目的施工方案是否合理并符合现场实际情况c、应复核变更依据是否充分,并在合同规定的时限内对变更报价书进行审核,提出具体的审核意见
3)未通过建管部综合审核的变更,建管部及时通知变更提出人,通过建管部综合审核的变更,进入变更评审与评审程序。
4)变更评审采用会议形式,一般变更(估算金额小于50万)项目由建管部组织评审;较大(估算金额在50万至200万之间)、重大变更(估算金额大于200万)项目由建管部提出变更评审申请和提交变更综合审核意见,承建单位组织评审,分管院副总经济师主持,参加会议部门应包括:
院副总工程师、建管部、承建单位、归口管理部门及相关设计部门,由组织单位编写会议纪要。
5)变更按下列权限授权签署审批意见:
a、重大变更由分管副总经理签署
b、较大变更由承建单位正职签署
c、一般变更项目由建管部主任签署
5.1.3变更价款的确定与支付
1)建管部根据变更审批表与分包人进行协商和沟通,若达成一致,则已审批的变更项目可列入当期进度结算,未经审批的变更项目不得进入进度结算。
变更项目的支付应按合同规定的比例扣留质保金。
若无法达成一致,根据合同规定的“争议的解决方式”进行处理。
2)对于一般变更,原则上价款列入分包合同完工结算协议中进行支付。
5.2建管部处理合同争议的程序
1)准备并提供合同争议的证据和详细报告。
2)通过“和解”或“调解”达成协议,解决争议。
3)当“和解”或“调解”无效时,可按合同约定提交仲裁或诉讼处理。
4)当事人应接受并执行最终裁定或判决的结果。
5.3建管部对合同违约责任的处理方式
1)当事人应承担合同约定的责任和义务,并对合同执行效果承担相应的责任。
2)当发包人或第三方违约并造成当事人损失时,合同管理人员应按规定追究违约方的责任,并获得损失的补偿。
3)建管部应加强对连带责任引起的风险预测和控制。
5.4建管部的索赔处理程序
1)应执行合同约定的索赔程序和规定。
2)在规定时限内向对方发出索赔通知,并提出书面索赔报告和索赔证据。
3)对索赔费用和时间的真实性、合理性及正确性进行核定。
4)按最终商定或裁定的索赔结果进行处理。
索赔金额可作为合同总价的增补款或扣减款。
5.5建管部合同文件管理的规定
1)明确合同管理人员对合同文件管理中的职责,并按合同约定的程序和规定进行合同文件管理。
2)合同管理人员应对合同文件定义范围内的信息、记录、函件、证据、报告、图纸资料、标准规范及相关法规等及时进行收集、整理和归档。
3)制定并执行合同文件的管理规定,保证合同文件不丢失、不失密,并方便使用。
4)合同管理人员应做好合同文件的整理、分类、收尾、保管或移交工作,满足合同相关方的要求,避免或减少风险损失。
5.6建管部的合同收尾工作规定
1)合同收尾工作应按合同约定的程序、方法和要求进行。
2)合同管理人员应对包括合同产品和服务的所有文件进行整理及核实,完成并提交一套完整、系统、方便查询的索引目录。
3)合同管理人员确认合同约定的“缺陷通知期限”已满并完成了缺陷修补工作时,按规定审批后,及时向建管部发出书面通知,要求建管部组织核定最终结算及签发合同项目履约证书或验收证书,使合同达到关闭状态。
4)试运行结束后,建管部应会同院经营生产部按规定进行总结评价。
6分包合同管理
6.1分包合同管理的要求
1)建管部及合同管理人员,应按总承包合同的约定,将需要订立的分包合同纳入整体合同管理范围,并要求分包合同管理与总承包合同管理保持一致。
2)建管部在中南院的授权下,可根据总承包合同约定和需要,订立设计、采购、施工、试运行或其他咨询服务分包合同,但不得将整个工程转包。
3)对分包合同的管理,应包括对分包合同的订立,以及对分包合同生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或收尾结束的全部活动实施监督和控制。
6.2分包合同管理程序
1)分包合同管理程序的主要内容包括明确分包合同的管理职责、招标、合同订立、合同实施监控、合同变更处理、合同争议处理、合同索赔处理、合同文件管理和合同收尾。
2)建管部对所有分包合同的管理职责,均应与总承包合同管理职责协调一致。
同时换应履行分包合同约定的由项目承包人承担的责任和义务,并做好与分包人的配合与协调,提供必要的方便条件。
6.3分包下的招标程序
建管部可根据工程总承包项目的范围、内容、要求和资源状况等进行分包,分包方式根据项目实际情况确定。
如果采用招标方式,其主要内容和程序应符合下列要求:
6.3.1建管部应做好分包工程招标的准备工作,内容包括:
1)按总承包合同约定和项目计划要求,制定分包招标计划,落实需要的资源配置。
2)确定招标方式。
