01文件管理程序.docx
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01文件管理程序
1 目的
对公司各类文件予以管理,确保文件的起草、审批、发放、使用、保管、评审、更改、作废、处置等全过程受控。
2 适用范围
2.1 适用于公司内各类文件,主要包括:
形成文件的公司方针、各类目标与指标,管理手册,程序文件以及公司所使用的其它作业文件。
2.2 各种作业票、生产区出入门证等票证不适用本程序,由票证的主管部门统一规范管理。
2.3 工作场所设置的标识,如:
警示牌、标语、设备铭牌、油罐号、检修巡检挂牌、工艺介质走向、管线色标、工作图表以及操作室仪表控制板上的模拟流程图等不适用本程序,由主管部门统一规范管理。
2.4 公司形象标识管理所涉及的宣传品、广告、信封、名片、纸张、传真、包装品等不适用本程序,由宣传(统战)处统一规范管理。
2.5 作为技术资料、相关方信息资料等未加盖“受控”章的其它文件不适用本程序,应遵循专业管理要求。
3 术语和定义
3.1 文件
是公司的管理手册、程序文件、管理性文件、技术性文件、岗位说明书、记录格式、模板、外来文件、受控通知和公文等的统称。
3.2 受控文件
对文件的编写、审查、批准、发布、编目、标识、归档、使用、处理、更改等过程进行控制的文件,员工在工作中须以现行有效受控文件为依据,更改时须追溯更新。
3.3 非受控文件
非受控文件是供公司内部员工学习或提供给顾客、相关方参考的资料,内容虽与同版本受控文件一致,但不能作为执行和判定的依据,在文件更改后不进行追溯更新。
3.4 记录格式
记录格式是文件的一种类型,用于记录管理所需信息或数据的文件,对名称、编号、形式、填写栏目等做出的规定,有时也包含工作程序和要求。
记录格式大部分为空白表格。
3.5 记录
记录是在记录格式中填入内容后形成的文档,是对已完成活动或达到结果所做的记载,是阐明所取得结果或为所完成的活动提供证据的文件,包括原始记录和通过对原始记录进行初步整理、归纳,形成的台帐等。
3.6 模板
模板是在编制文件时所使用的基础样式,以确保编制的文件在样式上具有高度的一致性,宜采用WORD的文档模板(*.dot)形式发布。
3.7 管理手册
管理手册是用于阐述并规定公司全过程管理的范围、方针、目标、基本结构、职责、过程之间的相互作用等内容的纲领性文件。
3.8 程序文件
程序文件是指描述某些特定过程的文件,通常是针对管理手册某个过程的进一步阐述,或是针对某项复杂业务管理所作的概括性描述。
3.9 管理标准/管理性文件
指对公司内部需要协调统一的管理事项做出规定的文件,如管理手册、程序文件以及规章制度、管理标准等三级文件及相关记录等。
3.10 技术标准/技术性文件
指对需要协调统一的技术事项做出规定的文件,如采用的产品标准、试验方法、各类操作规程、检定(修)规程、工艺卡片、应急预案和相关记录等。
3.11 职责划分手册
职责划分手册是描述公司内部各部门归口管理职能和支持职能关系的文件。
3.12 工作标准/岗位说明书
工作标准是指为保障管理性文件、技术性文件得到有效实施,而对设定的机构与岗位的职责、人员基本技能、工作内容及要求与方法等做出具体规定的文件。
公司的工作标准即为岗位说明书。
岗位说明书是对公司岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、工作标准和考核评价内容等做出具体规定的文件。
3.13 外来文件
公司执行相关法律法规和其他要求的管理规定,识别来自公司外部的文件,其中直接采用的这类文件称为外来文件。
3.14 通知
用于布置工作,阶段性有效的规范性文件。
3.15 会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项,要求相关单位执行的规范性文件,经相应权限的与会领导签发。
3.16 受控公文
特指按受控要求分发管理的公司公文。
3.17 公司级文件
本程序所指公司级文件是指中国石油化工股份有限公司金陵分公司所发布的文件。
3.18 部门级文件
本程序所指部门级文件泛指公司内各部门(单位)(我未弄清楚它的定义(是否需要定义)。
它是指各职能部门和公司所属各二级单位和总称?
