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提交材料PDF格式制作说明
提职材料包括:
∙身份证明
提供身份证扫描件。
∙学历学位证明(毕业、学位证书)
提供大专以上的所有学历、学位证书扫描件(一页排列两个证书)。
国外学历需上传教育部的学历认证证明。
∙资历证明
提供职称证。
∙教师资格
提供教师资格证书扫描件。
∙与岗位相关的其他证书
提供与岗位相关的其他证书扫描件。
制作说明:
所有申报材料需扫描为jpg图片,然后插入到各项材料对应的位置。
所有材料插入完成后更新目录页中的页数信息。
最后须将完成的申报材料转换成pdf格式,大小不超过50M.
Word转换pdf的方法:
∙下载安装AdobeAcrobat;注:
仅安装Acrobatreader不能实现pdf的转换。
∙在word文件中点击文件à打印à打印机选择AdobePDFà打印à设置生成pdf文件位置和生成pdf文件名称à确定
国家档案局发布
20xx-xx-xx实施
20xx-xx-xx发布
数字档案馆可信数字资源长期保存需求规范
Long-TermPreservationRequirementsSpecificationOfTrustworthyDigitalArchives
(征求意见稿)
DA/T××××—20XX
DA
中华人民共和国档案行业标准
ICS
备案号:
dina
目次
数字档案馆可信数字资源长期保存需求规范1
1范围1
2规范性引用文件1
4.3财政保障6
前言
本标准由中国人民大学信息资源管理学院提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位:
中国人民大学信息资源管理学院。
本标准主要起草人:
引言
本标准目的是确定在数字档案馆或其他具有档案信息长期保存职能的系统对于数字资源进行长期保存的综合管理需求规范,以保证这些资源能在系统环境频繁变化的情况下进行可信的、长期的保存,维护数字档案信息的真实、完整、可用和安全。
本标准涉及的数字档案馆长期保存需求内容主要关注系统的总体管理要求、功能架构要求、数字信息结构要求以及长期保存策略等方面。
本标准内容将提供我国数字档案馆或类似数字仓储系统的建设指南,并可用于此类系统的认证管理,从而提供可信赖的各种数字服务,是保证未来档案馆社会可信度的基本规范。
数字档案馆可信数字资源长期保存需求规范
范围
本标准明确了数字档案馆或其他具有档案信息长期保存职能的系统对于数字资源进行长期保存的综合管理需求规范,以保证这些资源能在系统环境频繁变化的情况下保持其真实、完整、可用和安全。
本标准适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织数字档案信息系统。
规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
GB/T23286.1-2009文献管理长期保存的电子文档文件格式第一部分:
PDF1.4(PDF/A-1)的使用
GB/T26162.1-2010文件管理第1部分通则
GB/T26163.1-2010信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分:
原则
GB/Z23283-2009基于文件的电子信息的长期保存
GB17859-1999计算机信息系统安全保护等级划分准则
GB/T22081-2008信息技术安全技术信息安全管理实用规则
DA/T1-2000档案工作基本术语
DA/T13-1994档号编制规则
DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范
DA/T18-1999档案著录规则
DA/T22-2000归档文件整理规则
DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范
DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案
DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求
DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范
ISO14721:
2012空间数据和信息传输系统开放档案信息系统参考模型(Spacedataandinformationtransfersystems-Openarchivalinformationsystem-Referencemodel)
