行政公文某建筑企业公文管理制度完整篇doc.docx
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行政公文某建筑企业公文管理制度完整篇doc
【行政公文】某建筑企业公文管理制度(WORD10页)1
一目的
减少发文数量,提高发文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
二适用范围
上级函、来文,同级函、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。
三职责
由行政人力资源部统一管理。
四正文
1公文种类
1.1请示、报告
1.1.1请上级指示和批准,用“请示”。
1.1.2向上级机关汇报工作,反映情况,用“报告”。
1.2通知通告通报
1.2.1传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。
1.2.2在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用“通告”。
1.2.3表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用“通报”。
1.3批复
答复请示事项,用“批复”。
1.4决定
对某些问题或者重大行动做出安排,用“决定”。
1.5函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用“函”。
1.6会议纪要
传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。
2收文的管理
2.1公文的签收,公司外来文、函由公司行政人力资源部签收。
2.2公文的阅批与分转
2.2.1行政人力资源部对各级来文应及时附上“文件处理单”,并分类登记、编号,送部门经理签批意见,再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。
为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批,如领导出差,由行政人力资源部经理与领导联系后处理。
2.2.2一般性公文,行政人力资源部经理在签批时,认为无需送领导阅批
的,可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。
2.2.3为加速文件运转,行政人力资源部经办人员应在当天或第二天将经理所签文件送到公司领导和承办部门。
2.2.4如有传阅文件,由行政人力资源部经办人员整理成文件夹,制定出传阅顺序,并按顺序传阅。
2.3文件的传阅与催办。
2.3.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.3.2阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交行政人力资源部经办人员,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”,行政人力资源部可责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
2.3.3阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,以防止丢失泄密。
2.3.4文件阅完后,应送交行政人力资源部,切忌横传。
2.3.5各单位收到文件时,应根据缓急级别,在规定时间内办理。
文件缓急级别划分:
平件(七天)急件(三天)特急件(一天)即时件(一天内限时)。
2.3.6行政人力资源部经办人员对文件负有催办检查督促的责任,各部门接到文件、函电应立即指定专人办理,不得将文件压放分散。
如需备查,应按照有关保密规定,并征得同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档
周转。
3发文的管理
3.1发文处理。
一般包括拟稿、审稿、会签、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
3.2拟稿的要求:
3.2.1要符合公司制度有关规定。
如提出新的制度规定,应尽量与原来的有关制度相衔接,并加以说明。
3.2.2情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。
3.2.3引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
3.2.4数字的写法。
正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。
3.2.5章节序数的写法。
一般应按下列顺序排列:
第一层为:
“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1”,第四层为“
(1)”。
3.2.6不要滥用简称。
年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。
3.3公文审核。
文件草拟完毕,由拟稿部门填写发文单,按照审核程序完成会签;以公司名义上传、下发文件的文稿,由起草文件部门负责人审核后送综合计划部核稿,并根据需要送有关主管领导和部门办理会签;以部门名义的文稿由部门主管核稿;以工会、社团名义发文的,由分管领导审核。
3.4审核的重点:
3.4.1是否需要行文。
3.4.2是否符合公司制度;与本单位发过的公文是否衔接。
3.4.3提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
3.4.4处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。
3.4.5文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。
3.5审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原拟稿单位修改。
3.6公文会签
3.6.1由各部门起草的文件,其内容涉及到其他部门时则以会签形式经涉及部门或单位的主管副总审阅并签署意见。
3.6.2会签单位或个人接到发文稿后,须在一天内会签完毕。
3.6.3会签完毕后,须将发文稿交与撰稿人,由撰稿人归纳各会签意见重新整理发文稿。
3.7公文签发。
3.7.1公司行政文件,由分管副总经理签署意见后,由总经理签发。
工会、社团、各部门的一般性文件,由分管领导签发,重要文件,由公司总经理签发。
3.7.2公文改稿和签发一律用钢笔,禁止使用铅笔和圆珠笔。
3.7.3凡需总经理签发的文件,文字把关由综合计划部负责,文理文义由撰稿人负责。
3.8签发后的公文不得再作任何修改。
若确需修改,必须重新送签。
3.9公文签发后,由机要室负责打印、盖章、装订、登记、分发。
打印文件要美观大方,符合公文格式。
装订要整齐牢固,不漏页、错页、粘页。
【行政公文】某建筑企业公文管理制度(WORD10页)1第2页
印章盖在年、月、日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年、月、日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。
3.10公文校对以原稿为准,非承办人不得擅自改动原文。
校对未发现的差错,由校对人员负责;校对后,打字员没有改正的,由打字员负责。
3.11公文办理完毕后,要及时整理立卷,个人不得私自保存应存档的文件。
4发文格式
4.1发文程序及规定:
公文格式一般包括:
标题、正文、附件、单位印章、发文时间、报、送、发单位、公文字号、主题词(限红头文)等。
4.1.1公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。
除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
4.1.2向上级请示的公文,一般只写一个主送单位;如果需要上报另一个上级单位时,可以用抄报的形式。
4.1.3发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。
4.1.4公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。
几个单位联名发文,只标明主办单位的公文编号。
4.1.5公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。
4.1.6收、发文单位应写单位全称或规范化简称。
联合发文,应将主办单位排列在前。
4.1.7文字一律从左至右横写横排。
4.2公文字号及编号
4.2.1以公司名义发文
红头文件泓药字[×××年]××号
通知、通报×通字[×××年]××号
会议纪要×纪字[×××年]××号
标准、制度、规定×规字[×××年]××号
方案、程序、流程等
4.2.2以其他团体名义发文
董事会×董字[×××年]××号
业绩管理中心×绩字[×××年]××号
党支部×党字[×××年]××号
公司工会×工字[×××年]××号
公司团委×政字[×××年]××号
4.2.3公司部门之间联络,使用内部联络单,不行文。
4.3公文纸一般用A4(红头文除外),在左侧装订;宣传栏中用纸一般用A3。
“通告”等用纸大小,根据实际需要确定。
4.4公司发文:
4.4.1凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
4.4.2公司下发文件主要用于:
---公布公司规章制度;
---转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;
---公布公司体制机构变动或干部任免事项;
---公布公司性的重大生产、技术、经营管理、员工思想工作、生活福利等工作的决定;
---发布有关奖惩决定和通报;
---其他有关公司的重大事项;
4.4.3凡各业务部室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以部室发会议纪要。
4.4.4各业务部室与外单位发生的一般业务联系,可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查)不以公司名义发文。
5文件的借阅和清退
5.1各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件需经综合计划部经理同意后方可借阅。
5.2借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。
5.3行政人力资源部对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本公司文件进行收缴清退工作。
(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。
如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。
5.4各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
6文件的立卷与归档
6.1文件的归档范围:
6.1.1凡下列文件统一由综合计划部负责归档:
---上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;
---公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等;
---总经理办公会、生产经营会、中层干部会以及公司级各种专业例会记录;
---有保存价值的来信来访记录及处理结果;
---参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;
---上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
---反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像摄制品;
---公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
---公司日志和大事记;
6.2各部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各部门、群众团体负责立卷归档。
6.3立卷要求
6.3.1文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。
6.3.2立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
6.3.3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
6.3.4上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向档案(室)移交,清单一式两份。
(接交单位各留存一份备查)。
7文件的销毁
7.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,综合计划部应定期清理造册,办理申请销毁手续。
7.2经审核同意销毁的文件,应由综合计划部档案管理人员护送至指定地点销毁。
8附则
本制度归口行政人力资源部,由行政人力资源部负责解释。
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