还是单指各运行部?
若是后者,以下定义还算正确,否则容易引起歧义)所发布的,仅适用于本部门(单位)内部的文件(是否可理解为安环处等部门以公司名义发布的文件为公司级文件,以部门名称发布的文件为部门级文件?
尽管这类文件不仅在本部门适用,也适用于公司范围?
)。
3.19 OA系统
OA是OfficeAutomation的缩写,指实现企业内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件。
本程序中特指“金陵石化办公自动化系统”。
3.20 一体化管理体系网站
是公司文件有效发布的唯一网上平台,发布地址由企业管理处及时通告周知。
4 职责
4.1 企业管理处是公司文件管理工作的主管部门。
负责制(修)订相关的文件管理规定、文件编制规范;负责文件的体系编号编制;负责组织制(修)订《管理手册》、《职责划分手册》、程序文件;负责审核各部门制(修)订的公司级管理性文件,并进行监督、检查、考核。
4.2 总经理(外事)办公室负责公司行政公文的归口管理以及上级下发的公文的传阅、归档管理,是公司各类公文最终归档部门。
4.3 党委办公室负责党内公文的归口管理以及上级下发的党内公文的传阅、归档管理。
4.4 公司纪委负责纪律检查类公文的归口管理以及上级下发的纪律检查类公文的传阅、归档管理。
4.5 公司工会办公室负责工会系统公文的归口管理以及上级工会组织下发公文的传阅、归档管理。
4.6 公司团委负责共青团系统公文的归口管理以及上级团组织下发公文的传阅、归档管理。
4.7 人力资源(组织)处负责组织编制和发布岗位说明书。
4.8 信息中心负责公司OA系统、一体化管理体系网站的维护、数据备份及系统的完善工作。
4.9 各部门、中心负责制(修)订和审核职责范围内的公司级管理性、技术性文件,并负责宣贯和监督执行;负责制(修)订本部门、中心职能范围内的记录格式;负责识别、发布、宣贯本部门、中心职能范围内的外来文件。
4.10 各运行部负责制(修)订和审核职责范围内的部门级管理性、技术性文件,并负责宣贯和监督执行;负责制(修)订本运行部专有的记录格式。
4.11 各部门(单位)负责本部门(单位)所使用的文件收集、整理、归档、保护,按程序进行处置,并编制本部门(单位)“受控文件清单”(文件清单包含的范围可能比较大,受控文件清单只包括各部门使用的涉及体系管理的必须受控的文件(也是外审时关心的文件),有可能比文件清单(包括受控及不受控文件)范围小。
)以备查。
5 工作程序
5.1 文件分类
5.1.1 按文件层次和类型划分
a)第一层次文件(T10):
管理体系手册(含管理方针)、目标和指标、职责划分手册。
(内控手册?
)
b)第二层次文件(T20):
程序文件。
(我认为职责划分手册等应划为第二层文件,按理说职责划分是体系策划的结果)
c)第三层次文件:
作业文件
——管理性文件(T30),包括规章制度(T31)和其他管理性文件(T32);
——技术性文件(T40);
——岗位说明书(T50);
——记录格式(T60);
——模板(T70);
——外来文件;
——受控通知;
——会议纪要;
——受控公文。
d)第四层次文件:
记录。
5.1.2 按属性划分,分为管理性文件、技术性文件和岗位说明书。
5.1.3 按来源划分,分为内部文件和外来文件。
5.1.4 按载体划分,分为电子版和纸质版两种形式,电子版受控文件需在一体化管理体系网站中发布。
5.1.5 按管理状态划分,分为“受控文件”和“非受控文件”两种。
5.2 文件标识
5.2.1 版本标识
a)文件有版本号时,以“版本/修改”标识,采用英文大写字母/阿拉伯数字,版本以英文大写字母A、B、C、D……表示,每换一版递进一个字母;修改次数用阿拉伯数字表示,从“0”开始,每更改一次递进一个数字;
b)文件无版本号时,以文件编号中“年代号”、“实施时间”标识。
5.2.2 受控标识
a)一体化管理体系网站上所发布的所有现行文件均为受控文件;
b)纸质版文件只有在加盖绿色“受控”章和发放流水号时,方可视为受控文件。
发放流水号从阿拉伯数字“1”开始按自然数顺序递增;
c)纸质版受控文件的复印件视为非受控文件;
d)纸质版文件受控管理:
——单行本文件。
在封面右上角加盖绿色“受控”印章和发放流水号;
——汇编本文件。
除在封面右上角盖绿色“受控”印章和发放流水号外,还须在目录页右上角盖绿色“受控”印章;如汇编本包含非受控文件时,应在目录页后加页标明汇编本中受控文件的名称和编号,并在加页的右上角加盖绿色“受控”印章。
;
——与体系管理有关的公文须受控管理。
5.2.3 保密标识
文件的保密标识执行《文件编写管理标准》(JLSH-T32.10.01.001.2011)。
(文件编号也是一种标识,编号规则是否应予说明?
