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文书档案培训讲稿

文书档案归档操作技能培训讲稿

2013年4月17日

牟德洪

同志们：

今天，讲在具体工作中文书档案如何收集，归档和不归档X围,如何划分保管期限，如何按照《归档文件整理规则》进行整理：

首先，我要为大家介绍的是文书档案整理方式的历史变革情况，让大家了解、掌握：

第一，整理方式的历史演变：

1、按“卷”整理的方式的时间界限、依据：

2002年以前的文书档案按“卷”进行整理。

按“卷”整理，是指按照一事一卷的原则，对归档文件进行分类、组卷、编号、编目、装订的过程。

1987年12月，国家档案局颁布了《机关档案工作业务建设规X》，正式将立卷作为机关档案室归档文件的规X整理方法确定下来，并在全国X围内加以普及。

1988年9月，随之配套的国家标准《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）由国家质量技术监督局颁布实施，这种以“卷”为整理单位的方式，我市一直执行到2002年。

2008年11月，《文书档案案卷格式》重新修订颁布，并于2009年5月1日起实施，仍然适用于按立卷方法整理档案。

2、按“件”整理的方式的时间界限、依据：

2003年以后的文书档案按“件”进行整理。

按“件”整理，就是指以“件”为单位，将归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒的过程。

2000年12月，国家档案局颁布了行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000），要求自2001年1月1日起施行。

根据达州市档案局《关于施行〈归档文件整理规则〉的几点意见》（达市档发[2003]19号），我市规定，“凡属市档案馆接收X围的市级机关、团体和其他社会组织（包括企事业单位），均应从2003年1月1日起执行《规则》，2002年以前的文书档案仍采用文书立卷归档方法整理归档；尚未推行《规则》的县、市（区）最迟在2004年度执行；中央、省属驻达单位，其档案移交省上有关单位的，按照省档案局规定的时间执行《规则》，其余的均应从2003年1月1日起执行《规则》。

”

第二，划分保管期限的历史变革：

1、执行永久、长期、短期保管期限的时间界限、依据：

2006年以前的文书档案执行永久、长期、短期三种保管期限。

1987年12月，国家档案局以“国档发[1987]27号”印发了《机关档案工作业务建设规X》、《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档X围》（后两者为一个文件）这三个文件，正式确定了文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种形式，长期为16年至50年左右，短期为15年以下。

这种保管期限的划分，我市一直执行到2006年，这其中既有按“卷”整理的方式，也有后面几年按“件”整理的方式。

2、执行永久、30年、10年保管期限的时间界限、依据：

2007年以后的文书档案执行永久、30年、10年三种保管期限。

2006年12月，国家档案局发布了第8号令（即：

《机关文件材料归档X围和文书档案保管期限规定》）

根据达州市档案局《关于印发〈机关文件材料归档X围和文书档案保管期限规定实施意见〉的通知》（达市档发[2007]70号），我市决定：

“1、市级各单位统一于2008年整理2007年度档案时开始执行新的文件材料归档X围和文书档案保管期限表。

2006年以前的文书档案归档X围和文书档案保管期限，仍按原规定执行。

2、各单位在执行文书档案新的保管期限时，文书档案按照永久、30年、10年分别进行排列和编目（保管期限为永久的档案，接续原永久档案排列；保管期限为30年、10年的档案，重新起头排列）。

会计、基建、照片等其它专门档案，仍按原有规定进行排列和编目。

”

其次，企业如何界定哪些属于文书档案？

如何整理文书档案？

今天，也要给大家讲明白，形成统一思想。

一是根据《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1991]20号）和《企业档案工作规X》（DA/T42—2009）的规定，企业档案中的前四大类（即：

“经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类”）为文书档案，从这一点可以看出，企业文书档案的构成和机关文书档案的构成是XX小异的。

二是根据《机关档案工作业务建设规X》、《文书档案案卷格式》、XX省档案局《关于企业参照执行〈归档文件整理规则〉的意见》（川档发[2003]15号）的相关精神，企业文书档案的整理同机关单位的整理方式是相同的。

