中国中铁人力资源业务操作指导手册V10.docx
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中国中铁人力资源业务操作指导手册V10
目录
一、权限管理部分4
1-0权限管理流程4
1-1如何为下级单位e-HR管理员分配权限4
1-2如何为本单位业务人员分配权限5
1-3如何为本单位领导分配权限6
1-4如何为本单位自助员工分配并维护权限7
1-5如何分配新建单位的登陆权限7
1-6如何对锁定用户解锁7
1-7如何一次性查询本单位所有人员登录系统的用户名和密码8
1-8权限管理常见问题及解答8
二、组织机构管理部分10
2-1如何创建新(下级)单位10
2-2如何创建新部门10
2-3部门常用业务操作(修改、调整层级、部门合并等)11
2-4如何维护项目部(指挥部)信息11
2-5如何创建新岗位及常用操作12
2-6如何将项目部(指挥部)的人员批量划转12
2-7如何将人员由按部门管理转换为按单位管理13
2-8如何将人员由按单位管理转换为按部门管理13
2-9如何设置部门及岗位编制14
2-10如何查看单位的组织机构图14
2-11组织机构常见问题及解答15
三、人员信息管理部分16
3-1如何录入人员信息16
3-2如何查询并导出人员信息16
3-3如何维护人员信息18
3-4如何实现对关键人员的管理19
3-5如何使用总公司现有的人员卡片和人员花名册19
3-6如何分配干部和工人的人员查询权限20
3-7如何不通过人事令实现本单位人员调动22
3-8如何不通过人事令增加(免除)兼职23
3-9如何不通过人事令实现本单位人员的离退24
3-10如何返聘/再聘人员24
3-11人事令操作流程25
3-12如何设置人事令大类26
3-13如何设置人事令模板26
3-14如何下人事令27
3-15单人令27
3-16专业技术职务令27
3-17兼职令28
3-18毕业生招聘令29
3-19如何批量下令(一人一令)29
3-20如何下多人令(多人一令)30
3-21如何实现跨单位人员调动30
3-22人员管理常见问题及解答33
四、合同管理部分35
4-1如何与新员工签订合同35
4-2如何续签合同35
4-3如何解除合同36
4-4如何终止合同36
4-5如何修改合同信息37
4-6如何变更合同信息37
4-7如何查询和使用人员合同台账38
4-8合同管理常见问题及解答39
五、薪酬管理部分41
5-1薪酬管理操作流程41
5-2单位初次使用薪酬的初始化设置42
5-3每月薪酬导入前的准备工作43
5-4如何导入并处理薪酬数据44
5-5如何调整薪酬发放项目44
5-6如何查询以往发放的薪酬数据45
5-7如何修改已结账的薪酬数据46
5-8薪酬管理常见问题及解答46
六、社保管理部分47
6-1社保管理操作流程47
6-2单位初次使用社保时的初始化设置48
6-3每月社保导入前的准备工作49
6-4如何导入并处理社保数据49
6-5如何修改已结账的社保数据50
6-6社保管理常见问题及解答51
七、员工自助部分52
7-1自助用户如何修改个人密码52
7-2自助用户如何查询个人的薪酬和社保52
八、IUFO报表部分53
8-1IUFO报表操作流程53
8-2如何登陆IUFO54
8-3如何为IUFO用户分配使用权限56
8-4如何填报并上报报表57
8-5如何修改IUFO的登陆密码68
8-6IUFO报表常见问题69
九、系统操作小技巧70
十、附录部分71
附录一:
各模块节点分配列表71
附录二:
单位层级表72
附录三:
部门层级表72
附录四:
调配及离职业务类型73
一、权限管理部分
1-0权限管理流程
系统中的“用户”指的是单位中具体的某员工,如张三、李四、王五等。
系统中“用户”统一由单位的e-HR管理员在【人员信息维护】节点通过【增加自助用户】进行创建。
