行政机关公文主题词标引方法.docx
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行政机关公文主题词标引方法.docx
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行政机关公文主题词标引方法
行政机关公文主题词标引方法
《国家行政机关公文处理办法》第十条十二项明确指出:
“公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
” 这就要求行政机关制发的公文应当正确标注主题词。
《〈国务院公文主题词表〉使用说明》对主题词标引方法作了简要说明,不够具体,而在其他文件或学习资料上也难以查到权威的主题词标引方法,所以在实际应用过程中容易出现一些错误。
为此,笔者学习了国务院等部门文件标引的主题词,得到一些体会,现撰写成文,以与诸位同行探讨交流,谬误之处,敬请批评指正。
一、主题词、主题词表的含义
主题词又叫关键词,是以基本概念为基础、进行规范化处理,可显示词间语义关系的词或词组。
公文中的主题词是指最能概括公文的内容或反映公文类别并经过规范化处理的名词术语。
主题词表是指从自然语言中优选出来的语义和族性相关的名词术语,按照一定的排列所组成的规范化动态词典。
党政机关有各自的公文主题词表。
行政机关的公文主题词表是为了适应机关办公现代化的需要,便于计算机检索和管理公文而编制的一部术语控制工具。
常用的是《国务院公文主题词表》,一些专业性较强的部门和一些地区另有自己的主题词表,比如《河南省公文主题词表》、《黄河水利委员会公文主题词表》等。
在这里,笔者以《国务院公文主题词表》为例进行探讨。
二、几类常见的错误标引
(一)简单地切分标题或公文主题概念。
从标题或公文主题概念中摘取几个词作主题词,不经规范化处理,也不在《公文主题词表》中进行转换。
如:
《某省建设厅关于贯彻建设部节能减排工作实施方案的通知》的主题词为:
贯彻 节能减排 实施方案 通知。
这几个主题词就是简单地在标题中摘取的几个关键词,除“通知”外的几个词都不是词表中的词。
产生这类错误的原因是完全不了解主题词的定义和标引方法,只是盲目地标引主题词。
(二)混淆了党政机关公文主题词的标引方法。
这是最常见的一类错误。
党政机关公文主题词标引目的、规则、词表内容均不相同。
行政机关公文标引目的在于对公文进行分类,便于检索;而党的机关主题词标引目的是全面准确地反映公文内容和发文意图。
现实中,有些行政机关公文标引主题词时不能区分两者的差异,错误地使用了党的公文主题词的标引方法,甚至错误地使用《党的公文主题词表》。
(三)类别词与类属词的使用错误。
一种情况是类别词、类属词不分,交叉混合使用;另一种情况是对类别词、类属词的使用不准确,弱化了分类功能。
比如:
《某市人民政府办公室关于成立阳光政府四项制度领导小组的通知》的主题词为:
行政事务 制度 机构 通知,“机构”是类别词,不应作类属词使用,犯了第一类错误;该公文的主题是成立了领导小组,其类别词“行政事务”使用不准确,应使用“机构”词目。
(四)自造词目使用错误。
有的公文对上行文时使用自造词目,还有的是对下行文时使用了过多的自造词目或者没有在自造词目后加注“△”符号。
(五)主题词放置顺序错误。
主题词的排列有一定的顺序要求,应按照先类别词,再类属词的顺序标引;标引类属词时应按照先大后小、先重要后次要的顺序,最后标反映公文文种的主题词。
比如《某某市司法局关于表彰法制宣传工作先进集体和先进个人的决定》的主题词为:
表彰 法制宣传 决定。
“表彰”这一词目顺序放置错误,应放在“决定”之前,主题词应改为“司法 表彰 决定”。
再比如《某省人事厅关于印发〈公务员录用体检通用标准(试行)〉的通知》的主题词为:
录用 公务员 体检标准△ 通知,其主题词“录用”放置顺序也是错误的。
三、正确的标引方法
(一)主题词表的体系结构。
《国务院公文主题词表》共有15类1049个主题,分为主表和附表两大部分,主表有13类751个主题词,附表内容为中国和世界行政区域规范名称。
词表分三个层次。
第一层是对主题区域的分类,只作为划定主题词词目类别的区域,便于查找、使用词目,如“12 秘书、行政”类。
第二层是类别词,即对主题词的具体分类。
如“文秘工作”、“行政事务”等。
第三层是类属词,如“公文”、“行政”等。
第二层的类别词和第三层的类属词统称为主题词,用于公文的标引。
(二)标引规则。
1.数量要求。
除类别词外,不得多于5个词目。
2.标引顺序。
先标类别词,再标类属词。
标类属词时,应先标反映公文内容的词,再标反映公文形式的词。
标反映公文内容的词时应先标主要成分、再标次要成分。
比如《国务院关于西安市城市总体规划的批复》,主题词为:
城乡建设 城市 规划 陕西 批复,其中“城乡建设”为类别词,“城市”、“规划”、“陕西”为类属词,“批复”为文种;“城市”是主要成分,“规划”是对主要成分进行说明的次要成分,排在其后面。
3.选用词目应坚持“宜宽不宜严”的原则。
当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时,可使用其上位词或相近的词标引。
4.组配标引。
根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引。
5.无适当的主题词标引情况的处理方法。
可选用《公文主题词表》以外的词目进行自由词标引。
自由词标引应遵循如下规则:
所选词目应具有较强的检索功能;具有专指性,不能产生歧义;在自由词后应加“△”标记。
(三)主题词标引步骤。
