其他业务管理内部控制制度重点经费支出控制.docx
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其他业务管理内部控制制度重点经费支出控制
其他业务管理内部控制制度-重点经费支出控制
重点经费支出控制规范本部分主要对单位公务接待费、公务用车运行维护费、因公出国(境)费用、差旅费、会议费、培训费等6项重点经费支出的总体管控要求、主要管控方式、支出流程及管控措施、常用表单等进行规范。
(一)
公务接待费内部控制规范
1、公务接待费总体管控要求
1、1支出事项定义公务接待费,是我单位为保障公务人员出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报
工作等国内公务活动开支的必要费用,包括工作餐费、住宿费、交通费等。
1、2管控目标规范单位公务接待管理,严格控制公务接待费支出。
保证单位公务接待费支出符合相关规定,厉行勤俭节约,反对铺张浪费,强化预算约束,降低行政运行成本,提高财政资金使用效益。
1、3主要风险
2、公务接待费主要管控方式
2、1预算控制单位公务接待费全部纳入预算管理,并单独列示。
公务接待费在本单位定额公用经费中开支,实行总额管理、总量控制,严格预算执行,不得突破。
2、2归口管控公务接待费支出由办公室归口管理。
单位领导接待客人,由办公室负责统筹安排。
各部门接待应邀的客人或开展大型会议活动,对公务活动确需接待的,根据接待对象公函(含电话记录)中告知的内容,制定接待方案和填报公务接待审批单,经部门负责人审核后报送办公室审核,并按照经费支出事项审批权限,报相关领导批准后办理。
公务接待审批单包括接待对象的单位、姓名、职务和公务活动内容、时间、场所、交通工具、费用标准等内容。
2、3标准管控序开支范围支出标准相关文件号1用餐费、①接待对象应按照规定标准自行用餐;我单位①《阜阳市市直住宿费、也可以根据需要协助安排用餐,餐费由接待对单位接待经费管交通费、象支付。
确因工作需要的,经本单位负责人批理办法》(财行会议室租赁准,也可以由我单位安排接待对象用餐一次,[xx]455号)、费等。
用餐标准最高不得超过130元/人。
②市财政局《关②我单位应严格控制用餐陪餐人数。
接待对象于进一步加强公在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;接待务接待经费管理对象超过10人的,陪餐人数不得超过接待对象的通知》(财行人数的三分之一。
[xx]398号)③严格执行差旅、会议管理的有关规定,严禁③省委办公厅省超标准接待。
出差人员住宿费应当自理,与会政府办公厅《省人员住宿费按会议费管理有关规定执行。
内公务活动禁止④应当充分利用公共交通工具保障接待对象出饮酒》等规定行需要,确需租用交通工具的应安排集中乘车,合理使用车型,严格控制随行车辆。
2、4信息公开单位定期对各部门公务接待费支出情况进行信息公示。
同时,单位应按照市财政相关要求,真实、完整、及时的公开年度公务接待费支出范围以及公务接待费支出预算财政拨款情况。
3、公务接待费支出流程及管控措施对于公务接待费中的公务接待支出需要履行预算执行申请子流程和费用报销子流程;对于工作餐支出则不需要履行预算执行申请子流程,直接执行费用报销子流程即可。
3、1公务接待费——预算执行申请子流程
(一)流程图
(二)流程说明①业务部门经办人填写《颍上县******公务接待费审批单》,注明部门名称、经办人、来宾单位、接待时间、来宾人员及级别、预算情况、公务接待费用预算及依据、预计经费支出合计等内容;②业务部门负责人对公务接待要求及费用预算进行审核;③办公室主任对公务接待支出进行归口审核;④财务部门负责人对公务接待费用预算及标准进行审核;⑤依据《颍上县******经费支出管理办法(xx)》明确的审批权限,对公务接待履行事前审批程序;⑥接待结束后,经办人办理报销手续。