3)组织编制招标文件。
4)组建评标、谈判组织。
5)其他有关招标准备工作。
6.3.2按计划组织实施招标活动。
主要活动包括:
1)按规定的招标方式发布通告或邀请函。
2)对投标人进行资格预审或审查,确定合格投标人,发售招标文件。
3)组织招标文件的澄清。
4)接受合格投标人的投标书,并组织开标。
5)组织评标、决标。
6)发出中标通知书。
6.4分包合同的订立原则和要求
6.4.1订立分包合同应遵循下列原则:
1)合同当事人的法律地位平等。
一方不得将自己的意志强加给另一方。
2)当事人依法享有自愿订立合同的权利,任何单位和个人不得非法干预。
3)当事人确定各方的权利和义务应当遵守公平原则。
4)当事人行使权利,履行义务应当遵循诚实信用原则。
5)当事人应当遵守法律、行政法规和社会公德,不得扰乱社会经济秩序,不得损害社会公共利益。
6)分包人不得将分包的全部工程再行分包。
6.4.2建管部应组织或配合经营生产部按下列要求组织分包合同谈判:
1)明确谈判方针和策略,制定谈判工作计划。
2)按计划要求做好谈判准备工作。
3)明确谈判的主要内容,并按计划组织实施。
6.4.3建管部应组织或配合经营生产部组织分包合同的评审,确定最终的合同文本,经授权订立分包合同。
6.5履行分包合同管理的要求
6.5.1建管部及合同管理人员,应根据合同约定和《中华人民共和国合同法》的要求,对分包人的合同履行进行监督和管理,并履行自身应尽的责任和义务。
6.5.2合同管理人员应对分包合同确定的目标实行跟踪监督和动态管理。
在管理过程中进行分析和预测,及早提出和协调解决影响合同履行的问题,避免或减少风险。
6.6分包合同变更管理的要求
6.6.1建管部及合同管理人员,应严格按合同变更程序对分包合同的变更实施控制。
应对变更范围、内容及影响程度进行评审和确认并形成书面文件,变更经批准后实施。
6.6.2经确认和批准的变更应成为分包合同的组成部分。
对于重大变更应按规定向院经营生产部和主管院长报告。
6.7分包合同的争议处理方式
6.7.1建管部应按分包合同约定程序和方法处理争议事件。
6.7.2当事人应努力采用“和解”或“调解”方式解决合同争议。
6.7.3当事人应按商定或最终裁定的结果执行。
6.8分包合同的索赔处理方式
6.8.1当事人应执行合同约定索赔程序和方法,进行真实合法及合理的索赔。
6.8.2索赔通知、证据、报告及裁定结果均应形成书面文件,并纳入合同管理范围。
6.9分包合同文件管理的要求
6.9.1建管部应明确合同管理人员对分包合同文件的管理职责。
6.9.2分包合同管理人员应对分包合同履行过程中所产生的信息、文件和资料,进行分析、整理、传送、反馈、保管和归档。
6.9.3建管部应对分包人提交的所有文件、图纸和资料进行妥善保存和管理。
6.10分包合同收尾的要求
6.10.1建管部应按分包合同约定程序和要求进行分包合同的收尾。
6.10.2合同管理人员应对分包合同约定目标进行核查和验证,当确认已完成缺陷修补并达标时,及时进行分包合同的最终结算和结束分包合同的工作。
6.10.3当分包合同结束后应进行总结评价工作,包括对分包合同订立、履行及相关效果的评价。
7合同谈判与评审
7.1单项合同额在500万以上的合同,由总承包责任单位组织,经营生产部(或投资管理部)、财务资产部、法律事务部、总承包责任单位和建管部等相关单位参与。
7.2单项合同额在100-500万元的合同,由总承包责任单位组织,总承包责任单位,经营生产部(或投资管理部)、财务资产部和建管部等相关单位参与。
7.3单项合同金额在100万元以下的合同,由建管部组织,总承包责任单位主持及相关单位参与。
7.4分包合同谈判须形成合同谈判纪要,分包合同评审须形成合同评审表。
分包合同最终文本须通过法律事务部审核。
8合同统计与归档管理
8.1合同分发与归档
分包合同由总承包责任单位归口管理,生效后的分包合同文本由总承包责任单位进行统一分发,合同正本及一本副本由总承包责任单位留存及归档,合同副本(或复印件)应于7日内分发财务资产部、采购中心、总承包责任单位一份。
8.2合同监督及统计
1)总承包责任单位负责对合同履约、费用控制进行指导与监督,归集合同履约信息;建管部负责合同履约,并按要求对合同履约情况进行统计、分析。
2)财务资产部及时(于次月5日前)向项目主管部门报送上月项目收支统计表,定期与建管部核对合同收、付款情况。
3)建管部负责登记并及时更新合同收款、分包付款台账,于每月5日前将合同台账报总承包责任单位。
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