软件项目外包与采购管理.docx
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软件项目外包与采购管理
第19章外包与采购管理
外包与采购管理(OutsourcingandProcurementManagement,OPM)是指外包管理和采购管理,目的是选择合适的承包商和供应商,并依据合同进行有效的管理。
外包与采购管理过程域是SPP模型的重要组成部分。
本规范阐述了外包与采购管理过程域的两个主要规程:
✧外包管理[SPP-PROC-OPM-OM]
✧采购管理[SPP-PROC-OPM-PM]
上述每个规程的“目标”、“角色与职责”、“启动准则”、“输入”、“主要步骤”、“输出”、“完成准则”和“度量”均已定义。
本规范适用于国内IT企业的软件研发项目。
建议用户根据自身情况(如商业目标、研发实力等)适当地修改本规范,然后推广使用。
19.1介绍
软件业是一个高速变化、新技术层出不穷的行业,同时又是人力资源成本相对较高的行业。
企业需要采用外包和采购形式来获取待开发产品的部件,最大限度地从社会分工合作、资源共享中获益。
一般地,在立项阶段,产品负责人应当进行“Make-or-Buy决策”,确定待开发产品的哪些部分应当“采购”、“外包开发”或者“自主研发”。
外包管理与采购管理的流程如图19-1所示。
图19-1外包管理与采购管理流程图
外包管理和采购管理是机构的公共职能,有条件的机构应当设立外包管理员和采购管理员两个角色。
由于外包管理和采购管理都是为具体的项目服务的,因此需要项目成员的协作才能把工作做好。
如果机构没有外包管理员和采购管理员的话,由项目经理兼此角色。
外包管理过程产生的主要文档有:
✧《外包开发竞标邀请书》,模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-BID]。
✧《承包商评估报告》,模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE]。
✧《外包开发合同》,模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT]。
✧《外包开发过程监控报告》,模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-MONITOR]。
✧《外包开发成果验收报告》,模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANCE]。
采购管理过程产生的主要文档有:
✧《采购竞标邀请书》,模板见[SPP-TEMP-OPM-PM-BID]。
✧《供应商评估报告》,模板见[SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE]。
✧《采购合同》,模板见[SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT]。
✧《采购物品验收报告》,模板见[SPP-TEMP-OPM-PM-ACCEPTANCE]。
19.2外包管理
19.2.1目的
●从多个候选承包商中选择最合适的承包商,与其签订外包开发合同,并依据合同监控外包开发过程以及验收成果。
19.2.2角色与职责
●机构外包管理员邀请一些项目成员、同行专家、财务人员、市场人员等人组成临时的外包管理小组。
机构外包管理员为该小组的负责人。
19.2.3启动准则
●在立项阶段,有关人员已经进行了“Make-or-Buy决策”,确定了需要外包的产品部件(通称外包项目)。
19.2.4输入
●“Make-or-Buy决策”产生的文档,主要是对外包产品部件的描述。
19.2.5主要步骤
[Step1]选择最合适的承包商
●[Step1.1]起草《外包开发竞标邀请书》
外包管理小组起草《外包开发竞标邀请书》,主要内容包括:
✧外包项目基本信息
✧外包产品部件的详细说明
✧一些要求和约束
●[Step1.2]制定“承包商评估标准”
外包管理小组制定“承包商评估标准”,主要评估因素有:
✧开发方案是否令人满意?
✧开发周期是否可以接受?
✧性能价格比如何?
✧能否提供较好的服务(维护)?
✧是否具有开发相似产品的经验?
✧承包商以前开发的产品是否有良好的质量?
✧承包商的开发能力与管理能力如何?
✧承包商的资源(人力、财力、物资等)是否充足并且稳定?
✧承包商的信誉如何?
外界对其评价如何?
✧承包商是否已经取得业界认可的证书如ISO质量认证、CMM2级以上认证?
✧承包商的地理位置是否合适?
