供应商控制程序.docx
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供应商控制程序
1目的:
根据信息安全、环保相关相关法律法规及客户的要求,对供应商进行合理有效的评估、选择,确保供应资源满足公司的成本及供货需求。
2适用范围:
适用于公司生产性物料、模具、固定资产及自动化设备、IT设备的供应商评估、选择、取消等管理活动。
3职责:
3.1事业部寻源:
3.1.1负责新供应商的开发,并组织审核组成员(事业部寻源、集团寻源、品质、研发、体系人员、IT部等)对新供应商进行现场审核,向供应商传达品质及环保符合性的要求,配合品质部对供应商在品质及环保符合性方面的评估及定期考核;
3.1.2负责供应商的选择与管理,并持续改进供应商管理的有效性;
3.1.3负责供应商商务谈判及供应信息的维护;
3.1.4负责评价供应商绩效考核中的商务和样品交付指标。
3.2集团寻源部:
3.2.1参与供应商评估,负责新供应商开发的集团资源端审批;
3.2.2负责除辅料和专用治具外的物料的批量价格及调价审批,涨价审批;
3.2.3负责紧缺或价格波动大的重要物资囤货;
3.2.4负责监控和稽核、优化的各事业部的采购流程。
3.2.5负责IT设备的询价和采购。
3.3研发部:
3.3.1参与供应商评估,负责评价供应商的技术能力,传达产品规格方面的要求及样品确认;
3.3.2负责批准供应商的生产过程和产品。
3.4品质部:
3.4.1参与供应商评估,负责评价供应商的品质保证能力;
3.4.2负责评价应商质量方面的绩效考核,并推动供应商的品质改进;
3.5IT部:
3.5.1参考IT设备供应商的评估和前期资质调查。
包括:
公司概况和法人信息;
公司资质;
技术人员的能力和经验;
以往的专业项目经历和业绩;
在行业中的位置和在行业中的口碑;
与本公司合作的经历和结果。
3.5质量体系部:
参与供应商评估,负责评价供应商的质量体系运行能力;
3.6财务部:
负责供应商的商务结算方式审批,成本符合性审批;
3.7事业部总经理:
负责供应商导入导出的结果审批,价格审批。
4定义:
4.1供应商类别的定义:
4.4.1主材供应商:
1)所有产品上可以体现出来的原材料(BOM物料);
2)外协供应商:
为我司产品提供部分工序的供应商。
4.4.2外发电镀/喷涂类混合工艺供应商在评估过程中,需要明确:
1)混合工艺是否会产生HS物质;
2)产生的HS物质是否满足“**环境管控物质管理规范”的要求;
3)混合的工艺流程是否会混入其他物质。
4.4.3辅料供应商:
非BOM内物料,但生产又需要的供应商。
4.4.4临时供应商:
此类物料为独家供应或暂时不可替代,但因某些条件达不到公司要求时而与其合作的供应商;
4.4.5客户指定供应商:
由公司客户明确规定必须到某供应商处购买,此为指定供应商;
4.4.6知名品牌供应商:
指其品牌在行业内都认可,且非常有公信力,是众所周知的名牌产品;
4.4.7代理商:
没有生产现场,只有仓储,有原厂的授权资质,只做销售和服务。
5工作程序:
5.1采购活动中的商业道德规范:
5.1.1尊重和保护自然和居住环境;
5.1.2所采购的产品和服务应是在安全、人道和合法的环境中生产和提供;
5.1.3促进公平竞争。
产品和服务的供应商选择,是依据他们的竞争性的价格、品质、交付和其他客观标准,而不是基于诱惑、商业贿赂和优先等手段;
5.1.4禁止使用或接受会影响商业决策的礼物、款待和报酬等利益;
5.1.5保护商业秘密和知识产权。
5.2新供应商开发的条件和要求:
5.2.1现有供应商无法满足新产品新工艺的需求时;
5.2.2为了寻找比现有物料价格更低或质量/服务更好的供应商时;
5.2.3当现有物料存在品质、服务、交货或其它方面的较大风险时;在开发供应商的过程中,事业部寻源应初步评估是否符合合格供应商条件,避免后续评估过程中因某些不符合项而中止。
5.2.4对于影响产品质量、性能的物料新供应商必须获得ISO9001和QC080000的体系资格认证或者同等类型的体系资格认证,并建立完善的管理体系。
对于不影响产品质量、性能的非关键物料新供应商,必须符合公司环保和品质相关要求。
5.3报价和初评:
5.3.1事业部寻源初步评估,如供应商能符合合格供应商所需的条件,开始进行询价、议价、样品评估、以及其他合格供应商需要的文件收集。
5.3.2价格的审批流程:
寻源工程师—事业部寻源经理—集团寻源—事业部PM-事业总经理(运营副总)—财务部。
5.3.3样品评估
1)索取样品
研发部/PM发放样品需求包括但不限于图纸、规格、技术资料、环保要求等给采购,采购将研发/PM提供的资料提交给供应商,并要求供应商提供样品及资料,具体要求如下:
a.样品;
b.样品规格信息或证明(如:
有害物质检测报告等);
c.代理商或制造商的质量/不使用有害物质保证书/物质安全资料表.
