供应商管理数据维护.docx

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供应商管理数据维护

流程简述

供应商管理数据包括采购框架协议、采购信息记录和货源清单，因此供应商管理数据的维护流程包括：

采购框架协议维护流程、采购信息记录维护流程和货源清单的维护流程。

比亚迪公司采购框架协议的维护由采购部门负责，它包括以下两个流程：

采购框架协议的创建流程；

采购框架协议的修改流程。

比亚迪公司采购信息记录的维护由采购部门负责，它包括以下两个流程：

采购信息记录的创建流程；

采购信息记录的修改流程。

比亚迪公司货源清单维护由采购部负责。

相关定义

框架协议：

框架协议是指与某种物料的供应商签订的一个长期的采购-供货合同。

框架协议中规定了采购的单价、总的数量及有效期限等。

采购信息记录：

采购信息记录是用来记录某种指定的物料与某一供应此物料的供应商之间简明的采购信息的。

采购信息记录能使采购员迅速的确定哪些物料曾经在某指定的供应商处采购过，或者是哪些供应商曾经供应过某种指定的物料。

采购信息记录中的数据能作为默认值带入采购订单中。

货源清单：

货源清单是用来指定某一段时期内某物料供应的可能来源，同时它还也指出了在这段时期内此物料能通过某个给出的供应商或在某个确定的长期采购协议下进行定购。

已维护货源清单的物料，SAP系统能自动选择供应商。

期望/功能/特别考虑:

∙在创建采购订单时能通过采购信息记录自动带出采购价格，采购员不能对带出的采购价格进行更改，必须先通过采购信息记录修改流程修改后创建采购订单。

∙对于生产性物料必须得通过维护系统中的货源清单后进行采购（特殊情况只能由采购经理对未维护货源清单的供应商进行采购）。

相关的规则和政策改变:

∙创建采购框架协议前必须先将框架协议的价格在采购信息记录中维护，再由采购信息记录中带出采购价格，采购框架协议由采购部专人在SAP系统中维护。

∙采购信息记录记载了某物料与其单个供应商间所有的采购历史价格，并可查询相应的采购订单。

∙采购信息记录由采购部专人在SAP系统中维护。

∙货源清单由采购部专人在SAP系统中维护。

∙在SAP系统中，货源清单的级别高于采购信息记录，系统中自动选择供应商时优先考虑货源清单中维护的数据。

风险控制

∙必须及时更新货源清单信息，否则在系统中下采购订单指定供应商时易出错。

∙必须及时更新采购信息记录中的价格，否则在系统中下采购订单时仍会将上一次维护的价格带入，如未及时发现，则可能引起采购价格出错。

使用频率

∙低

权限控制:

公司采购科专人具有创建及修改其相应采购框架协议的权限；

公司采购科专人具有创建及修改其相应采购信息记录的权限；

公司采购科专人具有维护其相应采购货源清单的权限。

公司采购人员只具有显示（查看）采购框架协议、采购信息记录、货源清单的权限。

相关的程序开发:

接口,数据转换,SAPScript,报表,或者功能增强

描述

复杂程度

优先级

无特殊需求

参与的部门负责人和用户

参与的部门

采购组织结构

精密制造物料部

O

精密制造采购部

O

负责人：

O

参与人：

X

版本控制

版本号

作者

日期

描述

原因

01

姚笛

09-01-2002

创建

BPD创建。

业务流程步骤:

1．采购框架协议维护流程

1．1采购框架协议创建流程

步骤

用户

系统

事务

描述

下一步

1

采购员

Non-SAP

填写创建申请表

并提供相关资料

采购员根据与供应商的业务洽谈结果，将采购框架协议的相关信息填入申请表，并附上相关资料。

2

2

采购经理

Non-SAP

审批

采购经理根据采购员提供的资料，审阅创建申请表中的内容并检查申请表中数据。

采购经理批准签字。

3

3

采购部专人

Non-SAP

确定是否要

修改信息记录

采购部专人在SAP系统中查看并确定是否要修改供应商信息记录。

如需修改则进行采购信息记录修改流程后再至下步操作。

如不需修改则进行下步操作。

4

4

采购部专人

SAP

创建采购框架协议

并打印

采购部专人在SAP系统中创建采购框架协议并打印出来。

5

5

采购部专人

Non-SAP

核对输入是否正确

采购部专人将打印出的采购框架协议与创建申请表中数据核对。

如果输入有误，则进入系统中修改并打印直至核对无误。

如输入无误，则进行下一步操作。

6

6

采购部专人

Non-SAP

与创建申请表一并存档

采购部专人将打印出的采购框架协议及其创建申请表一并存档。

7

7

采购部专人

Non-SAP

通知采购员

采购部专人通知相应的采购员采购框架协议已创建。

END

1．2采购框架协议修改流程

步骤

用户

系统

事务

描述

下一步

1

采购员

Non-SAP

填写修改申请表

并提供相关资料

采购员根据与供应商的业务洽谈结果，将需要修改的采购框架协议相关信息及修改原因填入申请表，并附上相关资料。

2

2

采购经理

Non-SAP

审批

采购经理根据采购员提供的资料，审阅修改申请表中的内容并检查申请表中数据。

采购经理批准签字。

3

3

采购部专人

Non-SAP

确定是否要修改

信息记录

采购部专人在SAP系统中查看并确定是否要修改供应商信息记录。

如需修改则进行采购信息记录修改流程。

如不需修改则进行下步操作。

4

4

采购部专人

SAP

修改采购框架协议

并打印

采购部专人根据修改申请表内容在SAP系统中修改采购框架协议并打印出来。

5

5

采购部专人

Non-SAP

核对输入是否正确

采购部专人将打印出的采购框架协议与修改申请表中数据核对。

如果输入有误，则进入系统中修改并打印直至核对无误。

如输入无误，则进行下一步操作。

6

6

采购部专人

Non-SAP

与修改申请表

一并存档

采购部专人将打印出的采购框架协议及其修改申请表一并存档。

7

7

采购部专人

Non-SAP

通知采购员

采购部专人通知相应的采购员采购框架协议已修改。

END

2．采购信息记录维护流程

2．1采购信息记录创建流程

（7000精密制造与集团公司其它子公司的往来都需要维护17％的增值税税码）

步骤

用户

系统

事务

描述

下一步

1

采购员

Non-SAP

填写创建申请表

并提供相关资料

采购员收到供应商主数据已创建的通知后，根据与供应商的业务洽谈结果，将相应的采购信息填入申请表，并附上相关资料。

2

2

采购经理

Non-SAP

采购经理审批

采购经理根据采购员提供的资料，审阅修改申请表中的内容并检查申请表中数据。

采购经理批准签字

3

3

采购部专人

Non-SAP

确定是否已存在

采购部专人在SAP系统中查询并确定采购信息记录是否已存在。

如果已存在则通知采购员；

如果不存在则进行下步操作。

4

4

采购部专人

SAP

创建采购信息记录

并打印

采购部专人根据创建申请表中内容在SAP系统中创建采购信息记录。

5

5

采购部专人

Non-SAP

核对输入是否正确

采购部专人将打印出的采购信息记录与创建申请表中数据核对。

如果输入有误，则进入系统中修改并打印直至核对无误。

如输入无误，则进行下一步操作。

6

6

采购部专人

Non-SAP

与创建申请表

一并存档

采购部专人将打印出的采购信息记录及其修改申请表一并存档。

7

7

采购部专人

Non-SAP

通知采购人员

采购部专人通知相应的采购员采购信息记录已创建。

END

2．2采购信息记录修改流程

步骤

用户

系统

事务

描述

下一步

1

采购员

Non-SAP

填写修改申请表

并提供相关资料

采购员根据与供应商的业务洽谈结果，将需要修改的采购信息记录相关信息及修改原因填入申请表，并附上相关资料。

2

2

采购经理

Non-SAP

审批

采购经理根据采购员提供的资料，审阅修改申请表中的内容并检查申请表中数据。

采购经理批准签字。

3

3

采购部专人

SAP

修改采购信息记录

并打印

采购部专人根据修改申请表内容在SAP系统中修改采购信息记录并打印出来。

4

4

采购部专人

Non-SAP

核对输入是否正确

采购部专人将打印出的采购信息记录与修改申请表中数据核对。

如果输入有误，则进入系统中修改并打印直至核对无误。

如输入无误，则进行下一步操作。

5

5

采购部专人

Non-SAP

与修改申请表

一并存档

采购部专人将打印出的采购信息记录及其修改申请表一并存档。

6

6

采购部专人

Non-SAP

通知采购员

采购部专人通知相应的采购员采购信息记录已修改。

END

3．货源清单维护流程

步骤

用户

系统

事务

描述

下一步

1

品质部IQC

Non-SAP

提供合格供应商名单

品质部IQC将通过《分供方评定程序》的供应商名单提交给采购部门。

2

2

采购员

Non-SAP

填写维护申请表

并提供相关资料

采购员将需要维护的货源清单相关信息填入申请表，并附上相关资料。

3

3

采购经理

Non-SAP

审批

采购经理根据采购员提供的资料，审阅修改申请表中的内容并检查申请表中数据。

采购经理批准签字。

4

4

采购部专人

Non-SAP

确定是否已维护

采购部专人在SAP系统中查看并确定是否已维护此货源清单。

如已维护则通知采购员。

如未维护则进行下步操作。

5

5

采购部专人

SAP

维护货源清单

并打印

采购部专人根据维护申请表内容在SAP系统中维护货源清单。

6

6

采购部专人

Non-SAP

核对输入是否正确

采购部专人将打印出的货源清单与维护申请表中数据核对。

如果输入有误，则进入系统中修改并打印直至核对无误。

如输入无误，则进行下一步操作。

7

7

采购部专人

Non-SAP

与维护申请表

一并存档

采购部专人将打印出的货源清单及其维护申请表一并存档。

8

8

采购部专人

Non-SAP

通知采购员

采购部专人通知相应的采购员货源清单已维护。

END