档案管理办法.docx
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档案管理办法
档案管理办法
一、目的
为规范档案管理工作,充分发挥档案作用,提高档案保存质量,特制订本办法。
二、适用范围
本管理办法适用于XX公司、各部门及今后组建的新公司、新部门。
三、组织实施
(一)公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。
由集团管理部人事管理处负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
集团管理部设立专门档案室,配备专职人员分管公司主体档案工作。
(二)根据有关档案法规规定,各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档。
各部门安排专人负责及时收集、录制、制作、汇编各种形式的档案,并在档案完成后一周内向集团管理部人事管理处移交保管。
若未在规定的时间内移交档案,每次对该负责人罚款50元,对该部门负责人罚款100元。
三、公司档案范围(详见各部门档案明细表)
(一)公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料及公司董事会形成的文件材料。
(二)财务、会计及其管理方面的文件材料。
(三)劳动工资、人事、法律事务方面的文件材料。
(四)各种施工图纸、内部、外部合同。
(五)各种证件、证书资料。
(六)工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
(七)资产设备方面的文件材料。
(八)安全生产、质量技术管理方面的文件材料。
(九)教育培训方面的文件材料。
(十)其他具有利用和保存价值的文件材料。
(十一)以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件,各类会议文件、重要记录、工作日报、工作执行手册、工作月度计划和工作总结。
(十二)公司档案还包括声像资料:
1、照片档案:
新闻、团体活动、领导视察等资料(由照片、文字说明构成)。
2、录音档案:
录音笔录音记录(总经理办公会议录音、其他诉讼案件所需录音资料)。
3、录像档案:
新闻、广告活动团体活动(旅游、会议、升旗、培训学习等活动)。
4、电子版档案:
项目规划设计方案、项目营销策划方案、电子图集、图纸、电子证件等。
5、课件
四、档案立卷、归档程序
(一)文件点收
1、检查文件的文本及附件是否完整,如有缺失应立即追查归档。
2、文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门。
3、建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限。
4、对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全。
5、及时催办已办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。
(二)档案分类
1、档案分类应视内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。
先以部门区分,部门区分之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
2、同一小类(或细类)的案件以装订于同一档夹为原则
3、每一档夹封面内首页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。
4、档号的表示方式为:
A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2,其中A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号,D1为档案卷次,E1E2为档案目次。
(三)档案名称及编号
1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进制阿拉伯数字表示。
3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便再阅。
(四)文件整理归档
1、中文竖写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角,整齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
4、案卷排列。
立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案件目录和案内目录,并复印4-5份。
5、整理案卷,使之厚度适宜,控制在1-2厘米之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;以每一案卷端正书写标题。
6、对所有公司档案系统排列,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放。
五、档案的回收搜集与留存归档
(一)所有新办理的证书、证件、各种外部来文来函等在接受部门收到后一天内必须交到集团管理部人事管理处存档备案。
如未按规定时间交回每拖一天罚款50元,造成档案丢失或损毁的承担相应赔偿责任。
特殊情况需要拖期交到集团管理部备案的必须经集团总裁批准方可。
(二)集团管理部档案管理员有义务通过各种方式了解集团及其下属各公司、各部门新办理证件、各种外部来文来函等的现实情况,并及时督促归档。
如档案管理员在知情的情况下未能及时督促搜集每拖一天罚款50元。
(三)集团公司及其下属各公司、各部门签订的所有合同必须交集团管理部及财务审计部各一份原件存档,部门留复印件存档备查。
(四)建设施工部割算书、结算书原件留财务审计部一份存档,留本部门一份存档,留复印件交集团管理部存档。
