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时间管理培训85846
时间管理技巧培训手册
学习目标:
1.认识时间管理的重要意义
2.了解时间管理的基本观念
3.掌握时间管理基本技能
目录
第一章大北农人时间管理概述
第一节时间管理理论概述
第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力;
第二代理论强调行事日历与日程表,反映出时间管理已经注意到
规划未来的重要;
第三代理论是目前正流行、讲究优先顺序的观念。
第四代理论是整合时间管理理论,忽略时间本身。
第二节大北农人时间管理概述
第二章科学运用第四代时间管理
第一节从琐务中走出来
第二节善于说“不”
第三节管理方法六标准
第四节个人管理四准则
第五节学会授权
第六节目标管理步骤
第三章进一步学习建议。
第一章大北农人时间管理概述
第一节时间管理理论概述
我们在讨论大北农人时间管理的时候,有必要先了解世界上时间管理理论发展的基本状况。
第一代理论产生于1934年,着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力;
第二代理论强调行事日历与日程表,反映出时间管理已经注意到规划未来的重要;
第三代理论是目前正流行、讲究优先顺序的观念。
也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日制订实现目标的计划,将有限的时间精力加以分配,争取最高的效率。
第四代理论是整合时间管理。
与以往截然不同之处在于,它根本否定时间管理这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。
与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产品与产能的平衡上。
时间管理十分重要。
但当我们去实施时间管理的时候才发现实际上并不是这样的,因为它并不存在。
我们来看看李维斯.卡洛尔在《爱丽丝奇遇记》中对时间问题的精妙总结:
爱丽丝厌倦地叹了一口气说:
“我想你应该更好地利用一下时间,而不是把它浪费在那些没有答案的谜语上。
”
“如果你和我一样了解时间的话,”兔子说道,“你就不会谈论浪费时间,这正是时间。
”
“我不明白你在说什么,”爱丽丝说。
“你当然不明白,”兔子傲慢地摇了摇头说“我敢说你根本就没有和时间对过话。
”
“可能是没有”,爱丽丝小心地答道。
“但我学音乐时,我知道我必须跟上节拍(打节拍)。
”“啊,那正是原因所在,”兔子说,“时间不会停下来给你打节拍。
现在如果你能和它达成良好关系,时间会在时钟上做几乎任何你想做的事。
例如,假定现在早上九点,正是开始上课的时间。
你只要对时间耳语一句,眨眼间时钟就会转一圈;一点半,开饭的时间到了!
”
时间并不顺从,也不会争辩,它总是不厌其烦地以每分钟60秒,每小时60分钟的恒定步伐,嘀嗒嘀嗒地流逝。
如果这就是一切的话,本书应该非常简短,但事实远不止这些。
客观时间绝对不可控制,但主观时间却有很大的可变性。
你做事的态度对主观时间的流逝有着巨大的影响,它既可以慢得像蜗牛爬,也可飞驰如电。
更为有用的是我们通常能够控制我们对时间的需求——不管是时间量上还是在执行的时机上,我们使用时间的效率就是我们的影响力或控制力。
练习:
如果我是个富翁
事前准备:
无
练习时间:
5分钟
所需资源:
无
时间间隔:
每年一次
时间管理的第一步不是记日记或制定计划日程,而是找出用自己的时间做事情。
本节的练习活动帮助确立你的愿望。
设想一下,假如你碰巧得到了一大笔钱,不再需要工作挣钱了,花一分钟的时间来体验一下这种富翁的感觉。
看看在一瞬间,你会暗示自己做哪些事情。
现在马上记下你打算要做的事——列出10到20个,不必区分是工作性的还是生活性的,列出每件你认为是意义重大的事;然后画出三栏:
每个栏头分别写上,“是”、“否”和“新”。
把所列出要做的事列在“是”这一栏下,再把你马上想不做的事列在“否”这一栏下。
填写完这两栏后,再考虑一下第三栏。
在做这个练习之前,如果先做完了“发掘才能”的练习(参见第4.1),会对你很帮助。
假如你的财富给予了你充分的自由,那你想做什么?
