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PowerPoint复习

2010年职称计算机考试PowerPoint2003学习复习

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幻灯软件可以制作幻灯、动态演示稿（含简单动画）和电子相册。

也是一种常用的办公软件。

一、文件操作

1.简介（视图）：

幻灯片的界面也称幻灯片的视图，分为普通视图、幻灯片浏览视图、备注页视图、幻灯片放映视图4种。

⑴普通视图，包括大纲视图和幻灯片视图。

大纲视图在导航区显示的是大纲式的文字。

幻灯片视图在导航区显示的是幻灯片缩略图，选中（单击）那一张缩略图，就可在编辑区，编辑该张幻灯片，所以，幻灯片视图用的最多。

在导航区的顶部可以切换这两种视图。

⑵幻灯片浏览视图：

已建的幻灯片以缩略图的形式，全部显示在界面上，便于查看协调修改。

如要对某一张幻灯片进行修改，双击它即可切换到普通视图下进行编辑。

⑶备注页视图：

在幻灯片窗口下，显示出备注窗口，可为幻灯片添加备注。

⑷幻灯片放映视图：

以全屏方式从选中的页开始播放。

各种视图的切换，可通过菜单：

“视图”进行，也可直击左下部的视图按钮。

2.创建文件：

菜单“文件”→“新建”建立演示文稿窗口。

右击导航区某一张幻灯片缩略图→“新建幻灯片”或在导航区选中某一张幻灯片→单击常用工具栏“新建幻灯片”命令，可在该幻灯片后新建一张幻灯片，显示在导航区，同时在编辑区显示该新建幻灯片的演示文稿窗口。

每个幻灯片文件的第一张幻灯片是标题的板式（主标题和副标题），第二张开始上部是标题，下部是文本。

3.利用向导创建文件：

PowerPoint2003提供了多种常用的不同主题的示例文稿，可在向导的提示下，快速创建某一主题的幻灯片文件。

⑴根据内容提示创建文件：

视图菜单→任务窗格，在右侧显示出任务窗口→击“幻灯片版式”下拉钮→选“新建演示文稿”→选“根据内容提示向导”→在内容提示向导对话框中有多种类型供选择例如选“通用”，选好后，击“下一步”钮→选样式，例如选“屏幕演示文稿”击“下一步”→输入幻灯片标题和页脚，击“完成”。

也可在上一步就击“完成”钮，省略最后一步。

⑵根据设计模板创建文件：

在“新建演示文稿”窗口选“根据设计模板”→从显出的各种设计模板缩略图中，双击选中的模板，即可对该模板的第一张即标题幻灯片进行编辑→击常用工具栏“新幻灯片”即可对该模板第二张幻灯片进行编辑。

或在“新建演示文稿”窗口的模板列表中，击“本机上的模板”→在“新建演示文稿”对话框的设计模板选项下，选中要用的模板→确定。

或上网后，在“新建演示文稿”窗口的模板列表中，击“OfficeOnline模板”→在该网站上的各类模板中选用。

当然也可在“新建演示文稿”窗口的模板列表中直接“到网上搜索”。

⑶根据现有演示文稿创建文件：

在“新建演示文稿”窗口选“根据现有演示文稿”即出现路径→找出已有的文稿（实际上是打开已有的文稿），进行更改编辑。

⑷创建相册：

在“新建演示文稿”窗口选“相册”显出相册对话框→击插入图片来自：

“文件/磁盘”钮→在显出的插入图片对话框中可一次选中多张图片，击“插入”钮→图片文件名显示在“相册”对话框中的“相册中的图片”栏的列表中；预览窗口显示最后一张图片，预览图片窗口下部有调整图片方向、对比度、亮度的按钮；“图片版式”和“像框形状”有多种供选择→击“设计模板”右侧的“浏览”钮，显出“选择设计模板”对话框→打开PresentaionDesigns文件夹，选择一种模板，（如图6）→击“选择”钮→模板被启用，第一张幻灯片为相册标题，第二张起为图片，。