ISO/TS23081-2:
2007信息与文献文件管理过程文件元数据第2部分概念与实施(Informationanddocumentation-Recordsmanagementprocesses-Metadataforrecords-Part2:
Conceptualandimplementationissues)
ISO16363-2012空间数据和信息传输系统可信数字仓储的审核与认证(Spacedataandinformationtransfersystems.Auditandcertificationoftrustworthydigitalrepositories)
术语和定义
GB/T18894-2002和GB/T26162.1-2010界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
长期long-term
信息在馆藏中保存的一段足够长的时间,这一时间可以延伸到不确定的未来。
该过程需要考虑支持新载体和新数据格式,以及用户对象的变化对于馆藏信息资源的影响。
[ISO14721:
2003]
长期保存long-termpreservation
为长期维护信息的正确性和可独立理解性而产生的一系列保管行为。
可信trustworthy
文件的准确性、可靠性和真实性。
[interpares]
数字档案馆digitalarchives
数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理、利用,提供数字档案信息长期保存服务的,包括人员、系统、规范等要素在内的综合体。
数字档案馆是一类可信数字仓储系统。
开放档案信息系统openarchivalinformationsystem(OAIS)
一个由人和系统组成的档案馆,它的职责是保存信息并向指定的用户提供利用。
信息包informationpackage
内容信息和有助于保存内容信息的保存描述信息(PDI)。
信息包含有相关的封装信息,用于界定并识别内容信息和保存描述信息。
提交信息包submissioninformationpackage(SIP)
由生产者提交给OAIS的信息包,用于一个或更多的档案信息包(AIP)的构建。
档案信息包archivalinformationpackage(AIP)
OAIS中保存的信息包,它包括了内容信息和相关的保存描述信息(PDI)。
分发信息包disseminationinformationpackage(DIP)
由用户接收的信息包,它来自一个或更多的档案信息包(AIP),是OAIS对用户的请求给予的回复。
内容信息contentinformation
是一组作为最初保存目标的信息,它由内容数据对象和相应的表征信息构成。
数字对象digitalobject
由一组比特序列所组成的对象。
保存描述信息preservationdescriptioninformation(PDI)
恰当保存内容信息所必需的信息,它可以分成:
来源信息、参考信息、固化信息和背景信息。
来源信息provenanceinformation
证明内容信息历史的信息。
这一信息表明了内容信息的来源、变化和保管者历史。
例如,记录数据的主要调查人员以及与存储、管理和迁移有关的信息就属于来源信息。
参考信息referenceinformation
识别“内容信息”的信息,并且在必要的情况下提供内容信息的标识符机制。
它也提供标识符,供外界系统查考特定的内容信息。
例如,一个国际标准书号就是一种参考信息。
固化信息fixityinformation
一种提供鉴定机制和鉴定结果的信息,以杜绝内容信息对象被非法篡改。
例如,一份文件的循环冗余检测代码就是一种固化信息。
背景信息contextinformation
证明内容和它的环境之间关系的信息。
这包括:
内容信息创建原因,它与其它内容信息对象的关系如何。
表征信息representationinformation
将数据对象定义成富有意义的概念的信息。
如:
ASCII的定义,它描述了一串比特(数据对象)是如何定义成一个符号的。
封装encapsulation
封装是将电子文件以及有关的元数据以信息包形式保存起来的方法。
仿真emulation
仿真就是在新的系统环境下重建一个兼容原始数据、设备及其管理系统的运行环境,使得原来的数据、设备和系统能在现行的软硬件系统上运行。
迁移migration
迁移是随技术变化定义转换数据的一种处理过程,可使数据从某一硬件或软件配置向目标硬件或软件配置转换。
组织因素
职能声明与业务连续性保障。
1.档案馆应在有关的法律、法规、政策中声明其对数字档案信息长期保存、管理和存取利用的职责。