尽量现实一些,要充分考虑你的才能,并且还要愿意发挥这些才能。
信息反馈
不要因为这节及此前的练习看起来“缺乏特点”,就想跳过不读,其实他们是最基础的。
没有这一步,以后的关键活动选择和时间分配就没有根据。
效果评价
本书前一节的练习,其结论使你能更清楚地知道:
用自己的时间该做什么。
技巧变化
尽管个人目标的变化非常缓慢,但还是要变化的。
你在学校想做的事,与你工作几年后的想法有很大的区别。
成家、职业变换、经济富足等等,相当多的外部力量会改变你的需要,正如中年危机一样,这些都会产生内部压力。
当你在一个新的里程碑时,就应刷新你的需求表。
每年都要重新审视一下你和需求情况——新年或生日就是一个很好的机会。
为了保证做到,要把它写入日记。
●发掘才能
准备工作:
无
练习时间:
10分钟
所需资源:
无
参加队伍:
个人小组
花点时间作自我评估,观察一下你所从事的活动,包括工作和生活两个方面。
不要过于谦虚,客观评价一下你在什么方面做得好?
在什么方面人们对你有积极的评价?
把你的才能一个一个地列出来,列成一张能力表。
不要把工作和生活方面分开排列,它们都是你的才能。
现在按时间顺序展开,在你所擅长的活动中,几年前做过,但后来没有做的是什么?
同样,考虑一下你的未来,有没有你从来都没有做过、但却认为是自己很擅长的事情?
它们并不是些不可实现的梦想,而是如果存在机会,就完全可能干得很好的一些事情。
有必要重新整理一下你的能力表,把那些不同人对你的同样评价的条目合并起来。
信息反馈
时间管理的关键在于保证有更多的时间来做你真正想做的事,其中一个有效的切入点就是:
你能充分挥自己的能力。
有些能力看上去也许没有什么用;有些事情你很擅长,但却很厌恶去做——这都没有关系,弄清楚你有哪些才能还是值得的。
效果评价
做完了这个练习,你就得到了一张你的个人才能表,我们把它作为以后各节练习活动的依据,所以要把它放到容易找到的地方——可以存入个人电脑一个适合的文件夹里,也可以放在你的笔记本里,还可以放在文件系统中的一个特定文件(或文件包)里。
技巧变化
一个人的才能并不会有太多的变化,因此,最好是在每年或是一次短期培训之后,重温一下你的能力变化。
但一般情况下,能力变化是很慢的,所以,你就是不经常整理也无关紧要。
就像所有不定期更改的事情一样,你的个人能力表也很容易让你遗忘,那为什么不把它们列入你的计划,以便于反复重温呢?
第二节大北农人时间管理概述
时间管理实际上是一种观念,一种约束控制方法,要提高效率和效能一定要高度重视时间管理。
比如大北农业务模式转型,邵博士高度重视,大家也都认为大北农发展到现在是应该到了抓住时机转型的时候。
但实际上在转型过程中出现了很多问题,理由就是太忙,时间不够用等。
其实根本原因是我们不懂得时间管理。
这种现象的确值得我们大家担忧。
世界上在最短时间成为世界前500强的企业是美国的康柏公司,这个企业花了7年的时间成为世界上500强之一。
大北农跟这些企业相比还有很大的差距,我们现在已经有10年的历史了,按照这种计算方法,我们还有一段漫长的路要走。
所以我们必须放弃各种理由,现在就来一起探讨一种属于大北农人的时间管理方法。
众所周知大北农文化五个工作方法内容之一是:
“时间第一成本”。
大北农人始终在学习和探索自己的时间管理模式,因为我们的目标是追求世界一流的农业科技企业。
要想在有生之年完成这个历史使命,有必要建立完善大北农时间管理模式,通过全体大北农人全力以赴,才能够实现我们的目标。
我们所说的大北农人时间管理模式就是今天我们要讨论运用的整合时间管理模式。
练习:
时间花在哪儿了?
事前准备:
无
所需时间:
5分钟
所需资源:
日记、纸张
时间间隔:
一次
往往很难清楚把时间都花在哪些事上了。
回顾一下你刚刚度过的一周,你的日记可能会给你提供一些信息。
从你这一周拥有的168个小时开始,把每个小时一一分配到若干个活动项目下,试试用这些项目:
睡觉、上班、社交、维持生存(自己和家属)、干家务和学习等,你应该尽可能把所有活动都对应地列到相应的活动项下,这不会太麻烦。
现在,看一下时间是如何使用的——柱状图概括说明时间使用全貌的一种好方法。
你对用在不同活动上的时间感觉如何?
