word使用技巧.docx
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word使用技巧.docx
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word使用技巧
基本设置
1.给Word文件减肥
在Word中输入一点儿文字,很容易就达到几十KB,真不知微软是怎么回事,好像觉得我们的硬盘太大了似的:
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所以,很有必要给Word文件减减肥。
具体方法:
只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。
单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。
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2.取消自作聪明的超级链接
当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,只要在文件的网址上按一下,就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。
但是,有时候我们并不需要这样的功能,就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。
如何取消这种功能呢?
在Word中选择“工具”→“自动更正”,先单击“键入时自动套用格式”选项卡,再单击“自动套用格式”选项卡,将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。
再单击“确定”,以后再输入网址,就不会转化为超链接了。
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Word2003常用使用技巧
1.使用格式刷重复复制格式
格式刷的用法相信广大用户都会,但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢?
其实只要双击“格式刷”按钮,用户可以将选定格式复制到多个位置。
再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。
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2.快速插入当前日期或时间
Alt+Shift+D键来插入系统日期,而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间
3.锁定插入的日期和时间
在上面的例子中,我们介绍了如何插入“日期和时间”,如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话,则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。
如果用户并需要日期和时间的自动更新,可以单击时间和日期处,按下Ctrl+F11组合键,这样就可以锁定时间和日期了。
还有一种一劳永逸的方法,就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本,自然就不会自动更新了。
4.快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法:
双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置,再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
5.快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本,当按Alt+Shift+←键,可把文本提升为标题,且样式为标题1,再连续按Alt+Shift+→键,可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
快速改变文本字号选中文字后,按下’Ctrl’+’Shift’+’->’键,以10磅为一级快速增大所选定文字字号,而按下’Ctrl’+’Shift’+’<-’;
6.取消自动编号
当Word进化到2003,其功能强大是显而易见的,但它也有不少“自作多情”的地方,比如自动编号,自动编号后的文档编辑起来不是很方便,所以我们很多时候都不用它。
那如何去掉自动编号呢?
你只要点击“工具→自动更正选项”,在“自动更正”对话框里选择“键入时自动套用格式”选项卡,并取消勾选“键入时自动应用”下的“自动编号列表”即可。
7.在Word中设置上下标注
_j____c_T 首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+“+”可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。
8.Word中光标快速返回到上次编辑点
NzP5s&,C69 按下“Shift+F5”组合键,就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置,当再次按下“Shift+F5”组合键时,插入点会返回当前的编辑位置。
如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键,可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。
9.去掉Word页眉下面的那条横线
去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。
一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。
10.巧用多级列表功能编号
实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似,但是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化。
多级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和编号菜单的多级列表功能自动地生成最多达九个层次的符号或编号。
使用方法如下:
把需要编号的段落输入到Word中,并且采用不同的缩进表示不同的层次。
第一层不要缩进。
从第二层开始缩进,可以使用格式工具中的“增加缩进量”和“减小缩进量”按钮。
从实际使用经验来说,缩进量的掌握是一个问题:
层次间的缩进量应该是一致的,否则使用多级列表时可能会出现错误的编号。
所以,可以把第二层缩进调到标尺1的位置,把第三层调到标尺2的位置,依此类推,使层次间的缩进保持为标尺上1的距离。
然后选择列表。
在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”,单击“多级符号”命令。
