行政类档案保存年限及清理基准草案.docx
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行政类档案保存年限及清理基准草案
行政類檔案保存年限及清理基準(草案)
基準代碼:
02
函頒日期及文號:
○○○○○○
一、編訂說明
(1)編訂緣起及目的
檔案法(以下簡稱本法)第十條規定,檔案之保存年限,應依其性質及價值,區分為永久保存或定期保存;機關檔案保存年限及銷毀辦法修正草案第五條規定,各機關應就主管業務,編訂檔案保存年限區分表,函送檔案管理局審核。
同辦法修正草案第四條規定,定期保存之檔案,其保存年限應區分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年,但屬檔案管理局訂定之機關共通性檔案保存年限及清理基準表所列者,不在此限。
按各機關內部單位分為業務單位及輔助單位二種,業務單位係執行本機關職掌或委任及委託事項之單位,而輔助單位係承辦秘書、總務、人事、主計、研考、資訊、法制、政風、公共關係等支援服務事項之單位;輔助單位工作與本機關職掌相同者視同業務單位。
各機關輔助單位產生之檔案其性質及價值大抵相同,且多為定期保存,惟缺乏檔案保存年限判定基準。
又業務單位產生之檔案,如屬同質性機關(如直轄市政府及縣市政府所屬之戶政事務所、地政事務所及高級中等以下各級學校等)其檔案性質及價值亦相同,保存年限亦應趨於一致,且目前戶政及地政機關業務單位產生之檔案,其業務中央主管機關訂有統一之檔案保存年限基準。
為減輕各機關編訂檔案保存年限區分之人力與時間負荷,並建立機關共通性檔案保存年限判定基準,爰參考英國、美國、加拿大及澳洲等國作法,由檔案管理局訂頒共通性檔案保存年限及清理基準,作為各機關共通性檔案保存年限判定及清理準據。
(2)適用範圍
本基準適用各機關及學校一般行政之檔案;其業務範圍含括綜合業務、法令規章、研考業務、議事管理、對外聯繫、文書管理、檔案管理、採購業務、出納管理、財產管理、物品管理、車輛管理、廳舍管理等。
(3)編訂過程
本基準之起草係參考檔案管理局委請學者專家研提之事務類檔案保存年限基準表調查分析報告、事務管理規則、事務管理手冊及相關業務法規,編擬而成。
嗣經編定工作小組召開五次會議討論完成基準初稿,再經召開學者專家座談,徵詢檔案使用者意見,以及函請相關機關表示意見後,提報檔案保存價值鑑定委員會通過,由檔案管理局頒行。
(4)基準表要項
基準表依業務性質區分若干主題,每一主題應包括下列要項:
1.主題編號:
係指基準及主題代碼之組成,主題代碼為二位阿拉伯數字,依序從00
排列至99。
2.主題及內容描述:
包括主題名稱及主題涵蓋範圍之說明。
3.項目:
每一主題下依照檔案屬性及重要性區分項目,每一項目包括下列內容:
(1)項目編號
係指基準、主題及項目之代碼組成,項目代碼為二位阿拉伯數字,依序從00排列至99。
必要時,依內容描述及清理方式之不同,區分子項目。
如020604印信管理區分020604-1內容描述為「印信申請、啟用、製換發、繳銷及印模單」,清理方式為「機關永久保存」,020604-2內容描述為「用印申請單」,清理方式為「保存五年後經首長同意銷毀」。
(2)項目及內容描述
包括項目名稱及其涵蓋事項範圍說明。
(3)清理方式
依據檔案性質及價值訂定保存年限,並說明各機關檔案保存、移轉及銷毀等檔案清理之方式,各機關應依本基準第五項「清理方式」辦理。
(4)備註
敘明上述內容未及備載者。
(5)清理方式
本基準為各機關判定行政類檔案保存年限最低基準及清理之依據,有關檔案清理方式說明如下:
1.移轉檔案中央主管機關
依據國家檔案移轉辦法第二條規定辦理。
2.機關永久保存
不列入國家檔案移轉之範圍,各機關應依檔案法及相關法令妥善管理。
3.屆滿保存年限或成就條件後經首長同意銷毀
機關檔案管理人員應於檔案屆滿保存年限後編製檔案銷毀目錄,並填註基準項目編號,送請相關業務單位表示意見,各單位認有延長保存年限者,應簽註延長之年限及理由。
