万邦前程配送运营手册.docx
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万邦前程配送运营手册
万邦前程配送运营手册
目录
第一章业务运营架构与岗位职责
第一节组织结构图
第二节组织职能说明
第三节项目经理岗位职责
第四节信息主管岗位职责
第五节仓储主管岗位职责
第六节运输主管岗位职责
第七节信息员岗位职责
第八节配送员岗位职责
第九节验收员岗位职责
第十节分拣员岗位职责
第十一节司机岗位职责
第二章重点岗位作业规范
第一节配送订货信息员作业规范
第二节配送库管分拣员作业规范
第三节配送验收退货员作业规范
第四节配送司机送货员作业规范
第三章配送运营操作指导书
第一节商品验收指导书
第二节库存管理指导书
第三节分拣管理指导书
第四节运输管理指导书
第五节客户交付清点指导书
第六节客户退货指导书
第七节客户票据传递指导书
第四章部门管理制度
第一节安全管理制度
第二节考勤管理制度
第五章附件
第一节收货标准
第二节分拣标准
第一章业务运营架构与岗位职责
第一节组织结构图
P.S:
1、信息员包括接单员岗位、计划员岗位;
2、验收员包括收货员岗位、退货员岗位;
3、分拣员包括分拣员岗位、叉车工岗位、仓管员岗位;
第二节组织职能说明
部门名称
商超连锁配送组
直属上级
配送事业部副总
部门经理
部门编制
部
门
概述
1、商超连锁配送组负责物流公司配送模块中,商超连锁配送的全盘工作;
2、商超连锁配送组配送货品以生鲜为主,干常为辅;
3、为客户提供零差错无缝隙货品配送;
部
门
职
责
1、负责商品、人员、车辆行驶、设备资产等安全管理;
2、负责部门日常的全方位的营运管理;
3、负责商品的续定、验收、信息入库、储存、分拣、配送、退货等业务工作;
4、负责物流配送质量体系的建立和完善;
5、负责公司配送业务的发展规划、改造和完善;
6、负责与相关部门及门店的工作流程的制定和完善;
7、负责客户各类门店的商品配送及调整工作;
部
门
权
限
1、对部门组织架构的调整有建议权;
2、对商品物流和管理方面的规范、流程有建议权及决策权;
3、对公司库区设施规划、改造有提报权;
4、对门店商品配送及货品信息、要货、接验货、退货满足门店需求有合理安排,规范的权限;
5、对关联部门的工作建议权;
6、有参加公司部门会议及关于商品方面的会议权限;
第三节项目经理岗位职责
部门名称
商超连锁配送组
直接上级
配送事业部副总
职级
项目经理
岗位职责
1、项目经理对公司配送事业部副总负责;
2、负责项目实施中各种规章制度、管理流程、作业文件的编制和落实;
3、负责项目运营中配送计划的制定、审核、督核落实证有效运行;
4、负责项目运营中费用预算的制定并控制在预算内;
5、负责协调各部门、门店及其它相关方的各项工作;
6、负责项目人员管理和组织架构调整及人员考核;
7、负责商品库存控制、供货商管理、信息规范化、做好商品防损降耗;
8、负责制定项目落地后长期发展规划及投资预算;
9、负责事业部的企业文化建设;
职责描述
1、完成项目担负的工作和主管总经理交办的任务;
2、逐步完善规章制度、业务流程、作业规范,并保证有效运行;
3、按时完成计划,确保各项目标的完成;
4、完成项目运营期间的创收预算任务,将费用控制到合理预算内;
5、做到主动沟通解决问题,正确处理工作矛盾;
6、合理调配人员,确保部门的正常运转;
7、商品库存合理、供货商管理规范、信息物流顺畅,商品管理规范;
8、保证配送运作规划满足发展的需求,客户资产无不合理流失;
9、确保员工的综合素质和思想水平与公司的发展保持一致;