3、2公务接待费用报销子流程
(一)流程图
(二)流程说明A、公务接待费用报销分为公务接待支出报销与工作餐支出报销两种情形,均由业务部门经办人提出报销申请:
a、公务接待支出:
经办人应在接待活动结束后三个工作日内办理报销手续。
接待工作结束后由业务部门经办人填写《颍上县人民******费用报销审批单》,附上相应的《阜阳市人民******公务接待费审批单》及整理后的相关票据;公务接待票据要求:
①派出单位公函②《颍上县人民******公务接待费审批单》;③餐饮服务业发票(餐饮发票开具时间应与接待时间一致;住宿费发票(住宿费发票开具单位应与接待地点一致,住宿费发票开具时间应与接待时间一致);公务接待支出其他合规发票(公务接待不得安排娱乐场所消费;不得有用于接待的礼品费用)。
④消费清单(不得出现香烟和酒水)⑤公务卡POS刷卡单b、工作餐支出:
就餐结束后由业务部门经办人填写《颍上县人民******费用报销审批单》,附上整理后的餐饮服务业发票;B、业务部门负责人对公务接待费进行审核后签字(在每张发票后需要有经办人的签字);C、财务部门审核岗负责审核《颍上县人民******费用报销审批单》、《颍上县人民******公务接待费申请单》(公务接待支出报销时审核)及整理后的相关票据;D、财务部门负责人对公务接待费进行审批;E、出纳会计办理支付手续,对外接待一律采用转账或公务卡结算;F、记账会计根据发生的公务接待费进行账务处理;G、财务部门定期对各部门公务接待费支出情况进行信息公示;H、单位应按照市财政相关要求,真实、完整、及时的公开年度公务接待费支出范围以及公务接待费支出预算财政拨款情况。
4、公务接待费支出的表单
4、1《颍上县人民******公务接待费审批单》
4、2《颍上县人民******公务接待费用结算单》颍上县人民******公务接待审批单编号:
申请部门有无公函口有口无来访单位名称来访时间年月日来宾人员及级别(人数)接待事由用餐标准住宿标准用餐费用用餐人数住宿费用拟住天数用餐地点住宿地点预计餐费预计住宿费公务用车费用其他费用预计费用合计预算指标陪餐人员姓名、职务审批程序经办部门意见归口部门意见
第41页财务部门意见领导批示意见经办人:
办结日期:
颍上县人民******公务接待费用报销单根据第号审批费用结算如下:
年月日来宾单位主要领导姓名职务停留时间月日至月日接待宾馆来宾人数陪同人数工作人员人数普通套间间住宿单间间费用(元)标准间间费用(元)项目支出就餐工作陪餐次桌合计(元)工作餐次桌工作人员用餐会议室费用(元)自缴费用(元)总计大写:
¥元具办人科室负责人审批人备注
(二)
公务用车运行维护费内部控制规范
1、公务用车运行维护费总体管控要求
1、1支出事项定义公务用车运行维护费,是指单位公务用车租用费、维修保养费、汽油费、停车费、车辆保险费、车辆车船税、高速公路通行费及其他费用等。
1、2管控目标规范单位公务用车运行维护费出行为,保证单位公务用车运行维护费用支出符合相关规定,强化预算约束,公务用车保险、维修、加油等实行政府采购,降低行政运行成本,提高财政资金使用效益。
1、3主要风险
(1)公务用车运行维护费支出缺乏归口管理与预算控制,导致公务用车运行维护费超支;
(2)公务用车维护保养等缺乏事前审批程序,导致不必要或不合理的维护保养支出;(3)公务用车的维修保养未到定点维修厂家,导致采购行为不合规;(4)公务用车运行维护费支出报销审核不规范,导致产生虚报置换维修费等行为。
(5)公务用车购置及公务用车运行维护费未按照相关要求,真实、完整、及时的进行信息公开。
2、公务用车运行维护费主要管控方式
2、1预算控制单位公务用车运行维护费要严格按照经批复的预算执行,在公用经费中列支。
2、2归口管控公务用车运行维护费支出由办公室归口管理。
2、3政府采购按照《阜阳市市级行政事业单位公务用车经费管理办法》要求,公务用车统一实行定点加油、维修和保险。
