公文结构顺序排列技巧.docx
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公文结构顺序排列技巧.docx
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公文结构顺序排列技巧
公文结构顺序排列技巧
结构顺序排列技巧
在语段中,逻辑混乱、条理不清、语意模糊的现象时而可见,究其原因,常常是思路不畅、句序不顺。
它不仅打乱了阅文者的线性思维,给阅文者对内容的轻松理解带来困难,而且影响了主旨的明确表达。
的结构顺序常见的有:
时间顺序、空间顺序、逻辑顺序。
往往采用归纳式、演绎式的逻辑思维方法,对材料由概括到
具体、由现象到本质、由整体到局部进行安排,形成了固有
的三种主要结构模式:
纵向式、横向式、纵横结合式。
下面,笔者从党政机关的工作实际出发,试结合一些范文或病文,
谈谈有关句序排列的技巧,供同行们参考。
一、根据工作职能的主次地位安排句序
写作的本质表明:
机关管理职能决定文字表现形式,文字表现形式是为机关管理职能服务的。
是为党政机关、企事业单位、人民团体机关工作服务的,其语句的顺序,当然只能按照各自机关工作职能的特点,根据工作职能的主次地位来安排。
如某省地税局在一份指示性通知中指出:
为了确保全年任务的圆满完成,各级地税机关要采取有效措施,加强征管,落实好组织收入工作的各项措施。
一是要推行科学化、精细化管理,管住税源;二是要抓住重点,
加强税收征管工作;三是要采取有效措施,积极压缩欠税;四是要进一步加大稽查力度,打击偷税、逃税等涉税违法犯罪行为。
各级地税机关要在当地党政部门的领导下,进一步强化部门协税护税,进一步提高收入质量,增强组织收入工作的后劲。
这段话采用演绎法,先提出“要落实好”各项措施,然
后具体写“怎样落实好”,其顺序特点是“先总后分”。
“总说”部分先讲目的,后提任务。
“分说”部分按“从内到外”的顺序来排列:
写“内部”,按照地税工作“管住税源——
加强征管——压缩欠税——打击犯罪”等四项职能的主次来安排句序;写“外部”,强调“要在当地党政部门的领导下”进行。
特别是“内部”这一块,没有税源,就没有税收,就不必征管,这是关键的关键。
有了税源,征管就是最主要的工作,压缩欠税是第二位的,违法的毕竟是少数,打击涉税违法可以摆在第三位。
本语段从主到次,依次推进,逻辑紧密,句序清楚。
但如果写作时不注意,就容易出现句子排序上的毛病,譬如某市监察部门在工作汇报中写道:
我室的主要任务是查处违法违纪案件,为了加大查处的力度,我们认真研究了工作方法措施,一是发挥团队精神,充分发挥集体的智慧,突破大案、要案;二是实行调查组长责任制;三是重调查,重证据;四是抓住重点,集中力量突
破疑难案件。
由于我们做到了以上几点,提高了办案的效率和质量。
这段话从整体上来说,是按照“要做什么——为什么要
做——怎样做的——做得怎样”的思路排列的,但段落中“工作方法措施”的排列有一定的随意性,缺乏必要的逻辑联系。
有4个方面值得商榷和修改:
句序排列不当。
原文中“一是⋯⋯”到“四是⋯⋯”4句,其排列顺序可概括为“突破大案要案——明确责任——
掌握政策——突破疑难案件”。
其中“明确责任”是查处案件的制度保障,“掌握政策”是查处案件要坚持的原则,即不管是查处一般案件,还是大案要案、疑难案件,都离不开
这些制度保障和原则,可列为段首一、二句。
2.内容欠全面。
从监察室的职能来看,原文漏掉了最基本的也是最主要的职能:
查处一般案件。
3.句式长短不一。
四个句子中,最长的
15个字,最短的仅6个字,句子排列不美观,也不便于对句序的记忆。
4.原文的末句“由于我们做到了以上几点,提高了办案的效率和质量”,语气平淡,工作成效显得平平,主
旨不够突出。
拟作如下修改:
我室的主要任务是查处违法违纪案件,针对往年一般做