三是根据1987年12月印发的《文书档案保管期限表》、2006年12月颁布的国家档案局第8号令（即：

《机关文件材料归档X围和文书档案保管期限规定》）、2012年12月颁布的国家档案局第10号令（即：

《企业文件材料归档X围和档案保管期限规定》），企业文书档案保管期限同样执行的是永久、长期、短期和永久、30年、10年。

所以企业文书档案的整理方式和保管期限的划分与机关是相一致的。

综上所述，一是整理方法介于执行《规则》有十余年，前几年个别单位需按“卷”整理的文书档案也整理的差不多，所以，今天只给大家讲解《归档文件整理规则》（也即：

以“件”为单位整理的方法），以“卷”为单位整理的方法（也即：

《文书档案案卷格式》）就不讲了。

二是归档X围和保管期限的划分，国家档案局第8号令（即：

《机关文件材料归档X围和文书档案保管期限规定》）和国家档案局第10号令（即：

《企业文件材料归档X围和档案保管期限规定》）中文书档案部分也是XX小异，今天也就把机关和企业的文书档案如何收集、如何划分保管期限合并在一起讲解。

下面，我围绕文书档案的归档X围和不归档X围，保管期限的划分，整理的方式和步骤三个方面的内容为大家进行讲解：

一、归档X围和不归档X围（六个方面的内容）

（一）归档的总要求：

总要求：

凡是本单位形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。

包括上级下发的，同级和不相隶属单位送来的，下级单位报送的。

归档齐全完整的含义（3个）：

1、反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。

即本机关各部门各项工作中形成的重要文件必须齐全，不能缺少某个部门的文件。

2、一组有密切联系的文件必须齐全完整。

如召开某次会议，必须有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次会议全貌的主要文件，若缺少了会议通知，就视为不齐全。

同样，有批复必须有请示（有请示不一定有批复）等等。

3、同一内容的文件的定稿与正本必须齐全，页码必须齐全。

下面，我分机关和企业讲一讲归档X围和不归档X围

（二）机关文书档案的归档X围和不归档X围（即：

《机关文件材料归档X围和文书档案保管期限规定》国家档案局第8号令）

归档X围：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料。

下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

不归档X围：

1、上级机关的文件材料：

（1）普发性不需本机关办理的文件材料。

（2）任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。

（3）供工作参考的抄件。

2、本单位形成的文件材料：

（1）重份文件。

（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件。

（3）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。

（4）无特殊保存价值的信封。

（5）不需办理的一般性人民来信、记录。

（6）机关内部互相抄送的文件材料。

（7）本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。

（8）有关工作参考的文件材料。

3、同级单位和非隶属单位的文件材料：

（1）不需贯彻执行的文件材料。

（2）不需办理的抄送文件材料。

4、下级单位的文件材料：

（1）供参阅的简报、情况反映。

（2）抄报或越级抄报的文件材料。

（三）企业文书档案的归档X围和不归档X围（即：

《企业文件材料归档X围和档案保管期限规定》国家档案局第10号令）

归档X围：

1、反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。

3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。

4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

不归档X围：

1、有关机关和上级主管单位的文件材料：

（1）制发的普发性不需本企业办理的文件材料。

（2）任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料。

（3）供工作参考的抄件。

2、本企业形成的文件材料：

（1）重份文件。

（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件。

（3）未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件。

（4）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。

（5）无特殊保存价值的信封。

（6）不需办理的一般性来信、来电记录。

（7）企业内部互相抄送的文件材料。

（8）本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料。

（9）有关工作参考的文件材料。

3、非隶属关系单位的文件材料：

不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。

4、所属和控股企业的文件材料：

供参阅的一般性简报、情况反映。

5、其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料。

6、其他不需归档的文件材料。

（四）收集中容易忽视的几种情况：

1、只重视上级发来的文件，而忽视本单位形成的各种文件材料。

如对会议记录、统计报表、各类名册、工作制度、与外单位签订的合同、协定、协议书、人民来信来访材料、财务预决算等不重视，不收集。

2、只重视“红头子”文件的正件，不重视同一文件的附件、定稿（应有领导的签名、单位加盖公章）、被转发件、电报等的收集。

3、只重视经过收发登记的文件，而忽视未经收发登记的各种文件材料的收集。

如到上级机关开会带回的文件，本单位开会形成的文件，到基层的调查报告、访问记录，党团组织关系、职工调动介绍信等。

（五）难以收集的几种情况：

在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集，因为它涉及本单位各个业务部门、综合办公部门、管理部门、人事部门、保卫部门等，有的还要涉及外机关（如联合行文），文件材料收集工作受到的人为因素较多，所以难度较大。