任职资格
1、具有大专以上文化水平(物流专业或商贸专业);
2、具备团队、营运、商品管理技术和能力;
3、有很强的责任心及沟通能力和协调能力;
4、具有谈判和促进解决问题的能力;
5、具有制定规范、流程并实施运作的能力;
6、具有经营成本核算能力;
第四节信息主管岗位职责
部门名称
商超连锁配送组
直接上级
项目经理
职级
项目主管
岗位职责
1、负责向验收组提供商品到货月、周、日报表,大宗商品到货预报;
2、负责对到仓库送货供货商的管理;
3、负责随时组织抽查库存商品;
4、商品退货情况的分析与流程改进建议、管理;
5、协助门店统一退货的执行及退供应商商品的退货管理;
6、负责信息入库、调拨、返厂、退货的管理;
7、负责订货信息组人员做好培训、考核及评定;
8、负责盘点录入、复核及更新工作;
职责描述
1、确保配送计划的准时、准确;
2、每周退货报表和问题的提报;
3、供应商到货信息的准确及时;
4、确保库存控制合理;
5、确保数据的准确及流程、单据管理规范;
6、保证新开店、促销、新品分货、调价及时准确;
7、信息单据处差错率控制在0.05%以下;
8、作好与客户及供应商相关方信息协调及沟通;
任职资格
1、具有大专以上学历(物流专业或信息专业);
2、有一年以上的信息订货经验并有很强的责任心;
3、具备办公自动化操作技能及ERP实操经验;
4、具有较强的责任心及管理业务技能;
5、有一定的涵养性和耐力用沟通能力和协调能力;
第五节仓储主管岗位职责
部门名称
商超连锁配送组
直接上级
项目经理
职级
项目主管
岗位职责
1、仓储模块组织架构的拟定及人员的定编考核;
2、收发存退,分拣岗位作业指导流程的制定;
3、存货环节KPI考核标准的制定和实施;
4、日常现场作业管理及现场异常的及时处理;
5、不同周期盘点工作安排和盘点分析;
6、负责仓库设备管理和库区消防及安全工作;
职责描述
1、完成部门担负的工作项目及部门经理交办的任务;
2、保证按部门经理计划制定所负责工作的计划并实施;
3、保证大库商品盘点控制在合理损溢之内;
4、保证所负责的各组区域卫生、存放物品商品的规范及安全管理到位;
5、按照验货规范和有关规定完成接验货入库、退货中工作无大失误;
6、保证所有入库单、退货单传递及管理规范,并督核柜组做好复核工作;
7、保证所辖库区无安全隐患及事故的发生;
任职资格
1、具有大专以上学历;
2、具有一定的组织和协调能力;
3、具有培训、指导和思想教育的能力;
4、具有一定的微机操作技能;
5、具有一定完善管理制度和流程的能力;
6、具有很强的责任心和工作主动性;
第六节运输主管岗位职责
部门名称
商超连锁配送组
直接上级
项目经理
职级
项目主管
岗位职责
1、负责车辆、人员安全工作;
2、负责车辆的保养和维修工作;
3、负责车辆费用的控制;
4、负责对配送组人员的技能培训、评比和考核;
5、负责商品配送准确、准时,保质保量;
6、配合经理做好其它相关临时性工作;
7、负责配送路线的安排与调整;
职责描述
1、严格执行总部各项管理制度,安全、及时、圆满完成商品配送任务。
2、听从分配,听从调度,在做好本职工作外,要积极协助配送人员,共同完成商品配送。
3、保持良好的车容、车貌,完成任务后,负责车辆的维护和安全停放。
4、认真学习业务技术,提高驾驶水平及维护保养水平,保持车辆完好状态。
5、认真填写出车记录,完成一次任务后应立即返回向主管报告,等新的任务。
6、保证配送商品、单据传递无差错。
任职资格
1、有大专以上学历;
2、有二年以上配送工作经验的;
