法制工作管理办法.docx
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法制工作管理办法
法制工作管理办法
第一章总则
第一条为加强XX公司法制工作管理,加大XX公司依法管理力度,规范XX公司经营管理行为,维护企业合法权益,实现法制工作标准化管理,特制定本办法。
第二条本办法适用于XX公司机关各部门室、基层单位。
基层单位指XX公司所属管理公司、事业部室、分公司、项目经理部及集团控股的企业。
第三条法制管理工作必须坚持“依法治企,依法办事”的原则,坚持XX公司负责宏观控制、制度建立,基层单位负责微观管理、具体执行的原则。
第四条XX公司及基层单位必须设置法制管理组织机构,明确总法律顾问及法务机构的工作职责,全面负责本单位法制工作。
第五条XX公司及基层单位必须树立法律意识和合规化管理意识,规范企业经营行为和管理行为,促进企业管理的法制化和规范化。
第二章组织机构及工作职责
第六条XX公司成立以总经理为组长,总经济师为副组长的法制工作领导小组,负责XX公司法制工作管理。
成员包括法律事务部、经理办公室、经营核算部、计划财务部、安全生产部、技术质量部、人力资源部、党群工作部。
办公室设在XX公司法律事务部。
第七条基层单位成立法制工作小组,并将工作小组成员名单报送XX公司法制工作领导小组备案。
以基层单位经理(或负责人)为组长,总经济师(或经营副经理)为副组长,成员包括生产副经理、总工程师、财务主管、材料主管等负责本单位的法制管理。
第八条XX公司法制工作领导小组对XX公司的法制工作进行宏观管理,必要时协助或参与基层单位特殊法律事务处理。
XX公司法制工作领导小组职责:
一、负责制定XX公司法制工作管理办法及配套措施;
二、开展XX公司年度法制培训工作,进行普法教育;
三、指导基层单位法制管理工作的开展及法制培训工作;
四、指导机关部室及基层单位诉讼案件的处理工作,协助处理债权债务纠纷,或派员作为共同诉讼代理人参与诉讼活动,必要时可决定聘请外部律师代理诉讼;
五、参与XX公司重大事项的决策和风险控制,参与各类经济合同的审核;
六、协调XX公司内部各单位之间的经济纠纷。
第九条XX公司法律事务部作为集团法制工作的具体管理部门,其具体工作职责为:
(一)正确执行国家法律、法规,对企业的重大经营决策提供法律依据和法律意见,促使企业的经营活动符合国家法律、法规的规定;
(二)负责XX公司规章制度的合法性审查;
(三)参与集团重大经济合同谈判工作,负责经济合同的合法性审查工作、合同履行监督等工作;
(四)根据需求,对XX公司重大经营决策、日常经营管理提供法律咨询,提出法律意见;
(五)负责XX公司法律纠纷案件管理,接受本单位法定代表人的委托,参加本单位涉及的诉讼、仲裁或行政复议活动;
(六)负责XX公司外聘律师的选聘及考核工作,并对其工作进行监督、指导和评价;
(七)根据XX公司有关部门提供的债权债务资料,认真分析,提出债权债务处理的建议和对策;
(八)组织XX公司法制宣传教育与专业培训工作;
(九)其他相关法律事务工作。
第十条基层单位成立法制工作事务机构(专兼职均可),具体负责本单位法律事务工作,并与XX公司法律事务部做好对接工作。
其具体工作职责为:
一、认真贯彻XX公司有关法制管理办法和配套措施;
二、落实并实施XX公司的法制培训计划,具体负责本单位职工的普法教育;
三、协调与经济合同方的关系,处理好本单位的债权债务纠纷,避免债权、债务进入诉讼程序,减少或杜绝发生本金之外的其他费用。
四、对本单位的债权,认为需要提起诉讼的,将债权形成过程以书面形式向公司法制工作领导小组进行汇报,由XX公司法制工作领导小组决定是否提起诉讼;
五、对涉及本单位的债权、债务纠纷案件,基层单位负责人应以诉讼第一代理人身份参加诉讼,提出代理意见,并负责提供相关证据材料,协助律师进行诉讼工作;诉讼中的一切费用,由涉案单位负责;诉讼终结后,涉案单位负责执行因本单位债务引起的诉讼法律文书;
