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采购管理制度讨论稿
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采购管理制度讨论稿
一、采购及结算管理
1适用于公司对原材料包装物、五金劳保材料及促销用品采购价格、采购入库、发票验收及结算的管理。
2控制目标
2.1确保所有供货商均签定有采购或代购合同,合同中明确规定有货款支付方式和账期。
2.2供货商是首次供货签定合同前应提供营业执照、卫生许可证和国税税务登记证,如提供的是增值税专用发票还应提供一般纳税人资格证明;如果是农副产品按国税局收购农副产品的要求提供农民的身份证复印件。
2.3确保所有采购货物均有订单,且订单价格已按规定的程序进行审核。
2.4确保所有供货商入库货物均有入库单。
2.5确保入库货物的数量和价格准确、入账及时,并经品保部验收合格。
2.6确保资金按规定的账期支付。
2.7确保采购入库及付款均做到合理、合法、合规,并且得到及时准确的记录。
3主要控制点
3.1材料会计审核入出库单是否按规定的流程和时间报送。
3.2材料会计按要求审核发票的合规性和合法性,并签收发票记录单。
3.3所有材料款入账均要求发票和入库单相匹配,小量试验用材料入账及付款程序见?
号程序。
3.4材料会计审核各部门填报领用量是否与仓库相符。
3.5应付会计审核材料询价单,负责和供货商对账。
3.6主管(或稽核)会计审核应付业务凭证科目使用是否正确,原始票据与发票金额是否一致,资料计算是否正确。
4原材料包装物采购程序
4.1原材料包装物采购外部报价审批
4.1.1采购员依据竞价程序将拟确定的材料价格填写一式两联的<询价单>,报采购经理审核。
4.1.2采购经理审核是否经招标管理和竞价程序,对价格的合理性作出判断。
4.1.3财务中心审计部经理对<询价单>进行审核,审核价格是否合理、新价格是否在成本预算的范围内。
若价格上下浮动超出预算价格的5%,报项目经理签批,若价格上下浮动超出预算价格的10%,报生产总监签批,若价格上下浮动超出预算价格的20%,报总经理审批。
4.1.4采购员将经审批后的<询价单>价格维护到速达☜3系统中的❾询价单❾。
4.1.5财务部应付会计在速达☜3系统中审核,并在<询价单>上签字后回馈采购员一联。
4.2采购计划与订单下达
4.2.1生产中心计划员依据生产计划或《月度五金劳保采购计划表》进行物料需求分析,在此基础上编制物料需求计划,在速达☜3系统中❾用料计划❽录入物料需求计划
4.2.2采购员在经过审批的物料需求计划的基础上进行招标或比价竞采,在速达☜3系统中❽采购询价单❾审核材料采购计划。
4.2.3每月采购部采购员将拟采购原材料及包装物的供货商报采购经理和主管副总审核。
4.2.4采购员依据材料采购计划和经报批同意的供货商名单,在❾采购订单录入❾接口选择供货商及选定到货信息等内容,生成订单。
4.2.5采购主管在速达☜3系统中❾采购订单确认❾接口审核订单。
4.3原材料及包装物采购订单执行与收货。
4.3.1采购主管将原材料及包装采购订单内容及订单合同编号通过传真形式通知供货商。
4.3.2供货商送货时,将采购部下达的订单合同号信息传达给保管员。
4.3.3保管员查询供货商所报的订单合同号在信息系统中若存在,则由质检验收质量后,保管验收数量并打印一式三联的《入库单》,送货人及保管在入库单上签字。
一联交会计,二联交送货人,三联保管。
4.4接收发票及财务处理
4.4.1保管员每日将第一联<入库单>传应付会计,应付会计核对应付台账。
4.4.2财务应付会计每月与供货商对账后,供货商开发票。
4.4.3材料会计接收供货商发票及<入库单>结算联,在速达☜3系统中进行发票与入库单的勾兑,若发票正确,则在发票上签字并填写<发票记录>。
若供商发票丢失,公司不予结账,确因特殊原因需结算时,报应付会计、采购经理、财务经理审核、财务总监审批同意,方可结算。
4.4.4材料会计将发票与入库单传采购员及采购经理签字确认后传财务经理审核签字。
4.4.5经签字后的发票传应付会计录入凭证,主管会计审核凭证,更新财务账。
4.5原材料及包装物的结算
4.5.1材料会计依据采购合同约定的账期,将到账期的货款填写<结算单>和<付款计划表>,每月24号前报采购部。
4.5.2采购经理审核<付款计划表>上的采购账期金额是否正确,若有质量或其它特殊问题需要压款的,需标注说明。
4.5.3主管会计审核<结算单>的账期及欠款金额是否正确。
4.5.4报财务经理签审,财务经理在<结算单>和<付款计划表>上签字,标明付款方式。
4.5.5资金主管审核是否在月度资金预算范围内,若不在执行资金计划报批流程。
4.5.6报财务总监审批,决定是否付款,并在<付款计划表>上签字。
4.5.7资金主管安排出纳员按付款方式办理付款手续。
4.5.8支票及其它银行票据的领取需由采购员在支票登记本上签字。
5农副产品收购采购程序
5.1农副产品收购采购外部报价审批
参照?
