《办公室管理》简答题.docx
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《办公室管理》简答题.docx
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《办公室管理》简答题
办公室管理—简答题
1、文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。
答:
(1)充分了解即将开始的工作内容;
(2)思考以什么方法进行效率会最佳;
(3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。
2、文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?
具体做法是怎样的?
答:
有电子提示系统和人工提示系统。
电子提示系统的做法:
在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表;使用提示性备忘录;准备约会表;准备特殊提示卡;准备交往提示文件.
3、文员进言是指什么?
进言具有什么作用?
方法和要求是什么?
答:
文员进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。
进言的作用:
参谋作用;补缺作用;增进关系作用。
方法和要求:
适事、适时、适地、适度。
4、文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?
答:
(1)会议名称;
(2)会议记录人的姓名、盖章;
(3)时间(开始时间、结束时间);
(4)会议地点;
(5)议题;
(6)主持人、主席;
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(7)出席者名单;
(8)会议的经过情形及结论;
(9)相关的资料;
(10)下次会议预定日期。
5、简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?
有哪两种形式?
答:
会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。
它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用.可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。
有两种形式:
(1)议决性会议纪要。
(2)周知性会议纪要。
6、简要说明文秘人员单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作。
答:
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。
(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。
如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案.
(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
7、办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面?
请简要说明。
答:
一是为上司服务,使上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上;二是为组织服务,为组织员工创造一个高效、舒适的工作生活环境,提供便利条件,解除后顾之忧,保证组织系统的顺利运转;三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道畅通,密切与社会各界联系。
8、什么是文员的挡驾方法?
主要的挡驾法有哪几种?
一般应怎样做?
答:
文员的挡驾方法是指:
对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出门阻挡或谢绝。
文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可.
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主要的挡驾法有:
(1)电话挡驾.上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。
上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。
(2)来访挡驾.先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示.
(3)会议、活动挡驾。
对无必要的会议和活动,文员要替上司委婉地谢绝。
9、制发文件时加盖机关印章,称为用印,具体要求有哪些?
答:
(1)文件用印时,必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据,经核对无误后始得用印。
(2)文件用印要端正、清晰,要端正地盖在成文日期上方,上不压正文,下要骑年盖月。
(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。
(4)要核实用印份数,超过份数的不能盖印.
10、简述文员向上司做请示的注意事项。
答:
(1)请示要对口。
遵守按上级分工,对口请示的原则.避免多头、越级请示。
对涉及多方面的综合性工作,应向主持全面工作的领导人请示,并将有关情况通报其他分管上司。
(2)请示要单一。
遵守一文一事的规则,避免将多项事物写在一份请示内,造成上司批复的困难。
11、核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容.
答:
(1)查是否需要行文,以什么名义行文;
(2)查文稿内容与法律法规政策及其它已有规定是否矛盾;
(3)查要求和措施是否明确具体,切实可行;
(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签;
(5)查行文是否规范;
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(6)查文件格式是否符合规定。
12、简述办公室的四种含义。
答:
(1)广义的:
泛指一切办公场所,区别于教室、车间、医疗室、实验室等。
(2)狭义的:
指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如厂长办公室等。
(3)特指的:
党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称办公厅,如河北省政府办公厅。
(4)专指的:
某种专门的独立的工作机构,如国务院台湾事务办公室。
13、会见与会谈的前期准备工作有哪些?
答:
(1)确定议题和明确目标;
(2)收集信息和分析双方材料;
(3)确定参加人员;
(4)双方协商时间、地点;
(5)布置座位.
14、简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别.
答:
办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活
动工作环境。
15、简述剪影仪式需要准备的材料及其程序.
答:
剪彩的准备:
红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。
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剪彩的程序:
请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪影→进行参观.
16、请简要说明提高会议效率的一些基本做法。
答:
遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。
17、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。
答:
(1)办公室人员“善谋”要求:
能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧.
(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:
一是“参政"意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;二是轻易抛出“夹生"想法,强加于领导,于公于已都不利;三是出“馊主意”帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。
要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
18、简述办公设备使用规范。
答:
(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。
(2)必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用的。
(3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限.
(4)未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务。
(5)办公设备的使用环境温度为5℃到35℃,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离。
(6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。
19、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。
答:
(1)储藏间或物品柜要上锁,保证安全。
(2)储藏需要的面积取决于单位的大小。
(3)合理摆放。
例如在柜中和储藏室放置物品,必须清楚地加标签,以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方,新物品置于旧物品的下面或后面等。
(4)储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找到。
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(5)办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。
若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。
(6)订立物品发放制度,确定物品发放人。
20、简述调查研究的三个阶段及其主要任务。
答:
(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求;
(2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果;
(3)完成阶段,主要是撰写调研报告.
21、简述办公室督查工作的方式。
答:
(1)现场督查;
(2)会议督查;(3)书面督查;(4)电话督查;(5)互联网督查.
22、简述信访工作中网络来信的处理要求。
答:
(1)定时打开信箱,及时处理电子邮件;
(2)重要信访,及时报请;
(3)转办信访,跟踪督办;
(4)网络保密,脱机阅读。
23、简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。
答:
(1)重要且紧急——必须立刻做。
(2)紧急但不重要——在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。
(3)重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。
(4)既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)-—有闲工夫再说.
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24、简要回答公文写作的五部曲。
答:
第一步,领悟领导意图.要求:
准确、全面、提炼,增加“贴近度”;
第二步,站在领导角度考虑问题;
第三步,把握常用思维方法:
模式化思维、对象化思维、辨证思维、散点思维、求同存异思维;
第四步,牢记拟写公文要素及要求;
第五步,符合国家公文格式标准.
25、简要回答起草请求的“五步棋”。
答:
(1)因为什么请示——对原因、目的进行说明;
(2)请示什么问题-—提出请示的主题内容;
(3)怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案;
(4)请求上级回复-—结尾用语的使用;
(5)有无附件需要说明——根据需要确定使用附件与否。
26、简述公文校对工作要求。
答:
(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等错漏;
(2)解决统行、倒版、编面等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题;
(3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理;
(4)需要使用标准校对符号;
(5)对于重要的或者大量印刷的公文,应实施三校、四校,以确保公文的正本不出差错。
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27、简答电子公文处理过程的五个环节。
答:
(1)创建:
根据一定的规则建立电子公文的过程;
(2)办理:
通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作;
(3)交换:
按始发者意图进行跨系统的公文传递;
(4)归档:
依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储;
(5)销毁:
依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。
28、简述公共关系的三大构成要素及其原则。
答:
公共关系的三大构成要素是:
(1)主体:
社会组织;
(2)客体:
公众;(3)手段:
传播途径。
公共关系的原则是:
公众利益至上;实事求是;互惠互利;双向沟通;始终如一;开拓创新;整体统一。
29、衡量会议质量的会前基本标准有哪些?
答:
(1)会议是否确有召开的客观必要性;
(2)会议目的和会议风气是否端正;
(3)会议时机是否已经成熟;
(4)会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位;
(5)各项准备工作是否已经准备充分,包括软件和硬件.
30、简述会议的积极作用.
答:
(1)交流信息,互通情报;
(2)发扬民主,科学决策;
(3)增强友谊,促进团结;
(4)统一认识,协调行动;
(5)带动消费,促进经济。
31、简述会务管理的要求。
答:
(1)会前的最后检查:
工作认真负责、细心、耐心;
(2)组织签到和登记:
任劳任怨能连续作战;
(3)做好联络协调:
沟通协调能力强;
(4)会议记录与保密:
业务素质与原则性;
(5)会议后勤保障:
服从分配协作意识好。
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