是在《文件编写管理标准》中规定了吗?
是否应在此有所说明呢?
编号是否要满足总部企管部关于制度标准化改造的要求?
)
5.3 文件起草、会签、审核、批准和发布
5.3.1 文件起草
5.3.1.1 编写分工
a)企业管理处组织编写管理体系手册(含管理方针)、职责划分手册。
b)总经理办公室负责汇总年度目标和指标。
c)各部门、中心按业务“谁主管,谁负责”的原则,负责组织专业目标、程序文件、作业文件的编写。
d)各部门(单位)负责编写本单位使用的各类文件。
5.3.1.2 编写要求
a)载体要求:
公司制定的文件一律要有电子版文件。
b)格式要求:
文件的编写均要符合《文件编写管理标准》(JLSH-T32.10.01.001.2011)的要求,公文正文起草按照总经理(外事)办公室确定的规范。
5.3.1.3 起草人应把握文件内容的准确性、合理性及其专业法规要求的符合性;合理设置发放范围、正文属性和关联文件,明确文件的会签单位、审核人、批准人。
5.3.2 文件会签、审核和批准
5.3.2.1 文件审核前,应当经过会签。
文件起草后,由归口部门(单位)通过OA系统进行会签,涉密或有其他特殊要求的文件,以“办文稿纸”的形式进行书面会签。
5.3.2.2 文件中有涉及其他部门(单位)管理内容的,必须送会签;会签部门(单位)负责审核文件涉及本部门(单位)内容的准确性、合理性及其专业法规要求的符合性。
5.3.2.3 文件会签按照文件涉及部门(单位)——法律事务室——企业管理处的顺序进行。
5.3.2.4 凡涉及到使用法定计量单位的,必须经计量管理中心对法定计量单位使用的合法性进行审核。
5.3.2.5 法律事务室负责审核文件通用法律法规的符合性。
5.3.2.6 企业管理处负责审核:
a)职责划分的合理性;
b)文本格式的符合性;
c)与已发布文件的相容性和协调性;
d)与内部控制的符合性;
e)会签流程的合理性等内容。
5.3.2.7 归口部门应说明不同会签意见的处理情况及未采纳会签意见的理由,书面送审核时应如实附上所有会签意见。
5.3.2.8 审核人应审核文件内容准确性、合规性,确认文件内容、发放范围和关联文件设置的完整性。
5.3.2.9 批准人主要审核此前审批环节是否完成,审核会签意见的处置情况,确定文件是否可发布实施。
5.3.2.10 不同类别文件的起草部门、审核人、批准人的最低要求见表1。
表1
文件类型
起草部门
审核人
批准人
管理手册(T10)、年度目标和指标及职责划分手册
各部门(单位)
分管副总经理
总经理
程序文件(T20)
各部门、中心
部门主要负责人
分管副总经理
公司级管理性文件(T30)
各部门、中心
部门主要负责人
分管副总经理
公司级技术性文件(T40)
各部门、中心
部门主要负责人
分管副总经理
岗位说明书(T50)
人力资源(组织)处
人力资源(组织)处处长
总经理
公司级记录格式(T60)
各部门、中心
所属专业科长
部门主要负责人
部门级记录格式(T60)
各部门(单位)
所属专业科长
部门(单位)主要负责人
表1(续)
文件类型
起草部门
审核人
批准人
模板(T70)
各部门(单位)
所属专业科长
部门主要负责人
部门级文件
各单位
所属专业科长
部门主要负责人
通知
各部门(单位)
所属专业科长/部门(单位)主要负责人
部门(单位)主要负责人/分管副总经理
会议纪要
会议组织部门
所属专业科长/部门(单位)主要负责人或经其授权参加会议人员
部门(单位)主要负责人/分管副总经理
受控公文
起草、会签、审核、批准须执行公司公文管理规定,但须受控发布。
5.3.2.11 会签、审核、批准记录的管理
文件会签、审核、批准记录在OA系统按规定的程序进行并予保留存,不得删除、篡改。
