有关货运单证的基本常识.docx
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有关货运单证的基本常识
有关货运单证的基本常识
为了保证进出口货物的安全交接,在整个运输过程中需要编制各种单据。
这些单证各有其特定的用途,彼此之间又有相互依存的关系。
它们既把船、港、货各方联系在一起,又能分清各自的权利和业务。
按实际业务程序介绍一些主要的货运单证。
托运单(BOOKINGNOTE)
托运单俗称下货纸,是托运人根据贸易合同和信用证条款内容填制的,向承运人或其代理办理货物托运的单证。
承运人根据托运单内容,并结合船舶的航线、挂靠港、船期和舱位等条件考虑,认为合适后,即接受托运。
装货单(SHIPPINGORDER)
装货单是接受了托运人提出装运申请的船公司,签发给托运人,凭以命令船长将承运的货物装船的单据。
装货单既可用作装船依据,又是货主凭以向海关办理出口货物申报手续的主要单据之一,所以装货单又称“关单,对托运人而言,装货单是办妥货物托运的证明。
对船公司或其代理而言,装货单是通知船方接受装运该批货物的指示文件。
收货单(MATESRECEIPT)
受货单又称大副收据,是船舶收到货物的收据及货物已经装船的凭证。
船上大副根据理货人员在理货单上所签注的日期、件数及舱位,并与装货单进行核对后,签署大副收据。
托运人凭大副签署过的大副收据,向承运人或其代理人换取已装船提单。
由于上述三份单据的主要项目基本一致,我国一些主要口岸的做法是将托运单、装货单、收货单、运费通知单等合在一起,制成一份多达9联的单据。
各联作用如下:
第一联由订舱人留底,用于缮制船务单证。
第二、三联为运费通知联,其中一联留存,另一联随帐单向托运人托收运费。
第四联装货单经海关加盖放行章后,船方才能收货装船。
第五联收货单及第六联由配舱人留底。
第七、八联为配舱回单。
第九联是缴纳出口货物港务费申请书。
货物装船完毕后,港区凭以向托运人收取港杂费。
海运提单(BILLOFLADING)
提单是一种货物所有权凭证。
提单持有人可据以提取货物,也可凭此向银行押汇,还可在载货船舶到达目的港交货之前进行转让。
装货清单(LODINGLIST)
装货清单是承运人根据装货单留底,将全船待装货物按目的港和货物性质归类,依航次、靠港顺序排列编制的装货单汇总清单,其内容包括装货单编号、货名、件数、包装形式、毛重、估计尺码及特种货物对装运的要求或注意事项的说明等。
装货清单是船上大副编制配载计划的主要依据,又是供现场理货人员进行理货,港方安排驳运,进出库场以及承运人掌握情况的业务单据。
舱单(MANIFEST)
舱单是按照货港逐票罗列全船载运货物的汇总清单。
它是在货物装船完毕之后,由船公司根据收货单或提单编制的。
其主要内容包括货物详细情况,装卸港、提单号、船名、托运人和收货人姓名、标记号码等,此单作为船舶运载所列货物的证明。
货物积载图(CARGOPLAN)
货物积载图是按货物实际装舱情况编制的舱图。
它是船方进行货物运输、保管和卸货工作的参考资料,也是卸港据以理货、安排泊位、货物进舱的文件。
提货单(DELIVERYORDER)
提货单是收货人凭正本提单或副本提单随同有效的担保向承运人或其代理人换取的、可向港口装卸部门提取货物的凭证。
附:
提单种类
已装船提单SHIPPEDORBOARDB/L指承运人向托运人签发的货物已经装船的提单。
收货待运提单或待运提单RECEIVEDFORSHIPPINGB/L指承运人虽已收到货物但尚未装船时签发的提单。
直达提单DIRECTB/L指货物自装货港装船后,中途不经换船直接驶到卸货港卸货而签发的提单。
联运提单或称转船提单THROUGHB/L指承运人在装货港签发的中途得以转船运输而至目的港的提单。
多式联运提单MTB/L指货物由海上、内河、铁路、公路、航空等两种或多种运输方式进行联合运输而签的适用于全程运输的提单。
