宣传物料管理办法.docx

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宣传物料管理办法

公司企划物料管理办法

第一章总则

第一条为规范公司企划部宣传物料用品的计划、购买、领用、维护、

报废等管理，特制定本办法。

第二条公司行政人事部为管理部门，负责审查及监控企划部宣传物

料的申购及使用情况，负责企划物料的验收、发放和管理等工作。

第三条财务部负责企划物料费用的监控。

第四条使用部门和个人负责企划物料的日常保养、维护及管理。

第五条本办法所指企划物料包括：

1．耐用品：

桌椅板凳、音响、展板、条幅、指示牌、桌布、警戒栏、笔记本、

无线信号发射器等。

2．低值易耗品：

单页、手册、刊物、各类登记表、资料袋、文化衫等。

第二章企划物料的日常管理流程与工作标准

为明确职责分工，梳理、规范企划部宣传物料日常操作步骤，有效

管理和使用公司的宣传物料；规范公司宣传物料的采购、保管、发放、

使用等工作，合理控制宣传物料的使用、消耗和费用支出，降低公司宣

传物料的费用和经营成本；逐步实现公司管理的规范化、标准化和程序

第一条宣传物料日常管理流程图

阶段

节点

工作执行标准

宣传物料管理制度建设

1

（1）行政人员调查、收集相关企业或优秀企业的宣传物

料日常管理制度

（2）结合本企业的文化和实际情况，拟定适合本企业的宣传物料日常

管理制度

宣传物料采购

2

（1）汇总企划部或其他部门的宣传物料需求

（2）盘点宣传物料库存、填写宣传物料采购单

3

宣传物料申购管理流程参照第三章“宣传物料申购管理流程与工作标准”

4

（1）宣传物料采购流程参照第四章“宣传物料管理流程与工作标准

（2）宣传物料比价管理流程参照第五章”宣传物料比价管理流程与工

作标准”

5

宣传物料验收入库流程参照第六章“宣传物料验收入库流程与工作标准”

领用与使用

6

（1）行政人员对宣传物料领用申请进行审查

（2）宣传物料领用管理流程参照第七章“宣传物料领用管理流程及工

作标准”

7

（1）明确公共办公用品的保管人与责任人

（2）监督、调查的内容包括宣传物料领用单与宣传物料台帐、宣传物料申请书与宣传物料实际使用情况、宣传物料领用登记表与实际用品登记表等

企划物料报废

8

（1）核对宣传物料报废申请表填写是否正确，是否已经主管审批

（2）调查报废申请情况是否属实

9

（1）检查宣传物料报废申请单是否已经分管副总及总经理审批

（2）对经过报废申请审批的宣传物料进行出售或销毁处理

（3）登记已作报废处理的宣传物料的名称、编号、报废日期、处理方式等

第一条宣传物料申购管理流程图

编写人签发人签发日期

根据公司目前现状，宣传物料的使用部门主要是企划部，且企划部

正直组建初期。

建议采购清单费用预算审批均需总经理批复。

试行三个

月后，分管副总可直接审批费用预算在1000元以下（含1000元）采购

清单。

费用预算超过1000元除分管副总审查后另需总经理审批后方可借支、采购。

费用借支环节参照公司费用借支制度执行

阶段

节点

工作执行标准

宣传

1

企划部填写并提交宣传物料需求单

物料

需求

2

（1）行政人员统计宣传物料米购需求

统计

（2）对库存物料统计，结合需求，确定需米购物料的类别、数量

采购

3

（1）根据米购需求统计结果，填写宣传物料米购清单

申请

（2）将采购清单递交至分管副总及总经理审批

（1）根据分管副总和总经理审批确认的宣传物料采购清单，对各类宣

费用预算

4

传物料进行市场询价

（2）至少确定3家供应商，对供应商的价格进行对比分析

5

（1）根据供应商报价统叱用预算

（2）编制详细的宣传物料预算表进行审核，确认数据无误

审批

6

（1）财务部核对各项宣传物料的数量与单价是否符合实际

（2）对行政部提交的预算表进行审核，确认数据无误

宣传

（1）行政人员根据审核通过的宣传物料米购清单及预算表，将米购任

物料

7

务分配给相应的采购人员

采购

（2）米购流程参照第四章“宣传物料米购管理流程与工作标准”

物料采购需求单

申请日期：

2014年月日申请部门：

申请人：

申请人手机：

需求内谷

规格说明

数量

单位

用途

单价

费用小计

供应商资料

付款说明

备注

（必须详细注明规格、尺寸、重量、颜色、材质等）

（联系人、电话）

合计

填表说明：

申请部门请认真详细填写表格白色部分（如不明细将可能造成延误）；采购部门（专员）负责填写表格灰色部分内容;

申请部门负责人签字:

分管副总审批:

行政人事部核价:

总经理审批:

第一条宣传物料采购管理流程图

主办部门

行政人事部

流程名

宣传物料采购管理流程

指定采购计划

审批

选购宣传物料划洽谈价格

审批

宣传物料验收入库

行政人事部

开始

1.统计宣传物料采

购需求

2.制定宣传物料采

购计划

3.比价及筛选供应商.