书面办理会签、审核与批准的,相关记录按文件类型分别由总经理(外事)办公室、党委办公室、纪委、公司工会、公司团委留存。
5.3.3 文件的发布
5.3.3.1 文件发布前,由企业管理处在审核环节进行统一编号。
文件编号执行《文件编写管理标准》(JLSH-T32.10.01.001.2011)。
文件的文号由经理(外事)办公室、党委办公室、纪委、公司工会、公司团委分别统一编发。
(文件编号和文件文号是否对每个文件都是必须?
有何区别?
如何分别使用?
)
5.3.3.2 文件都应以电子版的形式在一体化管理体系网站中予以发布。
除必须以纸质版文件传阅的公文外,文件归口管理部门严格控制纸质版文件的发布。
如确需发布纸质版文件的,纸质版文件应与电子版完全一致。
5.3.3.3 不允许在一体化管理体系网站中发布的保密文件。
其具体内容可不在网站发布,但文件名及实施时间、评审周期等信息应录入网站,以确保及时评审其适宜性。
5.3.3.4 受控纸质版文件与一体化管理体系网站发布的文件同等有效,如纸质版文件与一体化管理体系网站发布的文件不一致时,以一体化管理体系网站发布的为准(保密文件只有纸质版,无所谓与电子版不一致!
可以删除)。
5.4 文件发放、收文、传阅、保管、借阅和移交
5.4.1 人员设置
各部门(单位)应设专职或兼职文件管理员(OA系统收发文管理员),负责本部门(单位)的文件发放、收文、传阅、保管、借阅和移交。
5.4.2 文件发放和收文
5.4.2.1 文件获批准发放后,由企业管理处负责上传至一体化管理体系网站。
5.4.2.2 当OA系统发放和一体化管理体系网站发布不能满足管理要求时,应遵循以下规则另行发放纸质版文件:
a)纸质版文件发放数量应从严控制,纸质版文件应与一体化管理体系网站中文件版本一致;
b)对操作规程(含检验方法标准、检定规程等)、应急预案等有特殊要求的文件,即使所发放岗位可在一体化管理体系网站中查阅,文件归口单位仍应按要求的范围发放规定的纸质版受控文件。
具体范围及文件名称见附录A;
c)某些工作场合需要使用受控文件而一体化管理体系网站不能覆盖时,应发放纸质版受控文件;
d)除附录A中规定必须发放的纸质版受控文件外,文件归口部门认为某些受控文件须发放纸质版文件至场所时,可发放纸质版受控文件至规定的场所。
纸质文件发放范围仅限于文件执行及管理的部门(单位),与文件执行与管理无关的部门(单位)一律不得列入发放范围。
纸质版受控文件发放时,由文件归口部门组织发放。
文件发放部门应在文件上加盖“受控”标识,编制发放流水号,填写“文件发放/接收登记表”,报部门主管领导批准后发放。
接收单位应在“文件发放/接收登记表”上签收。
“文件发放/接收登记表”由文件发放部门留存;
e)考虑实际工作需要,其它未强制要求发放纸质版受控的文件,使用部门(单位)认为有必要发放纸质版受控文件到场所时,使用单位应将相应文件打印/复印后,在文件上加盖绿色“受控”标识并起草本单位发放编号,填写“文件发放/接收登记表”报部门(单位)主要负责人批准后发放。
5.4.2.3 接收通过OA系统发放的文件无须填报“文件发放/接收登记表”,但应在OA系统中保留签收记录。
收文部门(单位)认为有必要转发纸质文件时应按本程序5.4.2.2条控制。
5.4.3 文件传阅、保管、借阅和移交
5.4.3.1 文件须强制传阅的,文件传阅人员仅限于文件执行与检查的岗位与人员,不得漏传、滥传。
各部门(单位)收文后,应准确识别文件传阅对象,通过OA系统进行传阅或填写“文件传阅单”进行纸质文件传阅。
传阅纸质文件的,应经部门(单位)负责人同意,传阅人员需在“文件传阅单”上签名,文件传阅单由文件管理员留存。
5.4.3.2 纸质版受控文件由文件管理员妥善保管(有的可能由文件持有人保管,如发放给检验、检定人员使用的标准、规程等!