原材料及包执报价程序执行。
5.2采购计划与订单下达
参照?
原材料及包装物报价程序执行。
5.3农产品采购订单执行与收货
参照?
原材料及包执报价程序执行。
5.4农产品收购发票开具管理及财务处理。
5.4.1材料会计审核农产品<入库单>上的供货商是否与农民的身份证一致,材料是否符合收购发票的开具范围。
5.4.2成本会计依据材料<入库单>开具收购发票,附<入库单>交材料会计审核。
5.4.3材料会计依据审核过的<收购发票>和<入库单>,编写凭证入账,主管会计审核。
5.5农产品的结算
5.5.1填写<结算单>和入账,执行❾原材料及包装物的结算程序❾。
5.5.2付款时,5万以上的,由供货商提供卡号,由现金出纳员将现款汇入卡号,卡号姓名需与<入库单>上的供货商姓名一致,付款后出纳员将汇出的银行回单符在凭证后边。
采购金额每次付款5万以下的,可支取现金。
6零星研发产品原料采购程序
零星研发原料的定义:
每批在200以下✍
6.1零星研发产品原料采购外部报价审批
外购前请采购经理对价格议项进行确认,采购经理审核价格,资金管理部审批是否在研发经费预算内。
6.2采购执行
研发员根据研发产品小试计划采购原料。
6.3零星研发产品原料采购执行与收货管理
采购原料买回后需由研发部经理指定人员交验,并在发票上签字,不再办理入出库手续。
6.4付款及财务处理
6.4.1经办人报账前由部门负责人在采购发票上签字。
6.4.2财务部费用会计审核是否有预算审批手续,采购原料开具的发票是否合规。
6.4.3财务入账按费用处理,记入相关部门的研发费用。
6五金劳保促销品采购程序
6.1五金劳保采购报价的审批(形成应付的)
6.1.1五金、劳保采购员根《物资采购计划表》选商、询价,把询价结果汇总在《报价单》上,注明选用供货商及单价,由五金、劳保会计填注计划价后转采购经理。
6.1.2采购经理对价格的合理性作出判断,审核签字。
6.1.3审计部对《报价单》进行调查审核,审核价格是否合理、新价格是否符合计划价,提出书面意见随《报价单》报财务总监核准。
6.1.4采购员将经审批后的《报价单》价格维护到速达☜3系统❾采购询价单❾中。
6.1.5财务部材料会计在速达☜3系统中审核,并在《报价单》上签字后回馈采购员一联。
6.2采购计划与订单下达
6.2.1采购部采购员依据《临时采购单》或《物资采购计划表》,在速达☜3系统中❽采购询价单❾录入五金劳保的采购计划
6.2.2审计部经理在速达☜3系统中对❽采购询价单❾审核并确认五金劳保采购计划。
6.2.3采购员依据采购计划和经报批同意的《报价单》,在❾采购订单❾接口选择供货商、单价及税率,生成订单。
6.2.4采购部经理在速达☜3系统中❾采购订单确认❾接口审核订单。
6.3五金、劳保采购订单执行与收货
6.3.1采购员将五金、劳保采购订单内容及订单编号通过电话或传真形式通知供货商。
6.3.2供货商送货时,将采购部下达的订单号信息传达给保管员。
6.3.3保管员查询供货商所报的订单号在信息系统中若存在,则由质检验收质量后,保管验收数量并打印一式三联的《入库单》,送货人及保管在入库单上签字。
一联交会计,二联交送货人,三联保管。
6.4接收发票及财务处理
6.4.1保管员每日将第一联<入库单>传材料会计,会计核对应付台账。
6.4.2材料会计根据需要随时与供货商对账后,供货商依入库单开发票。
6.4.3采购员接收供货商发票及<入库单>结算联,和采购经理同时签字确认后转材料会计,会计在速达☜3系统中进行发票与入库单的勾兑。
6.4.4勾对后由材料会计将发票与入库单传财务经理审核签字。
6.4.5经签字后的发票传应付会计录入凭证,主管会计审核凭证,更新财务账.