可更改编辑第一张的标题，还可在第二张以后的幻灯片（图片）中在添加文本、动画、图片等。

⑸创建演示文稿：

在“新建演示文稿”窗口选“空演示文稿”显出幻灯片版式，细分为文字版式、内容版式、文字和内容版式、其他版式4大类，可从中选择一种，双击即可进入工作区，进行编辑。

小技巧：

在常用工具栏添加“选择性粘贴”工具钮。

右击常用工具栏→自定义→命令选项卡→编辑→将“选择性粘贴”拖到常用工具栏。

其他工具依此类推。

4.保存文件：

文件→保存。

可保存为多种格式，主要有：

演示文稿即※·ppt;设计模板即※·pot放映即※·pps;可交换图形.即※·gif.。

二、母版

母板可预设出每张幻灯片的文字格式和背景样式，获取统一的效果。

母板有幻灯片母板、讲义母板和备注母板三种。

每种母板又分为标题母板和普通母板。

1.幻灯片母板：

是母板中最常用的，母板的所有设置都会应用到该幻灯片文件的每一张幻灯片中。

视图菜单→母板→幻灯片母板→进入幻灯片母板编辑界面，同时显出幻灯片母板工具栏

⑴插入图片：

插入菜单→图片→来自文件→选好一张或多张图片文件→插入。

调好大小移到合适位置，拖动绿柄调整方向。

如一张幻灯片上已插入多张图片，可右击图片→叠放层次→选择在那一层。

也可按住“Ctrl键”将几张图片全部选中，右击→组合→组合，使选中的几张图片组合为一体。

若改变组合也选中，右击→组合→取消组合。

还可再重新选中的几张图片，右击→组合→重新组合。

还可选中多张图片→击绘图工具栏的“绘图”钮→对齐与分布→选中一种对齐方式。

对齐方式也可重叠使用，如水平居中与垂直居中。

提示：

组合、对齐与分布也适于文本、图形、线条等。

如果插入的图片较多，为避免文件过大，可对图片进行压缩，方法是：

右击图片→设置图片格式→在图片选项下，击“压缩”钮或视图菜单→工具栏→图片→在显出的图片工具条中，击“压缩图片“钮→调出“图片压缩“对话框：

在“应用于”中，选中“文档中的所有图片”，在“更改分辨率”中，选中“web/屏幕”，将“选项”中的两项都勾选→确定→应用→确定。

也可可压缩为原件的1/5。

⑵填充背景：

格式菜单→背景→击背景填充下拉钮→选定颜色或充填效果→出‘填充效果对话框”分为渐变、纹理、图案、图片4个选项卡。

其中，渐变可选单、双色及其颜色，透明度和底纹样式；纹理共有24种样式供选择；图案有48种，并可改变图案的前景和背景颜色；图片实际上是自己插入图片作为背景。

也可自定义配色方案：

格式菜单→幻灯片设计→配色方案→编辑配色方案（任务窗口最下部）→调出“编辑配色方案”对话框选择“背景”→击“更改颜色”钮→预览→应用→正在编辑的幻灯片应用了自定义配色方案，同时在“应用配色方案”列表中，增添了一个新的自定义配色方案。

提示：

运用“自定义配色方案”还可改变文本和线条、阴影、标题文本、填充、强调、强调文字和超链接、强调文字和已访问的超链接的颜色。

⑶输入文字：

母板主要是设置各级项目的文字格式，具体文字可在普通幻灯片中输入，只有每张幻灯片都有的固定文字才在母板中输入或插入菜单→文本框→在编辑区拖出文本框→设定文字格式→输入文字，还可右击→设置文本框格式→填充颜色、效果、线条，调整尺寸和准确位置等→确定（图13）。

文本框中段落的移动（缩进）可按常用工具栏上的“增加（减少）缩进量”钮或视图菜单→标尺→横标尺上部的三角滑块可移动段落首行，横标尺下部的三角滑块可移动段落第二行及以后的行。