系统中的角色指的是某一个权限的集合,具体表示为单位中的具有相似操作权限或功能的某一职责、某一工作或一任务等等。
角色的不同是由用户权限的不同而决定的,具有同一权限的用户,则可以创建一个角色即可。
操作前提:
1、人员信息已录入到系统内(即在【人员信息维护】节点能查询到“用户”姓名)。
2、理解系统中“用户”和“角色”的概念。
3、根据单位中的人员情况,先明确出在系统中需要建立哪些角色。
操作图解:
操作步骤:
步骤一:
创建“用户”。
在【人员信息维护】节点通过【增加自助用户】按钮将需要分配业务操作权限的员工设置为自助用户。
步骤二:
创建“角色”。
在【角色管理】节点,创建需要的角色类型。
步骤三:
为“角色”分配权限。
通过“权限分配”为角色分配相应的功能权限。
步骤四:
将“用户”与“角色”进行关联。
在【用户管理】节点,通过“委派角色”按钮,将用户与角色建立关联,这样,“用户”就拥有了“角色”所具备的功能权限。
1-1如何为下级单位e-HR管理员分配权限
e-HR管理员指的是每个单位中的系统管理员,其主要职责是为单位中的员工、业务人员、领导等角色分配在系统中的功能及业务权限。
根据中铁下管一级的管理模式,在系统中,下级单位的e-HR管理员权限由上一级单位的e-HR管理员来进行分配。
操作前提:
1、已经确定了下级单位的e-HR管理员姓名。
2、该管理员已录入到系统内(即在【人员信息维护】节点能查询到该人员)。
第一种情况:
该下级单位无下级单位(一般为公司目录中的末级单位)
步骤一:
登陆到该下级单位中,通过【人员信息维护】节点的“批量增加自助用户”按钮,将该单位的管理员设置为自助用户。
步骤二:
在【角色管理】节点,选择到该下级单位,在该下级单位中新建一个角色“e-HR管理员”,并为这个角色分配【人员信息维护】及其他节点的操作权限。
步骤三:
在【用户管理】节点。
选择到该下级单位,找到下级单位的e-HR管理员姓名,通过委派角色按钮,为其委派“e-HR管理员”及“CORPAD公司管理员”这两个角色。
第二种情况:
该下级单位有下级单位
步骤一:
登陆到该下级单位(一般是局或处本部)中,通过【人员信息维护】节点的“批量增加自助用户”按钮,将该单位的管理员设置为自助用户。
步骤二:
在【用户管理】节点,选择到该下级单位(一般是局或处本部),找到下级单位的e-HR管理员姓名,通过“用户调动”按钮,将该管理员上调至其上一级单位中(一般是局或处集团公司)。
步骤三:
在【角色管理】节点,选择到该管理员上调后的单位(一般是局或处集团公司)中,新建一个角色“e-HR管理员”。
通过“分配”按钮为这个角色分配所有的下级单位登陆权限。
并通过“权限分配”按钮为这个角色分配【人员信息维护】及其他节点的操作权限。
步骤四:
在【用户管理】节点。
选择到该下级单位,找到下级单位的e-HR管理员姓名,通过委派角色按钮,为其委派“e-HR管理员”及“CORPAD公司管理员”这两个角色。
注意事项:
1、系统中的角色分为“自定义角色”和“系统预置角色”两类。
“CORPAD公司管理员”这个角色即为系统预置的角色,该角色默认具有【权限管理】下各节点的操作权限。
而系统自定义角色,是为了为用户分配权限,而手动在系统内建立的角色。
一般单位中常用的自定义角色有:
组织机构管理角色、人员管理角色、薪酬管理角色、合同管理角色、社保管理角色、领导角色等。
2、“CORPAD公司管理员”该角色只有单位的管理员才能关联。
3、“e-HR管理员”角色是自定义的一个角色,是为各单位的系统管理员而专门设立的角色,为保证中铁全系统内的规范,统一命名的名称。
该角色必须要分配的一个节点为【人员信息维护】。
4、如果单位有下级单位,一定要先通过“分配”按钮分配下级单位的权限,然后再通过“权限分配”按钮分配功能节点的权限。
1-2如何为本单位业务人员分配权限