外包管理小组可以根据实际情况适当修改上述评估标准。
●[Step1.3]竞标邀请
✧外包管理小组与候选承包商建立联系,分发《外包开发竞标邀请书》以及相关材料。
✧外包管理小组整理并保存候选承包商提交的“应标书”以及相关材料。
●[Step1.4]粗筛选
✧外包管理小组按照“承包商评估标准”对候选承包商进行粗筛选,剔除明显不合格的承包商。
在此评估过程中,外包管理小组可能要和候选承包商进行交流(如面谈、电话交谈)。
评估结论记录在《承包商评估报告》之中。
✧通过了粗筛选的候选承包商将进入下一轮评估,转向[Step1.5]。
●[Step1.5]评估候选承包商的综合竞争力
✧外包管理小组按照“承包商评估标准”逐一评估候选承包商的综合竞争力,给出排名。
在此评估过程中,外包管理小组要和候选承包商进行深入的交流(如面谈、电话交谈)。
评估结论记录在《承包商评估报告》之中。
●[Step1.6]评估风险
✧外包管理小组逐一评估与候选承包商建立外包合同的风险,评估结论记录在《承包商评估报告》之中。
●[Step1.7]确定承包商
✧外包管理小组根据[Step1.5]和[Step1.6]的结论,挑选出最合适的承包商。
✧外包管理小组产生完整的《承包商评估报告》。
[Step2]签订外包合同
●[Step2.1]协商
外包管理小组和承包商就《外包开发合同》的主要条款进行协商(谈判),达成共识。
协商的重点包括:
✧承包金额和付款方式
✧产品交付方式和交付日期
✧违约处理
✧开发计划
✧监控计划
✧验收计划
✧维护计划
●[Step2.2]起草合同
✧外包管理小组和承包商按照指定的模板共同起草《外包开发合同》。
●[Step2.3]签订合同
✧外包管理小组和承包商仔细审查《外包开发合同》中的每个条款,确保合同没有错误和隐患。
✧合同双方的代表(具有法律效律的人)在《外包开发合同》上签字,此后合同生效。
[Step3]监控外包开发过程
●[Step3.1]进展检查
外包管理小组按照《外包开发合同》中的“监控计划”,定期检查承包商的开发进展情况,并记录到《外包开发过程监控报告》之中。
进展检查的重点是:
✧实际进度是否与计划相符?
✧承包商的投入(人力、物力、财力)是否充分?
●[Step3.2]质量检查
✧外包管理小组按照《外包合同》中的“监控计划”,组织人员对承包商的工作成果进行技术评审、测试,或者参与承包商组织的技术评审和测试,以保证工作成果的质量符合要求。
外包管理小组将评审结论记录到《外包开发过程监控报告》之中。
●[Step3.3]纠正偏差
✧外包管理小组根据进展检查和质量检查的结论,督促承包商纠正工作偏差。
如果需要更改合同、产品需求或开发计划,则按照变更控制规程处理。
[Step4]外包开发成果验收
●[Step4.1]验收准备
✧承包商将待验收的工作成果准备好,并将必要的材料提前交给外包管理小组。
✧外包管理小组慎重地组织验收人员。
✧外包管理小组与承包商确定验收的时间、地点、参加人员等。
●[Step4.2]审查与测试
✧成果审查。
验收人员审查承包商应当交付的成果,如代码、文档等等。
确保这些成果是完整的并且是正确的。
验收人员将审查结果记录在《外包开发成果验收报告》之中。
✧验收测试。
验收人员对待交付的产品进行全面的测试,确保产品符合需求。
验收人员将测试结果记录在《外包开发成果验收报告》之中。
●[Step4.3]问题处理
如果验收人员在审查与测试时发现工作成果存在缺陷,则外包管理小组应当视问题的严重性与承包商协商,给出合适的处理措施。
✧如果工作成果存在严重的缺陷,则退回给承包商。
承包商应当给出纠正缺陷的措施,双方协商第二次验收的时间。
如果给验收方带来损失,应当依据合同对承包商作出相应的处罚。
✧如果工作成果存在一些轻微的缺陷,则承包商应当给出纠正缺陷的措施,双方协商是否需要第二次验收。
●[Step4.4]成果交付与签字
✧当所有的工作成果都通过验收后,承包商将其交付给外包管理小组。
✧双方的责任人签字认可。
✧外包管理员通知本机构的财务人员,将合同余款支付给承包商。
19.2.6输出
●《外包开发竞标邀请书》
●《承包商评估报告》
●《外包开发合同》
●《外包开发过程监控报告》
●《外包开发成果验收报告》
19.2.7结束准则
●所有应交付的工作成果都已经通过验收。
●本规程所有的文档都已经产生。
19.2.8度量
●外包管理员统计工作量和文档的规模,汇报给项目经理以及有关领导。
19.3采购管理
19.3.1目的
●从多个候选供应商中选择最合适的供应商,与其签订采购合同,并依据合同验收产品部件。
19.3.2角色与职责
●机构的采购管理员邀请一些项目成员、同行专家、财务人员、市场人员等人组成临时的采购管理小组。
采购管理员为该小组的负责人。
19.3.3启动准则
●在立项阶段,有关人员已经进行了“Make-or-Buy决策”,确定了需要采购的产品部件。
19.3.4输入
●“Make-or-Buy决策”产生的文档,主要是对需采购的产品部件的描述。
19.3.5主要步骤
[Step1]选择最合适的供应商
●[Step1.1]起草《采购竞标邀请书》
采购管理小组起草《采购竞标邀请书》,主要内容包括:
✧需采购的产品部件的详细说明
✧一些要求和约束
●[Step1.2]制定“供应商评估标准”
采购管理小组制定“供应商评估标准”,主要评估因素有:
✧供应商的产品部件的功能是否符合本产品的需求?