6.5五金劳保的结算
6.5.1按账期结算的参照4.5原材料及包装物的结算程序
6.6五金劳保现款采购流程
6.6.1五金劳保采购员现款采购时,供货商及时开据发票。
6.6.2采购回来后,依正常的采购管理流程补录订单、收货。
6.6.3报账时采购员把发票、对应的入库单粘贴在《粘贴单》上,采购经理审核签字后转材料会计,会计审核发票、入库单,并在速达☜3中进行发票与入库单的勾对。
6.6.4勾对后由材料会计将粘贴单传财务经理审核签字,报财务总监审批,并在粘贴单上签字。
6.6.5资金主管安排出纳冲采购员借款或付现金。
附:
流程图
质量记录:
1、付款申请表
2、合同评审表
3、供货商合作意向书
4、供方评审表
5、样品编号表
6、合格供方目录
7、采购-1报价审批单
8、招标书
9、招标汇总表
10、采购-2供货商报价单
11、五金劳保报价单
12、非定点采购表
13、采购-3工程投标价
14、采购-5缺货通知单
15、五金劳保计划
16、采购-6供货商送货清单
17、采购-7账期情况表
18、采购-8价格通知单
19、采购-9发票记录
20、采购-10结算单
21、采购-11付款计划表
22、采购-12运费结算单
二、存货管理
1范围
1.1存货管理包括:
产成品、在途商品、原材料、包装物、半成品、在产品、委托代销商品、委托加工产品、低值易耗品等的管理。
2控制目标:
确保公司存货资产保值增值,损失价值降到最低限度.
3主要控制点:
3.1公司要安排专人负责存货管理,负责存货的保管,建立并登记存货数量账,每月与财务部对账。
3.2代销商品、委托加工商品和所有存放在公司外部的存货,由主管业务部门负责存货管理,存入商品时,要有对方财务部门出具的收货确认单据和仓库接货清单,正本交公司财务部,副本存主管业务部门。
3.3存货盘点:
应定期、不定期进行盘点,年度决算前必须进行一次全面清点,每月财务部不定时抽盘至少一次。
盘盈、盘亏、毁损和报废的存货由业务部门写出原因,报财务部审核,财务总监及常务副总审批。
3.4代销商品、委托加工商品和所有存放在公司外部的存货,要由业务部门定期、不定期与对方核对数量,年度决算前必须由对方财务部门出具盘点确认单据。
3.5公司要建立存货的定额管理,做好计量工作,完善并健全存货流转的凭证与手续制度。
3.6存货非常管理:
3.6.1做好存货的市场行情预测工作,以便确定存货的购销计划。
3.6.2超过3个月储存期的存货,要向公司财务部报告,并做好压库清仓工作。
3.6.3贬值的存货要及时向主管部门和财务部门报告,经公司核准及时清理并恰当处理。
4程序
4.1材料入库程序:
参照<五、采购及结算管理>中的4.3程序执行
4.2材料出库流程
4.2.1生产领用
4.2.1.1车间根据日生产计划的需求填制手工领料单,车间主任审核签字。
4.2.1.2财务部录入员依经主任签过字的手工领料单在☜RP系统❽库存操作/出库单录入❾录入领料信息。
4.2.1.3原料库操作员审核打印一式三联出库单,保管、送料人员双方签字确认后保管留存一联。
送料人员负责把领用材料送到车间,车间接料人收到物料后在剩下两联上签字,一联送料人,一联车间。
4.2.2部门领用
4.2.2.1如研发、销售等部门需要领用时,部门填制领料单,部门经理审核签字
4.2.2.2☜3系统相关录入员依经部门经理签过字的手工领料单在☜3系统❽出仓单单录入❾录入领料信息。