1.了解公文内容。
通过审读公文标题、关键性语句或结论性意见等,以了解公文的发文意图及主要内容。
2.确定公文的主题类型是单主题和多主题。
单主题是指一件公文只有一个中心内容,如请示类、批复类公文的主题。
多主题是指一件公文有两个或两个以上并列的主题,如会议纪要、工作计划类公文。
3.确定公文的类别。
《国务院公文主题词表》把公文分为15类,比如“08 公安 司法 监察”类,每类下面还有小类,如“08B 司法”。
我们要找出公文属于哪个小类,其实就是在查找应转换成的类别词。
4.提炼出公文主题概念,分析其主要成分、次要成分及相互间的关系。
公文主题概念是指公文的中心思想,要用精炼的几个词或句子表述出来。
主题概念中主要成分是指最核心、最关键的部分,次要成分是对主要成分的说明以及空间、公文类型等。
5.公文主题概念转换。
即把提炼出的公文主题概念依照标引规则转换成《公文主题词表》中的词目,这一步较容易出错。
主题概念转换分直接转换和间接转换。
直接转换是指主题概念能在《公文主题词表》中找到相对应的主题词;间接转换是指在《公文主题词表》中没有直接对应的主题词,需使用组配标引、上位词标引和自由词标引进行转换。
组配标引。
又分为交叉组配和方面组配。
交叉组配是指2个或2个以上的主题词目构成具有相容性逻辑关系的组合,以表达一个专指概念。
例如:
“土地资源”,可用“土地”和“资源”这2个主题词组配,以确切表达一个专指概念。
方面组配是指表示事物的主题词与表示事物某个属性或某个方面的主题词进行组配,比如“食品加工”即用“食品”这个事物及“加工”这个状态进行了组配。
由于行政机关公文主题词标引的目的在于分类,不易于组配,所以在实际工作中很少运用此方法。
上位词标引。
是指《公文主题词表》中没有直接对应的主题词,就用其直接上位词进行标引。
上位词是指其概念的外延完全包含下位词概念的外延。
比如“虾”、“鱼”这两个概念的外延是指各种实物虾和鱼,其上位词“水产”概念的外延则是指所有在水中产出的动物,完全包含了“虾”和“鱼”的外延。
再比如国务院文件《〈中华人民共和国行政复议法〉实施条例》的主题词是:
行政事务 行政 法律 条例,这里就用到了上位词标引,“《中华人民共和国行政复议法》”在《公文主题词表》找不到对应的词目,而它的上位词“法律”可以在词表中找到,所以使用“法律”作主题词。
这里要说明的一点,要使用其直接上位词,不得扩展,上例中“《中华人民共和国行政复议法》”在词表中有两个上位词“法律”和“司法”,但是“司法”是“法律”的上位词,是“《中华人民共和国行政复议法》”的间接上位词,所以不能使用,否则就扩大了分类的范围。
自由词标引。
指在《公文主题词表》以外,有较高的使用频率和较强的专指性,具有特定含义或新产生的词语。
比如《国务院办公厅关于印发2009年节能减排工作安排的通知》,其主题词为:
经济管理 节能减排△ 通知。
“节能减排”是新产生的词语,有较强的专指性,使用频率高,所以可以使用自由词标引。
6.审核主题词标引结果。
对拟使用的主题词进行检查,以减少标引错误。
一要看对公文主题概念的把握、提炼是否准确;二要看是否符合标引规则;三要看同类型公文所选用的主题词是否一致。
举例说明:
对《国务院关于第四批取消和调整行政审批项目的决定》进行主题词标引。
第一步,审读公文,了解到公文内容和发文意图是“取消和调整行政审批项目,进行行政制度改革”。
第二步,发文意图单一,确定主题类型为单主题。
第三步,进行分类,对行政制度进行改革属于“行政事务”类。
第四步,提炼出公文主题概念:
行政审批制度、改革、决定;分析成分:
“行政审批制度”是主要成分,“改革”、“决定”是对主要成分进行说明的次要成分。
第五步,把提炼出的公文主题概念进行转换,在《国务院公文主题词表》选词:
“制度”、“改革”、“决定”。
所以,该公文主题词为:
行政事务 制度 改革 决定。
四、标引工作中应注意的几个地方
(一)上报的公文应按上级制发的主题词表和使用要求标引主题词,不得超出标引范围,不得使用自由词标引。
(二)对于批转、转发、发布类的公文,一般应选用批转、转发文件的文种,但如果被转发的公文属法规性质,其名称为条例、规定、办法等,则应作为主题词标引。
如《国务院关于修改〈中华人民共和国公路管理条例〉的决定》其主题词是:
交通 公路 管理 条例 决定。
标注的就是被发布文件的文种“条例”。
如果想全面反映公文形式,也可以同时标引,如:
《国务院关于修改〈全国年节及纪念日放假办法〉的决定》的主题词标引为:
行政事务 节假日 办法 决定。
(三)多部门联合行文,如果行文规则不同,那么应遵循主办机关的的行文规则(包括主题词的标引)。
比如:
《中共中央国务院关于2009年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意见》,其主题词为:
农村工作 农业发展 农民增收 意见,使用的就是党的公文主题词标引方法。
如果公文内容涉及多个方面,主题词应标引主要内容或按内容出现的先后顺序进行标引。
(四)党政机关公文主题词标引的区别。
两者在主题词表、标引目的、方法步骤、具体要求上均有较大差别。
一是主题词表的体系结构和词量不同。
党的机关使用的主题词表是中共中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》,该词表共收录主题词5116个,全表由主表、范畴表及附表三个部分组成;行政机关使用的是国务院办公厅秘书局编制的《国务院公文主题词表》,该词表收录主题词1049个,由主表和附表两部分组成。
二是目的不同。
前者重在揭示、反映公文的主要内容;后者重在对公文进行分类,以便于检索。