在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列表样式,如果需要接着文章前边的段落编号应该选择“继续前一列表”,需要单独编号则选择“重新开始编号”,选择确定。
11.使用⑩以上的数字序号
以前在Word中输入10以带圈序号非常困难,现在WordXP中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。
点击工具栏上的○字按钮,在“文字(T)”栏输入“11”,“圈号(Q)”栏中选“○”,点“确定”即可完成。
1)插入-》数字-》在列表中选你需要的样式,然后在输入框中填入序号}u3|w0~c_)
2)格式——中文版式——带圈字符……并且还可以是各种不同的形状和大小的框。
12.利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
用户在录入一段文字时,经常会遇到这样的情况,一个由多个单词组成的词组(如人名)被分隔在两行文字里,如果遇到这种情况,可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。
方法很简单,选中词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。
13.让光标在段落间快速移动
在编辑Word文档的时候,如果需要在段落之间移动,可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键,然后再按下方向键中的向上或向下键,这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。
14.Word“分节”的妙用
在Word中,“节”是文档的一部分,可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。
如果需要修改属性,例如行编号、列数、页眉和页脚时,可创建一个新的节,并对这个新的节应用新的页面设置选项。
除非插入分节符,否则MicrosoftWord会将整个文档视为一个节。
分节符是为表示节结束而插入的标记。
分节符中保存有节的格式设置元素,如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。
分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
插入分节符的方法如下:
1.单击文档中需要插入分节符的位置,单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令,出现一个名为“分隔符”的对话框。
2.在“分节符类型”下,单击描述了所需新分节符开始位置的选项。
分节符类型共有4种:
“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。
下面的示例显示了可插入的分节符类型。
符号输入
1.快速输入特殊符号
这三种特殊符号经常会出现在一些企业的文档中,用户可以分别使用Ctrl+Alt+R、Ctrl+Alt+T和Ctrl+Alt+C组合键快速得到。
2.特殊符号的输入
在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号,我们以“※”为例,看看如何输入特殊符号:
①软键盘法。
右击中文输入法的“软键盘”(一般输入法均带有“软键盘”),选“特殊符号”选项,直接点击符号“※”所在的字母键即可; ②自动更正法。
用“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框,在“替换”框中输入“mh”,在“替换为”框中输入“※”,先后按“添加”和“确定”按钮。
以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时,系统会自动将其更正为“※”,如果你确实需要输入字母“mh”(不会这么巧吧!
),你可以先输入“mha”及后面的文字,再将“a”删除即可; ③自造词法。
右击中文输入法(以“五笔字型”为例)状态条,选“手工造词”选项,打开“手工造词”对话框,在“词语”框中输入“※”,在“外码”框中输入“mh”,先后按“添加”和“关闭”按钮,以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”; ④用“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,在“广义标点”子集中会找到“※”,双击它即可输入。
_M_[T8"e(
29.使用通配符进行模糊替换 如果想把整篇文档中引号(“”)内的文本全部设置成黑体,可以采用通配符替换的方法实现:
①用“编辑→替换”命令,打开“查找与替换”对话框,并点击下面的“高级”按钮,再选中“使用通配符”选项; ②在“查找内容”框中填入:
“*”后(*号代表任意字符,?
号代表1个字符),点击“替换为”框,再按下端的“格式”按钮,并选“字体”选项,在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定; ③按“全部替换”按钮,即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。
Snas:
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3.为WORD文本加注解
如果你想为WORD的某个文本(如一个新名词、一个英文缩写等)加以注释,而又不想让注释出现的文档中,下面三种方法中的任意一种可以帮你实现:
1先选中需要注释的文本,用“插入→批注”命令,打开“批注”窗口,在其中输入注释文字后关闭该窗口,则该文本被加上黄色底纹(不会打印出来),当鼠标移至该文本时,注释文字则显示在该文本的上方;
2将光标移至需要加注释的文本后面,用“插入→脚注或尾注”命令,打开“脚注或尾注”对话框,适当设置后确定,则光标移至该页文本的左下方,输入注释文本,则在上述文本后面出现一个数字序号,光标移至该序号处,注释文本即显示出来(不过该注释文本会显示在文档下方,并能打印出来);
3如果注释文本比较长,我们可以先将注释文本(图片也可以)存放在一个独立的文件中(非WORD格式也行),然后建立一个链接:
选中要加注释的文本,用“插入→超级链接”命令,打开“插入超级链接”对话框,在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本,在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称(也可以用“浏览”按钮查找到),按“确定”按钮,则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式(并不影响文档的打印),点击该文本(在WORDXP中需要按住Ctrl键),则可直接打开注释文本所在的文件。
`'<$N<___!