2.档案馆应保障数字档案信息的可持续管理,防止业务中断或停止,制定必要的代管安排,有效降低法律环境、社会环境、技术环境、行政管辖权、经费资助规模的变动对数字档案信息长期保存的影响。
组织机构与人员设置
1.档案馆应根据数字档案信息长期保存的需要设置内部岗位,明确各自的目标、分工和流程,并配备适当的专职人员,合理进行资源配置。
2.档案馆应根据数字档案信息长期管理需要规划人力资源,包括制定人事计划、部门人员需求说明、人员能力框架和培训规划,并根据组织结构进行人员角色设定、岗位职责和发展前景的说明。
3.档案馆应提供满足数字档案信息长期管理需要的工作人员,其数量和能力结构应支撑职能需要。
工作人员应具备档案管理、系统管理、利用审核等技能。
4.档案馆应向工作人员提供持续的继续教育机会,拓展技能和专长,以满足应对数字档案长期保存的技术发展、法律环境变化的需要。
财政保障
1.档案馆应具备长期保存数字档案信息的财政基础,确保业务持续发展所需的资金充足、来源合法、审批合规。
由国家拨款的档案馆应在有关文件中说明资金来源和规模。
2.档案馆应按照相关财务规定,对数字档案信息长期保存工作中的财务活动进行持续管理,宜具备完整、合规的财务计划,财务活动应符合相关标准和准则,各类财务收支项目记录详细准确、可追溯核对。
3.档案馆应对数字档案信息通过服务、第三方合作、授权等形成的财政收入进行说明和公示。
总体管理要求
业务连续性计划
1.档案馆应提供对数字档案信息长期保存的成文的、合理的长远业务规划(包括五年规划、年度计划等形式),确保业务可持续发展,且定期对规划进行修订和调整完善。
2.档案馆应预测可能影响数字档案信息长期保存的风险和突发因素,并制定应急预案。
3.档案馆应制作数字档案信息的备份,确定其备份管理机制。
4.档案馆之间宜开展协议互助,共同支撑数字档案信息长期保存业务连续性,以规避政治、经济、社会、灾害等各方面的可能的负面影响。
业务流程管理
档案馆应明确其保管范围内的数字对象,明确必要的业务流程和环节,并遵从相应的业务规范。
宜根据保管对象对业务流程进行区分,识别业务节点,进行业务描述,实行业务流程标准化管理等。
风险管理控制
1.档案馆应针对数字档案信息进行风险管理,包括识别风险要素、制定风险管理计划和应急管理方案等。
2.档案馆要不间断进行风险监控,要对技术、管理带来的风险进行区分,识别潜在的威胁,如介质故障、硬件故障、软件故障、自然灾害、机构撤销或合并等。
3.档案馆应根据不同的风险采取适当的应对措施,宜综合采取管理和技术的措施来应对,并根据环境和要求的变化进行策略调整。
质量管理
档案馆宜建立合适的质量管理政策(或体系),以确保数字档案长期保存目标的实现。
质量管理政策应能说明质量管理的目标和原则,包括长期保存的质量要求、质量管理程序以及质量管理记录。
质量要求是针对不同的功能、模块和保管对象的;质量管理程序要按照业务职能进行区分,划归不同的业务板块,存在交互的,对彼此的相互关联进行说明。
质量管理应具备完善的记录模板,质量管理要求应与管理程序、管理记录之间一一对应,确保每一套质量管理程序能够实现相应的管理要求,管理记录能够证明质量管理目标得到实现,质量管理程序符合政策要求。
质量管理记录应妥善保管,记录行为应不受人工干预,查看记录应通过审核与授权程序。
合同许可义务
档案馆应在有关协议中明确与数字档案信息长期保存有关的术语、角色、责任等内容。
协议应包含档案馆与数字档案内容拥有者(如立档单位、捐赠者等)、数字档案服务提供者(如软件开发商、信息中介、系统维护方)之间的协定。
相关协议及其实施方案应能通过第三方审计,以便对风险和责任进行评估。
档案馆对数字档案信息对象的收集、移交和利用应遵从相关法律法规要求。
应制定相关的协议或方案,保护立档单位、捐赠者以及相关个人(涉及到有关个人的数据时)的合法利益。
档案馆应与数字档案生成者针对移交对象的范围、属性、相关利用范围和条件签订协议,对所涉及的知识产权和所有权转移作出说明。
此后如出现受协议限制不便对用户提供利用的,则应作出解释。
数字档案信息涉及的系统和相关技术、设备应符合档案保管的要求,涉密信息应满足保密领域的规范要求。
档案馆应确保与长期保存对象相关的操作和处置行为应在获得授权后进行,,确保这些行为符合相关协议的规定,遵从相关法律法规要求。
档案馆应以正式或非正式协议的方式,与数字档案信息提供者共同确认移交范围、利用条件、档案馆的保存权利和义务,以及涉及知识产权、隐私保护方面的约定。
如可通过协议确认数字档案对象的所有权、使用权、销毁条件、安全等级、信息包定义、移交时间、范围和介质等事项。
文档管理