2)评估/确认样品
a.寻源收到供应商提供的样品和所附文件后,提交研发部;
b.研发部收到样品后,对样品进行测试和评估。
样品承认参考《供应商样品承认管理办法》。
5.3.4合格供应商必需文件
No
文件名称
供应商类别
说明
1
供应商基本资料调查表
主材类/辅料类/设备类/模具类
在收集资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等相关内容基础上填写
2
供应商营业执照/税务登记证/组织机构代码/银行资料
主材类/辅料类/设备类/模具类
境外供应商提供商业登记证即可;
3
体系证书
主材类
ISO9001/QC080000或等同类型体系认证
4
基本供货协议
主材类/部分辅料类
每月或经常性发生的辅料类需签署
5
模具制作框架协议
模具类
6
质量协议
主材类
7
环保协议
主材类/部分辅料类
8
信息安全相关方保密协议
主材类/辅料类/模具类/设备类
9
廉洁合作承诺书
主材类/辅料类/模具类/设备类
海外供应商不作要求
10
相关方环保行为保证书
主材类/辅料类/模具类
11
致相关方的一封信
主材类
12
供应商反恐协议书
主材类
13
关于对帐送货及付款相关事宜(回执)
主材类/辅料类
14
供应商送货规范/货仓收货日调整通知函(回执)
主材类/辅料类
15
供应商审核清单
主材类
16
不使用环境管控物质保证书
主材类/辅料类
17
合格ICP和MSDS报告
主材类/辅料类
5.4新供应商评估审核:
5.4.1评估分类:
1)文件评估:
供应商根据审核清单进行自评,公司按照其自评的结果对其进行评估,包括信息安全要求。
2)现场审核:
公司依审核清单在供应商工厂现场进行评估,包括信息安全要求。
5.4.2对于工厂评估,当同一物料有多家供应商供应,但在时间紧迫或人力有限的情况下,采购可综合考虑,优先对最符合公司要求的供应商进行评估。
5.4.3供应商自评
1)寻源在收集合格供应商必需文件时将《审核清单》提供给供应商;
2)供应商将自我评估结果填写在《审核清单》提交给采购;
3)对于供应商的自评结果在C等级(75分)以上时,采购才可进行供应商工厂现场审核程序。
5.4.4现场审核
1)审核团队:
事业部寻源工程师、集团寻源人员、研发工程师、供应商质量管理工程师、体系工程师;审核IT设备供应商时,事业部寻源工程师、集团寻源人员、体系工程师、IT工程师参与评审。
2)审核日程安排和交通安排:
由寻源工程师和供应商沟通确定;
3)审核内容:
根据《审核清单》进行;
4)审核记录:
审核发现和评分结果应记录在《审核清单》中;
5)结果反馈:
在末次会议中,评估小组应报告审核发现和评分结果,并与供应商确认审核中发现的不符合项。
审核结束后,供应商质量管理工程师或IT工程师撰写《审核清单》中的供应商稽查评估总结发送至供应商,并要求供应商回复改善计划并提交改善证据;
6)纠正措施的跟踪确认:
由不符合项的提出者对供应商提出的纠正措施改善情况进行确认,并最终交供应商质量管理工程师汇总、保存。
5.4.5评估等级和所采取的措施见下表:
评估等级
分数
采取措施
A级:
优秀
分数≥85
要求供应商回复改善计划并提交改善证据:
1.回复改善计划(一周内);
2.完成改善并提交改善证据(两周内)
B级:
合格
85>分数≥75
C级:
条件合格
75>分数≥60
要求供应商回复改善计划并提交改善证据:
1.回复改善计划(一周内);2.完成改善并提交改善证据(两周内)
3.采购组织审核团队对供应商进行现场复审。
D级:
不合格
分数<60
