项目管理的四要素.docx

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项目管理的四要素

项目管理的四要素

项目管理有四个要素:

工作范围、时间、质量、成本

对一个项目来说当然最理想的情况就是“多、快、好、省”。

“多”指工作范围大，“快”指时间短、“好”指质量高，“省”指成本低。

但是，这4者之间是相互关联的，提高一个指标的同时会降低另一个指标，所以实际上这种理想的情况很难达到。

项目管理的目的

在谈项目管理要素之前，首先明确一下什么是项目管理。

按

PMI的定义：

“Projectmanagementistheapplicationsofknowledge,skills,tools,techniquestoprojectactivitiesinordertomeetorexceedstakeholderneedsandexpectationsfromtheproject.”。

按字面意思理解，项目管理就是“在项目活动中运用一系列的知识、技能、工具和技术，以满足或超过相关利益者对项目的要求”，这指出了项目管理涉及的范畴和要达到的目标。

对于以“项目”为基本运作单位的IT服务公司来说，主要目标是让每个项目都能使

客户满意、公司获利”。

虽然单方面提高项目管理水平还不能达到此目标，但项目管理无疑起着举足轻重的作用。

因此，项目管理已经是公认的IT服务公司核心竞争力之一。

项目的成功要素

成功的项目不仅取决于项目本身从开始到结束的执行过程，

还取决于开始前和结束后的努力。

成功的项目应该取决于三个阶段的努力：

1）项目开始前必须

“了解什么是客户的成功”，只有客户成功了项目才能成功；

2）

项目执行中能够“担负客户成功的责任”，按要求完成承诺的工作；

3）

项目结束后能“帮助客户实现价值”，只有客户说项目成功了才是真正的成功。

虽然项目前和项目后的努力不是讨论的重点，但对于项目的成功却有重大的意义，这里简单说明。

“了解什么是客户的成功”指了解客户的真正需求，客户需求是项目存在的根本原因。

这就要回答“可以帮助客户解决什么问题？

能给客户带来什么价值”，只有回答了这两个问题，才能明确客户的成功标准，进而明确项目目标。

事实上这就是一定要站在客户立场上考虑问题，这点尤为重要。

客户需要的不是将一堆硬件和软件组装起来，而是要能帮他们解决问题。

比如，你如果对一个银行客户说“这个大集中系统能够集中管理数据，统一管理流程，实时分析经营情况”，那么客户会非常兴奋，觉得为此买2台AS400并开发新的应用系统完全值得；但如果你站在厂商立场考虑问题，可能关心“今年他们还需要几台AS400？

”、“是否还有新的软件单”。

那么即使成功签单并完成

了项目，你顶多只能指望客户的评价是“系统性能稳定、软件质量不错”。

“帮助客户实现价值”指要让客户用项目的产品达成预期的商业目标。

项目完成系统开发后，还需要移交产品、培训支持和运行维护等一系列的工作，才能确保客户

正常使用和实现商业目标。

这部分的工作量非常可观，要特别重视，否则就会陷入两难的境地：

如果为了客户满意度而额外承担这部分工作，会造成商业损失，甚至项目亏本；如果不做这部份工作完工就走，会降低客户满意度，造成信誉损失。

目前很多公司都明确将这部分工作写入合同，或者项目后另行签定维护合同。

做到上述两点就会拥有满意的客户，这不仅会促成再次发生业务联系，而且一个满意的客户的推荐会帮助我们轻而易举获得新的客户。

而作为创造产品或服务的过程—“项目”，不仅是让“客户满意”的关键，更是让“公司获利”的关键，项目管理的水平也决定着能否“担负起客户成败的责任”。

项目中要管理的成功要素包

括：

范围（Scope）。

也称为工作范围，指为了实现项目目标必须完成的所有工作。

一般通过定义交付物（Deliverable）和交付物标准来定义工作范围。

工作范围根据项目目标分解得到，它指出了“完成哪些工作就可以达到项目的目标”，或者说“完成哪些工作项目就可以结束了”。

后一点非常重要，如果没有工作范围的定义，项目就可能永远做不完。

要严格控制工作范围的变化，一旦失控就会出现“出力不讨好”的尴尬局面：

一方面做了许多与实现目标无关的额外工作，另一方面却因额外工作影响了原定目标的实现，造成商业和声誉的双重损失。

时间（Time）。

项目时间相关的因素用进度计划描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内所有工作需要的时间，也规定了每个活动的具体开始和完成日期。