三是标引的方法步骤不同。
前者重在概括、分析;后者重在分类。
前者查表选词比较复杂;后者查表选词的途径较为单一。
前者使用组配标引较多,后者使用上位词标引较多。
四是标引要求不同。
党的机关公文主题词的数量一般在10个以内。
反映公文内容的主题词在前,反映公文形式的主题词在后,地区名称、组织机构名称、年代和人物都可以作为主题词;行政机关的公文主题词强调先标类别词,再标属类词,除类别词外,主题词不超过5个,年代、人物不作为主题词。
在标引主题词时应注意发文机关是党的组织还是行政机构,从而使用不同的标引方法。
(五)社会团体和临时性机构行文一般应参照业务主管单位或主管单位的行文规则。
比如基层法律服务工作者协会行文应参照司法局的行文规则,使用行政公文处理办法;但是如果以协会党组织的名义发文,则应使用党的公文处理办法。
《国家行政机关公文格式》
1范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。
其他机关可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
2引用标准
下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用面成为本标准的条文。
本标准出版时,所标版本均为有效。
所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T148-1997印制、书写和绘图纸幅面尺寸。
3定义
本标准采用下列定义
3.1字word
标识公文中横向距离的长度单位。
一个字指一个汉字所占空间。
3.2行line
标识公文中纵向距离的长度单位。
本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度为85%~90%,横向折度≥15次,不透明度≥85%,PH值为7.5~9.5。
5公文用纸幅面及版面尺寸
5.1公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm,尺寸允许偏差见GB/T148。
5.2公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为:
37mm±1mm
公文用纸订口(左白边)为:
28mm±1mm
版心尺寸为:
156mm×225mm(不含页码)
6文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
7排版规格与印刷装订要求
7.1排版规格
正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行28个字。
7.2制版要求
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
7.3印制要求
双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。
黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。
印品着墨实,均匀;字面不花、不白、无断划。
7.4装订要求
公文应左侧装订,不掉页。
包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。
两页页码之间误差不超过4mm。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。
平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。
裁切成品尺寸误差±1mm,四角成90o,无毛茬或缺损。
8公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线(宽度同版芯,即156mm)以上的各要素统称训眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
8.1.1公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
8.1.2秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级各保密期限之间用"★"隔开。
8.1.3紧急程度
如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
8.1.4发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加"文件"组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。
字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时应使用主办机关名称在前,"文件"二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,保证公文首页显示正文。
8.1.5发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号"〔〕"括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加"第"字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8.1.6签发人