六、工程完工后,基层单位负责及时与甲方办理结算签证手续并签订工程款回收计划、协议书等,根据具体情况做到每季度或半年清理催收一次,并保留相关催收书面材料,确保债权不超过诉讼时效。
如该基层单位解体,原负责人必须留守处理该工程遗留的全部债权债务纠纷,在清理完债权债务并确保不再有诉讼隐患之前,原负责人原则上不得承接新的工作任务,或在有新的任职和工程任务时无条件将原债权债务负责到底。
第十一条集团机关相关部室作为XX公司法制工作的紧密配合部门,负责本部室职责范围内合法、合规工作的开展,并做好文件资料的保存和归档工作。
其具体职责为:
一、综合办公室负责公司诉讼案件档案、合同审核档案等资料的保管存档工作;为XX公司法制工作的开展提供车辆、会议安排等后勤服务工作;
二、经营核算部负责施工总承包合同的实施、劳务分包合同、专业分包合同、物资采购合同、租赁合同等各类经济合同的招投标、合同洽谈、评审、签订等工作;建立健全合同管理台帐和档案;
三、市场营销部负责总承包合同的洽谈、签订、备案等一系列前期工作,并在总承包合同签订后及时向经营核算部及相关基层单位进行合同交底与交接,做好书面交底和交接记录;
四、计划财务部负责重要诉讼案件法律文书原件的保管存档工作;负责配合已解体基层单位债务引起诉讼的法律文书的执行给付;负责各工程项目的债权债务动态管理,及时将信息向法律事务部和基层单位反馈以确保诉讼时效的延续;
五、安全生产部负责监督XX公司施工合同的履行,为XX公司法制工作的开展提供相关资料;
六、技术质量部为XX公司法制工作开展提供专业技术支持,配合XX公司各个诉讼阶段准备施工、竣工资料、图纸等文件;
七、人力资源部负责涉及劳资关系部分的法制管理工作;处理劳动仲裁纠纷;负责劳务派遣合同、劳动合同的洽谈、签订;建立健全XX公司劳动合同管理档案;
八、党群工作部负责XX公司集体合同的签订和管理,确保涉及党群关系的相关政策、决定的程序、内容合法、有效;负责涉及XX公司内部民事法律纠纷的协调、和解工作;设立劳动调解委员会,负责公司劳动关系纠纷的调解;
十、各业务部门负责本部门法律事务,并作为第一代理人负责本部门的诉讼工作,执行法律文书内容。
第三章合同管理
第一节基本原则
第十二条本制度所称的合同,是指XX公司及各基层单位在经营、生产过程中,与其他企业法人等各类市场主体,就经济交易事项协商一致达成的各种协议,包括工程承包及项目开发、融资、投资、资产处置、采购、服务等类。
劳动人事以及内部管理性质的合同适用其他有关管理制度的规定。
第十三条合同实行法人管理原则,以公司名义签署合同的,原则上均有XX公司按本制度进行管理,XX公司下属法人公司以自己名义签署合同的,由各基层单位进行管理,XX公司对各基层单位重大合同进行监督管理。
各项目部、分支机构原则上不得直接签订对外经济合同。
第十四条XX公司、各基层单位可根据本公司组织机构设置、管理层级安排及经济业务性质,建立合同分级管理制度,进行分级审核、审批及监控。
第十五条合同实行归口管理制度,有归口管理部门按本制度规定对各类合同进行统一、规范管理。
第十六条合同的订立应当合法合规,严格履行合同审核、审批和授权管理制度。
未经审核、审批和授权管理程序,一般不得签署合同。
第十七条XX公司实行合同专用章管理制度,合同专用章由公司合同归口管理部门负责保管和使用。
第十八条XX公司、各基层单位应遵守合同约定,恰当行使合同权利,诚信履行合同义务,重视和维护公司合法权益及信用。
第二节合同信用管理
第十九条合同进行招标、投标或签署前,合同实施单位应当对合同对方资信状况进行调查和评估,属于工程承包、分包类合同的,应填写《合作单位资信调查评估表》,作为合同审核的重要依据资料。
第二十条资信调查及评估力求及时、准确、深入。
