档案操作标准.docx
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档案操作标准
档案操作标准
一、范围
本标准规定了档案管理程序、档案归档范围。
其中具体包括文件装订、文件排列、文件编号、文件著录、备考表、文件装盒、档案盒脊背、打印归档文件目录、打印卷内备考表等一系列管理环节。
本标准适用于文件、合同、证件、图纸、电子文档、声像文档、实物等的管理。
二、规范性引用文件
(一)工程所涉及的国家现行的施工质量验收规范、标准、规程。
(二)GB/T19001:
2008《质量管理体系要求》标准。
(三)GB/T50326-2005《建设工程项目管理规范》。
(四)《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)。
(五)《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)。
(六)《建筑工程资料管理规程》(DB11/T695-2009),以北京地方标准为例,请自行参考各地区地方标准。
(七)《项目管理标准》(ZJS.MS102-2016)。
三、术语或缩略语
(一)原件:
最初产生的、保留原始面貌的文件或资料。
(二)复制件:
与原件内容相同的复制品,可以是复印、影印、电子扫描。
(三)案卷:
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
(四)立卷:
按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。
(五)归档:
文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件、资料或图纸、设计书等整理立卷后,按规定将档案移交统一保管的部门。
四、档案管理
(一)涉及岗位和职责
项目技术内业负责记录控制的归口管理工作。
项目经理、工长、质检员、计量员、材料员、机械管理员、劳资员、预算员等按规定做好相关记录,并在工期内负责相关记录的管理工作。
具体职责规定如下:
1.项目经理(技术负责人)职责:
(1)贯彻执行国家及主管部门(含地方政府)管理法规、制度、标准,搞好项目档案资料标准化、制度化、现代化建设。
(2)负责组织项目各级人员参加竣工验收、技术评审、重大会议活动,指导、帮助资料员开展好资料管理工作。
(3)负责组织项目有关人员做好资料归档工作,保障各类资料归档齐全、签署完备。
组织编写项目施工总结。
(4)经常检查项目资料归档、保密情况。
组织开展资料填写工作检查、指导、经验交流活动。
(5)在有关会议上要求项目各级人员要重视工程资料的收集、整理,关心、支持项目资料员的工作,提高全员资料意识,确保管理工作质量。
2.其他管理人员职责:
(1)负责本职工作原始资料、记录的管理。
(2)按各级管理规定及时填写相应的记录,并对其及时性、准确性、完善程度负责。
(3)在工期范围内妥善保管所有相关工程文件、资料,注意保密。
(二)文件质量要求
1.归档的工程文件应为原件。
修裱破损或页幅过小的文件。
2.工程文件的内容必须真实、准确、字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字手续完备。
保存的文件不能用易褪色的书写材料(复写纸、热敏纸.红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等)书写、绘制。
3.超大纸张折叠,对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件,需要加以折叠。
操作时要尽量减少折叠次数,文件页数较多时,宜整份折叠。
4.如果是组合件,按以下顺序进行组合件内的文件排列:
正本在前,定稿在后;正本在前,附件在后;原件在前,复制件在后;译文在前,原文在后,转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。
5.装订:
采用左侧、下侧对齐方式,用不锈钢钉装订或线装订。
6.录音、录像文件应保证载体的有效性。
电子文件应以光盘为长期储存介质。
(三)文件档案编目
1.文件编号
文件需做必要的标识,内容通常有名称、日期、编制人、审核人、表格编号、密级或“受控”标识、公章、保存期限、份数、分发号、版本号等组成。
质量计划、施工方案、施工作业指导书;项目环境和职业健康安全管理文件;项目管理制度等项目管理文件的标识应注明编号、受控状态、份数及分发号,编号图样如下图一。
规范、图集、图纸等不写编号,必要时盖公章。
保存期限在程序文件记录清单中标识。