2、4信息公开单位定期对各部门公务用车运行维护费支出情况进行信息公示。
同时,单位应按照市财政相关要求,真实、完整、及时的公开年度单位公务用车购置及运行维护费支出范围及公务用车购置及运行维护费支出预算财政拨款情况。
3、公务用车运行维护费支出流程及管控措施公务用车运行维护费流程包括车辆维修保养费流程、汽油费管理流程、车辆保险费管理流程、车船费管理流程、存车费管理流程及高速ETC卡费管理子流程。
其中汽车维修保养费子流程包括车辆维修保养申请模块、车辆维修保养费用结算模块及车辆维修保养费用定期统计与信息公示模块。
3、1汽车维修保养费流程
(1)公务用车运行维护费——车辆维修保养申请流程(正常流程图流程说明A、司机向办公室提出公务用车维修保养申请;B、由行装科车管专员填写《颍上县人民******公务用车维修保养申请单》,注明申请人、申请科室、车牌号、车型、送修时里程数读表、保养内容(保养时填写)、经检测故障现象及故障原因分析、建议送修项目、需更换的零部件、完成维修所需工时、总维修费用概算等内容(维修时填写)并签字;C、车队队长对车辆维修保养内容及预计费用进行审批;D、对于500元以上公务用车维修保养支出项目,还需要报请主管业务检察长审批;E、审批通过后,司机到政府定点修理厂就维修保养项目进行沟通:
a、维修厂需维修保养项目与公务用车维修保养申请单的维修项目一致时,维修厂对车辆进行维修保养;b、维修厂需维修保养项目与公务用车维修保养申请单的维修项目不一致时,司机应于维修前打电话请示车队队长,经同意后可先修理,事后再按照车辆维修保养申请的流程补办申请手续。
*例外情况:
对于特殊紧急情况(如公务车坏在路上等),司机应于维修前打电话请示行装科科长或车队队长,经同意后可先修理,事后再按照车辆维修保养申请的流程补办申请手续。
流程图如下:
公务用车运行维护费——车辆维修保养申请子流程(例外情况)
(2)车辆维修保养费用结算模块流程说明A、车辆维修保养费用支出的确认a、公务用车维修保养结束后,司机对一式多联的《阜阳市车辆定点维修明细单》上的维修保养内容、金额等签字确认,并送交行装科车管专员处;b、行装科车管专员将《颍上县人民******公务用车维修保养申请单》和《颍上县车辆定点维修明细单》进行核对。
若维修保养内容一致,车管专员需在《颍上县车辆定点维修明细单》背面签字确认;若存在差异,需司机说明原因;B、车辆维修保养费用定期/不定期结算a、每月行装科车管专员将《颍上县车辆定点维修明细单》汇总整理后报行装科科长;b、行装科科长对汇总整理后的《颍上县车辆定点维修明细单》进行签字确认;c、行装科车管专员每月与维修厂对账结算;d、行装科车管专员提交公务用车维修保养费用结算申请,填写《颍上县人民******费用报销审批单》,附上《颍上县人民******公务用车维修保养申请单》、《颍上县车辆定点维修明细单》及整理后的相关票据;e、行装科科张对公务用车维修保养费用结算申请进行审核签字;f、财务部门审核岗负责审核《颍上县人民******费用报销审批单》、《颍上县人民******公务用车维修保养申请单》、《阜阳市车辆定点维修明细单》及整理后的相关票据;g、财务部门负责人对公务用车维修保养费用结算进行审批;h、出纳会计办理支付手续;i、记账会计进行账务处理。
(3)车辆维修保养费用定期统计与信息公示模块a、行装科车管专员每月对单车维修费用进行统计并每半年进行一次信息公示;b、单位应按照市财政相关要求,真实、完整、及时的公开年度公车维护费支出范围以及公车维护费支出预算财政拨款情况。
3、2公务用车运行维护费——汽油费管理子流程
(1)流程图
(2)流程说明①单位公务用车统一实行定点加油。
单位根据实际情况在中标的供油单位中选择1家供油单位作为单位的定点供油单位,并在其所属的各加油站进行车辆加油。
②单位车辆定点加油采用油票和单据开具的管理方式。
油票主要由行装科出纳管理,必要时行装科科长可以代为管理;单据开具由派车管理人员及出纳有权签单开具。
