人力资源部SOP标准操作手册.docx

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人力资源部SOP标准操作手册

人力资源部标准操作程序一览表

序号

任务号

任务的题目

页码

1.

TY-EO-SOP-01

代表酒店参加有关会议

2.

TY-EO-SOP-02

酒店公章使用程序

序号

任务号

任务的题目

页码

3.

TY-EO-SOP-03

酒店行政文件的处理

4.

TY-EO-SOP-04

以酒店名义向外发文

5.

TY-EO-SOP-05

全店办公设备的调配

6.

TY-EO-SOP-06

电话通知的处理

7.

TY-EO-SOP-07

安排酒店管理人员会议

8.

TY-EO-SOP-08

分发内部报纸

9.

TY-EO-SOP-09

办理社会团体来店参观程序

10.

TY-EO-SOP-10

接待参观

11.

TY-EO-SOP-11

制定酒店工作计划

12.

TY-EO-SOP-12

年度总结工作

13.

TY-EO-SOP-13

行政例会程序

14.

TY-EO-SOP-14

公文制作程序

15.

TY-EO-SOP-15

文件资料的归档处理程序

16.

TY-EO-SOP-16

文件的查询、借阅程序

序号

任务号

任务的题目

页码

17.

TY-EO-SOP-17

电话接听记录的处理程序

18.

TY-EO-SOP-18

会客、访客的程序

19.

TY-EO-SOP-19

车辆油料填加和审批程序

20.

TY-EO-SOP-20

车辆使用程序

21.

任务号

任务的题目

22.

TY-HR-SOP-01

员工招聘程序

页码

序号

TY-HR-SOP-02

员工入职办理程序

1

TY-HR-SOP-03

员工转正考核程序

2

TY-HR-SOP-04

员工晋升调动办理程序

3

TY-HR-SOP-05

员工离职办理程序

4

TY-HR-SOP-06

优秀员工评选程序

5

TY-HR-SOP-07

员工投诉及建议处理程序

6

TY-HR-SOP-08

人事档案建立及保管程序

7

TY-HR-SOP-09

员工社保申报程序

8

TY-HR-SOP-10

员工考勤审核程序

9

TY-HR-SOP-11

员工制服、工鞋及工号牌发放程序

10

TY-HR-SOP-12

员工工资核算程序

11

TY-HR-SOP-13

新员工培训程序

12

TY-HR-SOP-14

在职员工培训程序

13

TY-HR-SOP-15

假期工录用及工资结算程序

14

TY-HR-SOP-16

员工活动组织程序

15

TY-HR-SOP-17

员工宿舍入住程序

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-1

任务的题目：

代表酒店参加有关会议

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、接受指示

（1）接受酒店领导委托；

（2）问清会议主题、时间、地点和对参会者的要求；

（3）依据酒店领导和会议要求，做必要的准备；

（4）按会议主题要求，选派相应人选；个人不得私自代表酒店参会。

2、参加会议

（1）准时参加会议；

（2）准确、全面地做好会议记录；

（3）未经酒店领导授权，不得私自代表酒店就重大问题表态。

3、汇报

（1）会议结束后，及时向酒店领导约定汇报时间及形式；

（2）重点汇报会议要求酒店来落实的工作项目及要求；

（3）对会议布置的工作，不得在汇报时私自取舍。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-2

任务的题目：

酒店使用公章程序

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、申请批准

（1）使用公章由总经理负责审批。

2、登记

（1）经办人申请用章或批准后，到行政办公室办理登记；

（2）登记时写明经办人、联系单位、事由等

3、用章

（1）将公章盖在指定位置或发出单位名称与日期处，保证印章字迹清晰。

（2）禁止在空白的文件上加盖公章。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-3

任务的题目：

酒店行政文件的处理

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、登记收文

（1）行政办公室助理接到文件后，要于当日在收文本上登记，写明来文原编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关及书文编号等；

（2）在每份文件的右上角空白处写明编号；

2、发文处理

（1）翻阅每份文件，检查是否有店领导批示；

（2）有批示的按批示办理

（3）无批示的文件直接撕毁作废；

（4）总公司邮件已审批的发文应打印存放在收文文档处。

3、传阅

（1）人事专员将文件送至各部门签阅

（2）遇有总公司保密文件时，要将文件交给店领导手中，并做传阅记录。

（3）当天下班之前必须下发。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-4

任务的题目：

以酒店名义向外发文

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、拟文

（1）发文部门自行拟稿；

2、打印

（1）校对文字；

（2）邮件或打印送至领导签批；

3、发出

（1）将签批完的文件发放至抄送部门并要求收件部门签字；

（2）原稿、批件及一份正式文稿交行政办公室存档。

酒店的对外经济合同必须由总经理财务总监、相关部门责任人汇签后

加盖酒店公章，正本由计财部存档。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-05

任务的题目：

办公设备的调配

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、提出申请

（1）因扩大业务需增加调配办公设备的部门，需书面申请，说明原因；

（2）因现用办公设备损坏或丢失需补充的部门，也需书面申请，说明原因；

（3）将说明原因交到人事部审批；

2、调配

（1）人事部办公室接到审批后，根据批示进行内部调配；

（2）如内部无法调配，通知申请部门办理采购手续；

（3）新购进的办公设备到货后，需人事部做好登记；

（4）替换下来的设备仍可维修使用的填写维修单，不能修复的办理报损手续。

（5）财务部需办理固定资产调拨手续。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-SOP-EO–06