✧供应商的产品部件的质量是否令人满意?
✧供应商的产品部件的性能价格比是否令人满意?
✧供应商的供货周期是否可以接受?
✧供应商能否提供较好的服务(维护)?
✧供应商的信誉如何?
外界对其评价如何?
✧供应商是否已经取得业界认可的证书如ISO质量认证、CMM2级以上认证?
●[Step1.3]竞标邀请
✧采购管理小组与候选供应商建立联系,分发《采购竞标邀请书》以及相关材料。
✧采购管理小组整理并保存候选供应商提交的“应标书”以及相关材料。
●[Step1.4]粗筛选
✧采购管理小组按照“供应商评估标准”对候选供应商进行粗筛选,剔除明显不合格的供应商。
在此评估过程中,采购管理小组可能要和候选供应商进行交流(如面谈、电话交谈)。
评估结论记录在《供应商评估报告》之中。
✧通过了粗筛选的候选供应商将进入下一轮评估,转向[Step1.5]。
●[Step1.5]评估候选承包商的综合竞争力
✧采购管理小组按照“供应商评估标准”逐一评估候选供应商的综合竞争力,给出排名。
在此评估过程中,外包管理小组要和候选供应商进行深入的交流(如面谈、电话交谈)。
评估结论记录在《供应商评估报告》之中。
●[Step1.6]评估风险
✧采购管理小组逐一评估与候选供应商建立采购合同的风险,评估结论记录在《供应商评估报告》之中。
●[Step1.7]确定供应商
✧采购管理小组根据[Step1.5]和[Step1.6]的结论,挑选出最合适的供应商。
✧采购管理小组产生完整的《供应商评估报告》。
[Step2]签订采购合同
●[Step2.1]协商
采购管理小组和供应商就《采购合同》的主要条款进行协商(谈判),达成共识。
协商的重点包括:
✧采购金额和付款方式
✧产品部件交付方式和交付日期
✧违约处理
✧验收计划
✧维护计划
●[Step2.2]起草合同
✧采购管理小组和供应商按照指定的模板共同起草《采购合同》。
●[Step2.3]签订合同
✧采购管理小组和供应商仔细审查《采购合同》中的每个条款,确保合同没有错误和隐患。
✧合同双方的代表(具有法律效律的人)在《采购合同》上签字,该合同生效。
[Step3]采购物品验收
●[Step3.1]验收准备
✧采购管理小组慎重地组织验收人员。
✧采购管理小组与供应商确定验收的时间、地点、参加人员等。
✧供应商将待验收的物品准备好。
●[Step3.2]审查与测试
✧成果审查。
验收人员审查供应商应当交付的物品,如代码、文档等等。
确保这些成果是完整的并且是正确的。
验收人员将审查结果记录在《采购物品验收报告》之中。
✧验收测试。
验收人员对采购物品进行全面测试,确保采购物品符合需求。
验收人员将测试结果记录在《采购物品验收报告》之中。
●[Step3.3]问题处理
如果验收人员在审查与测试时发现采购物品存在缺陷,则采购管理小组应当视问题的严重性与供应商,给出合适的处理措施。
✧如果采购物品存在严重的缺陷,则退回给供应商。
承包商应当给出纠正缺陷的措施,双方协商第二次验收的时间。
如果给验收方带来损失,应当依据合同对供应商作出相应的处罚。
✧如果采购物品存在一些轻微的缺陷,则供应商应当给出纠正缺陷的措施,双方协商是否需要第二次验收。
●[Step3.4]交付与签字
✧当所有的物品都通过验收后,供应商将其交付给采购管理小组。
✧双方的责任人签字认可。
✧采购管理员通知本机构的财务人员,将合同余款支付给供应商。
19.3.6输出
●《采购竞标邀请书》
●《供应商评估报告》
●《采购合同》
●《采购物品验收报告》
19.3.7结束准则
●所有应交付的物品都已经通过验收。
●本规程所有的文档都已经产生。
19.3.8度量
●采购管理员统计工作量和文档的规模,汇报给项目经理以及有关领导。
19.4实施建议
●对外包与采购管理小组进行必要的培训。
●对外包与采购管理过程域中产生的所有有价值的文档进行配置管理。
●选用合适的软件工具,尽量减少外包与采购管理的工作量。
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