③加油费结算时,由行装科管理有票的出纳填写《颍上县人民******费用报销审批单》,并附上整理后的相关票据,进行报销。
④行装科管理有票的出纳负责每月对单车油耗进行统计,并每半年进行一次公示。
3、3车辆保险费管理子流程单位根据实际情况在中标的定点保险单位选择1家保险单位作为本单位的定点保险单位。
保险单位一经选定,合同有效期内不得进行更换。
按照关规定,财务部门与定点保险单位结算车辆保险费后,填写《颍上县人民******费用报销审批单》,附上整理后的相关票据进行报销。
3、4车船税管理子流程按照税务机关的通知要求和缴纳标准,财务部门向地方税务局申报缴纳单位车的车船税款后,填写《颍上县人民******费用报销审批单》,附上整理后的相关票据进行报销。
3、5存车费管理子流程经办人填写《颍上县人民******费用报销审批单》,并附上整理后的相关票据,每月对停车费进行一次报销。
行装科车管专员负责每月对单车停车费进行统计,并每半年进行一次公示。
3、6高速通行费管理子流程由单位办公室统一为每辆车配置一张高速徽通卡,由使用单位存入资金;用于支付高速公路通行费。
由经办人填写《颍上县人民******费用报销审批单》,并附上整理后的相关票据,每月对高速通行费进行一次报销。
公务用车出城需经行装科派车员审核、单位领导同意后方可执行。
(三)
因公出国(境)费用内部控制规范
1、因公出国(境)费用总体管控要求
1、1支出事项定义及明细因公出国(境)费用,是指单位工作人员公务出国(境)发生的经费包括:
国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。
国际旅费,是指出境口岸至入境口岸旅费。
国外城市间交通费,是指为完成工作任务所必须发生的,在出访国家的城市与城市之间的交通费用。
住宿费是指出国人员在国外发生的住宿费用。
伙食费是指出国人员在国外期间的日常伙食费用。
公杂费是指出国人员在国外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等费用。
其他费用主要是指出国签证费用、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用等。
1、2管控目标规范单位人员的因公出国(境)活动,严格因公出国(境)费用审批及监督管理,保证单位因公出国(境)费用支出符合相关规定,强化预算约束,提高财政资金使用效益。
1、3主要风险
(1)因公出国(境)费用支出缺乏归口管理与预算控制,导致因公出国(境)费用管理失控;
(2)因公出国(境)费用未在规范要求范围内支出,导致超范围;(3)因公出国(境)费用未严格按照标准支出,导致超标准开支;(4)因公出国(境)费用支出缺乏事前审批程序,导致不必要或不合理的因公出国(境)费用支出;(5)应履行政府采购程序的因公出国(境)费用支出未履行政府采购程序,导致采购行为不合规;(6)应签订合同的因公出国(境)费用支出未签订合同,导致权利义务关系不明确,由此产生经济或法律纠纷。
(7)因公出国(境)费用支出报销审核不规范,导致产生“假发票”、公款私报等行为。
(8)因公出国(境)费用未按照相关要求,真实、完整、及时的进行信息公开。
2、因公出国(境)费用主要管控方式
2、1预算控制单位人员因公出国按照年初经批准的预算申请经费,经财政局审核并报政府同意后解决。
如遇省或市紧急任务临时出国的,由市财政局按照市领导批示精神予以办理。
因公临时出国经费的支付,严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行。
严格执行各项经费开支标准,不得擅自突破,严禁接受或变相接受企事业单位资助,严禁向同级机关、下级机关、下属单位、企业、驻外机构等摊派或转嫁出访费用。
不得超预算或无预算安排因公出国经费,不得挤占、混用单位其他财政资金。