本单位业务人员一般指的是单位内人力资源部门或社保中心的一些负责日常人力资源具体事务的人员。
如组织管理员、人员管理员、薪酬管理员、社保管理员等等。
本单位业务人员的权限,由本单位的e-HR管理员来分配。
操作前提:
1、业务人员的信息已录入到系统内(即在【人员信息维护】节点能查询到该人员)
2、该业务人员的人员归属范围为“在职人员”
第一种情况:
本单位无下级单位(一般为公司目录中的末级单位)
步骤一:
在本单位,通过【人员信息维护】节点的“批量增加自助用户”按钮,将该单位的业务人员设置为自助用户。
步骤二:
在【角色管理】节点,为业务人员创建符合其身份的角色名称。
并为这个新建的角色分配系统相应节点的操作权限。
各模块分配节点请参照《附录一》。
步骤三:
在【用户管理】节点,在左侧的“用户列表”中选择到该业务人员,通过“委派角色”按钮,为其委派步骤二中创建的角色。
第二种情况:
本单位有下级单位(一般是局机关或处机关)
步骤一:
登陆到本单位的本部单位(一般是局或处本部)中,通过【人员信息维护】节点的“批量增加自助用户”按钮,将该单位的业务人员设置为自助用户。
步骤二:
切换或登陆到局或处集团公司,在【用户管理】节点,选择到本部单位(一般是局或处本部),找到通过步骤一新创建的业务人员用户,通过“用户调动”按钮,将该业务人员上调至其上一级单位中(一般是局或处集团公司)。
步骤三:
在【角色管理】节点,选择到该业务人员上调后的单位(一般是局或处集团公司)中,创建一个符合该业务人员身份的角色名称。
通过“分配”按钮为这个角色分配其管理权限的下级单位登陆权限。
并通过“权限分配”按钮为这个角色分配相应节点的操作权限。
步骤四:
再返回到【用户管理】节点。
找到该业务人员(注意:
用户已上调一级到局或处集团公司),通过委派角色按钮,为其委派在步骤三中所创建的角色上。
1-3如何为本单位领导分配权限
这里的单位领导指单位中部长级别以上的管理层人员。
一般来讲,单位的管理员和业务人员希望只分配给领导系统查询或浏览的权限,不建议他们有对系统进行修改或维护的权限。
所以这里对本单位领导的权限单独进行了说明。
本单位领导的权限,由本单位的e-HR管理员来分配。
操作前提:
1、单位领导的信息已录入到系统内(即在【人员信息维护】节点能查询到该领导)。
2、该领导的人员归属范围为“在职人员”。
操作步骤:
步骤一:
在本单位,通过【人员信息维护】节点的“批量增加自助用户”按钮,将该单位的领导设置为自助用户。
步骤二:
在【角色管理】节点,为领导创建符合其身份的角色名称,如单位管理层。
并为这个新建的角色分配系统相应节点的操作权限。
这些节点包括:
组织机构管理模块:
岗位信息查询、组织机构图、常用查询分析节点;
人员信息管理模块:
人员卡片、人员花名册(业务人员需先在系统内设置好常用的人员卡片及花名册,然后将卡片和花名册分配给领导)、统计分析、常用查询分析节点;
人员变动管理模块:
调配统计分析、离职统计分析、常用查询分析节点;
人员合同管理模块:
合同台账、常用查询分析节点;
薪酬管理模块:
单类别薪酬报表、多类别薪酬报表、常用查询分析节点;
社保管理模块:
常用查询分析节点;
综合报表:
自定义查询节点。
步骤三:
在【用户管理】节点,在左侧的“用户列表”中选择到该领导,通过“委派角色”按钮,为其委派步骤二中创建的角色。
同样选择其他的领导,为其进行委派角色的操作。
注:
如果某领导还需要登陆下级单位,请参照《1-2如何为本单位业务人员分配权限》进行操作。
具体的操作节点仍参照步骤二中列出的节点进行分配。
1-4如何为本单位自助员工分配并维护权限
自助员工指的是单位中既非领导层又非系统操作用户的员工。
即这些员工不使用系统进行业务操作,但可以通过系统的自助用户进行系统登陆来查看个人信息或薪酬信息的员工。
将员工设置为自助用户由本单位的e-HR管理员来操作。
操作前提:
1、员工的信息已录入到系统内(即在【人员信息维护】节点能查询到该员工)。
2、该员工的人员归属范围为“在职人员”。
添加为自助用户
在【人员信息维护】节点,查询出这些员工,通过“批量增加自助用户”按钮,将这些员工设置为自助用户。
被添加为自助用户的员工出现在【用户管理】节点的用户列表中,可在此进行维护。
删除自助用户权限
如果要删除该员工的自助用户权限,可在【用户管理】节点直接将该员工删除即可。
注意事项:
用户编码必须为字母或数字,不能修改为中文。
1-5如何分配新建单位的登陆权限
当单位在系统内新创建一个下级单位后,e-HR管理员需要在系统内重新为所有拥有登陆该下级单位的人员(本人、业务人员、领导)分配权限。
操作前提:
新的下级单位已在系统内设立且建账。
操作步骤:
步骤一:
在【角色管理】节点,选中人员相对应的角色,通过界面上的“分配”功能按钮,将新建的单位勾选上。
步骤二:
在【用户管理】节点,选中人员,点击“委派角色”按钮,在弹出的对话框中选中步骤一中的角色名称,将角色下的新建单位勾选上。
1-6如何对锁定用户解锁
当用户在登录系统时,连续三次输入错误密码,系统将自动将该用户的账户锁定,使用户的账户和密码暂时处于不能使用状态。
此时,需经单位的e-HR管理员解锁后才能使用。
操作步骤:
在【用户管理】节点,在左侧列表中找到并选中该用户,点击“修改”按钮,将右侧界面的“锁定标志”前的勾去除,然后“保存”即可。
也可以在此界面,重新给用户输入新的密码,然后将新密码告知员工。
1-7如何一次性查询本单位所有人员登录系统的用户名和密码
系统提供将单位中所有员工登陆系统的用户名和密码一次性查询出来。
然后再由单位的e-HR管理员统一告知单位中各部门的负责人或直接告知员工本人。
这个功能一般适合于人数较多的单位,e-HR管理员需要将几百名或数千名的自助用户的用户名告诉给每个员工,如果逐一查询,浪费时间且麻烦,故项目组制作了这个查询报表供大家使用。
操作前提:
该人员已是自助用户身份(即该人员已在【人员信息维护】节点被添加为自助用户)。
操作步骤:
双击【人力资源】--【人员信息维护】下的【常用查询分析】节点,找到“用户花名册”,使用该功能,即可以将本单位的用户名单查询并导出来。
注意事项:
此查询只能查询出所有的用户名,但员工的密码查询不出来。
因为人员的登陆密码是由设置为自助用户的人员来决定的。
1-8权限管理常见问题及解答
1、为什么在【权限管理】下找不到【用户管理】和【角色管理】节点,只能看到【用户权限查询】和【角色权限查询】节点?
答:
在为员工分配权限时,操作者必须登陆到自己所拥有登陆权限单位中的最高一级单位中,如某局的e-HR管理员在为下级单位e-HR管理员或本单位用户分配权限时,必须登陆到xx00局集团有限公司中。
这时,在【权限管理】下,才能看到【用户管理】和【角色管理】节点。
2、为什么在【用户管理】节点找不到新增加的用户姓名?
答:
作为单位的e-HR管理员,分配权限时,需要登陆到自己所拥有登陆权限单位中的最高一级单位中,而新增加的用户,一般是下级单位的用户,所以,需要在【用户管理】页签左上角的【公司】中,选择到该“用户”所在的单位才能找到这位“用户”。
3、在【用户管理】节点创建的用户与使用【人员信息维护】节点增加的用户有何区别?
答:
目前,在系统中,增加用户既可以通过【用户管理】节点来增加,也可以通过【人员信息维护】节点来增加。
其区别在于,通过【用户管理】增加的用户,将来不能登录系统的自助用户平台。
一般情况下适用于该员工不在系统内或不在当前的单位中,但该员工又是单位的e-HR管理员。
而通过【人员信息维护】节点的“批量增加自助用户”方式增加的用户,默认拥有“自助用户”角色,是可以登陆系统的自助用户平台的。
建议各单位通过【人员信息维护】节点的“批量增加自助”功能来增加用户。
4、登录系统时提示登录密码失效,如何处理?