3、有一定车辆管理知识;
4、有一定的组织能力;
5、有一定的沟通和协调能力;
6、有很强的责任心;
7、有一定的解决问题的能力。
第七节信息员岗位职责
部门名称
商超连锁配送组
直接上级
信息主管
职级
职员
岗位职责
1、直接上级是订货信息主管,并对主管负责;
2、制订并执行分管柜组的订货计划,
3、分管柜组每日库存商品数量低于下限及数量为零的商品信息跟踪及反馈,
4、按商品退货标准,配合营运部执行商品退货流程;
5、与供应商联系商品部发布的淘汰商品的清库工作及不良、滞销商品的退货作
6、盘点录入、复核的及时、准确,差错率在0.05%以下;
7、商品出订货、入、退库及各种票据的生成、受理、审核、传递等的各种信息生成.装订.传递和门店对帐准确率达100%;
8、负责的新开店、促销、新品分货等配置商品的打印和单据传递;
职位描述
1、确保门店商品供应,确保有效商品的整体库存结构合理及库存周转天数合理
2、确保对缺货做出原因说明,并向主管提报。
3、保证商品质量符合采购合同要求。
4、保证定期进行商品退货分析并提交。
5、保证仓库、门店商品库存量合理,滞销商品清理及时退供货商;
6、保证所有单据与门店对帐无遗留问题,做到及时、准确无差错;
7、保证盘点正常化,大库实际库存(盘点实存金额)的准确性;
任职资格
1、具有大专以上学历;
2、有一年以文职和库管员工作经验的;
3、有一定的微机操作技能和商品知识;
4、有一定的沟通和协调能力;
5、对软件功能的使用和开发有一定的创新能力;
第八节配送员岗位职责
部门名称
商超连锁配送组
直接上级
配送主管
职级
职员
岗位职责
1、直接上级是配送主管,并对配送主管负责。
2、负责商品配送和退货。
3、负责与大库交接和装车及送货时的商品保管工作。
4、负责与门店的验收交付工作。
5、负责总部与门店之间的所有单据的传递和问题反馈交接。
6、负责门店的商品退货验收与退货组的交接。
7、配合主管做好车辆清洁工作。
职责描述
1、完成主管安排的各项工作;
2、保证达到配送和退货中商品无损失;
3、保证与门店验收交付规范,服务周到;
4、保证每天的商品配送后与门店、大库、退货库交接规范;
5、保证单据传递及时、无误,问题反馈及时、准确;
6、保证严格执行退货规定,并做好交接规范、有记录;
任职资格
1、具大专以上文化程度;
2、具有一年库管员的工作经验;
3、具有一定的工作责任心;
4、具有一定的沟通和解决问题的能力;
5、具有一定的服务意识;
第九节验收员岗位职责
部门名称
商超连锁配送组
直接上级
仓储主管
职级
职员
岗位职责
1、直接上级是仓储主管,并对主管负责;
2、配合主管确保帐物相符和票据传递及时;
3、配合主管做好商品、赠品的验收、贴码可追溯性记录;
4、负责所验收商品的准确、储存、安全工作;
5、负责所有需要物品的准备和保管;
6、负责卫生区清洁工作;
职责描述
1、保证完成主管安排的各项工作;
2、保证协助主管做好帐物核对和票据传递工作;
3、保证做好商品、赠品的验收及贴码工作;
4、保证所验收商品的准确、储存、安全工作;
5、保证及时对所有需要物品的准备和保管;
6、保证卫生区清洁打扫工作;
任职资格
1、具有大专以上学历;
2、有半年以上库管员工作经验的;
3、有一定的商品知识;
4、有一定的沟通和协调能力;
5、有很强的责任心;
第十节分拣员岗位职责
部门名称
商超连锁配送组
直接上级
仓储主管
职级
职员
岗位职责
1、直接上级是仓储主管,并对主管负责;
2、负责商品储存定位和管理;
3、负责按周期配送顺序、分拣货位号对应分拣商品;