资信状况调查一般从以下几个方面进行:
(一)身份基本情况,合同对方为企业的,指企业工商行政登记基本情况;
(二)资产情况;
(三)经营情况;
(四)社会信誉;
(五)社会影响力、知名度;
(六)法律纠纷案件情况;
(七)其他
第二十一条资信调查完成后进行资信等级评估,评估结果可分为“良好”、“一般”、“差”。
存在以下情况,明显缺乏履约能力的,应评估为“差”,不可与之签订合同:
(一)不具备独立的民事责任能力,没有签订合同的主体资格;
(二)被吊销营业执照,或者因违法经营、未正常年检等原因可能被吊销营业执照的;
(三)注册资本与合同标的额不相应,或者资产明显不足保障履约的;
(四)财务状况恶化或有明显恶化趋势;
(五)进行过欺诈、单方毁约、恶意索赔、拖欠合同款等不诚信行为且比较严重的;
(六)法律案件比较多,且案件多为其过错引发的;
(七)由于诉讼、仲裁、欠缴税款,被法院、银行或税务部门查封、冻结,对其生产经营有较大影响的;
(八)其他现象或行为足以表明其不具有履约能力,或有潜在信用危机。
第十九条XX公司、各基层单位与合同对方合作过、合作情况表明其资信良好,或者相关情况足以表明合同对方资信情况良好的,可以不进行资信调查,但属于工程承包、分包类合同的,应做出说明,填写评估意见,并有合同实施单位分管领导(含)以上负责人签字。
第二十二条合同实施单位以“可行性研究报告”等其他方式进行了资信调查和评估的,可不再填写资信调查评估表,但合同送审核时应提供可行性研究报告等资料。
第二十三条XX公司建立合同对方资信数据库信息,实现全集团范围内共享。
第三节合同文本管理
第二十四条各基层单位使用的有关建设工程施工的各类合同文本原则上必须使用XX公司统一的标准文本格式,不得擅自更改合同文本。
第二十五条对于标准文本中涉及到的有关价格调整、结算标准、利息标准、违约责任等,原则上不得调整。
在合同履行过程中,各基层单位擅自调整签订补充协议的,必须履行合同审批手续。
第二十六条对于没有合同标准文本需自拟的合同,必须做到以法律法规及相关政策为依据,内容齐全、权责明确、手续完备、用词准确到位。
严禁不加修改,直接使用合同相对方的格式文本。
第六节合同履行、变更、解除及索赔管理
第二十七条集团机关部室和基层单位应加强合同履行过程中相关原始资料、票据的管理、收集和保存。
合同履行过程中的各种手续必须以书面形式记录、存档保留,经济往来函件和结算文件实行专人负责制,并由部室、基层单位负责人签认。
第二十八条合同履行过程中,合同需进行内容、主体等变更的,须按有关管理规定进行审核和审批;需要解除合同的,一般应由原审核部门进行审核,原批准人进行审批。
未经审核和批准,不得签署合同变更及解除文件。
第二十九条合同履行过程中,因发生合同对方违约行为或其它事件,造成或可能造成公司经济和其他损失,且根据合同可以要求对方或第三方索赔的,合同实施单位应全面收集索赔证据,及时提出索赔要求,保障实现索赔权利。
第三十条公司财务部门应当根据合同条款审核执行结算业务。
凡合同相对方未按合同条款履约的,或符合签订合同条件而未签订合同的,或验收未通过的业务,财务部门有权拒绝付款。
第七节合同纠纷管理
第三十一条公司订立、履行合同过程中,应本着诚实信用的原则,尽量避免发生合同纠纷。
发生纠纷的,一般应积极与合同对方友好协商。
第三十二条合同纠纷协商不能解决,发生法律纠纷的,应及时移交法律事务机构,按照公司有关法律纠纷案件管理规定处理。
第四章法律纠纷案件管理
第一节基本原则
第三十三条本办法所称的法律纠纷案件,是指以XX公司及各基层单位为一方当事人参加的,所有处于审理或执行阶段的诉讼、仲裁案件。
第三十四条针对XX公司及基层各单位的法律纠纷案件,实行分级管理与分类管理相结合的管理办法。
第三十五条XX公司及基层各单位的案件中非XX公司法律事务部直接处理的,XX公司法律事务部依据本办法进行管理。