单位因公出国(境)费用原则上只能在项目经费中列支。
2、2归口管控单位出访团组实行计划审批管理。
因公临时出国团组计划由市外事办会同市财政局、市监察局等部门按照从严从紧的原则联合会审,并将会审出国计划报市外事工作领导小组批准。
市外事工作领导小组应在当年12月份前完成下一年度因公出国计划的审批。
在审核审批管理中对违反规定、不适合成行的团组予以调整或者取消。
单位因公出国(境)费用支出由办公室归口管理。
各部门按计划安排的出访团组应当事先填报《因公临时出国任务和预算审批意见表》,由本部门拟签报送办公室审核后,按照经费支出事项审批权限由本单位财务部门审核提出意见后报单位领导班子办公会议审批同意。
2、3标准管控序号支出明细支出标准参考文件1国际旅费
(一)选择经济合理的路线。
出国人员应当
1、《阜阳市财政局优先选择由我国航空公司运营的国际航线,阜阳市人民政府外不得以任何理由绕道旅行,或以过境名义变事办公室关于印发相增加出访国家和时间。
《阜阳市市直机关
(二)因公临时出国尽可能购买往返机票。
因公临时出国经费机票款由本单位通过公务卡、银行转账方式管理办法》的通知》支付,不得以现金支付。
单位财务处应当根(财行〔xx〕301据《航空运输电子客票行程单》等有效票据号)注明的金额予以报销。
(三)出国人员应当严格按照规定安排交通
2、颍上县人民检察工具,不得乘坐民航包机或私人、企业和外院因公临时出国经国航空公司包机。
费管理办法
(四)市级人员可以乘坐飞机公务舱、轮船二等舱、火车软卧或全列软席列车的一等座;其他人员均乘坐飞机经济舱、轮船三等舱、火车硬卧或全列软席列车的二等座。
所乘交通工具舱位等级划分与以上不一致的,可乘坐同等水平的舱位。
所乘交通工具未设置上述规定中本级别人员可乘坐舱位等级的,应乘坐低一等级舱位。
上述人员发生的国际旅费据实报销。
(五)出国人员乘坐国际列车,国内段按国内差旅费的有关规定执行;国外段超过6小时以上的按自然(日历)天数计算,每人每天补助12美元。
2城市间交出国人员在批准的计划内旅行,其城市间交通费通费凭有效的城市间原始交通票据实报实销。
3伙食补助
(一)出国人员伙食费、公杂费可以按规定费和公杂的标准发给个人包干使用。
包干天数按离、费抵我国国境之日计算。
(二)根据工作需要和特点,不宜个人包干的出访团组,其伙食费和公杂费由出访团组统一掌握,包干使用。
(三)外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待我代表团组的,出国人员不再领取伙食费和公杂费。
(四)出访用餐应当勤俭节约,不上高档菜肴和酒水,自助餐也要注意节俭。
出访团组对外原则上不搞宴请,确需宴请的,应当连同出国计划一并报批,宴请标准按照所在国家一人一天的伙食费标准掌握。
(五)出访团组与我国驻外使领馆等外交机构和其他中资机构、企业之间一律不得用公款相互宴请。
(六)出访团组在国外期间,收授礼品应当严格按有关规定执行。
原则上不对外赠送礼品,确有必要赠送的,按照厉行节俭的原则,选择具有民族特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,不求奢华。
(七)出访团组与我国驻外使领馆等外交机构和其他中资机构、企业之间一律不得以任何名义、任何方式互赠礼品或纪念品。
4住宿费
(一)出国人员应当严格按照规定安排住宿,厅局级及以下人员安排标准间,在规定的住宿费标准之内予以报销。
(二)参加国际会议等的出国人员,原则上应当按照住宿费标准执行。
如对方组织单位指定或推荐酒店,应当严格把关,通过询价方式从紧安排,超出费用标准的,须事先报经本单位财务处审核提出意见报党组会议或局长办公会议批准。
经批准,住宿费可据实报销。
出国签证
(一)根据到访国要求,出国人员必须购买费用、防疫保险的,应当事先报经本单位财务处审核提费用、国际出意见报党组会议或局长办公会议批准后,会议注册按照到访国驻华使领馆要求购买,凭有效原费用始票据据实报销。