我们并不是马上就用它来确定采取什么各极措施,而让它给你提供一个立即策的重要依据。
在“时间划分”一节中,我们会看到,在工作和社交活动中实现时间分配的良好平衡,但这个练习的目的是让你了解你所处的位置。
信息反馈
良好的时间管理能达到时间分配合理平衡。
记住:
对实现你的目标而言,不存在任何浪费的时间,只存在时间的利用效率是高还是低。
效果评价
不了解时间是怎么花的、花在哪儿了,你就不可能想出好办法来平衡时间,改变目前对时间的需求,尽管这个练习不会让你即时行动,但它会给你一个如何开始的基本描述。
技巧变化
做这个练习活动,要把做过的事集中起来,总结一下,最好好办法就是保持每周写上活动小结,因为这看上去太麻烦,所以没有多少人这么做,真可恶!
你只需要你的活动分门类地填入即可。
那么就很难做这个练习。
况且一周记一次并不是特别麻烦。
试一下吧。
●目标价值判断
事前准备:
前面一些练习
所需时间:
5分钟
所需资源:
笔记本
时间间隔:
一次
如果通过前面的练习而产生了一个合理而清晰的个人目标蓝图,那么,这个练习就有做的前提了。
本章的第一个练习做完后,就形成了这幅蓝图——但如果你还没有做,就把这两个练习放在一起做。
开始时要把这些目标列在一张纸上——而不要把它们记在脑子里。
在你的目标旁边,再设置四栏,栏头分别是:
现金、兴奋、目标影响和有效性。
分别给前三栏中的每一个目标确定一个权重,现金栏庆表示直接收入;兴奋栏应表示达到目标的兴奋强烈程度;目标影响栏表示这一目标实施地其它目标的支持程度。
要尽量准确地权衡它们,比如,尽量在现金一栏中填入准确的数字而不是“低”或“高”。
最后,填写有效性一栏,表示达到目标的机会是大还是小,以及它是一次性的机会还连续性的。
信息把馈
如果不知道如何衡量目标,就很难为它们分配时间,例如,写一本书,通常在现金一栏中打的分很低,事实上,对许多作者而言,写书的收入只相当于在一家汉堡包餐馆打工的工资;但这一活动在兴奋栏中常常打很高的分。
并且它对其它目标,诸如咨询等方面的潜在支持也相当重要。
大多情况下,我们只考虑用现金来衡量工作的重要性——而这里所提供的权重分配表则有助于我们避免陷入这种情况。
效果评价
这个练习探讨了你特别想做的事情和特别想实现的目标,虽然不可能单纯地按这些目标的优先次序实施,但这些相权重对于实现目标间的平衡不无裨益。
技巧变化
当你重新评价你自己时,就可以重估这些数值。
参见第4.2“如果我是个富翁”的“技巧变化”部分。
第二章大北农人时间管理基本技巧
第一节从琐务中走出来
根据大北农人新一代整合时间管理理论,将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。
(见附表一)急迫性是指必须立即处理,比方电话接听,尽管你当时正忙得一塌糊涂,也不得不放下手里的工作去接听。
重要性与目标无关。
凡是有价值、有利于实现个人目标的就是重要的。
一般人对此却没有对紧急的事情反应激烈,所以大北农人更加要注意培养自动自发的精神,对重要的事情做出快速反应。
紧急
不紧急
重要
第一类
危机(行业、企业、个人)
急迫的问题
有期限压力的计划
第二类
防患未然
改进产能
建立人际关系
发觉新机会
规划、休闲
不重要
第三类
不速之客
某些电话
某些信件与报告
某些会议
必要而不重要的问题
受欢迎的活动
第四类
烦琐的工作
某些信件
某些电话
浪费时间之事情
有趣的活动
(附表一)
偏重第一类事务的结果是:
每天都感觉到工作压力增大,老是在危机处理状态之中忙于收拾残局,最终感到精疲力竭。
很多业务主管就是难得与客户见面,也不过是处理一些帐款回收、质量投诉等令人不愉快的事情。
偏重第三、四类事务的结果是:
缺乏目标、计划和自制力,靠他人、集团和社会维持业务,工作中表现短视近利,毫无工作业绩和建树,被视为巧言令色。
最终导致人际关系浮乏,甚至破裂,然后失去发展的机会。
因此,我们不论是经理、业务主管还是普通员工,只要我们能够确定自己的第二类要务是什么,而且立即行动,一定能够做到事半功倍。
练习:
●找出一件一直为你所忽略,但是会对你个人或事业产生重大影响的事情,写下来作为近期目标。
●前十项工作清单
事先准备:
无
所需时间:
5分钟
所需资源:
无
时间间隔:
每周一次
记下未来一周你考虑做的前十件事,如果你已经做了“焦点活动”一节的练习,那你的焦点活动会促使你考虑这些事情。
把这张工作清单放到显眼的地方,如果你有职员,就要给他们发一封工作清单的电子邮件。
无论什么时候开始做一项工作,都要先看一下清单的前十项是什么,考虑一下这项工作是否会影响你的前十项工作?