供应商进行自我改善,可再次申请进行合格供应商审核;
若再次审核后不能达到合格供应商条件,则中止合作。
供应商SEA审核按SEA审核清单单独审核,评估等级及采取的措施按上表要求。
供应商信息安全审核按ISO27001审核清单单独审核,评估等级及采取的措施按上表要求。
5.4.6部分供应商可以获得现场审核的豁免,现场审核的豁免是指不进行现场审核,但供应商需依审核清单进行自评。
新供应商现场审核豁免矩阵表
审核类型
**自行开发
客户
指定
临时
供应商
主材供应商
知名
品牌
代理商
辅料类
模具类
省内
省外
现场审核
√
√
X
X
X
√
X
X
供应商自评
√
√
√
√
√
√
√
√
1)对于不需要供应商现场审核的供应商,采购在《合格供应商申请表》上注明不需评估的原因。
2)对于省外供应商,事业部总经理依据品质等相关管部门提议及风险程度,认为需要现场审核的,仍可安排现场审核,也可委托集团在当地的分子公司代为现场审核。
5.5合格供应商申请:
5.5.1申请合格供应商的条件如下:
1)资料评审和样品初评合格;
2)供应商的自评结果在C等级(75分)以上;
3)对于需要进行现场审核的供应商,其现场审核的评分结果(或复审结果)在B级或以上,且不符合项改善措施得到确认;
4)合格供应商必需文件齐全(见5.3.4)。
5.5.2合格供应商的申请和批准:
1)寻源工程师提交《合格供应商申请表》,附上合格供应商必需文件(见5.3.4),提交采购经理、品质经理、研发经理、集团寻源会签,事业部总经理签字后,提交集团采购总监和财务总监批准。
2)针对成立时间短(1年内)的供应商(针对BOM物料供应商),原则上不合作,如的确很有优势或其他原因,寻源和品质部门就其工程、技术优势,成本优势、技术(团队)特殊背景情况说明,由事业部总经理批准后提交集团采购总监批准,并报审计部备案。
3)项目指定供应商,走完《指定供应商审批流程》后执行正常采购流程。
4)对于特殊关联关系供应商,遵照《**通信廉洁规范》执行。
5.5.3批准后的合格供应商由寻源登录到《合格供应商一览表》,分发给供应链、品质,《合格供应商一览表》每季度更新一次。
寻源部指定专人管理(合格供应商和临时供应商)申请文件,定期将同等完整的复印件资料交文控中心备份存档,避免采购档案管理存在丢失、缺少的风险。
5.5.4对于客户指定的二级供应商,原则上应参照公司自有供应商要求管理,如出于成本\品质等其他原因需更换供应商,除事业部总经理批准同意外,须与客户做好沟通工作。
5.6临时供应商的建立:
5.6.1临时供应商建立的条件:
当出现以下情况,不满足申请合格供应商的条件,但为配合生产,需要与其合作,可以申请为临时供应商。
1)供应商考核在C级;
2)评估为条件不合格供应商,原则上不允许承接项目,但特殊情况仍需临时采用的,须走《指定供应商审批流程》且只能为临时供应商;
3)非常用的一次性设备、治具、辅料供应商。
5.6.2临时供应商的申请和批准
寻源工程师提交《临时供应商申请表》,附上供应商基本资料(营业执照&《廉洁合作承诺书》&《供应商基本情况调查表》),提交集团寻源、集团采购总监、BU质量总监、财务部审批。
5.6.3临时供应商的有效期
临时供应商的有效期为3个月。
如有需要,可由集团采购总监和BU质量总监批准,再申请延长此临时供应商的有效期至6个月。
5.6.4临时供应商转为合格供应商时,按照合格供应商的导入流程和条件办理。
5.6.5临时供应商的物料管理,临时供应商的物料管理按照正常物料进行管理,需要提交样品承认书,基本的环保质量协议,详见5.3.4。