表格制作
1.给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:
选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行),在“表格”选单上单击“标题行重复”。
公式制作
1.打造整齐的Word公式
使用Word公式编辑器创建公式后,你如果感到其中的公式不整齐(特别是矩阵形式的公式),那么你可以通过下列方式进行微调:
单击该公式,右键进入“设置对象格式”,选择“版式”中任意一种形式,单击“确定”,再选中需要调整的项;按下Ctrl键后,利用光标上下左右移动对该项进行微调;重复上下左右移动对该项进行微调;重复上述步骤,直到将公式位置调整到满意为止。
office2003word修改页眉页脚和模板制作
如今,计算机已经深入到我们生活的方方面面,而用得最多的,要数那些企事业单位。
而这些单位用得最多的无外乎是用办公软件。
据笔者观察,许多拥有多个部门单位在汇总文件时常出现文件风格各异、混乱不堪的现象,有的打印文件无条理性,有的把字体修饰得花里花哨,缺乏庄重之气,……如何避免这种现象出现呢?
我的一位朋友告诉我,在他们公司不论需要处理什么样的文稿,也不论格式多么复杂,都可以从公司的电脑中调出相应的模板,他所需要做的,就是把具体的内容“填”去。
这样非常方便他和其他办公者使用,也节省时间,提高工作效率。
其实,许多文字处理软件在开发时就已经考虑到了用户统一文档风格的需求,提供了必要的功能。
本文,就是要介绍一下如何在一个团队内创建和管理模板。
模板是什么?
模板是一个用来创建文档的原型,许多文字处理软件,比如WPS、Word、WordPro等,都提供很多现成的模板,它们可以分别被用来制作不同类型的文本(备忘录、信件、新闻)稿。
用户也可以按需要定制模板。
一个模板一般包含以下信息(仅以Word为例):
文本的格式信息,包括分页、段、字、图文框、表格等;
样式:
预先定义好的文本格式用于快速格式化文本;
内容:
文本(包括占位符),图片,OLE对象,表格;
宏按钮(带指示定位符,告诉您键入或插入什么)等;
自定义工具栏、宏、快捷键、自动图文集词条;
你知道什么时候使用模板吗?
每次当您创建一个文本(如公司新闻稿或小册子),而您想用统一格式时,可使用一个特定的模板。
那么,你又该到什么地方找到模板呢?
在一般的文字处理软件中,可以通过选择“文件”→“新建文档”来找到需要的模板。
如何创建模板?
创建模板有两种基本方法。
方法一:
选择“文件|新建”,在新建对话框中选中“模板”项,编辑文档,加入模板所需信息,然后保存。
方法二:
打开一篇包含可以重复使用的信息等项目的文档,并将该文档另存为模板。
具体的步骤,可以参考软件的使用帮助。
为初级用户“导航”
对于使用电脑的初级办公用户,面对一个模板,可能会感到不知所措。
这就要求模板的创建者一定要充分考虑到不同用户的特点,经过详细的调查再决定模板的呈现方式。
比如,有时候,即使一个模板中已经定义了所有的样式,但如果用户选择模板后,面对的只是一个空荡荡的屏幕,他可能永远都不会注意到模板的创建者费尽心机为他准备的各种样式和自动图文集。
那么,对于这样的用户,这种模板就是失败的。
有没有办法制作出更适合初级用户使用的模板呢?