4、负责商品质量和库存的抽查及商品的先进先出;
5、负责商品分拣的准确;
6、负责每月商品盘点工作及单品与库存相符。
职责描述
1、完成主管安排的工作任务;
2、完成商品储存及时、定位、符合标准,规范管理;
3、完成每天的商品分拣工作;
4、完成每天应做的重点商品抽查记录,做到商品先进先出;
5、商品分拣差错率控制在2%
6、每天保证库区卫生清洁;
7、严格按要求进行盘点和核查工作;
任职资格
1、具有大专以上文化水平;
2、具有一定的商品知识
3、具有一定的工作责任心;
4、具有一定业务技能;
第十一节司机岗位职责
部门名称
商超连锁配送组
直接上级
配送主管
职级
职员
岗位职责
1、直接上级是配送主管,并对配送主管负责;
2、负责车辆、人身安全工作;
3、负责商品的配送、退货工作;
4、负责总部与门店之间单据传递;
5、负责出车记录的填写;
6、负责车辆的清洁、保养工作;
7、配合配送主管做好其它相关临时性工作;
职责描述
1、保持良好的车容、车貌,车辆安全停放;
2、保正无任何安全事故发生;
3、保证完成商品的配送、退货工作;
4、保证认真填写出车记录,完成一次任务后返回向主管报告,等候新的任务;
5、保证单据传递、周转箱及其它物品无差错;
6、完成领导交办的其它工作;
任职资格
1、高中以上学历;
2、有二年以上司机工作经验的(B照优先);
3、对郑州周边路况悉知;
4、具备基本的车辆维修保养技能;
5、有很强的责任心;
6、有一定的解决问题的能力;
第二章重点岗位作业规范
第一节配送订货信息员作业规范
一、目的
规范信息员工作流程,减少各环节票据传递的差错及丢失,确保信息流畅通;
二、适用范围
适用于配送中心订货信息管理员的信息管理工作;
三、职责
3.1、对微机软、硬件及耗材负责;
3.2、负责商品出入库及各种票据的生成、受理、审核、传递等工作;
3.3、负责订货及仓库内商品品类和库存量的控制;
3.4、负责盘点更新工作,确保微机帐与实物相符;
3.5、负责信息保密安全工作;
四、作业流程
1、订货
1.1、信息员通过以下信息分析,采用自动订货加人工修改的方式生成《配送中心商品订货验收单》;
Ø依据门店销售数量、库存数量和订货计划;
Ø依据总部仓库库容、库存数量、调拨数量、订货周期;
Ø依据供方供货能力;
1.2、按柜组装订《配送中心商品订货验收单》通知供方准时送货;
2、票据审核
2.1、仔细核对《配送中心商品订货验收单》或《送货单》上的供方名称、商品名称、规格、单位、条形码、价格及实收数量等内容;
2.2、凡是填写不合格(负责人未签字,字迹不清等)的一律拒绝维护录入;
3、新商品维护
3.1、新商品要维护商品名称、代码、规格、进价、条形码、货号;
3.2、维护新商品名称时要尽量维护其全称,维护规格时;
3.3、应先维护重量或容积(克数或毫升数),再维护每箱中所含的包(盒)数,最后维护每包(盒)所含的个数;
3.4;维护单位时,应维护其最小的销售单位;
3.5、没有条形码的同类相似商品,要维护其厂名和商标名,以避免混淆。
一码多品的要在条形码前加“*”号,一品多码的要维护最新的条形码;
3.6、新供方要维护供货商名称、地址、电话以及联系人;
4、总部审核录入
4.1、票据与系统内存数据核对
1)、审核票物与系统内存单位是否一致,如有差异,应换算调整;
2)、规格不符(在促销期间,换新包装)应查明原因,及时换算调整。
换算的结果以不降低库存金额为目的,否则此商品拒绝录入并确定门店最小点菜数量;
3)、进价不符:
Ø票据所列商品进价低于本系统进价的,一律按票据进价录入;