4.2.2.3原料库操作员审核打印一式三联出库单,保管、领料人员双方签字确认后保管留存一联,领用部门一联,由库管转材料会计一联。
4.2.3销售出库
4.2.3.1需求部门或单位提出购买申请,列出购买物料明细,需求单位经理审核签字。
4.2.3.2材料会计核算材料价,财务经理审核签字。
财务总监签字(现行中没有)
4.2.3.3仓库操作员依经双方经理签字的申请录入并确认打印一式三联的销售出库单,保管、领料人员双方签字确认后保管留存一联,领用部门一联,由库管转材料会计一联。
4.2.4外加工出库
4.2.4.1外协厂根据生产计划填制一式两联的手工领料单,外协厂经理审核签字后转外协办,外协经理审核签字。
一联外协厂留存,一联外协办留存。
4.2.4.2材料会计核算价,应付主管审核。
(现行中没有)
4.2.4.3外协统计把审批后的手工领用单录入☜RP系统中
4.2.4.4外协厂领料人员持审批过的手工领料单到仓库领料,库管以此查询系统信息,审核打印一式三联的外加工出库单。
保管、外协厂领料人员双方签字确认后保管留存一联,外协厂一联,由库管转外协统计一联。
4.2.5委托加工材料出库
4.2.5.1生产部门根据实际需求提出加工申请,填制《部门联系涵》,项目经理审核签字。
4.2.5.2采购经理审核签字后,采购员据此选商、报价,填制《调价单》,采购经理审核,财务总监审批。
4.2.5.3受委托加工的供货商凭采购部批条到仓库拉货,仓库操作员录入并审核打印一式三联的加工出库单,保管、拉料人员双方签字确认后保管留存一联,加工单位一联,由库管转材料会计一联。
4.2.6赠品出库
4.2.6.1业务员根据需要提出申请,销售总监审核签字
4.2.6.2预案员汇总整理成一式两联的物品领用预案单,应收会计审核签字后转开票内勤一联。
4.2.6.3开票内勤在系统的❽销售系统❾中录入销售发货单
4.2.6.4开票员审核打印一式四联的提货(出仓)单
4.2.6.5提货人员凭打印的提货单到仓库提货,提货后仓库保管录入实际发货数量并作提货处理。
4.2.7报废出库
4.2.7.1原料主管根据实际存货情况填制报废申请单,列出报废物料明细,计划经理审核签字,生产副总审核。
4.2.7.2材料会计核价,财务经理审核,财务总监审批。
4.2.7.3仓库依据审批过的申请单,操作员录入并打印一式两联的出库单,仓库留存一联,转材料会计一联。
4.2.8五金劳保的出库
4.2.8.1发放出库
4.2.8.1.1各车间、部门领用五金、劳保时,领用部门、车间填制手工领料单,部门、车间经理审核签字
4.2.8.1.2五金、劳保操作员依据审批的手工领料单,录入并审核打印一式三联的发放出库单,库管、领料人签字后仓库留一联,领料人一联,转五金劳保会计一联。
4.2.8.2加工出库
4.2.8.2.1需求部门根据实际需求提出加工申请,填制《发外维修单》,部门经理审核签字,事业部副总审核。
4.2.8.2.2审批后的《发外维修单》转采购部,采购员据此选商、报价,填制《报价单》,采购经理审核,财务总监审批。
4.2.8.2.3受委托加工的供货商凭采购部批条到仓库拉货,仓库操作员录入并审核打印一式三联的加工出库单,保管拉料人员双方签字确认后保管留存一联,加工单位一联,由库管转材料会计一联。
4.3成品入库管理
4.3.1生产入库(含次品)
4.3.1.1车间库工将产成品交给成品库库工,办理交接手续。
4.3.1.2车间库工,按票据书写规范要求,准确填报一式三联的入库记录(第一联库存操作员留存,第二联保管留存,第三联车间留存)。