其余的资料的标识视情况灵活组合。
组卷的文件按各地区《建筑工程资料管理规程》要求组卷。
组卷的资料只写编号,不写分发号。
编号图样:
XXXX——JS——A/1——001
项目名称——文件类别——文件名称——顺序号
文件类别
编号
技术
JS
物资
WZ
图纸
TZ
变更洽商
BG
商务
SW
质量
ZL
安全
AQ
2.编写案卷页号
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号;页号编写位置:
单面书写文件在右下角;双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角;图纸的页号编写在标题栏外右上方;成套图样或印刷成册文件,将其作为一份填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。
各卷之间不连续编页号。
卷内目录、卷内备考表不编写页号。
3.卷内目录
由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。
卷内目录排列在文件材料的首页前。
档案盒未盒满前,卷内目录可采用打印空白目录,手写填写的方式进行记录。
填写的内容要求字迹工整、清楚,内容真实、完整准确,不得使用易褪色的书写材料。
待盒满后,卷内目录另行整理打印,放置该盒文件之前。
4.案卷封面和脊背
案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面形式,内容主要有:
案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档案号等。
案卷脊背填写保管期限、档号和案卷题名。
题名从右竖写,遇数字横写。
案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写,移交后由接收单位统一填写。
案卷内封面排列在卷内目录之前。
5.备考表
卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数,不同载体文件的数量(如:
文字材料100页,照片10张,附图1张)以及组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
立卷人由责任立卷人签名。
立卷日期应填写完成立卷的日期。
检查人由案卷质量审核者签名及填写审核的日期。
互见号:
应填写反映同一内容而形式而不同且另行保管的档案号,注明其载体形式,并用括号括起。
卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
(四)文件装盒与装订
1.将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒,文件松紧要适当,盒满为限。
2.文字材料采用三孔一线整卷装订与单份文件装订两种形式。
装订要结实、左下对齐,不压字、不倒页、不损坏文件。
整卷装订文件材料单页约100页左右。
图纸可不装订。
(五)文件保管、贮存
所有工程施工文件资料的保存由内业资料员保管,分发后由相关责任人保存,工程施工归档资料贮存期限为永久,在工程完工后按规定做好组卷工作,交分公司档案室保存。
(六)文件的查阅和处置规定
1.对于施工过程管理记录或施工质量记录的查阅,须经项目部批准。
查阅记录时,按标识、编目分类进行检索查取,查阅完毕按原样返还。
查阅的记录应妥善保管,不得损坏、丢失。
2.对工程中已过保存期限的文件、资料,应按档案管理的有关规定处理。
对不需归档的记录各责任人在工程竣工后交由项目进行统一处理。
(七)档案的归档与移交
工程施工过程中形成的文件材料按各地区规范要求表格分类填写,填写质量、内容应符合规定,资料至少一式三份(档案馆、建设单位、自留),根据实际情况增加份数,并同时准备一套电子文档。
工程竣工时,对于移交公司的一套竣工资料,按以上组卷顺序及分类要求立卷、归档;对于移交建设单位、档案馆的资料,按各地区档案馆的组卷要求归档;对于公司要求归档而各地区档案馆不要求归档的资料,在施工过程中也应形成,并在工程竣工时归入公司存档的一套资料内。
工程竣工资料在项目竣工后3个月内必须完成向有关部门的移交,移交时应填写移交清单,对于移交后的竣工档案由分公司档案室统一按档案管理的有关要求执行。
配合其它部门工作所形成的记录应按主管部门的要求执行,形成的记录应在工作总结结束后保送主管部门保存,必要时技术部门留复印件备查。
以电子文档保存的记录应定期用光盘备份。
备份的时间由电子文档的数量确定,但至少每年应备份一次。
以上各种记录均应标识明确、规范,标识的内容通常包括:
(1)名称、日期
(2)记录表格编号
(3)编号、分发号、密级或“受控”标识
(4)记录人、审批人、公章
(5)保存期限
(6)发至部门、份数
以上各项记录中,前两项必须包含,其余各项灵活组合。
(八)档案密级
密级分为机密、秘密两种。
同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
工程准备阶段文件为机密级,监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。
五、档案归档范围
(一)局“三个标准”规定项目管理过程中需要形成的记录
序号
管理类别
记录名称
记录格式/编号
主管部门
填写人
保管人
填报时间/频次
1
项目组织管理
项目部主要管理人员审批表
样表ZJSJ-XMBD-ZZ-001
综合办
劳资员
劳资员
立项报批时
项目部主要人员简历表
样表ZJSJ-XMBD-ZZ-002
劳资员
劳资员
立项报批时
项目部组织机构图
样表ZJSJ-XMBD-ZZ-004
劳资员
劳资员
立项报批时
2
项目员工与薪酬管理
项目部人才培训计划
自行编制
劳资部
劳资员
劳资员
开工后一个月内
3
项目部实施计划
项目部实施计划编写任务表
样表ZJSJ-XMBD-SC-001
技术部
技术总工
技术总工
开工20天内
项目实施计划动态管理表
ZJSJ-XMBD-SC-002
技术总工
技术总工
每月调整更新
4
项目技术管理
施工组织设计(方案)编制、审批计划
样表ZJSJ-XMBD-SJJS-001
技术部
技术总工
技术总工
开工后填报
物资(设备)进场验收与复试计划表
样表ZJSJ-XMBD-SJJS-006
质检员
质检员
项目开工后
工艺试验及现场检(试)验计划
样表ZJSJ-XMBD-SJJS-007
质检员
质检员
项目开工后
工程检测计划
样表ZJSJ-XMBD-SJJS-008
质量总监
质量总监
项目开工后
计量器具配置计划
样表ZJSJ-XMBD-SJJS-009
技术总工
技术总工
项目开工后
计量器具登记账
样表ZJSJ-XMBD-SJJS-010
技术总工
技术总工
不定时
计量器具封存审批表
样表ZJSJ-XMBD-SJJS-011
技术总工
技术总工
不定时
计量器具报废申报表
样表ZJSJ-XMBD-SJJS-012
技术总工
技术总工
不定时
5
项目物资管理
物资需用总计划表
样表ZJSJ-XMBD-WZ-001
物资部
专业工长
材料内业
项目开工后
物资需用(月度)计划单
样表ZJSJ-XMBD-WZ-002
专业工长
材料内业
每月
物资需用(日常)计划单
样表ZJSJ-XMBD-WZ-008
专业工长
材料内业
每日
物资需用总计划调整表
样表ZJSJ-XMBD-WZ-009
专业工长
专业工长
不定时
物资收料单
样表ZJSJ-XMBD-WZ-006
材料内业
材料内业
材料进场时
物资调拨单
样表ZJSJ-XMBD-WZ-010
材料内业
材料内业
不定时
物资退场申请单
样表ZJSJ-XMBD-WZ-011
材料内业
材料内业
不定时
物资退库单
样表ZJSJ-XMBD-WZ-012
材料内业
材料内业
不定时
物资领料单
样表ZJSJ-XMBD-WZ-013
材料内业
材料内业
不定时
消耗类物资盘点表
ZJSJ-XMBD-WZ-014
材料内业
材料内业
每月
周转类物资盘点表
ZJSJ-XMBD-WZ-015
材料内业
材料内业
每月
物资盘点盈亏处理表
ZJSJ-XMBD-WZ-016
材料内业
材料内业
不定时
物资报损报废处理单
ZJSJ-XMBD-WZ-017
材料内业
材料内业
不定时
废料处理申请单
ZJSJ-XMBD-WZ-018
材料内业
材料内业
不定时
分包方物资进场记录
ZJSJ-XMBD-WZ-019
材料内业
材料内业
不定时
料具退场单
ZJSJ-XMBD-WZ-020
材料内业
材料内业
物资进场时
物资成本三算对比分析表
ZJSJ-XMBD-WZ-022
材料内业
材料内业
不定时
6
项目设备管理
机械设备需求计划表
样表ZJSJ-XMBD-SB-001
安全部
专业工长
专业工长
不定时
项目进场设备验收单
样表ZJSJ-XMBD-SB-004
专业工长
专业工长
不定时
设备登记台账
样表ZJSJ-XMBD-SB-005
安全员
安全员
不定时
设备交接班记录
样表ZJSJ-XMBD-SB-007
专业工长
专业工长
不定时
机械设备运转记录
样表ZJSJ-XMBD-SB-006
专业工长
专业工长
不定时
机械设备保养记录
样表ZJSJ-XMBD-SB-008
专业工长
专业工长
不定时
机械设备维修记录
样表ZJSJ-XMBD-SB-009