班轮提单LINERB/L班轮是在一定的航线上按照公布的时间表,在规定的港口间连续从事货运的船舶。
班轮可分定线定期和定线不定期两种。
租船合同提单CHARTERPARTYB/L一般指用租船承运租船人的全部货物,船东签给租船人的提单,或者并非全部装运租船人的货物,而由船东或租船人所签发的提单。
记名提单STRAIGHTB/L只有提单上指名的收货人可以提货的提单,一般不具备流通性。
指示提单ORDERB/L通常有未列名指示(仅写ORDER),列名指示(ORDEROFSHIPPER或ORDEROFCONSIGNEE**COMPANY;ORDEROF**BANK)。
此种提单通过指示人背书后可以转让。
不记名提单BLANKB/L或OPENB/L提单内没有任何收货人或ORDER字样,即提单的任何持有人都有权提货。
清洁提单CLEANB/L货物交运时,表面情况良好,承运人签发提单时未加任何货损、包装不良或其他有碍结汇的批注。
不清洁提单FOULB/L货物交运时,其包装及表面状态出现不坚固完整等情况,船方可以批注,即为不清洁提单。
包裹提单PARCLERECEIPT或NON-NEGOTIABLERECEIPT适用于少量货物、行李或样品等。
最底运费提单或称起码提单MINMUMB/L运费未到运价本规定的最低额,而按规定的最低运费计收。
并提单OMNIBUSB/L或COMBINEDB/L不同批数的货物合并在一份提单上,或不同批数的相同的液体货装在一个油舱内,签发几份提单时,前者叫并提单,后者叫拼装提单。
分提单SAPARATEB/L一批货物,即同一装货单的货物,可根据托运人的要求分列2套或2套以上的提单。
过期提单STALEB/L出口商向银行交单结汇的日期与装船开航的日期距离过久,以致无法于船到目的地以前送达目的港收货人的提单,银行一般不接受这种提单。
交换提单SWITCHB/L起运港签发提单后,在中途港另行换发的一套提单,作为该批货物由中途或中转站。
倒签提单ANTE-DATEDB/L承运人应托运人的要求在货物装船后,提单签发的日期早于实际装船完毕日期的提单。
预借提单ADVANCEDB/L因信用证规定装运期和结汇期到期而货物因故未能即使装船,但已在承运人掌握之下或已开始装船,由托运人出具保函要求承运人预借的提单。
舱面提单或称甲板货提单ONDECKB/L指货物装载于船舶露天甲板,并注明“甲板上”字样的提单。
货运提单HOUSEB/L由货运代理人签发的提单。
货运提单往往是货物从内陆运出并运至内陆时签发的。
这种提单从技术上和严格的法律意义上说,是缺乏提单效力的。
所谓加工贸易,包括来料加工、进料加工以及外商投资企业开展的加工贸易合同项下业务,是指从境外进口料件或从保税区、保税仓库中提取料件,经加工后向境外出口产成品或成品进入保税区或出口监管仓库的整个过程。
其贸易方式通常包括来料加工(0214)、进料对口(0615)、进料非对口(0715)、三资进料加工(2215)等具体形式和做法。
票上的编码规律、图案含义、行长印鉴等等,有兴趣再去慢慢琢磨吧。
如果你自己直接出口,国外的信用证开到你自己的名下,那么你的开户银行收到信用证后会直接通知你,并把正本或复印件(一般是复印件,如无必要,正本建议留在银行保存)交给你。
如果你是通过代理出口,信用证开到代理名下,那么就要及时敦促代理去查询,收到后让代理传真给你。
在实务中,因为代理不熟悉你的客户,所以交接上容易出现问题。
代理接到信用证却不知道是谁的,导致耽误,所以,一旦得知你的客户开证了,就要把名称、金额告诉出口代理,盯紧进度。
一般说来,从客户开证,到咱们这边收到信用证,快则1周,慢则10天。
跟随信用证一起交给你的,通常还有一页《信用证通知书》,这是你的银行出具的,主要列明了此份信用证的基本情况如信用证编号、开证行、金额、有效期等等,同时盖章。
除了银行公章外,还会有个“印鉴相符”章或“印鉴不符,出货前请洽我行”一类的章。
什么意思呢?