4.3.1.3成品库库工对成品验收后,在一式三联的入库记录上签字确认。
4.3.1.4成品库保管对成品验收入库后,在一式三联的入库记录上签字确认。
留下第二联做备查。
入库记录要求尽量无修改痕迹,如有修改需要经办人逐项签字确认。
4.3.1.5车间库工在成品入库经仓库保管确认后两小时内,将第一联与第三联入库记录传至成品操作员处换成品<入库单>。
4.3.1.6成品操作员凭借车间库工交回入库记录的第一联与第三联,确认票据合规有效后,录入打印一式二联的<入库单>。
4.3.1.7车间库工在复核无误的一式两分的计算机<入库单>上签字确认。
并将第一联入库记录、<入库单>留存在库存操作员处。
将第三联入库记录与第二联<入库单>按时转至成本会计处。
4.3.1.8成本核算员负责将车间入库工处的入库单收集整理,将第一联<入库单>与之相匹配的入库记录第一联合在一起装订留存。
4.3.1.9成本核算员与仓库保管每天结账后对账,仓库保管应于次月5号之前向成品会计报送成品收发存月报。
4.3.2外加工入库存
4.3.2.1外加工厂将成品交仓库保管验收入库。
4.3.2.2成品库保管在成品验收入库后,填写一式两联的手工入库单,签字确认,并将第一联交给送货人。
4.3.2.3库存操作员凭借加工厂送货人交回的第一连手工入库单,录入打印一式两联的<入库单>。
4.3.2.4送货人在复核无误的一式两联的计算机<入库单>上签字确认。
并将第一连手工入库单、<入库单>留存在库存操作员处。
将第二联<入库单>转至外协成本会计处。
4.3.2.4其余同生产入库管理
4.3.3移库
4.3.3.1成品库保管将成品验收入库后,在倒货人员传递回的一式二联的计算机<移库单>上签字确认。
4.3.3.2.发货人员将确认后的一联计算机<移库单>及时转至成品操作员处。
4.3.3.3成品操作员凭借发货人员转至的计算机<移库单>,在☜RP中进行调货确认。
4.3.4退货入库
4.3.4.1销售业务员提出退货申请
4.3.4.2将部门经理审核后的退货申请书转至销售总监审核
4.3.4.3成品保管凭审核后的退货申请,验收成品入库后,填写一式二联手工<入库单>。
4.3.4.4经办人将一联手工<入库单>传成品操作员处。
4.3.4.5成品操作员凭借一联手工<入库单>录入打印一式两联的计算机<入库单>。
4.3.5返工入库
4.3.5.1返工入库在换取计算机票据之前的流程同生产入库。
4.3.5.2车间库工须凭借入库记录单与该批返工出库的手工<出库单>及该批次品入库记录单一起,到成品操作员处换取一式两联的计算机<出库单>、<入库单>。
4.4成品出库管理
4.4.1销售出库
4.4.1.1销售开票会计在☜RP中打一式四联的提货单。
4.4.1.2发货员审核日期是否超过三天提货期及有无加盖❽开票专用章❾。
4.4.1.3发货员将经过发货确认的一联提单转成品操作员处。
4.4.1.4成品操作员凭提单在☜RP中进行提货处理确认。
4.4.2移库
4.4.2.1成品主管提出申请
4.4.2.2主管经理审核确定
4.4.2.3销售开票会计凭借审核确认后的申请打一式四联的<移库单>。
4.4.2.4发货员审核日期是否超过三天提货期及有无加盖❽开票专用章❾。
4.4.2.5发货员将经过发货确认的一联提单转成品操作员处。
4.4.2.6成品操作员凭提单在☜RP中进行提货处理确认。
4.4.3报废出库
4.4.3.1成品主管提出申请