项目中的活动根据工作范围确定，在确定活动的开始和结束时间还要考虑他们之间的依赖关系。

成本（Cost）。

指完成项目需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。

项目的总成本以预算为基础，项目结束时的最终成本

应控制在预算内。

特别值得注意的是，在IT项目中人力成本比例很大，而工作量又难以估计，因而制定预算难度很大。

质量（Quality）。

是指项目满足明确或隐含需求的程度。

一

般通过定义工作范围中的交付物标准来明确定义，这些标准包括各种特性及这些特性需要满足的

要求，因此交付物在项目管理中有重要的地位。

另外，有时

还可能对项目的过程有明确要求，比如规定过程应该遵循的规范和标准，并要求提供这些过程得以有效执行的证据。

时间、质量、成本这三个要素简称TQC。

在实际工作中，工作范围在《合同》中定义；时间通过《进度计划》规定，成本通过《预算》规定，而如何确保质量在

《质量保证计划》规定。

这几份文件是一个项目立项的基本条件。

一个项目的工作范围和TQC确定了，项目的目标也就确定了。

如果项目在TQC的约束内完成了工作范围内的工作，就可以说项目成功了。

综上所述，项目的成功就是指“客户满意、公司获利”，这取决多种因素。

包括项目前真正了解什么是客户的成功，明确成功的标准；项目中定义清晰工作范围和

TQC，并按TQC的约束完成工作范围；项目后帮助客户实现商业价值。

只有当客户说项目成功时，才是项目的真正成功。

项目管理要素间的关系

项目管理有四个要素，工作范围、时间、质量、成本。

对一

指工作范围大，“快”指时间短、“好”指质量高，“省”指成本低。

但是，这4者之间是相互关联的，提高一个指标的同时会降低另一个指标，所以实际上这种理想的情况很难达到。

举个可能每个人都遇到过的例子—装修。

假定原计划需要两个月完成，但由于原住房提前拆迁，必须1个半月内完工。

因此，“时间”的要素发生了变化，为了缩短工期可能采取什么样的措施呢？

★措施一：

原来厨房是自己做框架，买贴塑门面，现改为买整体厨房；显然代价是成本提高了。

★

措施二：

原来墙面要刷4遍立邦漆，这非常耗费时间，现在刷2遍就算了；但代价是质量降低了。

★措施三：

先不铺木地板，灯具以后再安装；注意，这时您已经改变工作范围了。

从这个例子可以看出，在项目中很难保证每个目标同时达到最佳。

在实际工作中往往只能均衡多种因素做出取舍，使最终的方案对项目的目标的影响最小。

项目中“人”的因素

在项目管理的成功要素中，有一个要素非常重要，却往往被忽略—那就是“人”。

是“人”在确定项目目标、推动项目进程，使用项目成果创造价值；在IT项目中，人力成本决定了项目是否赢利。

首先，IT服务经营的就是“人”。

IT项目中的人力成本占总成本的相当比例，项目实际的人力成本决定了赢利的水平。

实际工作中可能会发现：

作项目预算时项目的利润很高，但最后核算部门的总体利润时却赔本。

这是因为，应用开发项目的人力成本很难估算准确，很多项目为了质量和进度要求，执行中都会不断追加人力，最后使用的人力资源大大超出了预算；而一个部门的总人力资源是固定的，如果多数项目超出预计人力资源就会造成部门承接的项目总数减少。