法的局限,我们改进了工作措施,加大了查处力度:
一是实
行调查组长责任制,明确责任;二是重调查,重证据,逐一
落实各个案件;三是发挥集体智慧,重点查处大案要案;四
是抓住难点,集中力量突破疑难悬案。
修改后的语段,有以下优点:
理清了句序。
按照“明确责任——一般案件——大案要案——疑难悬案”的顺序,也就是按照工作任务由大到小、
工作难度由小到大的顺序来安排句子。
“落实责任”是基础,“一般案件”是主体,“大案要案”是重点,“疑难案件”是关键。
逐层递进,步步深入,内容全面,阐述清楚。
第二,优化了句式。
充实了句子内容,使各个句子句式大致整齐,语法结构相似,近似排比,铿锵有力;加之语气一致,便于记忆。
第三,调整了语段结构。
“任务——做法——效果”是使用频率最高的基本结构形式,但在没有具体数据或事实说
明“效果”的情况下,不如将其删去或合并。
本语段改用“总述——分述”结构形式,突出了工作“做法”,正符合上级
听汇报的要求。
二、按照工作进程的先后安排句序
按照工作进程,也就是按照时间顺序。
我们在对某项工作进行决策之后需要安排部署时,经常使用指示性或实施性的意见、通知;对上级汇报某项工作实施进展情况时,常常运用阶段性总结、工作汇报、经验介绍、政务信息等文种,这些内容相对单一的,适用于按照工作进程来排序。
如××日报社纪委一份经验总结的一个语段:
履行职责,做好干部人事工作的监督。
今年5月,报社
党委根据中央《干部选拔任用工作条例》和市委的若干规定,进行第四轮中层干部竞聘上岗和员工双项选择工作。
报社纪
委从5月22日召开动员大会开始,先后对自荐推荐、资格审查、竞聘演说、民主测评、组织考察、公示到最终聘任等六个程序进行全程监督,确保了整个过程的公开、公平、公正,透明、规范、有序。
6月份,报社平稳顺利地完成了干部聘任工作,××名业务骨干走上新的中层领导岗位,×××名员工完成了自己新一轮岗位的选择,初步实现了人适其岗、人尽其才、才尽其用的目标。
工作进程排序法,条理清晰,事物发生、发展、变化的过程一目了然,符合人们认识事物的习惯,便于领导者考虑下一步的决策。
三、按照工作职能的逻辑顺序安排句序
所谓逻辑顺序,就是人们认识客观世界的具有规律性的顺序,如工作职能各个环节之间的必然联系、原因和结果、发展规律、变化趋势等。
例如,××市人民政府《关于加强防汛工作的通知》中对防汛工作安排的第二条是:
全面落实各项防汛措施,做到万无一失。
各县区人民政府、市政府各部门要对前期防汛各项准备工作进行全面检查,做到组织、工具、物料、技术、人员五落实。
要积极储备防汛物料和设备,严加管理。
要进一步强化防汛队伍,加
强防汛实战演练,提高抢险技术水平,并时刻处于待命状态,随时听从调遣。
要抓紧抢修加固险工险段,对重点部位要责
任到人,严防死守。
这个句群紧紧围绕防汛工作职能,采用“纵横结合式”排序法。
段首提出任务说明“要干什么”,接着说明“怎样干”——“检查、落实、管理、演练、固险”。
而这五个方面的工作也有一定的逻辑顺序,首先是要“检查”,通过检查才能了解是否已经“落实”,只有落实了情况,才能有针对性地解决问题;物料设备要严加“管理”,人员要演练待命,险段要修固,重点部位要严防死守。
虽然交错变化,但有条不紊。
排列句序虽较简单,但如果缺乏排序的意识,稍不注意就可能出现疏漏,如×市统计局工作总结中的一段话:
在市统计局,任何一笔数据的产生,都要经过采集、加工、审核、上报、发布的严格流程,重要的数据还必须接受社会各界的开门评估,并在内部实行数据质量岗位责任制和过错纠正制,从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错,得到了各界的认同。
一般来说,认识、举措、指导思想、总体要求等,应排在“做法”之先,以形成“认识——做法——效果”的“句链”,没有决策,哪有行动呢?