經首長同意銷毀之檔案,依機關檔案保存年限及銷毀辦法修正草案第十二條規定,辦理檔案銷毀,並於一個月內將共通性檔案銷毀執行情形,函送檔案管理局備查。
(6)暫停清理授權及修正建議
1.暫停清理授權
重大輿情之特殊個案發生時,檔案管理局認有必要,得暫停本基準清理授權,未回復前,各機關不得銷毀檔案。
2.修正建議
各機關對於基準表之主題、項目內容或清理方式等有修正建議時,其申請及修正程序如下:
(1)各機關檔案管理單位或人員應填妥機關共通性檔案保存年限及
清理基準表修正建議(附件一),送請相關業務單位表示意見,經首長同意後,函送檔案管理局。
(2)檔案管理局彙整機關共通性檔案保存年限及清理基準表修正建
議,並視需要召開會議協商,如有修正,將函頒各機關以為遵循。
二、檔案保存年限及清理基準表
0201綜合業務
本項次包含公務登錄;出版品、圖書及刊物管理;資訊管理;公報彙編及管理;工作檢核;訓練及講習。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
020101
020102
-1
-2
020103
020104
-1
-2
公務登錄
出版品、圖書及刊物管理
資訊管理
公報彙編及管理
機關大事紀、年鑑等相關紀錄。
出版品編印發行之相關公文。
收受他機關編印出版品及管理圖書與刊物之相關公文。
行政業務資訊化規劃、建置、應用、管理、維護相關作業及公文。
編印、發行及管理公報等之相關公文。
收受及管理他機關編印之公報等相關公文。
本機關永久保存;收受機關保存五年後經首長同意銷毀
保存十年後經首長同意銷毀
保存一年後經首長同意銷毀
保存五年後經首長同意銷毀
保存三年後經首長同意銷毀
保存一年後經首長同意銷毀
編印機關至少永久保存一份出版品
編印機關至少永久保存一份公報
020105
020106
工作檢核
訓練及講習
事務管理各項工作檢查、考核之紀錄、報告及相關公文。
計畫、報告、會議資料及相關公文。
保存三年後經首長同意銷毀
主辦機關保存三年後經首長同意銷毀;參訓機關保存一年後經首長同意銷毀
含內、外部查核事項,如上級機關查考等
0202法令規章
本項次包含法令及釋疑。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
020201
-1
-2
-3
-4
法令及釋疑
本機關公(發)布、制(訂)定之法律、法規命令、行政規則及解釋令(函)等相關公文。
收受他機關之法律及法規命令等相關公文。
收受他機關之行政規則及解釋令(函)等相關公文。
他機關研修法令意見徵詢及法規宣導等相關公文。
機關永久保存
保存十年後經首長同意銷毀
保存五年後經首長同意銷毀
保存三年後經首長同意銷毀
0203研考業務
本項次包含計畫及報告;研究報告;考核及績效評估;追蹤列管。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
020301
計畫及報告
中央、地方各級機關編擬之中程施政計畫、年度施政計畫、施政綱要、施政目標及施政報告之相關資料與公文。
本機關永久保存;收受機關保存三年後經首長同意銷毀
020302
020303
020304
研究報告
考核及績效評估
追蹤列管
機關自行或委託專案研究報告、出國研究報告及相關公文。
工作考核、績效評估之表報及相關公文。
年度計畫、專案計畫、交辦案件追蹤管制之表報及相關公文。
保存十年後經首長同意銷毀
保存十年後經首長同意銷毀
保存五年後經首長同意銷毀
研究報告及其電子檔應永久保存一份
電子檔應永久保存一份
0204議事管理
本項次包含會報(議);一般議事管理事項。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
020401
-1
-2
會報(議)
中央一級機關院會、各委員會及首長召集例行性主管會報(議)之資料、紀錄及相關公文。
中央二級以下機關與地方各級機關首長召集例行性主管會報(議)、議會與鄉鎮市民代表會定期會或臨時會之資料、紀錄及相關公文。
移轉檔案中央主管機關
機關永久保存
020402
一般議事管理事項