),确保文件内容的完整性,不得随意处置、不得擅自涂改、人为损坏、外带或送人。
文件管理员应按发文部门分设专用文件夹,建立“卷内目录”,并在文件传阅后及时入夹归档。
5.4.3.3 纸质版文件借阅,应填写“文件借阅登记表”,由出借单位负责人进行借阅审批。
一体化管理体系网站用户可在“网站”中查阅公开文件,一体化管理体系网站中非公开文件只有相应权限的人员才能查阅。
5.4.3.4 纸质版文件破损或遗失后,该文件持有单位或个人应向原发放单位申请补发,发放单位核实后应予以补发,收回破损文件,补发文件须申领新发放流水号,并在“文件发放/接收登记表”的“备注”中注明申领原因和作废的发放流水号。
5.4.3.5 因人员变更等原因,变更人员应将本岗位所持有的纸质版受控文件移交给接替其工作的人员或本部门(单位)文件管理员,接替人员应逐个阅读相关文件。
5.5 文件评审
5.5.1 文件归口部门负责组织对文件的评审,评审周期不超过3年。
操作法等特殊技术性文件经技术质量处确认后可适当延长,但最多不超过5年。
超过强制评审周期未评审的文件,文件自动失效。
5.5.2 在强制评审期内,文件归口部门应组织文件评审,评审文件对公司组织结构、产品、工作流程、法律法规等内容的适宜性。
评审方式有两种,即会议评审和会签评审。
会议评审由文件归口部门组织相关部门(单位)开会讨论文件是否持续适用,并形成评审结论;会签评审则依据文件的原审批程序重新进行会签、审批,会签、审批人员应依据文件实施情况提出评审建议,由文件归口部门按照评审建议形成评审意见。
评审意见可为“有效”、“修订”和“废止”,根据评审意见执行下一流程。
5.6 文件修订
5.6.1 文件经评审确认为“修订”或文件实际使用过程中不符合生产管理实际时,文件的归口部门应组织修订。
5.6.2 文件执行部门(单位)要求修订文件时,应填写“文件更改申请表”,说明修订原因,申请重大修订时(如产品技术参数、原材料等)应附上充分的证据,由申请单位领导签名确认后报送文件的归口部门,归口部门须在5个工作日内反馈意见,同意修订时,由文件的归口部门组织修订。
5.6.3 文件仅作少量且又不涉及关键内容的修订称为修改。
文件修改执行本程序5.3条的规定,按原审批程序进行,并按原发放范围发放新修改的文件或“文件修改标识页”。
采用“文件修改标识页”修订时,收文单位签收后应将“文件修改标识页”置于原文件首页,并对原文件被更改的条款号划删除线标识;新增条款号应在“文件修改标识页”的“备注”中注明。
文件修改稿的电子版由企业管理处统一在一体化管理体系网站上重新发布,原文件注明“失效”。
5.6.4 当发生下列情况时,文件应当换版:
a)当文件经多次更改或更改篇幅大且不易阅读或涉及关键内容时;
b)当机构职责或管理流程发生重大调整时;
c)当主要依据的法律法规和其他要求发生重大变化时。
5.6.5 不同方式的修订要求如表2:
表2
修订方式
编号-年代号
起草人
审批人
版本
修订状态
批准日期
实施日期
修改
不调整
不调整
不调整
不调整
调整
调整
调整
换版
调整
调整
调整
调整
调整
调整
调整
5.7 文件失效、作废和销毁
5.7.1 文件失效有两种情形,一是文件在修订后,其旧版文件自动失效;二是时效性文件的自动失效。