专业工长
专业工长
不定时
机械设备周检记录
样表ZJSJ-XMBD-SB-010
专业工长
专业工长
每周
设备作业人员花名册
样表ZJSJ-XMBD-SB-011
专业工长
专业工长
不定时
临时施工用电验收表
样表ZJSJ-XMBD-SB-013
专业工长
专业工长
不定时
7
项目劳务管理
分包招议标申请表
样表ZJSJ-XMBD-FB-002
商务部
预算员
预算员
项目开工后
8
项目质量管理
质量创优计划书
样表ZJSJ-XMBD-ZL-001
质量部
质量总监
质量总监
项目开工后
质量(创优)交底记录
样表ZJSJ-XMBD-ZL-002
质量总监
质量总监
项目开工后
特殊过程及关键工序控制计划
样表ZJSJ-XMBD-ZL-004
质量总监
质量总监
项目开工后
施工质量自检、互检、交接检、专检记录表
样表ZJSJ-XMBD-ZL-007
专业工长
专业工长
不定时
质量整改通知单
样表ZJSJ-XMBD-ZL-005
质量总监
质量总监
不定时
不合格品(不符合项)台账
样表ZJSJ-XMBD-ZL-009
质量总监
质量总监
不定时
样板质量验收记录表
样表ZJSJ-XMBD-ZL-003
质量总监
质量总监
不定时
工程质量事故报告表
样表ZJSJ-XMBD-ZL-011
质量总监
质量总监
不定时
质量事故处理记录
样表ZJSJ-XMBD-ZL-012
质量总监
质量总监
不定时
工程质量内部验收记录表
样表ZJSJ-XMBD-ZL-008
质量总监
质量总监
不定时
质量缺陷评审记录
样表ZJSJ-XMBD-ZL-010
质量总监
质量总监
不定时
工程检验批划分及验收计划
样表ZJSJ-XMBD-ZL-006
质量总监
质量总监
项目开工后
9
项目安全与职业健康管理
危险源识别与风险评价清单
样表ZJSJ-XMBD-AQ-001
安全部
安全总监
安全总监
项目开工后
项目重大危险源及其控制计划清单
样表ZJSJ-XMBD-AQ-002
专业工长
专业工长
不定时
安全技术交底记录
样表ZJSJ-XMBD-AQ-003
安全总监
安全总监
每周/每月
危险性较大分部分项工程安全监管台账
样表ZJSJ-XMBD-AQ-004
安全总监
安全总监
不定时
项目安全生产费用投入计划表
样表ZJSJ-XMBD-AQ-005
安全总监
安全总监
不定时
危险作业申请表
样表ZJSJ-XMBD-AQ-006
安全员
安全员
每日
安全检查记录表
ZJSJ-XMBD-AQ-008
安全员
安全员
不定时
在建工程安全隐患整改通知书
ZJSJ-XMBD-AQ-009
安全员
安全员
不定时
在建工程重大安全隐患局部停工整改令
ZJSJ-XMBD-AQ-010
安全员
安全员
不定时
安全工程师(环保工程师)工作日志
ZJSJ-XMBD-AQ-011
安全员
安全员
每日
应急预案演练和评价记录表
ZJSJ-XMBD-AQ-012
安全总监
安全总监
不定时
10
项目环境管理
环境因素识别与评价清单
样表ZJSJ-XMBD-HJ-001
安全部
安全总监
安全总监
项目开工后
重要环境因素及其控制清单
样表ZJSJ-XMBD-HJ-002
安全总监
安全总监
项目开工后
11
项目收尾管理
项目收尾工作计划表
样表ZJSJ-XB-XMSW-001
工程部
生产经理
生产经理
项目收尾时
项目部管理资料归档表
样表ZJSJ-XB-XMSW-002
生产经理
生产经理
项目收尾时
项目部管理总结计划表
样表ZJSJ-XB-XMSW-003
生产经理
生产经理
项目收尾时
项目完工总结报告
样表ZJSJ-XB-XMSW-004
项目经理
项目经理
项目收尾时
12
项目商务管理
工程指令单
样表ZJSJ-XMBD-SW-001
商务部
预算员
预算员
每年度
变更签证确认书
ZJSJ-XMBD-SW-002
预算员
预算员
每年度
工程完工实际成本核定表
样表ZJSJ-XMBD-SW-003
预算员
预算员
决算时
完工后合同收入确认表
样表ZJSJ-XMBD-SW-004
预算员
预算员
决算时
13
项目成本管理
项目成本控制及措施计划表
样表ZJSJ-XMBD-SW-005
商务部
预算员
预算员
项目开工后
项目成本分析表
样表ZJSJ-XMBD-SW-006
预算员
预算员
项目开工后
项目成本确认及分析方法
ZJSJ-XMBD-SW-007
预算员
预算员
项目开工后
项目部商务月度报告
样表ZJSJ-XMBD-SW-008
商务经理
商务经理
每月
14
项目财务管理
工程款收(付)计划表
样表ZJSJ-XMBD-CW-001
财务部
成本员
成本员
每月
项目现金流量分析表