任务的题目：

电话通知的处理

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、做电话记录

（1）按照标准接听电话；

（2）将电话内容如实记录在电话记录单/本上；

（3）保证记录内容完整、准确、字迹清晰。

2、汇报传达

（1）及时向店领导汇报电话通知内容；

（2）及时向有关部门传达店领导指示精神；

（3）记录所汇报、传达的人、日期及时间等。

3、督查

督促和检查有关部门落实情况，以免延误。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-07

任务的题目：

安排酒店管理人员会议

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、确认

在会议前两天向主管店领导确认会期、时间、会议内容及其它要求；

2、订会议室

通知餐饮部及销售部开会日期、时间、人数及其它要求，预订会议室。

3、通知

（1）通过电子邮件（紧急情况下电话）通知所有与会者，并讲明要求；

（2）做通知记录，将因故不能到会者上报店领导。

（现阶段根据酒店具体情况而定）

4、会前检查

（1）在会前半个小时到会场检查设备、设施是否符合要求，发现问题要及时与IT部联系，立即纠正；

（2）如遇特殊情况不能如期开会时，要及时向主管店领导汇报，以决定是否改期。

5、参加会议

（1）提前到会场；

（2）做会议出勤记录，并于会前向会议主持人通报出勤情况；

（3）认真做会议记录，内容完整且准确无误。

6、会后工作

（1）会议有重要会议时，会后要组织向缺席人员传达；

（2）人力资源部必要时收集一些相关的会议反馈，写出书面材料供店领导参考。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-08

任务的题目：

分发内部报纸

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、取报

（1）酒店报纸均由总公司发到本酒店仓库。

（2）行政办文秘每季度按规定时间前往领取。

2、分报

（1）每个部门一份报

（2）每间房一份报

3、送报

（1）由各部门到人事部领取报纸

（2）客房部领取每一间房报纸，并于当日送到空房间处。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-09