笔者以为例,通过介绍几种方法,帮助大家制作友好的模板。
制作带有提示按钮的模板
所谓提示按钮是指一个“域”。
域是保存在文档中的可能发生变化的数据。
我们最常用到的域有PAGE域,即在添加页码时插入的能够随文档的延伸而变化的符号。
我们可以利用域在文档的特殊位置布置一些提示信息,告诉用户可以单击该信息,并输入新的文字代替这些信息。
同时,新输入的文字可以继承提示信息的外观特征,如字体、字号、段落特点等等。
比如,如果我们需要在一个模板中指明标题、作者等信息的输入位置,并赋予适当的格式,就可以这么做:
1、按下Ctrl+F9组合键,插入一对标明域代码的花括号({});
2、在花括号之间键入“MacroButtonNoMacro[单击此处输入文档标题]”或“MacroButtonNoMacro[单击此处输入作者姓名]”;
3、对插入的域和文字进行必要的格式设置;
4、在域上方单击鼠标右键,并选择“切换域代码”。
经过上面的设置,我们就可以在屏幕上得到带有相应格式的两条信息(如图2),使用鼠标单击每个提示的
结果,该提示将处于被选中状态,如果是输入文字,它将替换提示。
插入域代码时需要注意的是,标识域代码的花括号不能使用键盘上的现有符号键入,而必须使用Word制定的组合键。
制作自动提示用户输入信息的模板
使用office2003免费下载的域,还可以结合“宏”使提示信息“活”起来。
所谓的“活”是指当用户使用特定的模板时,Word会弹出一系列的对话窗口,提示用户在窗口中输入指定的信息,然后由Word负责安排到合适的位置,并赋予一定的格式。
这种特性对初级用户特别适用。
WordPerfect提供了一个非常好的论文模板。
用户确定了论文题目后,打开这个模板,会看到一系列对话框,提示输入各种信息。
等这些信息都输入完成后,论文的骨架也就搭成了,剩下的工作就是输入论文正文、更新一下目录和索引了。
Word也为我们提供了论文模板,但没有这种(提示输入各种信息的)自动功能。
但是我们可以通过使用Fillin域做出类似的模板。
具体办法如下:
1、用Ctrl+F9组合键插入一对花括号({}),在花括号之间键入代码,使之成为{Fillin“请键入文稿题目,然后按确定”}(如图3)。
2、对插入的域和代码文字进行必要的格式设置。
在域上方单击鼠标右键,并选择“切换域代码”;切换后,域代码会隐藏起来,此时按Ctrl+A,选中整个文本,然后按F9键更新域。
3、此时,会弹出一个窗口,窗口上有提示文字:
“请键入文稿题目”,然后按“确定”;完成此窗口的输入后,其他的窗口会依次弹出,直到完成所有Fillin域的更新。
至此,这个模板还是不完善的。
因为在选用这个模板后,用户必须选中整个文本,并按F9更新域。
所以,我们还需要为该模板添加一个可以自动运行的宏,使提示窗口在模板打开后自动弹出。
添加宏的办法如下:
1、选取菜单命令“工具|宏|录制新宏”,弹出宏对话框。
在“宏名”正文框中键入AutoOpen作为宏的名称(开头为Auto的宏在打开文件时能自动运行);
2、在同一对话框中,将宏的保存位置选择为当前文档,按“确定”后进入录制状态;
3、按Ctrl+A选择整篇文档;按F9以更新文档中所有的域,接着依次可看到数个对话框(与Fillin域的数目相同)。
此时,不需填充任何字符,而直接单击“OK”关闭;
4、单击宏工具条中的“停止记录”钮,关闭宏记录器,完成宏的记录。
最后,保存该模板。
让页眉能自动反映文档标题
初级的用户一般不知如何编辑页眉,而编制模板的人呢,似乎又没有办法替用户代劳——不然,即使在页眉中插入了提示信息,如果用户不知如何编辑,反而会带来麻烦。
那么,有没有办法使页眉自动反映文档的标题呢?