档案馆应对与数字档案管理相关的职能、程序、软硬件及长期保存策略变化过程予以记录。
档案馆应对数字档案信息的核心管理活动、系统设置及其变化情况进行记录,应能说明长期保存业务的实现符合法律法规、协议规定的要求,应能确保业务的透明性和可回溯性。
数字档案馆的活动记录应能说明所收集、长期保存的数字对象完整性及其变化情况,特别是在接收保存、提供利用前后的完整性变化,应能通过文档记录得以证实。
用户与利用管理
档案馆应对提供利用的过程以及目标用户进行预测、跟踪和管理,确保长期保存对象的可理解性和可用性。
档案馆应明确其主要用户群体,了解用户的认知基础、基本操作技能和所使用的技术设备情况,以便有效开展利用服务。
档案馆宜根据所掌握情况对用户进行必要分类,提供查询帮助和利用服务,确保某一特定类别的用户能够表达需求、得到所需数字对象并能够使用、理解对象内容。
数字档案管理功能
数字档案馆长期保存系统建设应遵从OAIS参考模型,包括其基本的功能模型和信息模型。
接收管理
签订移交协议
档案馆与移交单位应就数字档案对象的移交事务进行协商,并签订移交协议。
移交协议应明确移交范围、移交对象、移交途径、利用限制,确立双方的信息沟通与反馈机制,确保移交过程中出现的问题能够及时解决。
档案馆宜对移交协议进行专项管理。
对经常性、定期的移交行为制定长期通用的移交协议,也可针对每一次移交行为的签订具体的移交协议。
移交协议可作为移交接收过程中信息沟通的记录,移交协议的履行表示确认对象已由档案馆接收。
接收数字档案对象
档案馆接收数字档案信息应基于明确的标准,如制定接收范围标准、选择标准、质量评价标准等,以识别并确认进入系统的数字档案信息。
档案馆应具备验证所有数字档案信息来源的机制。
包括但不限于移交协议、寄存协议、赠予证书、适当的技术手段、处理程序等。
档案馆应与数字档案信息提供者就数字对象的关键属性达成共识。
这些协议能便于移交过程自动化,也是对数字对象进行质量检查的基础。
包括:
确定数字档案对象的移交形式。
一般要求采用SIP包形式提交,即采用基于XML的封装方式将元数据与数字档案原文一起提交。
对于难以封装的对象,可采取数字档案原文与元数据清单分别移交的方式,但应维持二者之间的关联关系。
确定数字档案对象的移交途径。
数字档案对象可以通过电子方式进行移交(如FTP),或者通过离线方式(如移动硬盘、光盘)移交。
确定数字档案对象的移交时间。
按照《电子档案移交与管理办法》(送审稿)的规定,档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交,具体移交时间由各级档案行政管理部门确定。
数字档案对象的元数据的具体要求应遵从DA/T46等相关规范,明确哪些关键属性对长期保存有意义,与移交单位共同确定长期保存有关的元数据,以期在技术可行性、可验证性、长期保存成本与特定用户群体的需求之间达成平衡。
档案馆应得到数字对象长期保存所需的充分的实体控制。
即必须获得所有数字对象信息的完全控制,而非逻辑链接(即未真正包含数字对象)。
档案馆应能不受限地处理数字对象。
原有数字档案对象可能因为商业或法律原因包含限制其使用的技术,但对数字对象的长期保存而言,所有在利用上的技术限制必须在向档案馆提交数字对象前解除。
如不允许内部设置禁止对象的复制、打印或保存;采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交;压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。
移交验证
档案馆应明确长期保存数字对象的推荐格式,可在遵从DA/T47的基础上,确定数字档案对象的移交格式、长期保存格式、利用格式。
并列入与移交单位制定的移交协议中。
档案馆应具备格式验证机制,检查移交的数字对象格式是否符合要求,如格式不符,需要移交单位进行调整和转换,并再次提交。
档案馆应支持验证数字档案信息的真实性。
档案馆应综合应用移交协议、业务流程和运作程序,确保数字档案对象的来源真实。
档案馆应就移交数字档案对象所展示信息与移交单位所描述的信息进行对比,验证对象的准确性。
包括接收对象的内容、格式与对象描述信息的一致程度。
档案馆应采用技术手段,如CA证书、时间戳技术等,验证数字档案内容信息与移交传输之前一致。
档案馆应采取管理和技术上的措施来保证移交数字对象的完整性。
接收双方可对移交对象的完整性进行事先约定。
档案馆应验证移交单位的移交范围完整性,可通过比对移交清单来进行。
档案馆应进行移交对象的完整性检查,特别对于组合文件和复合文件应检查其组成文档是否完整,如网页文件、带附件的电子邮件通常被视为组合文件;同一问题的请示与批复文件应作为一个复合文件处理。