(二)出国人员回国报销费用时,须凭有效票据填报有团组负责人审核签字的国外费用报销单。
各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字。
(三)单位财务处应当加强对因公临时出国团组的经费核销管理。
对因公临时出国团组提交的出国任务批件、护照(包括签证和出入境记录)复印件及有效费用明细票据进行认真审核,严格按照批准的出国团组人员、天数、路线、经费预算及开支标准核销经费,不得核销与出访任务无关的开支。
2、4合同管控在因公出国(境)中,需要依据相关要求与旅行社签订合同,明确双方的权利与义务要求。
2、5信息公开单位应按照市财政相关要求,真实、完整、及时的公开年度单位因公出国(境)费用支出范围及因公出国(境)费用支出预算财政拨款情况。
3、因公出国(境)费用支出流程及管控措施对于因公出国(境)费用支出需要履行预算执行申请子流程和费用报销子流程。
流程图流程说明○1业务部门经办人填写《颍上县人民******因公出国(境)费申请单》,注明代表团名称、批准日期文号、拟出访国家、出访任务、出国日期、出国人数及级别、经费来源、预算情况、因公出国(境)费用预算及依据、预计经费支出合计等内容;○2业务部门负责人对因公出国(境)要求及费用预算进行审核;○3公室主任对因公出国(境)支出进行归口审核;○4财务部门负责人对因公出国(境)费用预算及标准进行审核;○5据《颍上县人民******经费支出管理办法(xx)》明确的审批权限,对因公出国(境)履行事前审批程序;○6审批类项目的国际机票须定点购买,机票发票必须使用“国际航空旅客运输专用发票”;○7依据相关要求与旅行社签订合同,明确权利义务关系;○8回国后,经办人办理报销手续。
3、2因公出国(境)——费用报销子流程流程图流程说明①出国(境)人员应在出国(境)返回后三天内办理报销手续。
由业务部门经办人填写《颍上县人民******费用报销审批单》,附上相应的国家外事局批件、《阜阳市人民******因公出国(境)费申请单》、护照(含签证、签注和出入境记录)复印件、核汇单和换汇水单、银行出具的《出境(国)用汇审批表》及整理后的相关票据;因公出国(境)票据要求餐饮服务业票据(餐饮票据开具单位应与因公出国(境)地点一致,餐饮票据开具时间应与因公出国(境)时间一致);住宿费票据(住宿费票据开具单位应与因公出国(境)地点一致,住宿费票据开具时间应与因公出国(境)时间一致);火车票、飞机票等(车票目的地应与因公出国(境)地点一致;车票时间应与因公出国(境)时间一致;车票上的姓名应与因公出国(境)人员一致);因公出国(境)的其他合规票据(出国人员在国外原则上不赠送礼品、不搞宴请。
确有必要赠送礼品的,必须按照节约、从简的原则,严格按照国家相关规定执行)。
②业务部门负责人对因公出国(境)费用进行审核后签字(在每张发票后需要有经办人的签字);③财务部门审核岗审核《颍上县人民******费用报销审批单》、《国外费用报销单》、《颍上县人民******因公出国(境)费申请单》、《因公出国(境)经费审核表》及整理后的相关票据;④财务部门负责人对因公出国(境)费用进行审批;⑤出纳会计根据发生的因公出国(境)费办理支付手续;⑥记账会计根据发生的因公出国(境)费用进行账务处理;⑦财务部门定期对各部门因公出国(境)费用支出进行信息公示;⑧单位应按照市财政相关要求,真实、完整、及时的公开年度因公出国(境)费用支出范围以及公务接待费支出预算财政拨款情况。
4、因公出国(境)经费使用的表单
4、1《颍上县人民******因公出国(境)任务和预算审批意见表》
4、2《颍上县人民******因公短期出国培训费用报销单》附件
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