會議登記紀錄、統計分析、會前準備工作檢查表及相關公文。
保存一年後經首長同意銷毀
0205對外聯繫
本項次包含民意機關聯繫;新聞聯繫;監委巡察;一般公共關係事項。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
020501
-1
-2
民意機關聯繫
交辦單、質詢及擬答資料或紀錄、國(議)會聯繫之相關公文。
民意代表拜會、訪視之活動資料、紀錄及相關公文。
保存五年後經首長同意銷毀
保存一年後經首長同意銷毀
020502
新聞聯繫
新聞稿、記者會之相關公文。
保存三年後經首長同意銷毀
020503
監委巡察
巡察資料、紀錄及相關公文。
本機關保存三年後經首長同意銷毀;收受機關保存一年後經首長同意銷毀
020504
一般公共關係事項
其他機關或團體聯繫、參訪活動及一般婚喪喜慶之邀請函、賀卡、請柬、題辭、出刊序、輓聯等相關文件及公文。
保存一年後經首長同意銷毀
0206文書管理
本項次包含收發文處理;公文流程管理;一般文書管理;印信管理。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
020601
-1
-2
收發文處理
收發文紀錄、公文登錄簿。
移文單、各項傳遞簽收紀錄。
保存二十年後經首長同意銷毀
保存一年後經首長同意銷毀
020602
公文流程管理
文書稽催管制、時效統計分析、流程簡化、公文查考及運用資訊技術相關工作等公文及資料。
保存三年後經首長同意銷毀
020603
-1
-2
020604
-1
-2
一般文書管理
印信管理
年度發文代字。
綜合性、週知性相關公文。
印信申請、啟用、製換發、繳銷及印模單。
用印申請單。
保存三年後經首長同意銷毀
保存一年後經首長同意銷毀
機關永久保存
保存五年後經首長同意銷毀
0207檔案管理
本項次包含檔案點收;檔案檢調;檔案移交;檔案清理;檔案鑑定;一般檔案管理。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
020701
檔案點收
歸檔案件清點、歸檔紀錄及退回補正紀錄。
保存一年後經首長同意銷毀
020702
-1
-2
-3
檔案檢調
調案紀錄卡(單)。
機關或民眾申請借閱檔案等相關公文。
調卷(案)單、展期單、催還單及調案數量統計表。
保存至借調檔案銷毀或移轉後經首長同意銷毀
保存五年後經首長同意銷毀
檔案歸還並保存一年後經首長同意銷毀
020703
檔案移交
機關檔案移交清冊及相關公文。
機關永久保存
020704
-1
-2
檔案清理
檔案銷毀計畫、銷毀目錄、移轉目錄及其相關公文(含銷毀及移轉核准函)。
檔案清查計畫、報告、盤點、銷毀執行之相關公文及統計報表。
本機關永久保存;收受機關保存三年後經首長同意銷毀
保存二十年後經首長同意銷毀
020705
檔案鑑定
會議資料、鑑定報告、鑑定分析單及相關公文。
保存二十年後經首長同意銷毀
020706
-1
-2
-3
一般檔案管理
文號、檔號對照表相關公文。
目錄彙送相關公文。
檔案立案編目、檔案保存修護、檔案複製、庫房管理及檔案應用之統計報表、計畫、簿冊(紀錄)及相關公文。
機關永久保存
本機關保存三年後經首長同意銷毀;收受機關保存一年後經首長同意銷毀
保存三年後經首長同意銷毀;收受機關保存一年後經首長同意銷毀
0208採購業務
本項次包含巨額採購;未達巨額或為商業性轉售或用於製造產品、提供服務以供轉售目的所為之採購;終止或解除契約,且未重行辦理招標;取消採購;依政府採購法第九十九條甄選投資廠商;與採購標的之設計、結構或安全有關之資料;採購爭議處理;一般採購管理。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
020801
巨額採購
採購案件自機關開始計劃至廠商完成契約責任期間(含未得標廠商及流標或廢標)所產生之各類文字或非文字紀錄資料及其附件。
保存二十年後經首長同意銷毀
有部分驗收者,自全部驗收之日起算;無驗收程序者,自最後付款之日起算
020802