如果文本框内有两个文字段落，标尺上就会有两对三角滑块，分别对应各自的段落。

母板中输入的文字，在普通幻灯片上是不能修改的，只能用绘图工具在拟删除的文字上画一方框，再填充背景颜色予以覆盖。

若文字背景是图片，就只能用“画图板”或“Photoshop”软件，将母板上的图片抠下与文字相同的一块，覆盖在不要的文字上。

⑷修改项目符号：

每一文字段落前都自动生成一个“项目符号”，它是可以修改的。

选中项目符号后面的一个或数个文字→格式菜单→项目符号和编号→打开了项目符号和编号对话框→选“项目符号”选项卡→选择一种符号→需要的话可调整大小，改变颜色，还可选择软件自带的图片（项目样式），也可在自定义中选择一种样式（系统自带的符号和代码）→确定。

在“编号”选项卡内有7种编号式样供选择，大小、颜色均可调整。

选中项目符号后面的一个或数个文字→按键盘上的“Tab”键，该项目符号被后移。

也可选中项目符号后面的一个或数个文字→击常用（格式）工具栏的“增加缩进量”或“减少缩进量”钮，横移项目符号。

同一级的项目符号，修改一个即可，回车后下一行的项目符号是一样的。

⑸插入剪贴画：

插入菜单→图片→剪贴画→调出剪贴画窗口→“结果类型”选“剪贴画”→击“搜索”钮→在显出的剪贴画列表中，双击选中的剪贴画或右击→插入。

移位、缩放、旋转等操作与图片一样。

直接单击绘图工具栏的“插入剪贴画”钮，也可调出剪贴画窗口。

以上在母板上的插入图片、文字等各种操作方法同样可用于普通幻灯片。

2.标题母板：

专门为设置标题的母板。

或者称为幻灯片封面。

有标题、副标题，同样可作背景、插图等。

3.讲义母板：

即将1、2、3、4、6、9等多张幻灯片，显示在一个版面上，便于打印。

4.备注母板：

母板下部设备注文本区，分五级项目，供填入备注，还有页眉、页脚区，日期区，数字区。

三、绘制图表图形

图表可用Excel电子表格及数据处理软件作好拷贝到幻灯片文件中。

1.绘制图形：

（以标注图形为例）绘图工具栏：

自选图形→标注→选一种图形→在编辑区拖动光标，画出备注图→单击图形尖部显出黄色控制柄，拖动可改变方向和缩放→拖动上部绿柄可旋转图形，其他操作同图片。

2..填充效果：

右击图形→设置自选图形格式→调出“设置自选图形格式对话框调整充填颜色、效果、透明度、线条等→确定。

3.输入文字：

右击图形→编辑文本→输入文字→调整文字格式。

4.设置阴影和三维效果：

选中图形→击绘图工具“阴影”钮→选择一种阴影→击绘图工具“三维”钮→选择一种三维形式。

5.画线条：

（以曲线为例）绘图工具栏：

自选图形→线条→曲线→光标画线到转弯处单击，全部画完后，双击或按ESC键。

若改变曲线形状：

选中曲线右击→编辑顶点→在拟增加编辑顶点处拖动线条，松开鼠标时，在拖动处增加一个编辑顶点→拖动拟改变曲线处的编辑顶点，改变曲线形状。

若改变曲线颜色：

选中线条→击绘图工具栏：

“线条颜色”钮→调出线条颜色选择表→选择颜色和图案→确定。

若改变曲线线型：

选中线条→击绘图工具栏：

“线型”钮→调出线条宽度（粗细）和双线条样式选择表→选择一种→确定。

若选“其他线条”还可改变线条颜色、自由调整线条宽度而不受线型表固定的9种线条宽度的限制、线条形状等。

若改变曲线为虚线形状：

选中线条→击绘图工具栏：

“虚线线型”钮→调出虚线线型选择表→选择虚线线型→确定。

若为曲线添加箭头：

选中线条→击绘图工具栏：

“箭头样式”钮→调出线条颜色选择表→选择颜色和图案→确定。

若为曲线添加阴影：