档案馆应检查移交对象的元数据是否提交。
档案馆宜提供格式验证、真实性验证、完整性验证的程序标准和必要的工具,尽量避免人工验证。
过程管理
档案馆应对移交全过程进行管理控制,确定移交过程中的关键节点,对关键节点的行为进行监控和记录。
关键节点可以包括但不限于:
接收移交对象、格式验证、真实性验证、完整性验证、元数据审核与提取完成等。
档案馆应建立移交过程错误提醒和处置机制,针对不符合验证要求的移交行为,可采取简单报错、中止流程、拒绝移交、重新移交直至满足验证要求等措施。
错误信息可采取错误提醒信息、发送错误信息报告等形式。
移交完成后,档案馆应提供移交成功的确认单。
档案馆应记录所有提交信息包(SIP)的最终处置结果,如果SIP未转化为AIP,必须说明其原因。
形成AIP
数字档案信息在系统中应以档案信息包(AIP)的形式存在,即将数字对象与其元数据以物理或逻辑封装的形式表达。
其中AIP的格式宜遵从DA/T48的封装规范,符合档案馆内部的数据格式和标准的要求。
这可能涉及到文件格式转换、表征信息的转换或者内容信息重组。
定义AIP信息包规范
档案馆应提供馆藏数字档案AIP的可识别的、书面的规范定义,或者声明遵从的规范。
对AIP的定义应包括AIP的结构、数据文件的归档格式,以及与长期保存相关的元数据。
档案馆应规定AIP包的基本结构,说明包内各要素的组合与关联的结构。
规范的AIP由数据对象、表征信息(通常指格式要素)、保存描述信息(固化信息、参考信息、背景信息、来源信息)等构成。
档案馆宜遵从DA/T47,对归档数据对象选择合适的归档格式,便于维护数字档案的长期可读,也便于日后可能进行的转换、迁移和仿真。
AIP信息包规范应提供相应的元数据方案,可参照DA/T46,明确各元数据项的定义说明、赋值规则等。
AIP信息包元数据规范需要关注其保存描述信息。
通过固化信息确保内容信息不被损坏,通过参考信息确保信息包可被发现,通过来源和背景信息确保内容信息可被理解。
这些长期保存元数据的数量和范围可参考目标用户的意见,或参考现有的国际国内标准提出。
AIP信息包元数据规范应在技术方面(即表征信息)对数字对象进行描述,以保障数字档案对象的可读性,并控制保存措施。
AIP信息包规范应确保元数据与内容信息的永久关联,通常采用封装的技术方案。
对于提交对象是SIP形式的,档案馆需要提供将SIP转变为AIP的规程和过程记录,转换过程可能包括格式的转变。
档案馆可根据长期保存的管理需要对数字档案对象的AIP进行分类管理,尤其是对存储大量不同对象类型的档案馆,需要对其保存的不同AIP类进行定义,并保持不同类型档案AIP和其定义之间的持久链接,便于AIP的持久解析。
唯一标识符管理
档案馆应提供AIP信息包唯一标识符的命名规则。
唯一标识符所对应的对象是AIP,而不是信息包的组成要素或构成文件。
唯一标识符的读取需要完整可靠的解析服务系统,以便能够理解标识符的含义并定位发现对应的信息包。
保证与AIP相关的行为能在时间变迁、系统更迭和存储变化的情况下仍可追踪。
AIP唯一标识符应是唯一的、长期可用、可识读的。
AIP标识符主要用于对象管理而非对象的利用,因此它必须对管理人员和审计人员可用,但未必对最终用户可见或是成为数字对象利用的主要方式。
档案馆应规范唯一标识符的构成规则。
档案馆可以适当选用已有的档号、题名、编码等要素进行转化和改造,形成符合长期保存要求和满足对象迅速定位的需要的标识符。
档案馆应维护唯一标识符与数字对象的对应关系,还要维护唯一标识符和其他识别工具,如档号的关联。
唯一标识符应具备成文的、可追溯的管理记录,说明标识符如何构成和分配、如何调整变更,确保标识符的唯一性。
如果捕获之前唯一标识符已经与SIP相关联,仓储要以一种可以维护其与最终归档对象关联(AIP)的方式永久保存该标识符。
当一个AIP由多个计算机文档组成,或是一份计算机文档包括多个AIP时,数字档案馆应当说明AIP标识符和计算机文档名之间的对应关系。
AIP制作
∙档案馆应对接收的数字档案进行必要的格式转换。
如档案馆与移交单位并未提前就移交长期保存格式存在的对象进行协商,则需在移交后对移交对象进行长期保存格式转换,确保数字对象符合长期保存需要,如转换成PDF/A。
∙档案馆应支持以封装形式关联AIP内数据对象和元数据,封装后的信息包可被系统识别管理,支持自描述。
∙档案馆宜根据馆藏数字档案的具体情况采取物理封装和逻辑封装的方式。
物理封装是指采用XML等方式,通过特定编码形式形成AIP的形式。
逻
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