4.4.3.2由品保部总监依据抽样结果,审批后,成品主管填写申请表。
4.4.3.3主管经理审核
4.4.3.4主管副总审批
4.4.3.4成品主管将审批后的申请表传至财务核算会计处核价。
4.4.3.5由财务部经理审核
4.4.3.6由财务总监审批
4.4.3.7成品保管依据审批单开具一式两连手工出库单
4.4.3.8成品操作员依据成品保管传回的一连手工出库单与审批单在☜RP中进行报废出库。
4.4.3返工出库
4.4.3.1成品主管提出返工要求,并填写返工申请单。
4.4.3.2品保部接到返工申请单后,抽样检查,确认是否返工。
4.4.3.3品保总监依抽样结果审核,审批是否返工。
4.4.3.4成品库保管依据返工审批单,开具一式两联的手工出库单。
4.4.3.5车间库工在手工出库单上签字确认后,将成品拉至项目返工。
4.4.3.6返工出库的票据换取是在返工入库环节办理。
4.5低值易耗管理
4.5.1低值易耗品定义:
单位价值在2000以下,使用年限在1年以下,且又未列入公司固定资产目录的物品。
4.5.2财务账务处理:
低值易耗品费用摊销采取一次摊销法。
4.5.3领用时按材料领用程序执行,应有领用人签名。
4.5.4公司低值易耗品由仓库保管建立相应备查账或<个人工器具手册>,并定期与财务一起盘查实物。
4.5.5总经办和各项目依据仓管提供的备查账有责任对所领物品建立<低值易耗品备查账>进行管理。
4.5.6财务人员与总经办和项目核算员应每季度对分别对办公用和生产用在用低值易耗品进行抽盘,公司人员离职需经相关部门和财务经理签字确认所负责领用的物品已交接完毕后,方可离职。
十一、固定资产管理
1范围:
固定资产的定义:
使用期限超过一年的房屋建筑物、生产设备、运输车辆、办公机具、辅助生产设备、仪器仪表、销售设备,以及其它与生产经营活动有关的设备等,且单位价值在2000元以上;不属于生产经营活动的主要设备而单位价值在2000元以上、使用期限超过一年的资产;或单位资产金额在2000元以下、但公司认为由控管必要的资产被列入公司固定资产目录的资产。
2控制目标:
加强公司固定资产的保管及使用管理。
3主要控制点:
企业固定资产实行由使用部门、管理部门、财务部门分工负责的原则,使用部门、管理部门负实物的直接管理责任,财务部门负核算和监督、检查的管理责任。
各部门职责如下:
3.1使用部门
3.1.1建立和贯彻固定资产的使用,实物保管责任制度。
3.1.2建立台账,及时反映固定资产的增、减变动等情况,做到账、物一致。
3.1.3正确使用固定资产,做好维护保养。
3.1.4定期进行清查盘点,并提出盘点报告。
3.2管理部门:
3.2.1建立健全分管固定资产的账(卡),做到分管,使用、财务三账一致,账、卡、物一致,并按期填报有关的业务报表。
3.2.2正确及时办理增值、转移、调拨、报废等手续。
3.2.3对使用部门进行固定资产的维护、管理和使用情况的检查和指导。
3.2.4定期组织清查盘点,处理盈亏报废,提出盘点报告。
3.2.5负责编制分管固定资产的大修理计划。
3.2.6健全档案数据,组织编号钉牌。
3.3财务部门
3.3.1负责本企业固定资产的统一核算,建立健全固定资产的核算凭证和账卡,正确填报有关会计报表。
3.3.2办理固定资产增值、转移、调拨、盈亏报废等的财务手续。
3.3.3正确计提折旧。
3.3.4组织并参与管
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