选中线条→击绘图工具栏：

“阴影”钮→调出阴影选择表→选择阴影图案→确定。

若为曲线添加三维效果：

选中线条→击绘图工具栏：

“三维”钮→调出三维选择表→选择三维图案→确定。

提示：

调整线条的各种方法，也适用于图形、文本框边缘的线条效果的调整。

6.插入组织结构图或其他图标：

击绘图工具栏“插入组织结构图或其他图标”钮或插入菜单/“图示”→调出“图示库”→在组织结构图、循环图、射线图等6种图形图标中，选定一种→确定。

在编辑区同时显示出“图示”工具条，便于对选定的图形进行调整。

四、添加效果

广义的讲添加动画、声音、视频以及切换方式，使幻灯片更加绘声绘色，都是添加效果。

1.使用预定义的动画（幻灯片切换效果）：

在普通视图或幻灯片浏览视图下均可操作，以后者为好，便于操作和查看。

视图菜单→幻灯片浏览→选中要切换的幻灯片→“幻灯片放映”菜单→幻灯片切换→在“幻灯片切换”窗口中，选中一种切换方式，在“修改切换效果”中，选好速度、声音、换片方式→勾选“自动预览→已选定的切换效果若用到所有幻灯片，就单击”应用于所有幻灯片“钮→按“播放钮”或“幻灯片放映“钮进行查看。

设好后每张幻灯片左下角，有个动画（切换）效果图标和切换时间（如果已设定时间），单击该图标可播放切换效果。

若幻灯片较多，又不想设置统一的切换效果，可选择“随机”，由软件自动添加不同的切换效果。

2.设置对象（元件）的进入或退出效果：

一行文字、一个文本框、一张图片、一个动画、一个图形（含线条、箭头、图标等），都可视为一个对象也叫元件。

诸如在一个流程图或一个目录式的幻灯片中，对部分对象（元件）需要设置进入和退出的动画效果，在播放幻灯片时，各对象以一种动画的形式进入和退出幻灯片，给人一种动态（流动）的感觉。

首先，制作或打开带有对象（元件）的幻灯片。

下面以公交车的流程图为例，制作一张带有对象的幻灯片。

用绘图工具栏的矩形和圆形工具→在编辑区画出几个图形（公交站）→右击图形→设置自选图形格式→调出“设置自选图形格式对话框调整充填颜色、效果、透明度、边框线条颜色和宽度→右击图形→编辑文本→输入文字（站名）→调整文字格式→绘图工具栏“自选图形”/连接符→在“连接符”表中，选弯度成直角的单向箭头连接符→光标变成小方框，从第一个对象（车站）拖到第二个对象（车站），画出一条连接线，移动线条中间的小黄点，可改变线条中间的位置（始点、终点不变）→利用绘图工具改变连接线的宽度（粗细）和颜色（调整方法见第三项第5条画线条）。

其次，设置对象（图形和线条）进入效果。

幻灯片放映菜单→自定义动画→选中拟设进入效果的对象→击自定义窗口下的“添加效果”下拉钮（图20）→在下拉命令条中，选“进入”→调出效果列表，从中选某种效果或选“其他效果”→调出“其他效果”列表，从中选某种效果→自定义动画窗口下显出该效果名目（图21）→在自定义动画窗口中设置开始时间，其中：

“单击时”为单击鼠标，对象开始进入；“之前”为与上一个动画同时进行即上一个动画进行时，该对象同时进入；“之后”为上一个动画结束后该对象进入。

→设置动画属性，本例动画效果“劈裂”，属性为“方向”→设置进入动画效果的速度，共有非常慢、慢速、中速、快速、非常快五种供选择。

也可自定义，方法后面阐述。

如果对已设定效果和进入时间进行更改和补充，可在自定义动画窗口的效果名目列表中，单击该效果名目的下拉钮（图21）→在下拉菜单中，击“效果选项”或“计时”→显出修改和补充远选定的效果（劈裂）对话框，可改变方向、增加声音、增添动画播放后的效果和修改时间、开始方式→确定。