任务的题目：

办理社会团体来店参观程序

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、登记

（1）填写参观登记表，写明参观单位、参观的目的、参观日期、人数、参观区域及特殊要求及酒店方申请人等；

（2）如对方所提参观日期与本店经营活动发生冲突，要向对方说明情况，建议对方改变日期。

2、报批

将登记表交店领导审批。

3、通知

（1）接到审批表后，电话通知对方，确认实际参观日期、人数等；

（2）业务事由需要参观酒店的，由业务对口部门自行安排。

（此程序通常是针对外部各种社会团体）

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-10

任务的题目：

接待参观

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1、参观前准备

1、接待部门必须持有店领导签字的参观登记表，任何个人或部门不得私自接待参观，以免影响酒店正常经营和秩序；

2、如有特殊参观要求的，要提前做好准备，并通知所参观部门；

3、外宾及记者的参观由酒店销售经理负责，国内宾客的参观由行政办公室统一办理手续并安排有关部门接待。

4、准备贵宾胸卡，抵店后每人发一枚。

2、陪同参观

1、接待人员要在指定时间、约定地点等候，将审批表交给当班警卫；

2、当见到参观客人时，接待人员要主动上前打招呼，说“欢迎来酒店参观，指导”，并向来宾做自我介绍；

3、根据参观者的要求热情介绍酒店设施和服务项目，当客人提出问题超出应介绍的范围或接待员不清楚时，要慎重回答；

4、参观范围一般是对外的营业场所、外室环境及酒店公共服务设施，在餐厅营业时间谢绝参观，游泳池、健身房、美容室、电脑机房、电话机房等区域不宜参观；

5、如要求参观客房要到前台办理领取钥匙手续，登记房间号及使用时间；

6、遇有贵宾参观或上级单位安排的参观，店领导要到场接待。

3、欢送

1、当参观结束时，要征求对方对我店的印象及需改进的意见；

2、接待人员要向客人说“再见，欢迎下次再来我们酒店参观、指导”；

3、接待人员要到酒店大门外目送其离去；

4、办理退钥匙及其它收尾事宜。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-11

任务的题目：

制定酒店工作计划

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1组织召开酒店办公会议，布置部门工作计划制定任务

召开部门经理以上人员参加的酒店办公会议。

要求各部门在酒店总体目标和战略框架下制定本部门的年度工作计划

让各部门理解酒店总体目标与战略并制定相应工作计划

2收集、汇总；制定出酒店总体工作计划

1、将各部门根据酒店总体工作目标和战略制定的工作计划统一收集

2、对部门的工作计划进行汇总、整理，制定出酒店的总体工作计划

确立酒店系统、完整的总体工作计划

3上报

上述工作计划由行政办公室主任审阅后报总经理审批

领导决策

4修订

根据总经理审核意见进行修改和补充，最后定稿并印发

完善工作计划

5存档

将批准后的工作计划电子文本存入电脑，正本收入文件柜

科学建档，方便日常资料查询

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-12

任务的题目：

年度总结工作

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1收集

统一收集各部门制定的部门年度工作总结

便于汇总

2汇总

汇总各部门工作总结，整理出整个酒店的年度工作总结报告

对整个酒店的年度工作进行科学、系统、客观地总结和评价

3上报

上述工作总结由行政办公室经理审阅后报总经理

以便领导决策

4修改

根据总经理意见进行修改和补充，最后定稿并印发

补充、完善

5存档

将批准后的工作总结电子文本存入电脑，正本收入文件柜。

科学建档，方便日常资料查询

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-13

任务的题目：

行政例会程序

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1接到会议通知

1、根据总经理的安排确定时间，地点及参加会议的人员；

2、与相关部门联系布置会场；

3、根据会议内容与会者提前准备会议资料。

4、行政办通知参加会议人员；

2开会

1、行政办公室人员在会前15分种到场落实各项准备是否到位；

2、清点到场人数，并电话通知还未到场的人员；

3、做好会议纪录；

3整理

1、会议结束后24小时之内，形成会议纪要；

2、人力资源主管审阅后报总经理签发；

3、下发各个与会人员；

4存档

将文件的电子文本存于电脑中，文件正本存于文件柜中

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-14

任务的题目：

公文制作程序

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1起草

1、根据实际工作起草文件；

2、遵照天艺集团文件格式制作公文；

2审核

相关部门负责人审核文件

便于情况核实和工作协调

3上报

将审核的文件上报总经理，经签批后下发

便于领导决策

4存档

正式文稿存于电脑中，文本文件分类归档存于文件柜中

便于查询

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-15

任务的题目：

文件资料的归档处理程序

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1分类

1、办理完的文件，及时交行政办归档处理。

2．归档前要先把资料进行分类，分组装入待办卷宗、按字母顺序排列、按题目分类、或按地区、时间等形式分类

2、文件收回后按“条款类目”分别存放，整理立卷归档。

避免文件的遗失

2归档

1、须在档案夹里清楚地标明并按顺序排列。

2、做好文件索引

便于查询

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-16

任务的题目：

文件的查阅、借阅程序

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1查阅

1、由总经理签字确认后可到人事部借阅文件

2、保密文件不能借出，只供在行政办/档案室阅看，不立卷的文件夹及资料可借出。

保密的需要

2借阅手续

1、履行档案借阅登记手续，经总经理批准方能借阅。

2、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离行政办/档案室。

3、外单位摘抄/复印卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核才能带出。

避免文件的外泄和文件丢失

3归还

1、文件、资料借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需要再借，应办理续借手续

2、借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现丢失或损坏，应及时报告总经理。

保密需要

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-17

任务的题目：

电话接听记录的处理程序

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1接听电话

1、详细准确地按照电话记录单做好电话内容的记录，并记下通话人、工作单位和联络方式，以便联系和反馈；

2、如是私人电话，只需记下对方姓名、电话、以便回复；

避免遗忘和疏漏

2上报

电话记录及时报送酒店领导批示，并按领导批示处理。

以便领导决策和反馈

3来电的回复处理结果反馈

根据领导意见，将有关来电的回复处理结果向店领导汇报。

以便领导作进一步决策

4电话记录单及回复处理结果的保管

对电话记录单以及有关回复处理结果作一定期限的保管。

以备查询

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-18

任务的题目：

会客、访客程序

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1会客、访客前准备

1、了解客人的身份，听取总经理对访客、会客的具体要求。

2、与客人预先电话联系，征得客人同意，并约定时间；

3、准备相关资料；

4、检查着装、注意仪表仪容；

2会客

1、礼貌、热情接待；

2、做好记录；

及时汇报

3访客

1、将拜访客户的姓名、地址、事由，以口头或书面形式向总经理汇报；

2、安排总经理访客具体事宜。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室

实行者职称：

办公室人员

任务号：

TY-EO-SOP-20

任务的题目：

车辆油料填加和审批程序

需要使用的工具：

效益/质量标准：

做什么

怎么做

☞

为什么

1检查车辆油量

车辆使用人员在每次用车前要检查车辆的油表，确认油量是否足够。

2定点加油

1、如需加油时，由车辆使用人到人力资源部领取加油卡到指定加油站加油，并索取加油小票。

2、加油完成后须将油卡和加油小票一起交人力资源部。

3、人力资源部保存好加油小票，做好加油记录。

2非定点加油

如属途中（长途）补充燃料，需开具发票，凭里程和燃料实际数凭发票按程序报销。

3汇总加油单审批

月末汇总加油单，需由行政办审批，报财务部审核。

起草者：

批准者：

职称：

签字/日期：

职称：

签字/日期：

标准操作程序

部门：

行政办公室