(五)房产业务部各种土地证、房产证等证件原件及各种合同、各种设计图等由集团管理部保管原件,部门留复印件备查。
(六)财务审计部负责各公司的营业执照、税务登记证、代码证、开户许可证、贷款卡等证件的存档保管工作。
(七)集团管理部负责对各种来文来函、工作日志、工作执行手册、员工人事档案等的存档保存工作。
(八)各种商标、认证、各种荣誉证书等由集团管理部保管原件,部门留复印件备查。
(九)各种公文、批复等文件原件由集团管理部留存归档。
(一十)各部门自行保存留档的档案资料必须统一按集团公司本管理办法严格执行,如出现违反该办法的行为严格按规定处罚。
六、档案的保管
(一)永久保存。
包括:
公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、施工图纸及其他需要永久保存的档案资料。
(二)固定期限保存。
包括:
预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料以及期满或解除的合约等。
(三)各种规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
(四)防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全。
(五)公司设立专用库房或专用文件库保存档案。
(六)做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防蛀虫、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结识牢固。
(七)每年对档案进行一次清理,清除不必要保存的材料,对破损和褪色的材料进行修补和复制。
七、档案借阅程序
(一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填写“档案借阅单”,经集团公司各级领导签字核准后向档案管理人员调阅。
(二)档案管理人员接到“档案借阅单”,经核查后,取出该档案,并在“档案借阅单”上填注借出日期后,将档案交给调卷人员。
(三)档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案即归档。
“档案借阅单”由档案管理人员留存备查。
(四)“档案借阅单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,特殊情形应延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。
(五)调卷人员对所调档案,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请档案管理人员负责处理。
(六)调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应变更调卷登记,不得私自授受。
(七)借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失和损坏,应及时报告主管领导。
(八)外单位借阅档案,应持有单位介绍信,经集团总裁批准后方可借阅,且不得带离档案室。
其摘抄内容也需集团总裁同意且审核后方能带出。
(九)政府有关部门依法执行公务,需要查阅公司档案,请示集团总裁并经批准后集团管理部予以配合,协助。
八、档案的销毁
(一)对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存。
(二)办理销毁手续,经集团董事长批准,方能销毁。
(三)销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字。
九、附则
(一)档案管理部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理,提高管理效率。
(二)公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。
(三)本办法由集团管理部解释、补充、由集团总裁批准颁布实施。
附:
1、各部门档案明细表
2.档案借阅单
2011年6月4日
附1:
各部门档案明细表
一、建设施工部档案明细
1、合同:
1)外部合同
2)内部合同
3)分包合同
4)合同补充协议
2、公司证件:
1)资质证
2)安全生产许可证
3、工程验收备案书
4、人员证件:
1)关键岗位证书
2)职称证
3)安全三类人员证书
4)特殊工种证
5)技能工人证
6)建造师证
5、各种图纸
6、结算书
7、割算书
二、房产业务部档案明细
1、地质勘探报告
2、房产证
4、土地使用证
5、建设用地规划许可证
6、建设工程规划许可证
7、施工许可证
8、预售证
9、图纸(各楼层)
10、招标文件
11、中标通知书
12、施工合同
13、监理合同
14、设计合同
15、分包合同
16、材料供应合同
17、小区配套工程合同:
1)燃气合同
2)水暖合同
3)园林景观合同
18、小区配套设计图
19、小区总平面图
20、地下管网图
21、营销策划调研报告(销售代理合同)
22、其他各种文件、批复文件。
三、财务审计部档案明细
1、集团及下属各公司营业执照
2、税务登记证正、副本
3、代码证正、副本
4、开户许可证
5、守合同重信用证书
6、劳动保险管理手册
7、贷款卡
四、集团管理部档案明细
1、来文来函
2、工作日志
3、工作执行手册
4、工作月度计划
5、集团红头文件
6、员工人事档案
五、其他需要存档的档案资料由集团管理部负责整理补充。
附件2:
档案借阅申请单
档案名称
共宗(件)
档案存放部门
负责人:
借阅时间
归还时间
借阅用途
借阅人
借阅部门负责人
分管副总裁
总裁
如在规定归还时间无法归还,借阅人须重新办理借阅手续。
年终大会拍照留念座次
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