基层各单位应当遵照本办法精神制定其相应的案件管理制度,加强和完善对法律纠纷案件的管理。
第二节法律纠纷案件分级管理
第三十六条XX公司作为一方当事人的法律纠纷案件,由XX公司法律事务部处理。
XX公司法律事务部可以根据案件具体情况报请法制工作领导小组授权实际发案单位直接处理,实际发案单位应当将案件处理方案和案件处理结果书面报送XX公司法律事务部。
第三十七条公司各基层单位作为一方当事人的法律纠纷案件,由各基层单位法律事务机构负责并建立本单位法律纠纷案件档案。
但对于起诉案件标的超过300万元、被诉案件超过200万元或案情复杂,各基层单位应书面报公司法律事务部,由公司法律事务部报请XX公司法制工作领导小组审核决定处理方式。
具体处理方式包括:
参与案件诉讼方案的制定和调整、案件的整体策划、旁听案件的审理以及作为代理人直接参加庭审等。
第三节法律纠纷案件的处理
第三十八条下列法律纠纷案件应当适用本章第三十八条到第*条的规定予以管理:
(一)公司法律事务部处理的案件;
(二)公司各基层单位处理的起诉案件标的超过300万元,被诉案件超过200万元的案件。
第三十九条XX公司及各基层单位法律事务部应当在决定起诉或收到法院应诉通知5日内,组织发案单位相关负责人、涉案项目负责人和案件负责人召开案件准备会,调查了解涉案基本情况,包括:
纠纷的起因、双方当事人的争议焦点、双方的涉案主体资格、证据准备情况、管辖、时效及法律适用问题等。
第四十条通过案件准备会掌握了纠纷案件的基本情况之后,案件处理单位的案件负责人应当立即牵头进行纠纷处理策划,并于会后2日内形成初步的《答辩书》或《起诉书》,并明确解决纠纷的最佳方式,确定主要法律观点。
公司各基层单位制作的《答辩书》或《起诉书》或和解方案,应由其法律事务机构负责人和企业负责人联名签署。
第四十一条各基层单位法律事务机构处理的案件,发案单位应当在决定起诉或收到法院应诉通知10日内将《起诉书》、《答辩书》或和解方案报XX公司法律事务部。
法律事务部应将上述情况于2日内向法制工作领导小组汇报,并提出自己的意见。
第四十二条XX公司及各基层单位收到并非由其直接处理案件的材料后,应当于24小时内通知直接处理单位,并通过传真、快递等方式转交相关材料。
第四十三条XX公司及各基层单位法律事务部应当根据案件标的金额、案件处理的难易程度等具体情况,以书面形式请示建议采用内部法律人员自行代理方式或与外聘律师联合代理方式。
经XX公司法制工作领导小组批准后,XX公司及各基层单位与律师事务所办理正式委托事宜。
外聘律师代理的案件中,应当有一名内部法律人员担任代理人,共同参加开庭审理。
第四十四条在案件处理过程中,涉及调解结案的案件,在签署和解协议之前,案件负责人均应报案件处理单位的总法律顾问或单位负责人批准。
第四十五条各基层单位法律事务机构直接处理的案件中,应当在收到案件裁判文书之日起3日内将裁判文书报XX公司法律事务部。
案件负责人还应当在案件全部法律程序结束之日起15日内撰写《法律纠纷结案报告》,由单位负责人或总法律顾问签字后报公司法律事务部备案。
第四十六条《法律纠纷结案报告》应当介绍案件的基本情况和处理过程,总结经验教训,提出加强法律风险防范的管理建议,提出奖惩建议。
对于案件处理中反映出企业管理漏洞的,应报送企业负责人审阅。
第四十七条案件处理过程中,做到一案一档,并分审理卷和执行卷分别归档。
案卷材料中的法律文书原件应当统一保存在各单位法律事务部,不能由案件代理人自行保存。
确须借出单位使用的,各单位法律事务部应当建立原件借出登记制度。
案件处理完毕后及时归档,归档材料包括:
开庭传票、受理通知书或应诉通知书、举证通知书;授权委托书;起诉状、上诉状、申诉状、反诉状、仲裁申请书、答辩状;证据材料,包括书证、物证、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录;财产保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书;判决书、裁定书、仲裁裁决书、调解书、和解协议;结案报告及公司内部关于案件的往来函件及其他报告;律师代理协议、律师出具的法律意见等。
第四十八条XX公司法律事务部直接处理的案件,在办案过程中发生的诉讼费、仲裁费、保全费、鉴定评估费、律师费、差旅费由各发案单位承担。
其中发案单位为XX公司各职能部门及公司直属项目的,相关费用按XX公司有关规定处理。
第四十九条符合下列条件之一的,应当认定为积案,各基层单位应当及时上报至XX公司法律事务部:
(一)案件处理中由于对方被吊销营业执照、对方主要负责人员死亡、被捕、逃逸等原因导致案件无法正常审理或执行的;
(二)执行中对方无任何财产可供执行,由法院出具了执行终结裁定的;
(三)案件处理中因其他原因超过三年无任何进展的;
(四)公司已作坏帐处理,账销案存的案件。
对于认定为积案的案件,XX公司法律事务部应当召开专门案件研讨会,统筹调度整个系统内的法律资源和优势,进行集中处理。
第四节案件奖惩及保密
第五十条对于在法律纠纷案件处理过程中取得生效的胜诉判决(包括调解结案)并且实际执行回财产,以及在应诉案件中避免损失(指对方起诉金额与生效判决应付金额的差额)的,发案单位应当根据案件难易程度,对法律事务部经办人员、相关领导和配合人员,给予一定数额的奖励,奖励标准可参照以下标准执行:
执行回款或避免损失的金额划分为四档:
100万元(含)以下、100万元-1000万元(含)、1000万元-5000万元(含)、5000万元以上,奖励比例分别为:
3.5%-5%2.5%-3.5%1.5%-2.5%1%-1.5%。
处理中有外聘律师的,对经办人员及相关配合人员的奖励应当按前述标准的50%-80%计取。
对于处理积案确有突出贡献的,可超出上述奖励标准。
对案件发生负有责任的人员不得给予案件处理奖励。
案件结果最终造成企业损失的,应当对直接责任人员给予经济处罚及行政处分。
第五十一条由于机关有关部室或基层单位未及时处理本部门或本单位债务纠纷而导致发生不必要经济损失或加大经济损失的,对该部室或基层单位负责人予以损失额的5-10%罚款,对有关业务人员予以损失额1%罚款。
第五十二条基层单位在工程完工后,若无正当理由而未及时与甲方办理结算手续或清理催收,并未保留相关书面材料,或对相关材料、票据未妥善保管,导致经济损失或债权超过诉讼时效的,对该基层单位负责人予以1000-5000元罚款,对有关业务人员予以500-3000元罚款,并责令其采取措施延续时效。
第五十三条各单位签订违法合同或无效合同,未造成严重后果的,对该单位负责人予以3000元罚款,对有关业务人员予以1000元罚款;造成严重后果,使公司遭受经济损失的,对该单位负责人予以损失额的3%-5%的罚款,对有关业务人员予以损失额1%-3%的罚款,并视情况移送XX公司纪检部门审查。
第五十四条XX公司及基层各单位单位相关责任人员应当严格履行保密义务,任何单位和个人不得擅自对外披露任何法律纠纷案件情况。
第五章法制管理
第五十五条建立相应法制工作会议制度,即每年召开一次法制工作会;每季度召开法制工作例会。
第五十六条每半年法制工作管理领导小组可视情况组织相关部室对基层单位合同履行、变更及备案等情况进行检查,并在公司范围内公布检查结果,由责任单位出具整改措施并限期完成整改。
第五十七条每年进行一次全面的法制工作年度总结,对机关部室、基层单位的法制工作进行综合评定,由XX公司法制工作小组审核、确认。
第六章附则
第五十八条本办法由XX公司法律事务部负责解释。
第五十九条本办法自发布之日起实施。
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