Ø票据所列商品进价高于本系统进价的一律按本系统进价录入;
4)、不含税商品录入时,应在未含税进价基础上乘以1.17;含税低的商品录入时,应补齐
5)5)、信息员录入实收数量时要询问供方实送数量;
P.S:
当进价变动时,除非商品部授权同意,并由书面单据及部门经理的签字确认,否则信息员一律执行“从低不从高”的原则);
4.2、核对无误后,打印《配送中心商品验收单》,盖章后,将业务联传供方或业务员,财务联、《配送中心商品订货验收单》、《送货单》装订登记后传财务部;
4.3、业务联或财务联丢失进行补单时,须经仓库验收员、供方、财务部、信息员四方确认后,方可履行补单手续;
5、门店审核录入
5.1、门店票据填写要认真,必须将门店、日期、单号、供商名称、商品名称、编码、规格、数量、单位、单价、金额、合计及收货人、送货人、店长签字等内容填写齐全,否则信息员一律拒绝录入;
5.2、不合格票据注明原因后传回门店。
当日票据必须当日录完;
5.3、门店审核录入过程和总部审核录入过程相同;
6、票据的修改
6.1、如果发生票据不符情况,要进行修改;
6.2、《配送中心商品订货验收单》、《送货单》修改时须经仓库验收员、供方分别确认后修改;
7、调拨
7.1、按商品配置表规定的数量及各门店要货数量,按配送路线的先后顺序及时准确地打印《配送中心商品配货单》;
7.2、按门店电话打印各门调拨店急需商品的《配送中心商品配货单》并注明“加急”;
7.3、新商品调拨按商品部要求打印《配送中心商品配货单》;
7.4、门店要货数量超过日销量的3倍或没有要货的要打电话问明原因后打印《配送中心商品配货单》。
7.5、门店不按最小包装或不按倍数要货以及要货数量大于配送中心库存数量的商品,修改后重新打印《配送中心商品配货单》;
7.6、按批发客户的要求打印《客户批发单》;
7.7、打印完毕在《配送中心商品配货单》上注明各店票据数量;
8、返库
8.1、审核附有仓库验收员签字的门店《配送中心退货单》是否规范;
8.2、当商品编码与名称不符时,应以实物名称或条形码为准;
8.3、当商品单价或退货总金额不符时,应查明原因,不得随意更改;
8.4、核对无误后,按实收数量打印《配送中心配货单(数量金额为负数)》;
8.5、每天将仓库管理员差错商品及时打印《配送中心配货单(数量金额为负数)》;
8.6、门店拒收和配货差错商品应按验收后的配货单上的标注及大库各组长的确认意见打印《配送中心调拨单(数量金额为负数)》;
8.7、《配送中心调拨单(数量金额为负数)》三日内下传各门店,财务联《配送中心退货单》装订后三日内传财务部;
8.8、对于仓库管理员上传的有差错的《客户批发单》,要及时打印《客户批发单(数量金额为负数)》,核准《客户批发单》页数后,打印《批发收款单》交客户到财务部盖章;
9、返厂
9.1、审核仓库验收员所填《退货单》是否规范;
9.2、所退商品与本系统内存进价不同时,按“退高不退低”的原则。
当名称与编码不符时,也依据上述原则打印《配送中心商品验收单(数量金额为负数)》打印完后,要与《退货单》仔细核对,防止丢漏,盖章后业务联交供方,财务联与《退货单》登记、装订后传财务部;
10、仓库盘点
10.1、每月24号中午12:
00之后,信息员一律拒绝来货录入;
10.2、将各门店传来的要货数据在24日上午8:
00前全部打印出并传给仓库管理员,在26号中午12:
00前将票据通过司机传递给各门店;
10.3、每月24号下午开始查核所有门店退货单、门店配货单是否全部打印完毕;
10.4、与财务部以及各门店核对票据,如有差错,应查明原因,双方确认后再行更改;