有,就是利用宏。
这个宏的名称是{STYLEREF}。
我们一般把文档的标题定义为“标题”或“标题一”。
如果文档标题的样式名称为“标题”,那么,让页眉自动与标题文字保持同步的办法是:
1、使用Ctrl+F9组合键,插入大括号;
2、插入域代码:
{STYLEREF“标题"}(如图4)。
注意这里引号的使用。
当指定对象包含空格时,要使用引号。
指定对象的名称一定要和文档中实际有的样式严格一致,包括空格的数目,不然域将返回错误信息。
另外使用的引号应该是西文字符。
3、定义好页眉的外观,保存对模板的改动。
这样,当用户使用该模板编辑文件,键入新的文档标题后,页眉的文字也就会随之而改变了(如图5)。
而且,如果用户使用这样的一个模板编辑长篇文档,并且所有章节的主标题都设为“标题”样式,那么,各章节的页眉也会随章节名称而改变,用户会很方便地就获得了具有一定专业水准的外观效果。
定制其他选项
为了使模板更加完善,我们还可以细心定义其他的细节。
首先,一定不要忘记根据模板的性质,设计合适的样式集合。
设计的时候要注意命名规则、不同段落样式的相互关系、格式的统一性等等问题。
想了解样式的奥妙,可以试用一下Word提供的“中文报告”等模板,仔细揣摩一下不同样式之间的关系;
其次,用户还可以为模板定义专门的自动图文集,供用户快速插入一些文本和图片。
最后,我们还可以根据用户的实际水平和文档性质,重新定义工具栏按钮。
这样,当使用特定模板的时候,Word的外观也会相应地起变化,把编辑此类文档最常用的按钮呈现在最合适的位置。
另外,做这些工作的时候,最好使这些编辑只对基于该模板的文档有效,所以,用户应该注意不要存入Normal模板。
在Word文档中,可以很方便地为文档设置页眉和页脚,使其更加规范和醒目,下面以word2000为例,谈谈如何为Word文档设置页眉和页脚。
1、从【视图】菜单中选择【页眉和页脚】命令如下图:
2、将显示"页眉"框和"页眉/页脚"工具栏。
光标指向工具栏上的图标,将显示其功能。
如下图
3、在插入自动图文集中,插入图形其操作和插入艺术字基本相同。
在单击"插入"/"图片"命令之后,可以选择"剪贴画"或"来自文件"以便插入现有的图片,还可以通过单击"插入"/"对象"命令,选择"BMP图像"选项。
这时就进入WINDOWS画笔窗口,图像绘制完成后,欲使所绘制的图像生效,只要在图像的外面单击,就可完成图像插入并回到WORD窗口。
还可以直接单击WORD工具栏上的"绘图"工具按钮来进行图像的绘制。
不管通过以上哪种方式插入图形都可方便地进行拖动和缩放处理。
如果以后要修改或替换插入的图像,只要在该图像上双击即可再度进入编辑状态。
4、在设置页码格式中,有多种表达方式,如数字、字母等。
插入页码在页眉或页脚编辑状态,单击"页眉/页脚"工具栏中的"插入页码"一项。
对插入的页码可以做"字号"、"加粗"、"居中"等格式化处理。
如果要使页码从第二页开始编号,比如第一页是文章的封面,不参加编号。
可将起始页码设置成2或相应的页码。
5、单击切换页眉和页脚按钮,可把插入点在页眉或页脚区之间切换。
6、如果要使奇偶页的页眉和页脚内容不同或者使首页与其它页不同,可通过"页眉/页脚"工具栏中的"页面设置"进行设置。
7、在页眉或页脚中插入文字、建立表格和导入图形时,还可利用页眉和页脚工具栏上的页码域、日期域和时间域等图标按钮,输入页码、日期和时间,同时,用户还可以象操作Word中的其它文本那样,对页眉和页脚进行编排。
8、要回到主文档,可选择"页眉/页脚"工具栏上的【关闭】按钮或者双击主文本区。
9、若要删除页眉和页脚,则在进入页眉和页脚区后删除所有的内容即可。
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