有具体使用期限的文件(如:
月/季/年度计划、合同质量指标、开/停工方案、阶段性工作安排等),超过规定期限或工作结束即自行失效,可不回收(由使用单位按照公司保密规定处置);纸质版时效性文件须在文中表明有效期。
但需要留作证据的时效性文件(如内审、管理评审计划等)由企业管理处(不可能都是由企管处保管(生产计划、采购计划等),应视文件的类属由相应的部门)统一保管。
5.7.2 文件的作废由该文件的归口部门办理,归口部门提出文件作废申请,注明作废理由,按照文件原审批流程办理作废手续。
5.7.3 文件失效、作废后的处置
5.7.3.1 电子版文件在失效、作废后,应在一体化管理体系网站中应标注其失效或废止的状态。
5.7.3.2 纸质版文件的要求如下:
a)文件归口部门填写“文件作废登记表”,并按“文件发放/接收登记表”的发放范围书面通知收文部门(单位);
b)失效、作废纸质版文件由收文部门(单位)撤离使用场合,并返还文件发放部门。
文件发放部门在“文件发放/接收登记表”中注明回收情况,对回收文件交总经理(外事)办公室销毁或另行存放。
另行存放应在正文左上角和封面上加盖红色“作废”印章,汇编本应在封面和目录处加盖红色“作废”印章,需作资料保留的则在封面左上角还需加盖红色“保留”印章。
各部门(单位)应及时清理主管范围内的失效作废文件。
5.8 外来文件管理
5.8.1 总经理(外事)办公室收到纸质版外来文件需先进行登记,由办公室主任批转分管副总经理及相关部门,通过OA系统进行传阅,传阅部门按业务“谁主管,谁负责”的原则确定是否受控采用,如需受控应在OA系统上会签意见中注明“受控采用”,由决定受控采用的部门转化为电子版文件,交总经理(外事)办公室转企业管理处进行上传发布。
5.8.2 其他部门(单位)收到或收集的外来文件,转总经理(外事)办公室处理。
5.8.3 外来文件的识别管理执行《法律法规及其他要求、合规性评价管理程序》(未列入支持性文件!
)。
5.8.4 外来文件发放、标识、作废、回收执行本程序相关规定
5.8.5 外来文件发布时应符合以下要求。
a)外来文件应上传至一体化管理体系网站;
b)纸质版标准、法规类外来文件应扫描为PDF格式文档;
c)电子版标准、法规类外来文件必须与上级部门发布纸质版相同,并转化PDF格式文档;标准、法规类外来文件未发布纸质版的,标准应符合《标准化工作导则第1部分标准的结构和编写规则》(GB/T1.1-2009)要求,法规应按照使用“法律法规模板”(JLSH-T70.10.00.016.2011),编辑为WORD格式文档;
d)顾客提供的资料,如有必要在公司一体化管理体系网站中发布时,纸质版的应扫描为PDF格式,电子版应参照本条款c)项法规格式予以规范。
5.9 特殊文件控制
5.9.1 有固定格式且内容经常发生变化的文件(如:
调度令等),应由主管部门负责编制文件格式模板,各使用单位在应用模板编制文件时,其编号、审核、批准、发放、作废等要求均执行本程序规定。
5.9.2 通知、纪要、公文等文件,如具有长期性、普遍性约束力的内容和要求时,相关内容应在12个月内转换为相关管理性文件
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