10.5、每月25号下午3:
00开始录入盘点单,录入过程中盘点单数量与微机内存数量不符时信息员要用“Δ”来提示仓库管理员复盘,仓库管理员将复盘结果写在初盘结果的后面;
10.6、每月28日配合信息部更新盘点结果;
10.7、每天与仓库管理员核对《配送中心商品配货单》数量,做好小盘点;
10.8、每天查阅总部下发的信息和门店上传的信息;
五、质量记录
《配送中心商品验收单》
《配送中心商品配货单》
《客户批发单》
第二节配送库管分拣员作业规范
一、目的
规范仓库管理员工作流程,使商品管理工作专业化、标准化、简单化,从而减少商品损耗、流失和票据的差错、丢失,以确保物流的畅通;
二、适用范围
适用于配送中心仓库作业管理;
三、职责
3.1、对仓库储存的商品和设备及安全负责;
3.2、负责商品、赠品的出入库验收、贮存、搬运、包装、防护、分拣及传递票据等工作;
3.3、负责仓库内商品检验和试验状态的标识、保护、检查工作;
3.4、负责商品标识的保护、检查及商品的可追溯性记录;
3.5、负责不合格品的标识、隔离及处理;
3.6、确保实物与帐面相符;
3.7、保持库区卫生;
四、作业流程
1、搬运
1.1、将验收合格搬运到贮存区,进行贮存;
1.2、所有商品的搬运都要遵照商品的自身要求,并要轻拿轻放不得倒置;
1.3、高档贵重品,易碎品、软包装品搬动时要精力集中,小心注意;
1.4、较重商品及外包装易损的商品,仓库管理员要用双手抱住商品的底部搬运;
2、贮存
2.1、库内所有商品都要按定位图存放在指定区,离地(上货架或木排)离墙,不得倒置;
2.2、日配食品的贮存须根据冷冻、冷藏条件进行分类贮存,易污染的贮存须与其它商品隔离;
2.3、有堆放高度标准的要严格按标准码放,没有堆放高度标准的要根据具体情况合理码放;
2.4、配货区内商品摆放要整齐有序,各库区要保持卫生清洁,库存商品要精心养护,每天抽检,填写《商品抽检记录》;
2.5、包装均采用无毒、无污染的纸箱或周转箱包装;
3、防护
配送中心仓库划分为食品库、副食饮料库、日化库、日杂库、临时储存库、赠品库、贵重商品和不合格品(退货)库8个库区;
4、分拣
4.1、仓管按配送路线、时间的先后领取《配送中心商品配货单》配货,遵守“先进先出”原则;
4.2、当库存实物少于《配送中心商品调拨单》数量时,应与信息员联系,查明原因,不得随意更改或打“×”,票物相符时打“√”,打“×”商品要注明原因。
并按《配送中心商品配货单》配货顺序注明周转箱号码,周转箱内商品要摆放整齐不得超高,液体商品不得倒置。
4.3、《配送中心商品配货单》规格与实物规格不同,但价格相同时,应按“发小不发大”的原则配货;价格不同时应注明实发数量;
4.4、商品名称、条形码不符时,必须查明原因并确认后方可配货;
4.5、仓管依据《客户批发单》配货,完后单子上传信息员,依加财务公章的《客户批发单》发货;
4.6、赠品、促销品发货时在《配送中心商品配货单》上注明数量及搭赠方式,按赠品规定执行;
4.7、《配送中心商品配货单》上规格和最小包装有错误的,按商品实际规格和最小包装配货,然后在《配送中心商品配货单》上更改数量注明原因提醒门店;
4.8、重单时,仓管只配其中一份单,另一张作废销毁;
4.9、调拨数量过大的商品应与信息员联系后配货;
4.10、同一种商品在同一张《配送中心商品配货单》上出现两次,应按第一次调拨数量配货;
4.11、配货过程中要仔细检查每种商品,防止不合格品流入门店;
4
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