选购物品

4.洽谈价格

5.提货

6.验收宣传物料

W

7.入库登记

结束

支付货款

编写人

签发人

签发日期

阶段

节点

工作执行标准

制定采购计划

1

（1）根据企划部的宣传物料需求表，统计宣传物料米购需求

（2）编制宣传物料米购需求表

2

（1）根据宣传物料米购需求表，制定宣传物料米购计划

（2）采购计划的内容包括供应商信息调查、采购时间、采购人员、

采购方式、采购预算等

选购宣传物料

3

（1）根据审批通过的米购计划，参与比价与筛选供应商

（2）比价管理流程参照第五章“宣传物料比价管理流程匕工作标

准”

洽谈价格

4

（1）根据供应商报价，结合以往采购价格，进行价格洽谈

（2）确定各项需米购宣传物料的价格

宣传物料验收入库

5

（1）在规定时间内提货

（2）保证宣传物料及时送达

6

（1）检查所采购宣传物料的质量，及时发现质量问题

（2）对无质量问题的宣传物料进行统计

（3）宣传物料验收入库可参照第六章“宣传物料验收入库流程与工作标准”

7

（1）核对确认待入库办公物品的数量、种类、及时记录多购或少购的情况，并进行处理

（2）登记宣传物料的实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息

第一条宣传物料比价管理流程图

主办部门

行政人事部

流程名

宣传物料比价管理流程

分管副总行政人事部采购人员

开始

阶段

节点

工作执行标准

收集价格信息

1

（1）收集供应商价格信息

（2）确定供应商的资质与信誉

2

根据所收集供应商的信息及米购人员提供的信息，初步筛选信誉良好、价格合理的供应商

产品

3

对初步筛选的供应商的产品进行质量、规格方面的比较，

如将今

及

价格范围的办公用品的质量进行比较

价格

4

对不同供应商一质量或规格的办公用品进行价格对比,

将各供应

比较

商按价格高低顺序进行排列

洽谈

5

根据各供应商的信誉、质量与报价，结合企业米购预算，

在米购人

并

员的协助配合卜与供应商洽谈价格

确定

6

（1）根据洽谈结果，确定物美价廉的候选供应商

价格

（2）将候选供应商及报价交分管副总审批

与供

7

经分管副总审批，确定采购供应商

应司

第一条宣传物料验收入库流程图

主办部门

行政人事部

流程名

宣传物料验收入库流程

分管副总行政人事部采购人员

编写人签发人签发日期

公司目前入库环节并未有审批流程，建议开设入库审批流程。

入库

登记宣传物料收入、支出、结余明细表。

入库人员严格按照入库凭证及

物料领用单出、入库。

不定时有总经办抽查。

宣传物料出入库明细表:

XXXXXX有限公司

1月份

宣传物料品出入库明细表

编号

物料名称

规格型号

单位

期初库存

本期入库

本期出库

结余库存

数量

单价

金额

数量

单价

金额

数量

单价

金额

数量

单价

金额

1

只

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

合计

阶段

节点

工作执行标准

验收宣传物料

1

（1）对多采购宣传物料进行验收，检查质量，及时发现问题

（2）检查所米购宣传物料的数量，确定数量无误

2

（1）如检查发现质量不合格的宣传物料，相关米购人员应与供应商进行联系

（2）采购人员与供应商确定商品不合格品的退换货处理办法。

若退

货，则采购人员需重新进行采购；若换货，则采购人员根据公司换货制度进行操作

宣传物料入库

3

（1）确定质量合格的宣传物料的类别、数量等

（2）清点完毕后将宣传物料入库

（3）填写宣传物料入库登记表

4

:

经分管副总确认后，行政人事部开具宣传物料入库凭证

5

（1）检查入库登记及审批手续是否已办理完毕

（2）确认后，在宣传物料入库登记表上签字并填写日期

报销宣传物料费用

6

（1）确认宣传物料入库手续已办理完毕

（2）根据实际情况计算需报销的实际费用

（3）到财务部报销费用

物料入库单:

公司材料物资入库单

品名

规格型号

单位

数量

单价

金额

税率

备注