答:
在【客户化】—【权限管理】—【用户管理】节点,通过“修改”按钮调整生效时间和失效时间。
建议生效时间设置为2010-01-01,失效日期为空。
5、登陆系统时,提示密码即将到期,但是并没有设定该用户的失效时间,如何处理?
答:
没有设定失效时间,但是提示密码即将到期,是因为密码的级别选择的为管理级。
管理级的密码需要定期更换。
6、为什么新增单位后,在【人员信息维护】节点看不到该单位?
答:
这是因为没有给该人员分配新建单位的登陆权限。
每当新建单位后,均需要在【角色管理】节点将角色分配给新增的单位,同时,在【用户管理】节点,选中人员,点击“委派角色”按钮,在弹出的对话框中选中步骤一中的角色名称,将角色下的新建单位勾选上。
这样才可以对新增单位进行业务操作。
7、在查询模板分配节点已对两位业务人员分配了人员信息维护_工人的查询模板(只分配了集团公司),但进入到单位后,发现业务人员仍能查询出包含干部和工人的所有人员名单,为什么?
答:
出现上述问题,是因为在分配模板时,选择了按照用户进行分配。
如果选择按照用户进行分配,则必须将除集团公司外的该业务人员拥有登陆权限的其他所有单位均进行分配才可以。
建议按照角色进行分配,就不会出现上述问题。
8、本单位社保业务员仅负责维护人员信息中个别社保信息,其余工作、履历、职称等信息不需要社保业务员维护,如何为本单位社保业务员分配权限?
答:
首先,需要先给社保业务员分配【人员信息维护】节点权限。
其次,在【客户化】—【模板分配】节点,在左侧节点列表中选择【人员信息维护】节点,然后选中社保业务员,点击“分配”按钮,在【节点标识】下选择600791,【模板名称】选择“人员信息单据cec_社保”,勾选进行分配,保存后重新登陆系统即可。
9、各集团公司定义的单据模板、查询模板,如何能够直接分配其所属公司操作人员?
答:
通过【客户化】-【模板设置】里的“分配模板”功能可实现将本集团的模板分配给下级单位业务人员使用。
二、组织机构管理部分
2-1如何创建新(下级)单位
根据中铁下管一级的管理模式,当有新单位成立时,须由该单位的上一级单位在系统内创建。
单位建立的原则:
独立法人或具有独立人事权。
当在系统内创建新单位后,请及时告知项目组,以便项目组维护相关信息。
操作前提:
在系统外,新单位的成立需经其上一级单位审批。
操作步骤:
步骤一:
录入单位信息。
在【公司目录】节点,选中新单位的上级单位,通过“增加”按钮,录入新单位的基本信息和联系信息,并将信息保存。
步骤二:
单位建账。
通过【新建公司帐】节点,对单位建账,启用新单位需要的模块(全部勾选),选择启用的会计期间(2010年1月份之前建立的单位,统一为2010-01,即2010年1月份;2010年1月份后建立的单位,按照实际建立日期启用会计期间)。
步骤三:
在【单位管理】节点,维护单位的辅助信息及单位补充保险信息。
注意事项:
1、新建单位,涉及到单位层级的选择。
单位层级选择详见《附录二》。
2、对于已经建账的单位不能删除,只能在【公司目录】节点进行封存。
封存后的单位信息默认不显示在公司目录中。
3、单位辅助信息维护时,有【已退休人数】【已离休人数】【工伤1-4级人数】【工伤5-10级人数】几个信息项,这里的人数指的是数据体检之前单位已经发生且记录在案的已退休、离休及工伤人数,其目的在于今后统计的需要。
2-2如何创建新部门
各单位负责本单位部门的新建及修改操作。
操作前提:
掌握部门名称、部门层级、部门在公司中所处的位置(即新部门的上级部门)等信息。
操作步骤:
【部门档案】节点,在左侧部门树中选择新建部门的上级部门,通过“增加”按钮,在右侧输入新部门的名称、部门层级、部门成立时间等信息,保存后,完成新部门的创建。
注意事项:
1、中铁所有的项目部和指挥部按照部门来建立。
2、部门编码为系统自动生成的8位编码,前4位为单位编码,后4位为流水码。
部门编码也可以手动进行修改。
3、“部门层级”选择详见《附录三》。
2-3部门常用业务操作(修改、调整层级、部门合并等)
对创建后的部门,可以根据业务需要,对部门进行修改或变更。
通过“修改”按钮,可以修改部门的名称、部门的层级(即通过调整该部门的上一级部门来完成)等信息;通过“变更”,可以修改部门的名称、对部门进行合并、转移、撤销等操作。
常用业务操作介绍
业务一:
修改部门名称
在【部门档案】节点,选中部门,通过“修改”按钮,直接修改部门的名称。
或者通过“变更”下的“名称变更”来修改部门的名称。
业务二:
调整部门的层级
方法一:
在【部门档案】节点,选中该部门,通过“修改”按钮,修改该部门的“上级部门”,完成该部门的部门层级调整。
方法二:
在【部门档案】节点,通过“变更”下的“转移”将部门转移到另一个部门下。
业务三:
部门合并
在【部门档案】节点,选择接收部门,通过“变更”下的“合并”功能,将被合并部门中岗位、人员合并到另一个部门中。
业务四:
部门撤销及反撤销
在【部门档案】节点,选中该部门,通过“变更”下的“撤销”可将该部门撤销。
撤销时,需保证部门下无下级部门且部门无“在职人员”及“其他人员”。
对已撤销的部门,系统默认不显示出来,通过勾选“是否显示撤销部门”按钮,可以显示出已撤销的部门。
且通过“变更”下的“反撤销”功能可将已撤销部门恢复。
注意事项:
1、“修改”与“变更”业务的区别:
“修改”是直接对部门的信息进行修改,系统不保存任何的纪录;而“变更”是一项业务操作,通过“变更”操作后,系统将自动生成一条部门变更信息。
该变更记录可在【部门管理】节点中的“部门变更历史”页签来查看。
2、部门“反撤销”操作后,部门下的岗位不会自动恢复,还需要在【岗位信息】节点对该部门下的岗位进行“反撤销”操作。
2-4如何维护项目部(指挥部)信息
根据中铁的业务,项目部和指挥部按照部门来建立,且需要对项目部和指挥部“是否铁路项目”以及“是否在建项目”属性进行维护。
操作前提:
项目部或指挥部已经通过【部门档案】节点进行了创建。
操作步骤:
在【部门管理】节点,选中项目部或指挥部,在打开的操作界面中,选择“部门辅助信息”页签,通过项目类别选择该项目部“铁路项目”还是“非铁路项目”。
如果该项目是在建项目,勾选“是否在建项目”,反之,不勾选。
注意事项:
1、【部门管理】的“部门辅助信息”页签只需要对项目部和指挥部进行维护,其他部门,如人力资源部、财务部,则不需要维护。
2、如果部门的部门编码变为“****0001”时,请与项目组联系。
2-5如何创建新岗位及常用操作
各单位负责本单位各岗位的新建及修改操作。
操作前提:
岗位的所在部门已经在系统内创建。
常用业务操作介绍
业务一:
创建新岗位
在【岗位信息】节点,选择该岗位所在的部门,通过“增加”按钮,在新的操作界面,输入岗位的名称、岗位关联的职务、从事专业、从事业务板块等信息,保存后,完成新岗位的创建。
业务二:
查询现有岗位
在【岗位信息】节点,点击“查询”按钮,不输入任何查询条件,即可查询出单位中各个部门所有岗位信息。
业务三:
查询岗位人员
选中某个岗位,通过界面上的“岗位人员”功能按钮,即可查询到该岗位上的在职人员信息。
业务四:
复制岗位
对于某些部门,可能有些岗位信息是相同的,就可以使用系统提供的“复制”功能来实现。
在【岗位信息】节点,点击“复制”按钮,选择被复制的部门、被复制部门下的岗位,以及待选部门(岗位复制到的部门),完
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