未達巨額或為商業性轉售或用於製造產品、提供服務以供轉售目的所為之採購
同上
保存五年後經首長同意銷毀;
有部分驗收者,自全部驗收之日起算;無驗收程序者,自最後付款之日起算
020803
終止或解除契約,且未重行辦理招標
採購案件自機關開始計劃至終止或解除契約期間所產生之各類文字或非文字紀錄資料及其附件。
保存五年後經首長同意銷毀
自終止或解除契約之日起算
020804
取消採購
採購案件自機關開始計劃至取消採購期間所產生之各類文字或非文字紀錄資料及其附件。
保存三年後經首長同意銷毀
自取消採購之日起算
020805
020806
依政府採購法第九十九條甄選投資廠商
與採購標的之設計、結構或安全有關之資料
採購案件自機關開始計劃至廠商完成契約責任期間所產生之各類文字或非文字紀錄資料及其附件。
採購案件自機關開始計劃至標的報廢期間所產生之各類文字或非文字紀錄資料及其附件。
保存五年後經首長同意銷毀
保存一年後經首長同意銷毀
自廠商完成契約責任之日起算
自標的報廢之日起
020807
020808
採購爭議處理
一般採購管理
採購爭議(含司法訴訟、訴願、仲裁、調解等)相關文件。
採購事項蒐集、公告、統計、協調、案例態式等周知性公文及資料。
保存二十年後經首長同意銷毀
本機關保存三年後經首長同意銷毀;收受機關保存一年後經首長同意銷毀
0209出納管理
本項次包含各項費用扣繳;收付款作業;出納帳表;一般出納管理。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
020901
020902
各項費用扣繳
收付款作業
扣繳各種稅款、捐款、貸款、保險費及借支等款項相關表件及公文。
現金、票據、有價證劵、保管品、各項押標金、保證金及保固金等收付款紀錄、表單及相關公文。
保存七年後經首長同意銷毀
保存至相關會計憑證銷毀後經首長同意銷毀
有約定保固案件者,保存至保固期滿後三年經首長同意銷毀
020903
-1
-2
出納帳表
機關員工薪津發放清冊
現金出納備查簿、零用金備查簿、存庫保管品備查簿、保管品紀錄簿、保管品月報表、傳票遞送簿、銀行往來帳、催收欠款單及其他各種收支書表及相關公文。
保存至相關會計憑證銷毀後經首長同意銷毀
保存至相關會計帳簿及重要備查簿銷毀後經首長同意銷毀
020904
一般出納管理
印鑑登記更換、領取公庫支票人員異動及一般出納會辦事項等相關公文。
保存三年後經首長同意銷毀
0210財產管理
本項次包含動產;不動產;權利;有價證券;珍貴動產、珍貴不動產。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
021001
-1
-2
-3
-4
動產
取得(含撥入、受贈、購置、孳生、交換、其他)、登記、減損(含轉撥、報廢、贈與、交換、毀損、遺失、其他)等紀錄及相關公文。
租(借)用及收益等紀錄及相關公文。
實施盤點及盤點紀錄等相關文件。
保養、維修及管理之紀錄及相關公文。
管理機關完成減損程序保存五年後經首長同意銷毀;主管及層轉機關保存三年後經首長同意銷毀
管理機關於契約屆滿五年後經首長同意銷毀;主管及層轉機關保存三年後經首長同意銷毀
保存三年後經首長同意銷毀
保存五年後經首長同意銷毀
主管機關係依預算法第三條定義
-5
保險單及相關公文。
契約屆滿三年後經首長同意銷毀
-6
奉准報廢財產之變賣及估價作業等紀錄及相關公文。
管理機關保存五年後經首長同意銷毀;主管及層轉機關保存三年後經首長同意銷毀
-7
財產報告及相關表件、公文。
管理機關保存三年後經首長同意銷毀;主管及層轉機關保存一年後經首長同意銷毀
021002
-1
不動產
取得(來源含接收、徵收、購置、撥用、受贈、新登錄、沒收、交換)、登記等紀錄及相關公文。
管理機關保存十五年後經首長同意銷毀;主管及層轉機關保存五年後經首長同意銷毀
-2
開發利用委託經營、委託管理、出租、借用及收益等紀錄及相關公文。
管理機關於契約屆滿五年後經首長同意銷毀;主管及層轉機關保存三年後經首長同意銷毀
-3
實施盤點及盤點紀錄等相關文件。