样表ZJSJ-XMBD-CW-002
成本员
成本员
每月
项目资金平衡方案
样表ZJSJ-XMBD-CW-003
成本员
成本员
不定时
15
项目信息化管理
项目信息管理识别表
样表ZJSJ-XMBD-XX-001
综合办
资料员
资料员
项目开工后
项目信息管理计划编制表
样表ZJSJ-XMBD-XX-002
资料员
资料员
项目开工后
16
项目法律事务管理
授权申请表
样表ZJSJ-XMBD-FW-001
商务部
预算员
预算员
项目开工后
项目部权限范围内新签合同台帐
ZJSJ-XMBD-FW-002
预算员
预算员
项目开工后
项目法律文书的一般范围及注意要点
ZJSJ-XMBD-FW-003
预算员
预算员
项目开工后
项目文书汇总目录台账
ZJSJ-XMBD-FW-004
预算员
预算员
项目开工后
项目履行时限分析表
ZJSJ-XMBD-FW-005
预算员
预算员
项目开工后
常见风险信息列表
ZJSJ-XMBD-FW-006
预算员
预算员
项目开工后
风险信息管理台账
ZJSJ-XMBD-FW-007
预算员
预算员
项目开工后
诉讼纠纷管理台账
ZJSJ-XMBD-FW-008
预算员
预算员
项目开工后
17
项目综合管理
项目综合事务管理计划
样表ZJSJ-XMBD-ZH-001
综合办
资料员
资料员
项目开工后
项目印章使用登记表
样表ZJSJ-XMBD-ZH-002
资料员
资料员
项目开工后
项目收文登记表
样表ZJSJ-XMBD-ZH-003
资料员
资料员
及时更新
项目部重要活动管理计划表
ZJSJ-XMBD-ZH-004
资料员
资料员
及时更新
18
效能监察与考核兑现
项目目标责任考核兑现奖申报表
样表ZJSJ-XMBD-SJ-001
商务部
预算员
预算员
不定时
(二)工程施工资料记录清单及组卷顺序
类别
归档范围
保存期限
一、工程管理文件材料
1、工程概况表
2、工程施工许可证
3、工程开工报告
4、工程竣工报告
5、工程停工、复工报告
6、施工进度计划分析
7、项目大事记
8、施工日记
9、不合格处置记录
10、工程质量事故报告、调查记录
11、施工总结
永久
长期
永久
永久
长期
长期
长期
长期
长期
长期
永久
二、工程技术文件材料
1、工程技术文件报审表
2、施工组织设计、施工方案图
3、技术交底记录
4、图纸会审记录、设计交底记录
5、设计变更、洽商记录工程联系单
长期
长期
长期
长期
长期
三、工程试验检验记录
1、水暖工程
(1)水电测试反馈单
(2)(水泵)设备单机试运转记录
(3)调试报告
(4)管道灌水、通水试验记录
(5)管道强度严密性试验记录
(6)管道吹(冲)洗(脱脂)试验记录
(7)室内排水管道通球试验记录
(8)伸缩器安装记录表
2、电气工程
(1)电气接地、绝缘电阻测试记录
(2)电气器具通电测试记录
(3)电气照明、动力试运行记录
(4)综合布线测试记录
(5)光纤损耗测试记录
(6)视频系统末端测试记录
3、通风与空调工程
(1)设备单机试运转记录
(2)调试报告
(3)现场组装除尘器、空调机漏风检测记录
(4)风管漏风检测记录
(5)各房间室内风量测量记录
(6)管网风量平衡记录
(7)通风系统气密性试验记录
(8)制冷系统气密性试验记录
4、电梯安装工程
(1)电梯主要功能检查试验记录表
(2)电梯电气安全装置检查试验记录
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
四、工程物资文件材料
1、水暖材料、配件出厂合格证及检验报告
2、电气材料、设备出厂证及检(试)验报告
3、通风与空调材料出厂合格证及试验报告
4、电梯设备出厂合格证及开箱检验报告
5、智能建筑材料出厂合格证及检验报告
长期
长期
长期
长期
长期
五、工程质量验收文件材料
1、单位工程质量竣工验收记录
2、单位工程质量控制资料核查记录
3、单位工程安全及功能检验资料核查及主要功能抽查纪录
4、单位工程观感资料检查记录
5、施工现场质量验收记录
6、建筑给水、排水、采暖分部、子分部、分项工程质量验收记录及检验批质量验收记录表
7、建筑电气分部、子分部、分项工程质量验收记录及检验批质量验收记录表
8、通风与空调分部、子分部、分项工程质量验收记录及检验批质量验收记录表
9、电梯分部、子分部、分项工程质量验收记录及检验批质量验收记录表
10、智能建筑分部、子分部、分项工程质量验收记录及检验批质量验收记录表
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
- 配套讲稿:
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