设置对象的退出效果同设置对象的进入效果是一样的，只是在任务窗口（自定义动画）“添加效果”下拉列表中，选择“退出”。

小技巧：

黑白图片渐变为彩色图片是将彩色图片的进入效果设置为“渐变”来实现的。

插入黑白图片→插入同样的彩色图片（使两张图片完全重叠）→选中彩色图片→幻灯片放映菜单→自定义动画→添加效果→进入→其他效果→渐变→“开始”选“之后”，“速度”选“非常慢”。

当然，还可设置声音及音量、播放后覆盖的颜色或隐藏以及计时（更改时间）、重复次数等效果。

3.设置对象的强调效果：

是突出符合对象特征的表现力的一种效果。

其操作方法同设置对象进入和退出效果基本上是一样的。

它可以与进入等其它效果同时表现在一张幻灯片上。

4.设置对象动作路径：

选中对象（例如工交车）→添加效果→动作路径→绘制自定义路径→任意多边形→拖动对象到拐点时单击一下，到终点时双击→在任务窗口“修改自定义路径”处，设“开始”时间、路径、速度→击“自定义动画”窗口列表中的“连接符组合”名目的下拉钮→效果选项→设置路径效果（平稳、翻转、锁定）、声音及音量、动画播放后“不变暗”或“改变颜色”或隐藏→确定。

播放幻灯片，该对象会沿路径移动到终点。

5.更改、删除和重新排序动作效果：

选中自定义窗口下拟更改的动画效果→击该窗口上部的“更改”下拉钮→选择拟更改的项目（进入、退出、强调、路径）→后面的操作同前述的添加效果的操作一样。

删除：

选中任务窗口列表中的拟删除效果的项目→击该窗口上部的“删除”钮或击任务窗口列表中的拟删除效果的项目的下拉钮→删除。

排序：

选中任务窗口列表中的拟删除效果的项目，上下拖动或击该窗口下部的重新排序箭头（↑↓）。

五、插入声音和影片

1.插入声音（WAVMP3格式）：

插入菜单→影片和声音→①剪辑管理器中的声音或②文件中的声音或③播放CD乐曲或④录制声音→找出拟插入的声音文件→确定→“自动”或“在单击时”（播放）→编辑区显示出一个声音图标“小喇叭”，双击即播放，右击→编辑声音对象→调出“声音选项”对话框→选定是否循环播放、调整音量、播放时是否隐藏图标→确定。

如果对声音文件作较多的效果设置，还可击自定义动画窗口列表中，该声音文件名目右侧的下拉钮→“效果选项”或“计时”→调出播放声音对话框→设置效果、计时、音量、播放时隐藏图标等→确定。

录入声音（插上麦克风）：

插入菜单→影片和声音→录制声音→击录音钮→完成后击停止钮→确定→双击声音图标，试听→右击图标→编辑声音对象或击自定义动画窗口列表中，该声音文件名目右侧的下拉钮→“效果选项”或“计时”→调出播放声音对话框→设置效果、计时、音量、播放时隐藏图标等→确定。

2.插入SWF格式动画：

SWF格式动画可以设置播放、暂停、停止按钮。

单击“视图→工具栏→控件工具箱”命令，调出ActiveX控件工具箱面板，→单击工具箱的底部的“其他控件”的按钮，→在打开的系统上已安装的ActiveX控件清单中选“ShokewaveFlashObject”选项→用变成十字形的光标，在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间（内有交叉线的方框）→。

调整Flash窗口（方框）大小和位置后（Flash电影能随意占用屏幕上的任意大小或位置），右击该窗口→在弹出的菜单里的选择“属性”项→在属性对话框中的Movie右侧框中键入动画（电影）文件的名称及SWF格式。