5.7供应商绩效考核:
参见《供应商绩效考核规范》。
5.8合格供应商年度审核:
5.8.1原则上供应商每12个月内必须有一次稽核,由供应商质量管理负责人根据年度交货批数及质量状况在每年年底制订次年的《供应商年度审核计划》主导进行;合格供应商年度现场审核豁免见下表:
合格供应商年度现场审核豁免矩阵表
审核类型
**自行开发
客户
指定
临时
供应商
主材供应商
知名
品牌
代理商
辅料类
模具类
省内
省外
现场审核
√
X
X
X
X
√
X
X
供应商自评
X
√
√
√
√
X
√
√
5.8.2寻源在制定采购订单的分配策略时应参考供应商年度复审的结果:
1)A级:
此类供应商可进行大批量采购,有新项目优先合作权;
2)B级:
此类供应商一般都用正常采购方式,维持现有项目的合作,视每月交货品质状态来决定是否合作新项目;
3)C级:
此类供应商大多先期进行小批量的简单物料采购,同时,对此类供应商还会加强辅导,但没有新项目合作权力,所以此类供应商又称为备选类供应商;
4)D级:
此类供应商难以保证提供符合公司需求的产品,对其采购物料会承担很大的风险,或会公司带来社会声誉的损失;此类供应商为不合格供应商,不在采购的考虑范围之内;
5.9供应商资格取消:
供应商出现以下情况时,可取消合格供应商资格:
5.9.1年度考核不合格的,经评审无需继续进行采购的;
5.9.2在合同期内,因人为原因造成重大品质事故,不能及时处理;经采购会同品质、研发部门讨论需更换厂商的;
5.9.3合同期内,因设备能力、技术等因素影响,多次不能按期交货的;
5.9.4其它对公司有重大不良影响的,经采购会同相关部门讨论需更换厂商的。
5.9.5在环保符合性方面若出现以下情况时,可取消合格供应商资格:
1)进料/制程/成品/客户抽测时发现环保有害物质超标时;
2)供应商环保审核成绩不合格,且未能提出整改计划者。
5.9.6在劳工、环境、职业健康、商业道德、信息安全方面出现以下情况时,可取消供应商资格:
1)供应商因劳工、环境、职业健康、商业道德、信息安全方面被政府部门进行过处罚或经媒体曝光造成恶劣社会影响的。
2)因供应商提供给本公司的产品,本公司也是按相关操作规程和使用说明操作,但还是使本公司蒙受环境保护或职业健康方面的重大损失时;
5.9.7生产性物料供应商,两年内没有合作的,由寻源发起,经PD、供应链、财务审核可行性后,取消供应商资格。
寻源部每年必须清理一次。
5.9.8对于需取消合格供应商资格的,由提出部门填写《供应商资格取消报告》,
经BU寻源部、质量部、研发部会签,集团寻源、分管领导核准后,责任部门在系统中注销,寻源在《合格供应商一览表》中删除该供应商;被取消的供应商,仍想成为我司合格的供应商时,需按新供应商导入流程办理。
5.10集团供应商资源池:
集团寻源部在各事业部合格供应商清单上的基础上,依据物料种类,对重点物料分优选和备选两个类别建立集团供应商资源池,非A级供应商,不得在优选池中。
在集团供应商优选资源池内的供应商,各事业部可以直接纳为供应商,原则上无需做重复审核。
6.支持性文件:
《供应商样品承认管理办法》
《供应商绩效考核管理规定》
《大宗物资囤货操作指引》
《指定供应商审批流程》
《供应商资源池的管理规定》
7.记录、表格:
《供应商基本资料调查表》
《审核清单》
《合格供应商申请表》
《临时供应商申请表》
《合格供应商一览表》
《供应商资格取消报告》
《ISO27001供应商稽核表》
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