特别是下面几种文件又是最难于收集的。

1、领导手中的文件。

由于有些机关文件处理制度不健全，文件未实行集中统一管理，有些文件长期由领导保存。

领导手中保存的文件一般比较重要，领导使用频率较高。

有些领导特别是基层和个别企业的领导图一时方便，怕移交后查找麻烦，所以不移交。

文秘档案人员怕得罪领导，也就不催促移交，加之领导出差在外的时间较多，到了整理的时候，领导不在，致使领导手中的文件未收集归档。

2、人事、财务、业务、保卫等部门的文件。

由于这些部门形成（包括上级、同级、下级来文，也包括自身形成）的文件政策性强，往往涉及人们的切身利益，有的XX性较强，加之使用频繁，所以总想由本部门保管，不愿意主动移交。

3、“帐外文件”。

“帐外文件”即未经过收发文登记簿记载的文件。

这部份文件是领导或有关人员在外出活动中形成的，文书人员难于掌握。

如果领导或有关人员的档案意识不强，不主动移交，文秘档案人员是难于收集齐全完整的。

4、报刊上反映本单位工作活动的文章、新闻。

这部分文章、新闻也属于“帐外文件”，如果单位负责宣传工作的同志不注意平时的收集，文秘档案人员不可能完全知道一年内本单位活动在哪些报刊上反映过，所以很难收集归档。

5、特别珍贵的文件。

如领导、社会名人的题词、照片等，这部份文件保存价值较大，时间久后便是珍贵文物，所以相关人员喜欢自己保存。

6、XX性较高的文件。

如研究人事任免的会议记录、讨论入党的会议记录、涉密文件、处分领导的文件，有些单位怕移交给文秘档案人员后造成泄密事件，所以不移交归档，待若干后，密级解除了或不再需要XX了，才移交出来归档。

7、科技文件。

如设备说明书、图纸等在工程人员手中，收集困难。

一种情况是工程人员把它作为技术财富，一旦机器设备需要检修，非找他不可，体现他在单位的价值。

另外一种情况是工程人员为了使用起来方便，而不愿意移交。

（六）收集文件的方法（略讲）：

1、办理完毕随时收。

如传阅、处理完毕就收。

起草打印盖章后就收。

2、会议文件及时收。

本单位开会的文件结束后就收。

外出开会带回的文件回来时就收。

3、常用文件定时收。

使用频繁较高的常用文件，可根据实际情况，约定时间收，要做到使用和收集两不误。

4、人员变动提前收。

主要是指在个人手中的文件，一定赶在人员工作变动前进行收集。

5、珍贵文件跟踪收。

主要是指重要领导的题词、名人赠送的字画、重要的照片、奖旗、奖章、证书等。

6、盖章之时立即收。

主要指本单位自己印发的文件。

7、制度约束按时收。

就是要有相关的制度和管理办法来保障收集的齐全。

8、责任到头督促收。

9、“帐外文件”催促收。

10、整理之前全面收（每年一季度集中收集一次）。

11、发现不齐反复收。

二、如何划分保管期限

国家档案局第8号令和第10号令发布后，机关文书档案和企业管理类文件的保管期限均分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