（注意该文件应同PowerPoint文件在同一目录下）→从控件工具箱中，选用“命令按钮”工具→在播放屏幕外，拖画出两个按钮（按钮数量视需要而画）→右击第一个按钮→属性→将属性框中Caption的右侧框中的英文改为“播放”，以同样方法调出第二个按钮的属性框，将Caption的右侧框中的英文改为“停止”→双击播放钮，调出Slide×代码对话框→在光标所在处（第二行）输入代码Slide×（按对话框标题上的代码输入）→按键盘上的英文句号点→在出现的清单中，双击ShockwaveFlash1→按键盘上的英文句号点→在出现的清单中，双击Play或直接输入Play→关闭代码页，回到幻灯片界面→同理再双击停止钮，设置代码在命令清单中选Stop→播放幻灯片→按播放钮查验，再按停止钮查验。

3.插入视频：

软件自带少量视频供操作参考，主要是插入文件中的视频。

⑴插入管理器中的影片：

插入菜单→影片和声音→剪辑管理器中的影片→任务窗口列出管理器中的影片→击选中的影片→该影片显示在编辑区→拖动控制柄，调整放映屏幕大小和方向（或右击→设置图片格式→在“尺寸”选项卡下，可以精确调整影片屏幕尺寸和位置）→右击→自定义动画→添加效果（方法同前）→播放幻灯片，查看效果。

⑵插入文件中的影片：

插入菜单→影片和声音→文件中的影片→按照路径找到影片文件，确定→自动弹出如何开始播放对话框→选“自动”（幻灯片播放时，影片自动播放）或单击时→该影片显示在编辑区→拖动控制柄，调整放映屏幕大小和方向→右击→自定义动画→添加效果（方法同前）→播放幻灯片，查看效果。

一张幻灯片中可以插入多个影片文件，同时播放。

4.添加超链接：

可以超链接某张幻灯片、文件、电邮地址。

选中一个对象（文字、图形、图片、动画、按钮）→插入菜单→超链接或右击超链接对象/超链接→弹出“编辑超链接”对话框→“链接到：

”分4大类，有电脑上的现有文件、本文档内的幻灯片、新建的文档和电子邮件地址→选“本文档中的位置”→选定要链接的幻灯片或幻灯片标题（即该标题的幻灯片）→在预览区查看无误后，确定。

播放幻灯片时，光标位于超链接对象上时，变为手型。

如要修改超链接，选中超链接对象，右击→编辑超链接→调出“编辑超链接”对话框→进行修改（重新设置）。

如要删除超链接，选中超链接对象，右击→删除超链接。

5.添加动作按钮：

⑴普通动作按钮：

幻灯片放映菜单→动作按钮→在按钮图形中，选一种按钮→光标变成＋字形，拖动画出该按钮→自动弹出“动作设置”对话框→在“单击鼠标时的动作”下，选“超链接到”，在列表中，选拟链接到的指定幻灯片或其他幻灯片或其他演示文稿或其他文件→若选择后三种，会弹出相应的超链接对话框，从中选定要链接的幻灯片、演示文稿或文件→在“动作设置”对话框下部，还可添加声音→如果按钮上还要添加文字，可右击→添加文本→输入文字→调整文字格式→还可给按钮添加效果，右击→设置自选图形格式（添加效果方法同前）。

⑵启动按钮：

即击启动动作按钮，使动作程序得以启动，为此，在添加启动按钮前，需先有含有动作（效果）项目的幻灯片。

幻灯片放映菜单→动作按钮→在按钮图形中，选一种按钮→光标变成＋字形，拖动画出该按钮→自动弹出“动作设置”对话框，在“单击鼠标时的动作”下，选“无动作”，声音任选→选中拟启动动作的对象→“幻灯片放映”菜单→自定义动画→在自定义动画任务窗口列表中，选该对象名目，击下拉钮→计时→弹出对话框→击“触发器”，选“单击下列对象时启动效果”，再在下拉列表中选“动作按钮：

×××”（已画出按钮的原名称，如前进或下一项、自定义…）→确定。

播放幻灯片，击“启动按钮”，操控的对象开始执行其动作（效果）。

为了便于设置，按钮最好用图片工具栏的自选图形工具画出，再输入文字，添加效果，或者用幻灯片放映菜单/动作按钮中的“自定义按钮”画出。