因此IT服务公司必须核算项目人力成本以控制项目的人力资源投入。

具体要做的就是：

在做项目预算时就应该明确需要的人力资源总数，执行中要记录实际使用的人力资源，结束

项目时核算一个项目到底是赚了还是赔了。

特别是一些利润水平低风险又大的项目，可能只要多投入一个人月项目就赔了，因此项目过程中就要动态监控人力投入情况并与预算进行比较，一旦发现超出预算就应即时处理。

例如，假设一个开发人员一年的平均成本要12万（包括工薪和分摊成本），那么一个月的人力成本就是1万元，如果一个项目需要10人月，那么保本的签约额至少10万。

假设签约15万，预算10万成本（假设全是人力成本），发现已经投入16个人月的人力仍未结束项目，则单人力成本就是16万，项目至少已经亏了

1万元。

其次，项目的目标是“人”确定的。

我们前面讨论过，项目的目标是衡量成败的标准，如果开始时目标不清，或者组织中各个方面对目标没有达成共识，会使项目从一开始就蕴涵危机。

在前一种情况下，项目可能为了遵从“上级”的意图而不断反复，甚至即使按要求完成了项目，但用户也无法使用项目的结果实现利益；在后一种情况下，一旦发生人事变动则目标就可能被修改，甚至直接被终止，从而前功尽弃。

还有一些有“政治”因素的项目，可能提出无法达到的目标（一般是过高的时

间要求），最后不得不牺牲质量造成最终项目失败。

第三，项目承担者的能力对项目成败有直接影响。

在大型或复杂的项目中，仅仅技术不能决定项目的成败。

事实上，项目很少因为技术原因失败，更多是因为管理和人际关系等方面的原因。

有的项目经理虽然是一个技术专家，但缺乏必要管理能力，就会使计划成为废纸，项目工期和成本大大超出预期。

一些IT项目需要客户的参与和支持，推动客户的能力就非常重要，如果项目经理缺乏必要的沟通协调能力，就无法获得客户的支持导致项目延期。

例如，软件应用项目完成开发后需要对用户进行培训，但用户平时都要工作，培训不得不加班进行，培训组织工作就非常困难。

这时，有的项目经理只会向公司汇

报，并在等待中延期和超支；而一个优秀的项目经理就非常出色，他先问自己：

项目可以“给谁解决问题”或“给谁带来利益”，从客户中找出的这些人就是自己同

盟军。

然后，这个项目经理或自己说服或高层公关，通过各种方式获得这些人的支持，最后通过客户方自上而下施加压力顺利完成客户培训，培训中客户甚至要求项

目组出题考试。

其实，这个项目经理口才并无出色，但他出色之处在于具备“分析项目驱动力，借势达成目的“的能力，进而推动项目的进程。

第四，团队分裂和骨干流失是项目的一个重大风险，会给我们带来惨痛的损失，这是大家可能都有体会的。

有的项目经理虽然有专业技能，也具备一定的管理知识，

但恰恰缺乏团队建设能力，会使团队人际紧张，甚至分裂，从而造成项目动荡和失败。

事实上，

“找一些优秀的球员并不难，但让他们一起打球就困难了”光有专家还不能保证项目成功，必须让他们能团结协作，有时项目困难之处也正在于此。

小结

对于以“项目”为基本运作单位的IT服务公司来说，目标是“客户满意、公司获利”，而项目管理是达成这个目标的重要因素。

项目成功应该在开始前

“了解什么是客户的成功”；执行中“担负客户成功的责任”，结束后“帮助客户实现价值”。

项目执行中的管理要素包括工作范围、时间、质量、成本，这四者相互制约，我们只能作出权衡

项目成功的另一个重要要素是“人”。

在IT服务项目中，人力成本的控制决定公司赢利能力。

很少有项目是由于技术上的原因失败，而是由于“人”未能确定正确

目标，未对目标达成一致；项目“承担者”需要必要的能力获得组织的支持，推动项目的进程；团队建设对项目意义重大，需要专家之间良好协作项目才能成功。