在这一部分我们是按照国家档案局第8号令和国家档案局第10号令来讲的。

划分保管期限的总体原则是：

1、永久：

凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2、30年：

凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为30年保管。

3、10年：

凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料列为10年保管。

大家在划分保管期限时，一是要注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值。

二是考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值。

三是研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。

四是考虑文件的长远需要，防止静止地看问题。

在这里，我同样分机关和企业讲一下永久保管和定期保管的X围：

（一）机关：

机关文书档案永久保管的X围：

1、本机关制定的法规政策性文件材料。

2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。

4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5、本机关机构演变、人事任免等文件材料。

6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。

8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

机关文书档案定期保管的X围：

1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。

2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。

3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。

4、本机关一般性事务管理文件材料。

5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。

7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

（二）企业：

企业管理类文件永久保管的X围：

1、本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料。

2、本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料。

3、本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料。

4、本企业资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料。

5、本企业对外投资文件材料。

6、本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料。

7、企业融资文件材料。

8、本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复。

9、有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料。

10、行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料。

11、本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料。

12、本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料。

13、本企业内部管理制度、规定、办法等文件材料。

14、本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料。

15、本企业涉及职工权益的其他重要文件材料。

16、企业文化建设文件材料。

17、本企业经营管理工作的重要文件材料。

18、本企业生产技术管理工作的重要文件材料。

19、本企业行政管理工作的重要文件材料。

20、本企业党群工作的重要文件材料。

21、新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。

22、有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料。

23、本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料。

24、本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料。

25、本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。

企业管理类文件定期保管的X围：

1、本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料。

2、本企业涉及职工权益的一般性文件材料。

3、本企业部门工作或专项工作规划。

4、半年、季度、月份计划与总结。

5、本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料。

6、发布的一般性公告。

7、本企业经营管理工作的一般性文件材料。

8、本企业生产技术管理工作的一般性文件材料。

9、本企业行政管理工作的一般性文件材料。

10、本企业党群工作的一般性文件材料。

11、本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复。

12、有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件。

13、本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议。

14、直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料。

15、本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料。

16、本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料。

17、本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。

你们回去后，除企业以外的其他单位要按照国家档案局第8号令的规定，结合本单位的实际情况，编制本单位的《文件材料归档X围和保管期限表》，经审核后执行。

2007年，我们已经对市级大部分单位编制的《文件材料归档X围和保管期限表》进行了审核，个别未编制的单位要抓紧编制。

国家档案局第10号令颁布后，也要求企业编制《文件材料归档X围和保管期限表》，未编制过的企业今年都要着手编制，已经编制过的企业要重新修订，近期，我们将启动企业编制、审批《文件材料归档X围和保管期限表》这项工作，具体开始的时间和方式我们将另外发文安排。

三、按照《归档文件整理规则》整理文书档案的方法和步骤

前面，我们已经对文书档案的收集X围、保管期限的划分进行了学习，我想大家已经有了一个初步的印象。

这一部分，为更简单明确，在工作更具有可操作性，结合多年实际工作中积累的经验和做法，我按照平时工作的步骤给大家进行讲解。

第一步：

按年度进行分类

这一步就是将同一归档年度的文件分别放在一起。

如2011年的文件放在一起，2012年的文件放在一起。

这里大家一定要清楚的是，文件的归档年度一般都是指文件的形成年度，也就是说文件是哪一年形成的就归入哪一年（以文件的落款日期为准）。

几种特殊情况的处理：

1、跨年度的会议文件归在闭幕年。

[如2011年12月28工会，2012年1月3日结束，会议文件归入2012年归档。

]

2、跨年度处理问题的材料归在处理问题结束年。

[如2011年8月2日开始调查某问题形成的文件材料，2012年6月14日结束，其文件材料归入2012年度归档。

这样的好处，一是经办人员便于随时利用手中的资料，二是利于办理过程中的XX，三是便于办理结束后收集齐全完整，四是方便今后的集中。

]

3、跨年度的请示与批复（来文与复文）归在批复与复文年。

4、跨年度的转发文与被转发文归在转发文年。

5、跨年度的正文与附件归在正文年。

年度分好后，后面讲的工作步骤，都是针对某一年度档案的整理方法来讲的，大家不要混淆。

第二步：

对归档文件进行价值鉴定

实际上这一步，就是鉴定某一年度的文件哪些属于归档的X围，哪些不属于归档的X围，属于归档X围的文件保管期限如何划分，这些内容，我们在上面讲解了，这里就不再讲。

第三步:

确定为一“件”的原则

“为一件”是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

在归档文件整理中，绝大部分归档文件是以自然件（即单份文件）的形式出现，而需要重新界定的“件”，只是为了方便整理和利用需要的一种补充形式。

实际操作中，界定“件”既要有原则性，又要有灵活性，兼顾到简化整理与便于检索。

具体情况如下：

1、正本与定稿一般作为一件。

[同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。

一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件。

重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿各为一件。

]

2、正文与附件一般作为一件。

[附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。

一般来说，正文与附件为一件。

如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。

]

3、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。

[文书处理较规X的单位，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿纸，这些上面都有领导的签字或批示意见。

它们客面、真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，一定要归档。

]

4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件。

[对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件，用铅笔、圆珠笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。

复制包括用复印机复印以及手工抄写等方式。

这些复制件应与原件作为一件归档。

]

5、转发文与被转发文应作为一件。

[转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因些应作为一件。

]

6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。

[相同责任者的同一套报表为一件。

同一事由的图册为一件。

相同责任者的同一事由的名册为一件（如某单位的职工名册、党员名册、退休人员名册为3件）。

]

7、来文（请示）与复文（批复）各为一件。

8、简报每期为一件。

9、会议文件各为一件。

[以责任者结合文件内容确定件数。

如会议通知、领导讲话、代表发言、表彰通报、工作报告等等应各为一件。

不能把会议文件只确定为一件，这样，一是日后难于检索利用，二是后面编目时无法确定责任者和文件题名。

]

10、会议记录以会议名称或每次会议主题为一件。

根据省、市档案局的规定，一般采取：

（1）以会议名称确定件数，如党组（党委）会议为一件，行政会议为一件，职工会议为一件，中心组学习为一件；

（2）以每次开会的主题确定件数，即一次会议确定为一件。

这种情况多用于一