档案管理考核检查办法.docx
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档案管理考核检查办法
档案管理考核检查办法
为提升各部门(项目)的档案管理能力,完善公司档案管理工作执行标准,增强全员档案管理意识,特制定本办法。
一、考核对象
公司各部门(项目)
二、考核周期
年度进行两次考核检查(4、9月各一次),两次考核检查成绩的平均总分纳入部门年度绩效考核,占总绩效考核的5%。
三、考核方式
考核针对公司各部门(项目),检查包含“设施设备,部门级档案管理,公司级档案管理,档案岗位管理、培训管理”五大项内容。
综合管理部根据考核检查结果对部门(项目)进行评分定级,评定结果根据分值分A、B、C、D四个等级。
A级(优)分值标准:
90分以上绩效占比档案部门年度绩效5%的100%;
B级(良)分值标准:
80-89分绩效占比档案部门年度绩效5%的80%;
C级(中)分值标准:
70-79分绩效占比档案部门年度绩效5%的60%;
D级(不合格)分值标准:
70分以下(不包含70分)绩效占比档案部门年度绩效5%的0%;
四、考核标准及内容
综合管理部依据2014年度修订《档案管理制度》及《科技档案归档操作指引》、《文书档案归档操作指引》并结合2014集团分布《档案工作评价考核评分标准》内容,拟定档案管理机制考核标准及考核内容具体如下表:
档案工作考核标准
序号
考核项目
考核内容
评分标准
分值
备注说明
1
1.设施设备
1.1档案的集中统一管理
设置固定档案室或区域,且存放点具备防盗、防潮、防火、防虫、防鼠等条件,得5分;
有固定区域,存放条件不达标的,得3分;
条件均不满足的,得0分
5
项目档案室只作为项目工程资料存放,不得与办公用品或其他部门资料混放,得6分;
项目资料与其他物资混放的,得3分;
无资料规划,区域规划的,得0分
6
1.2档案柜标准
档案柜标准统一(铁皮柜或木制档案柜同类存放,不得混杂),得5分;
档案柜配置统一,但摆放未合理规划(同类档案柜未放置一起),得3分;
档案柜标准不统一,摆放杂乱,得0分
5
档案柜应张贴标识、标签,且柜内资料应与标签所示内容一致,得5分;
标签与存放资料不一致的,得3分;
无标签,资料混乱存放的,得0分
5
2
2.部门级档案管理
2.1部门档案目录建立
公司各部门(项目)应根据部门需求并结合公司《档案管理制度》,建立部门级档案目录的,得6分;
建立不完整或不规范的,得2分;
未建立部门目录的,得0分
6
2.2部门日常档案管理
日常部门档案管理中应按部门级目录内容进行档案的收集、整理、保存,并建立档案台账(电子及纸质版本)的,得8分;
未按目录标准进行资料存档的,且电子台账未及时更新的,得4分;
未进行资料保存,且无电子台帐,得0分
8
存档资料应进行装盒,盒内资料按盒内目录登记顺序存放,保持资料完整、整洁,档案盒应排列有序的存放于档案柜内,得6分;
档案盒内资料顺序存放混乱,与目录不符,且整洁度差的,得3分;
资料混装,无目录,保存资料不完整的,得0分
6
存档资料盒背脊参照2013年度综合管理部下发背条标准,分类别填写,得5分;
部分标准或有分类,但存放不规范的,得2分;
未按标准执行的,得0分
5
部门(项目)常规资料借阅应履行内部借阅流程,借阅应登记,借阅记录表,得5分;
借问登记不完整,不规范的得2分;
无借阅手续,登记记录的,得0分
5
3
3公司级档案管理
3.1档案借阅
公司各部门(项目)的资料借阅流程是否符合《档案管理制度》的标准,手续完备,得8分;
公司各部门(项目)的资料借阅经常出现借阅后补流程的情况得4分;
公司各部门(项目)的资料借阅出现未走流程即借阅,且不及时补流程的情况0分
8
日常考核给分
经办人员是否按《档案管理制度》借阅时间限制标准进行资料的归还、续借,手续完备,得6分;
未及时归还,但及时说明原因,补办续借手续的,得3分;
归还不及时,未补办借阅手续的,得0分
6
日常考核给分
3.2档案移交
各部门(项目)每年度3-4月准时完成“年度归档”资料的移交工作(移交综合管理部)的,得8分;
移交时间推迟,但说明理由,资料完备的,得4分;
未完成的,得0分
8
年度4月考核给分
各部门(项目)移交资料按照2014年度新标准执行(参照《档案归档目录》移交)得6分;
未按标准的,得0分
6
科技档案及文书档案移交标准,参照《文书档案归档操作指引》和《科技档案归档操作指引》要求,根据《指引》进行资料的装订、整理进行移交的,得6分;
移交资料标准按移交总量比率,达5%不合格的,得3分;
移交资料标准按移交总量比率,超出5%不合格的,得0分
6
4
4.档案岗位管理
档案管理人员固定
部门(项目)应固定档案管理员,更换时及时在综合管理部报备,得5分;
更换未及时报备的,得3分;
有变更时无更换,造成岗位无人负责,得0分