保存三年後經首長同意銷毀
-4
保管、維護及管理之紀錄及相關公文。
保存五年後經首長同意銷毀
-5
保險單及相關公文。
契約屆滿三年後經首長同意銷毀
-6
訴訟、占用糾紛處理之紀錄及相關公文。
管理機關保存二十年後經首長同意銷毀;主管及層轉機關保存五年後經首長同意銷毀
021003
-1
權利
取得(來源含撥入、受贈、接收、出資)設定、登記、權屬確定、出售、移撥、贈與等紀錄及相關公文。
管理機關於存續期限屆滿五年後經首長同意銷毀;主管及層轉機關保存五年後經首長同意銷毀
-2
保管、檢查等紀錄及相關公文。
保存三年後經首長同意銷毀
021004
-1
有價證券
取得(來源含計價投資、移撥、受贈、接收、沒收、孳生)登記、出售、贈與、其他減少等紀錄及相關公文。
管理機關保存十五年後經首長同意銷毀;主管及層轉機關保存五年後經首長同意銷毀
-2
保管、檢查等紀錄及相關公文。
保存三年後經首長同意銷毀
021005
-1
珍貴動產、珍貴不動產
取得(含受贈、購置、交換、其他)登記、處分、減損(含移撥、贈與、交換、報廢)等紀錄及相關公文。
機關永久保存
-2
保管、維護、出租及收益等紀錄及相關公文。
機關永久保存
-3
統計、檢查及考核等紀錄及相關公文。
機關永久保存
-4
借入、寄存珍貴動產、不動產登記及保管等紀錄及相關公文。
機關永久保存
0211物品管理
本項次包含消耗性物品;非消耗性物品;廢品處理。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
021101
消耗性物品
物品收發、保管、報廢等各項報表及相關公文。
保存三年後經首長同意銷毀
021102
021103
非消耗性物品
廢品處理
物品收發、保管、借用、報廢等報表及相關公文。
廢品整理、變賣、利用、轉撥及銷毀等報表及相關公文。
物品報廢三年後經首長同意銷毀
保存三年後經首長同意銷毀
0212車輛管理
本項次包含肇事處理;車輛使用及維護;車輛檢驗。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
021201
肇事處理
肇事及理賠紀錄、資料及相關公文。
善後處理完畢保存五年後經首長同意銷毀
021202
021203
車輛使用及維護
車輛檢驗
派車單、里程登記表、消耗油料登記表、用油量使用紀錄、油料購存相關統計表及保養維修資料。
驗車紀錄及相關公文。
保存三年後經首長同意銷毀
保存一年後經首長同意銷毀
0213廳舍管理
本項次包含災害與破壞事件;公共與消防安全;辦公處所管理;通訊管理;集會佈置;宿舍管理;占用宿舍處理。
項目編號
項目
內容描述
清理方式
備註
021301
021302
021303
災害與破壞事件
公共與消防安全
辦公處所管理
各種天然及人為災害、破壞事件紀錄、表報及相關公文。
各項公共安全、消防設施檢查演練、竊盜防範紀錄、表報及相關公文。
辦公處所內部配置、清潔、能源節約、美化綠化等管理維護事項紀錄、表報及相關公文。
本機關保存十年後經首長同意銷毀;收受機關保存三年後經首長同意銷毀
本機關保存三年後經首長同意銷毀;收受機關保存一年後經首長同意銷毀
保存三年後經首長同意銷毀
021304
021305
通訊管理
集會佈置
傳真、電話、電信網路之申裝、使用紀錄、管控等相關表報及公文。
機關各種集會之佈置資料及相關公文。
保存三年後經首長同意銷毀
保存一年後經首長同意銷毀
021306
021307
宿舍管理
占用宿舍處理
宿舍之管理維護(含借用、分配、清查、移交)、輔建購貸住宅、檢討老舊眷舍、收回補助補償等紀錄、表報及相關公文。
占用宿舍騰空等排除訴訟、糾紛處理、行政救濟等相關公文
管理機關保存二十年後經首長同意銷毀
管理機關永久保存
附件一
機關共通性檔案保存年限及清理基準表修正建議
建議機關:
類別:
日期:
年月日
主題或項目編號
主題或
項目
修正內容
修正說明
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- 行政 档案 保存 年限 清理 基准 草案