但这个语段却把“做法”列在“举措”之先,不符合工作职能的逻辑关系。
另外,原因
与结果之间也缺乏必然联系。
数据的产生“要经过”、“必须接受⋯⋯并实行”等都是对工作提出的要求和规定,仅有这些要求和规定未必能产生“不出大差错”的结果,只有通过正确的实践才能做到这一点。
因此,要将“实行数据质量岗位责任制和过错纠正制”提前到段首,并将“要、必须”等词语改成“实行了、经过了、接受了”等表示已经进入实践程序的词语。
可修改如下:
在市统计局,实行了数据质量岗位责任制和过错纠正制,任何一笔数据的产生,都经过了采集、加工、审核、上报、发布的严格流程,重要的数据还接受了社会各界的开门评估,从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错,得到了社会各界的认同。
四、依据领导者决策的心理习惯安排句序
为加快阅文速度,提高办事效率,阅文者往往有一种心理要求而形成的习惯,比如,同是涉及工作经费问题,在不同的文体中会有不同的句序排列要求。
在工作方案、经费预算报告、可行性分析报告等文种中,经费总额宜排列于语段之首。
因为这类的作用是帮助领导者
决策,而领导者从整体和全局出发,首先考虑的是“要多少钱”的问题,然后才是“为什么要这些钱”和“这些钱怎么用”的问题。
如:
工作经费问题。
XX年经济普查结果显示,全省有服务业法人单位××万个,产业活动单位××万个,个体经营户×××万家。
共涉及××大门类××个大类×××个行业小
类,工作量相当繁重,还有相应的宣传发动、专干培训、报表印刷、软件开发、数据处理等一系列工作要做。
按照分级负责的原则,服务业统计调查所需经费由同级财政负担,列入同级财政预算。
经初步预算,省本级每年大约需要经费×××万元。
经过修改,将经费总额提到段首,内容进行了提旨归纳,并删去不必赘述的有关政策规定,主旨更加显现突出,更符合阅文者的阅文心理和阅文习惯。
工作经费问题。
经初步预算,省本级每年大约需要经费
×××万元。
其缘由主要有三点:
一是统计对象牵涉广,据
XX年经济普查结果显示,全省有服务业法人单位××万个,产业活动单位××万个,个体经营户×××万家,共涉及××大门类××个大类×××个行业小类。
二是工作程序多、要求细,包括宣传发动、专干培训、上户登记、逐级审核、质量抽查和数据处理等一系列工作。
三是配套费用较大,包
括报表印刷、户外宣传、设备维修、软件开发等。
以上经费,拟请按规定列入本级财政预算。
在请求批准拨付经费的请示中,宜将所需经费总额写在文尾。
如某市民政局在请求紧急拨付救灾资金的请示中写
道:
在财力紧张的情况下,我市市、县两级财政共紧急筹拨
救灾专项资金×××万元,但由于受灾面积大、灾区人口多、灾情严重,远远不能解决受灾群众的急难。
为此,我们除继
续发动群众生产自救和各县财政支持外,恳请省民政厅紧急拨付给我市受灾救济款×××万元。
在请示中,文尾的最末一句话是最显眼的位置,经费总额写在这儿最醒目,给领导者阅文和会议办文提供了便捷。
一般来说,在“经费总额”之后,不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语,也不要为领导出谋划策谈经费的和安排,更不要强调此项工作的重要性,以引起领导的重视和关注。
且不说这些话是不是画蛇添足,就其所在的位置,就足以掩盖主旨的表达。
当然,按照惯例,另起一行之后应写上“当否,请批准”、“可否,请批示”之类的请求语。
五、对内容复杂的句群,通过提炼主旨来显现句序
一个语段由一个或几个句群组成,而一个句群,虽然由若干句子组成,却都表述一个中心,句序必然围绕这一中心问题来安排。
如果抓住了句群的中心,就抓住了要害,对句序的认识就会由暗到明。
有的撰文者在中虽然罗列了大量的素材,但没有对这些感性材料进行理性分析,并提炼归纳出相应的观点,一时是很难分清句序的。
如下例:
影响工程进展的主要原因,,××大学×××学院因缺
少资金至今仍未恢复施工;第二,××机场扩建在五月底开
工,××公路计划在10月份开工,今年计划新开工建设的
11个工程项目,大部分仍在做前期准备工作。
第三,工程报批报建时间长,征地拆迁难,以地霸工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止,严重影响了工程进度。
我们如果能对这些情况及结果进行分析,也许就会找到
问题的症结。
这一语段的主旨是寻找影响工程进展的“原因”。
原文中前两个问题都是反映进展缓慢的情况,我们从中可以归纳出隐含的原因:
“资金未到位”,这是主因;其次,“投资环境差”可分两个方面,即内环境和外环境,建议修改如下:
影响工程进展的主要原因:
,资金到位难。
目前资金到
位率仅占预算的××%,因此××大学×××学院至今仍未
恢复施工,××机场扩建等11个计划今年新建的项目,
仍停留在前期准备阶段。
第二,报批报建时间长。
一般都要
×个月以上。
第三,外部环境差。
征地拆迁难,以地霸工、
强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止等。
经过提炼、增删、归并、分类,以上语段内容充实了,
分旨明确了,句序也随之准确、清晰地划分开来。
总之,句序的正确排列对于的语篇建构和意思的表达有
着重要的作用,不同的句序即可造成不同的表达效果。
在写作时,为了追求最佳的表达效果,我们完全可以在句子
80%
因此,
的排列顺序上多下点功夫。
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