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人后标全角冒号,冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。
8.2主体
8.2.1公文标题
红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
8.2.2主送机关
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
8.2.3公文正文
主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
8.2.4附件
公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识"附件",后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如:
"附件:
1.××××");附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识"附件",有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
8.2.5成文时间
用汉字将年、月、日标全;"零"写为"O";成文时间的标识位置见8.2.6。
8.2.6公文生效标识
8.2.6.1单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。
成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
8.2.6.2联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。
主办机关印章在前,每排最多3个印章,两端不得超过版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
8.2.6.3特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识"此页无正文"的方法解决。
8.2.7附注
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
8.3版记
8.3.1主题词
"主题词"用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空一字。
8.3.2抄送
公文如有抄送,在主题词下1行;左空一字用3号仿宋体字标识"抄送",后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。
如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
8.3.3印发机关和印发时间
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。
印发机关左空1字,印发时间右空1字。
印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
8.3.4版记中的反线
版记中各要素下均加一条反线,宽度同版心。
8.3.5版记的位置
版记应置于公文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。
9页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
空白页和空白以后的页不标识页码。
10公文中的表格
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双贾码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
11公文的特定格式
11.1信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐使用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条武文线(上细下粗),两条线长均为170mm。
每行距中排28个字。
发文机关名称及双线均印红色。
两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
11.2命令格式
命令标识由发文机关名称加"命令"或"令"组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。
命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空4字标识签发人名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。
在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。
分送机关标识方法同抄送机关。
其他从本标准相关要素说明。
11.3会议纪要格式
会议纪要标识由"××××会议纪要"组成。
其标识位置同8.1.4,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。
会议纪要不加盖印章。
其他要素从本标准规定。
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