最简单的现金流水账数据透视表分析法.docx

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最简单的现金流水账数据透视表分析法

最简单的现金流水账数据透视表分析法

首先说明，本人非专业会计，数据透视表也极不熟悉，仅自己试着玩，当然是原创。

以前做过单位现金流水账，经常需要月、季度、半年、全年分析账目收支情况，即收入、支出主要是哪些项目等。

每次都去计算，那就太麻烦了。

其实用数据透视表，就可以一劳永逸，设置好后，会自动生成月、季度、半年的收支汇总情况，很是方便，下面以EXCEL2010为例。

下图即为数据透视表分析的结果：

当然，要制作现金流水账的数据透视分析，也得象纸质做原始账一样录入原始数据，且录入时有一定的规范（简单）要求，如下图：

原始数据录入格式，几乎与纸质账一样，当然你也可以增加“记账号”等内容，但就象上图的摘要一样，对数据透视表无大碍，可以忽略不计。

为了后面好操作，注意：

凡是“收入”在后缀上“收入”两字，凡是“支出”在后缀上“支出”两字，录入要按账目产生的时间为序。

原始数据录入完毕，选中其录入的所有内容后，在EXCEL2010上依次操作：

插入→表格→弹出的对话框直接确定，如下图：

（如果是一次性的，不再录入数据的话，此步可以不要。

如果今后要继续在此表中增加数据，则必须这样做，才能建立动态的数据透视表，今后再录入数据后，只需按一下“刷新”，就是最新数据汇总分析。

）

1、创建数据透视表：

将光标放在上面列表中任意单元格，如A9,点击：

插入→数据透视表→弹出“创建数据透视表”对话框→直接确定。

2、这时就会自动打开一张新工作表，在新表中有数据透视表（暂无数据）、数据透视表字段列表（一般在表的右侧，因设置不同，外观略有差异），如下图。

　将鼠标对准“数据透视表字段列表”中的“时间”按下左键不放，拖动“时间”到下面的“行标签”下方框内，用类似方法将“项目”拖到“行标签”内，将“收入”、“支出”拖到右下角的“数值”内。

如下，即为拖动的初步透视表，但时间和项目显示不便于查看，且由于原始数据的收入、支出列内有空格，数据透视表默认以“计数”来汇总，应当调整为“求和”来汇总，才能显示原始数据。

下一步我们将进一步调整。

3、数据透视表调整：

首先，将光标定位于收支列中任意单元格，如B4,点右键→值汇总依据→求和，即可将“计数”变为“求和”而显示收入的具体数值，用类似方法把支出改为原始数值。

下图为“收入”、“支出”均以“求和”方式显示原始数值。

4、接下来为了美观，进一步调整透视表。

单击透视表中任意单元格如A10，调出“数据透视表工具”→设计→报表布局→以大纲形式显示。

如下图：

“以大纲形式显示”后，透视表由原来的三列变为四列，更加直观，见下图

5、接下来，我们为了便于更好地汇总分析，我们将对“收入”、“支出”、“时间”进行组合。

左键点击表中“项目”右侧倒三角形，弹出下拉菜单→标签筛选→结尾是，将弹出对话框，如下图

在弹出的“标签筛选（项目）”对话框的“结尾是”右边输入“收入”并确定。

如下

则将显示所有结尾是“收入”的项目，如下

6、用鼠标选中“项目”下面所有“收入”后，依次点击：

数据透视表工具→选项→找到“分组”

卡→将所选内容分组。

这时就会新增一列“项目2”,其下为“数据组1”。

单击“项目2”单元格，在上方的编辑栏（只能在编辑栏内操作）内将“项目2”改写为“类别”，并“回车”即可。

选中第一个“数据组1”,用上述方法将其改为“收入”，效果如下：

上图显示的全为“收入”项目内容（实际为筛选为收入），点击“项目”右侧的筛选图标，在下拉菜单中单击“从“项目”中清除筛选”，即可将项目中所有内容含支出内容都显示出来。

重复上面的第5、6两步操作，将“项目”的“支出”组合起来，效果如下图：

然后，再单击“项目”右侧的筛选图标，在下拉菜单中单击“从“项目”中清除筛选”，则所有收入、支出内容都显示出来，如图：

7、对现金流水账，一般是按月来进行汇总分析，那么我们就将“时间”按月进行组合。

先选中所有“时间”，再依次：

数据透视表工具→选项→分组→将所选内容分组→弹出“分组”对话框→“起始于”、“终止于”前默认为勾选保持不变（如未勾选就勾选上）→“步长”中选中“月”→确定。

如下图

下图即为按月汇总的现金收支流水账

大家看了上图，只有“收入”、“支出”没有“余额”，下面我们将通过“添加计算字段”的方法来求出“余额”。

8、将光标定位在透视表中数值区域任意单元格，调出“数据透视表工具”→选项→“计算”组→计算字段→弹出“插入计算字段”对话框→选中对话框中“名称”右侧中内容“字段1”并改写为“空格（键）+余额”（因原始数据表中有“余额”一项，此处加空格是为了区别，否则不能操作）→将对话框中“公式”右边的“=0”的“删除”将光标定位在“=”后面，用鼠标单击对话框下边“字段”中的“收入”，则“公式”变为“=收入”，然后收入后面输入“-”号，再点击“字段”内的“支出”，从而将“公式”改写为“=收入-支出”，然后确定即可。

请参见下两图：

下图为增加“　余额”计算字段后的效果，但其中的余额仅为每一行收入、支出相减的余额，并不是我们想要的余额。

9、单击余额中任意有数值的单元格，右键调出下拉菜单→值字段设置→弹出“值字段设置”对话框→值显示方式（下方默认一般为“无计算”）→点击值计算方式下输入框右侧下拉箭头，将默认值改为“按某一字段汇总”→再在其下方的“基本字段”内选择“时间”→确定。

即可按时间来汇总余额。

如图：

10、单击数据透视表内任意单元格如D9,调出“数据透视表工具”→设计→找到“布局”级→点击“分类汇总”图标→在组的底部显示所有分类汇总，即可得到以“时间”月为单位的分类汇总表，在每月的底部就有当月收入、支出、余额的汇总数据，分别见下图：

但上图先显示“支出”后显示收入，与日常做账不一致。

适当调整即可：

左键单击“类别”右侧的下拉箭头（倒三角形），在弹出的排序筛选菜单中，选择“升序”即可。

如下图：

通过以上步骤，现金流水账按时间进行分类汇总就出来了，当然上表还可以进一步进行美化。

且如果现在仅为到2月底的数据，3月又在原始数据表中新增数据后，也不用重新再制作透视表，只需到透视表中刷新即可，操作如下：

单击数据透视表任意单元格，调出“数据透视表工具”→选项→找到“数据”组里的“刷新”→点击“刷新”即可，这时透视表会自动将3月的结果按原来的分类汇总方式自动生成分析表。

如下图：

按上述方法，作出好现金流水账数据透视表后，今后直接在原始数据里新增数据，然后到数据透视表里“刷新”，就可以得出最新的汇总分析结果，很方便。

也可以在“数据透视表字段列表”中“数值”框内的“收入”、“支出”拖出，就更直观，自己摸索。

本人菜鸟，纯属为了自己方便，搞起玩的，绝对原创，如有不对之处，敬请谅解。