5
5
5.培训管理
5.1对施工单位资料员培训
项目兼职管理员,应于项目竣工前1个季度对外包单位资料员进行档案资料归档标准培训,并做好记录(签到,照片等),得6分;
进行培训,无记录的,得2分;
未培训的,得0分
6
签到表,记录
5.2公司档案管理培训
年度培训均参与培训4分;
年度培训只请假一次2分;
年度培训每次均请假0分
4
签到表,记录
合计
考核说明:
1、档案工作考核标准内容为检查依据,综合管理部执行检查时,应填写《档案工作考核检查记录表》,检查表内容如实填写,并即时对被检查部门(项目)公布分值,双方在记录表上签字确认。
2、考评内容直接责任人为档案管理员,部门(项目)负责人为管理责任人,故《档案工作考核检查记录表》除被考评人签字确认外,还需部门负责人签字确认。
(表样详见附件)
附件:
档案工作考核检查记录表
考核部门(项目):
考核时间:
序号
考核项目
考核内容
评分标准
分值
得分
改进意见
1
1.设施设备
1.1档案的集中统一管理
设置固定档案室或区域,且存放点具备防盗、防潮、防火、防虫、防鼠等条件,得5分;
有固定区域,存放条件不达标的,得3分;
条件均不满足的,得0分
5
项目档案室只作为项目工程资料存放,不得与办公用品或其他部门资料混放,得6分;
项目资料与其他物资混放的,得3分;
无资料规划,区域规划的,得0分
6
1.2档案柜标准
档案柜标准统一(铁皮柜或木制档案柜同类存放,不得混杂),得5分;
档案柜配置统一,但摆放未合理规划(同类档案柜未放置一起),得3分;
档案柜标准不统一,摆放杂乱,得0分
5
档案柜应张贴标识、标签,且柜内资料应与标签所示内容一致,得5分;
标签与存放资料不一致的,得3分;
无标签,资料混乱存放的,得0分
5
2
2.部门级档案管理
2.1部门档案目录建立
公司各部门(项目)应根据部门需求并结合公司《档案管理制度》,建立部门级档案目录的,得6分;
建立不完整或不规范的,得2分;
未建立部门目录的,得0分
6
2.2部门日常档案管理
日常部门档案管理中应按部门级目录内容进行档案的收集、整理、保存,并建立档案台账(电子及纸质版本)的,得8分;
未按目录标准进行资料存档的,且电子台账未及时更新的,得4分;
未进行资料保存,且无电子台帐,得0分
8
存档资料应进行装盒,盒内资料按盒内目录登记顺序存放,保持资料完整、整洁,档案盒应排列有序的存放于档案柜内,得6分;
档案盒内资料顺序存放混乱,与目录不符,且整洁度差的,得3分;
资料混装,无目录,保存资料不完整的,得0分
6
存档资料盒背脊参照2013年度综合管理部下发背条标准,分类别填写,得5分;
部分标准或有分类,但存放不规范的,得2分;
未按标准执行的,得0分
5
部门(项目)常规资料借阅应履行内部借阅流程,借阅应登记,借阅记录表,得5分;
借问登记不完整,不规范的得2分;
无借阅手续,登记记录的,得0分
5
3
3公司级档案管理
3.1档案借阅
公司各部门(项目)的资料借阅流程是否符合《档案管理制度》的标准,手续完备,得8分;
公司各部门(项目)的资料借阅经常出现借阅后补流程的情况得4分;
公司各部门(项目)的资料借阅出现未走流程即借阅,且不及时补流程的情况0分
8
经办人员是否按《档案管理制度》借阅时间限制标准进行资料的归还、续借,手续完备,得6分;
未及时归还,但及时说明原因,补办续借手续的,得3分;
归还不及时,未补办借阅手续的,得0分
6
3.2档案移交
各部门(项目)每年度3-4月准时完成“年度归档”资料的移交工作(移交综合管理部)的,得8分;
移交时间推迟,但说明理由,资料完备的,得4分;
未完成的,得0分
8
各部门(项目)移交资料按照2014年度新标准执行(参照《档案归档目录》移交)得6分;
未按标准的,得0分
6
科技档案及文书档案移交标准,参照《文书档案归档操作指引》和《科技档案归档操作指引》要求,根据《指引》进行资料的装订、整理进行移交的,得6分;
移交资料标准按移交总量比率,达5%不合格的,得3分;
移交资料标准按移交总量比率,超出5%不合格的,得0分
6
4
4.档案岗位管理
档案管理人员固定
部门(项目)应固定档案管理员,更换时及时在综合管理部报备,得5分;
更换未及时报备的,得3分;
有变更时无更换,造成岗位无人负责,得0分
5
5
5.培训管理
5.1对施工单位资料员培训
项目兼职管理员,应于项目竣工前1个季度对外包单位资料员进行档案资料归档标准培训,并做好记录(签到,照片等),得6分;
进行培训,无记录的,得2分;
未培训的,得0分
6
5.2公司档案管理培训
年度培训均参与培训4分;
年度培训只请假一次2分;
年度培训每次均请假0分
4
合计
考评人签字:
被考评人签字:
部门(项目)负责人签字:
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