因为目前信用证一般是通过电报传递的(通行的是SAIFT电传,一个银行专业的电讯服务机构,有特定的编码格式),理论上有伪造的风险,冒充银行名义开信用证。
因此银行间会预留密码和印鉴,以兹核对。
不过现实生活中这种现象很少见,因为信用证能通过SWIFT开立,基本就是真实的,印鉴不符的原因恐怕多为交接操作问题。
所以,碰到“印鉴不符”的情况,也不必紧张,必要时咨询一下银行即可。
巧妙看懂信用证
接下来就是信用证本身的审核了。
条款密密麻麻,但有个简便窍门。
如前所述,信用证是通过SWIFT开立的,而SWIFT对信用证有专门格式,这个格式按照信用证条款的内容性质分门别类,给予固定的编号。
也就是说,每个条款在顶头位置都有一个编号,根据此编号就可以知道这个条款是说什么的了。
固定格式为:
编号,条款属性:
条款内容。
例如:
31DDATEANDPLACEOFEXPIRY:
25/11/2005CHINA。
“31D”就是编号,属性是“信用证有效期和有效地点”,知道这一点,我们就很容易理解“25/11/2005CHINA”相应的意思就是这份信用证的有效期是2005年11月25日,以中国为有效期地点,即在中国范围内,这份信用证在11月25日前(含本日)有效。
有些条款内容很长,中间还分好几部分,但只要是在一个编号下,都同属一个性质内容。
至于其中的几部分,信用证通常会用“+”或“-”来分割。
所以,阅读的时候特别要注意,先看编号归大类,再看“+”或“-”分小类,免得混淆遗漏。
这一点在单据要求条款(编号46A)以及特别指示条款(编号47A)中尤为明显。
知道原理,咱们拿到信用证就不再犯晕啦。
首先,咱们先用笨办法,把常见条款编号查询记录下来。
常见条款编号在网上很好查的,Google中输入“信用证常见项目表示方式”,可以查到大量链接内容。
然后,根据编号看信用证,一目了然。
这里还有个前辈业务员的小方法,就是用办公用品文具店常见的那种绿色荧光笔,把重要部分,比如日期、金额、单证项目等涂抹出来,这样平时备货制单的时候,随时拿出来,一眼即见。
通过“编号看证”法,用不了几次就熟悉信用证了。
以后拿到新证,轻车熟路地直扑40A条款看信用证类型,50条款看客户名,59条款看受益人,45A条款看货物品名,32B条款看金额对否,31D条款看“大限”(效期),44C或44D条款看交货期,46A看单证,47A看要求,48看交单期限(即货物装船后什么时限内要备齐所有单证交给银行,这一点非常重要)等等。
一份信用证的核心内容基本如此。
应聘外贸业务员的时候,看信用证常常是面试项目之一,”编号看证”大派用场。
信用证条款还有些特别的表达方式。
在看懂基本内容的基础上,通过积累经验可以逐渐熟悉这些信用证习惯用语。
比如不少外贸单证都有一式若干份,有正本(original)和副本(copy)之分。
谈到提单的时候,用“Fullsetof”(全套),意思是要递交提单上所显示的全部正本和副本。
其它的则常用“induplicate”、“quadruplicate”等方式表示副本数量。
又如在一些大公司开出的信用证中,对单证类型的表述往往有“/”间隔号,比如“CERTIFICATEOFORIGIN/GSPFORMA”,意为“或”,因大公司的信用证格式相对固定,喜欢笼统规定单证类别,至于具体选用哪一个,双方另行确定,在这一串由“/”连成的单证中,选择其一即可。
怎样审核信用证?
拿到信用证后第一步是要看懂,第二步就是要审核了,看看是否能顺利执行。
有做不到的条款,及时通过银行拒绝接受信用证,并通知客户更改(不过现在的人比较懒,常常省去了拒绝接受这一步,直接让客户通过开证行发信用证修改书了事)。
46A和47A条款要逐字审核,最好把所需单证的类别、份数和要求专门列表以便操作。
此外信用证中容易被忽视和常出问题的几个地方要特别注意:
1.先看受益人(也就是你)的名称地址是否完整无误,这可不能有错别字,否则付款到帐有麻烦,而且因为与你的印鉴不符合,无法制作出口单证。
2.看货物品名描述是否过于简单。
客户常常在信用证中简略品名,有时候过于笼统,会影响到相关商检单证的出具。
3.核对货物数量和总金额是否相符。
实务中常有部分预付款、部分信用证结算的操作,这时候往往出现货物足额可只显示部分金额的情况。
4.交货期是否赶得上,交单期是否合理。
常见的交单期一般给15天以上,不过香港或日韩东南亚国家的信用证有时候只给12天甚至更短,要考虑清楚。
特别是客户指定货代或货代与你不在同一城市的情形,提单容易延误,要预留时间。
此外,有时候信用证会规定“境外到期”,这一点尽量不要接受,因为我们很难控制文件传递到国外的时间。
还有一个特别容易犯的错误,就是要求客户修改交货期或交单期的时候,一定要相应修改信用证有效期。
比如规定10月10日船期,12天交单期,信用证有效期是10月22日。
现在更改交单期为15天,却忘记相应更改信用证有效期的话,就会导致“虽然在交单期内交单,却仍逾过信用证有效期”的后果。
5.费用分摊是否合理。
71B条款是专门规定信用证操作手续费用分摊的。
一般公平些的做法是“申请人境外的费用由受益人承担”,但目前有些苛刻的客户会要求“除开证费外所有费用均由受益人承担”。
这将给咱们带来几十甚至两三百美元的额外支出。
要事先跟客户约定这一点,或者可能的话在售价中悄悄加上一些。
根据信用证制单,宁愿与实际情况略有出入,也要保证单据字面上与信用证的完全一致。
信用证一旦确认以后,就要完全依照执行,即使其中有错别字(信用证中错别字的现象比你想象的要多),也不得不硬着头皮将错就错,以期单证相符。
说白了,你伪造单证,银行不管(那是警察的事),只要字句吻合即可;可就算是真实无误的单证,只要不符合信用证的填制要求,一样算不符点,轻者罚款,重则拒付。
其中的罚款,指的是不符点扣款。
一般每一个不符点扣罚50美元最为常见。
不过现在不少欧洲银行的罚金越来越重,最高见过有将近120欧元的。
不符点扣款不是客户扣而是银行扣,金额没得商量。
而且只要出现不符点,即使客户自己不介意,痛快接受,银行也照扣不误。
所以制单工作虽然普通,责任却很重大,一点小疏忽有时候可以照成令老板跳脚心痛的损失。
费了不少劲,咱们总算是彻底弄清楚信用证了。
回顾一下:
1.信用证就是客户银行开出来的,保证客户付款的文件,文件中详细规定了交货的要求及相关的单据。
2.交货后,把全套单据连同信用证交给银行,就能取得货款。
3.通过条款编号,可以迅速看懂信用证的内容。
4.单据制作不符合信用证的要求,会被罚款,严重的可能导致信用证“失效”———此时只能直接与客户协商以取得货款,银行不再承担付款责任。
1.客户询盘:
一般在客户下订Purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。
\r\n\r\n 2.报价:
业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口(空运机场)及柜型等,等和客户确定业务时, Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。
\r\n\r\n 3.得到订单:
经过洽谈,收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。
\r\n\r\n 4.下生产单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单(工厂自己安排生产计划),安排生产计划。
\r\n\r\n 5.业务审批:
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。
合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。
\r\n\r\n 6.下达生产通知:
业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
6.1:
如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人修改L/C。
6.2:
如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:
如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式),需经总经理确认批准。
\r\n\r\n7.验货:
7.1:
在交货期前一周,要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。
7.2:
如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知外贸部。
7.3:
如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
\r\n\r\n 8.备制基本文件单证:
在收到客户正式的订单时,应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单,出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备:
商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.(应由单证员制作,交给业务跟单员跟进)。
\r\n\r\n 9.商检:
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票, 装箱单等商检所需资料。
而且要告诉工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。
应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
\r\n\r\n 10.租船订仓:
10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。
应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知,通常在开船5天前可拿到进仓单。
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。
经比较,选择价格优惠,信誉好,到港时间准时,船期时间合适的船公司,并告诉业务员通知客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。
开船前一周书面定仓,程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。
拿到进仓单时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面出口货物托运单,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错. \r\n\r\n 11.安排拖柜:
(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方) 11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。
拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料:
定仓确认书/装柜图纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。
如果有验货公司监装柜,要专门声明,不能晚到。
并要求回传一份装柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。
要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上. \r\n\r\n 12.委托报关:
在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话地址等\r\n\r\n13.获得运输文件:
13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。
提 单补充内容要按照L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。
仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。
如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。
支付运费应做登记。
13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他. \r\n\r\n 14.准备其他文件 14.1.商业发票:
L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。
发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。
发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。
L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。
如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2.FORM A原产地证书:
FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。
需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。
未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。
经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证:
一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。
可在发货之后不太长的时间内补办。
如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4.装运通知:
一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。
有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5.装箱单:
装箱单应清楚地表明货物装箱情况。
要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。
按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。
要显示唛头和箱号,以便于客人查找。
装箱单的重量,体积要与提单相符。
\r\n\r\n 15. 交单:
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
15.2.采用30% deposit,T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3.如果100%T/T收汇的,要求收全款货款才能做货的,要等收款后再安排生产。
拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
\r\n\r\n 16.业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
\r\n\r\n 17.文件存档:
所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
\r\n\r\n 18.单证员平时应注意收集海空运价,船期,航线,等信息,为业务员的报价提供帮助.
一、进出口船只的报关
英国海关法规定,进出口的船只、飞机等运输工具,必须在海关指定的口岸、机场进出国境,并向海关报关。
外籍船只进入沿海12英里领海时,必须遵守英国法律,不得任意开舱倒装货物,倾倒杂物。
船只入港后,应驶往指定地点,由海关缉私关员登船查询免疫性,封存剩余船用物品,接受船只和旅客的申报。
船长应在船只进口后24小时内向本港海关申报,送交进口货物情况报告(即进口舱单)一式二份。
其中一份交码头值班关员。
二、进口货物的报关
进口商或其代理人应在船长报告送交海关的14天内,向海关报关。
报关时应用海关规定的报单格式,详细填报进口货物的收发货人、起运港、标记、件数、货名、税率、价格和应纳关税等,随同其他应交的单证,送海关审核,办理纳税和放物手续。
报单正本应由码头值班关员核对放行。
进口报单格式有以下三种1、免税报单2、从量税报单 3、从价税报单(须附发票)英国海关规定,进口货物必须在船只抵港后21天内卸清,否则海关将船只扣留直至所载货物全部纳税和放行后方能发给结关证(Certifica
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