如果不影响,就可以继续做,但要记住它是相对不重要的。
如果有人要你做一些工作清单上没有事情,而你的时间又很紧张,就要说“不”来回绝。
觉得这么做很难吗?
参见“为什么不说‘不’”和“敢于说‘不’”。
下一周你再起草活动清单时,一不定期要让前十项工作有所变化,可能会有优先要做事情,但如果每周的前十项工作都相同,那你就处于停滞不前状态。
信息反馈
这是一个很好的练习活动,可以单独做,所以要早点开始。
效果评价
前十项工作的清单,是从你潜在的活动中整理出的必要活动而构成的,它对你的工作和家庭都有好处。
我从他(他是互联网商务公司的一位攻学博士)那里了解到与别人共享工作清单的做法。
做好了自己的前十项工作清单后,先跟他的同事交流,不久以后,所有人都把自己的工作清单的另一个作用是:
它减少了无关事项的干扰,当有些人清单里的活动比较接近时,就会让他们重新评估工作先后次序,因此审视清单具有重要的意义。
技巧变化
或许有必要制作几张工作清单,例如前十位客户清单,以及前十个工作的阶段目标,制作的前十项工作要与你的能力水平相匹配,但工作清单不要超过二至三张——而且要放在你能一眼看及的地方。
第二节善于说“不”
要集中精力做当急的要务即第二类事务,就一定要排除次要事务的扰乱,如果有人要你做一些工作清单上没有的事情,而你的时间又很紧张,就要善于说“不”来回绝。
以配偶或金钱、朋友、向来外等为重心,容易受第一与第三类事务羁绊。
以自我中心难免被情绪冲动所误导,进入只是博人好感的第三类活动,以及可逃避现实的第四类活动。
在大北农内部,有很多人是这样的。
他们工作勤勤恳恳,知道什么是工作重点,也有足够的自制力,却不是以原则为生活中心,又缺乏个人使命宣言。
由于欠缺适当的指引,他们不知道究竟为什么工作。
要做成功的大北农人,必须具备独立思考的能力。
要解决这些问题也只有独立意志才能够完成。
只有具备独立人格魅力的人,只有完全认同大北农事业目标和使命的人,只有发自内心忠诚于大北农事业信念的人,才能够坚定说“不”的勇气。
练习:
为什么不说“不”?
事前准备:
无
所需时间:
5分钟
所需资源:
日记
时间间隔:
每周一次
没有几个时间管理措施比说“不”更加有力了,然而,这却不是一件容易做的事。
其中一部分原因是我们都要做有礼貌的人;还有一部分原因是我们不想有所损失,无论经是有趣的、有酬的;另一部分的原因是我们想充分利用改进自身形象的机会。
这个练习要分两步走,第二步在“敢于说‘不’”一节里做。
第一步是理解为什么要说“不”,先花两分钟时间仔细地考虑一下,在要求你做件事的时候,你的反应如何,为什么不多说些“不”呢?
现在,再用两分钟的时间看看我日记中最近约会,思考一下你上个礼拜左右曾接受的任务,在你曾参加过的会议或做的家庭或公司都没有什么重要价值?
为什么你没说“不”?
作两个简短的清单:
一张是我没有必有接受的事情;另一张是我为什么没说“不”。
信息反馈
把这些单子放到一边以备第二步说“不”的练习时用,同时,当你接受新任务或约会时,暂时也把它们记在脑子里,不要马上去做(尽管只要你想做,就可以随意地做),而要留意一下你在做的事是什么。
效果评价
找出你没更多地说“不”的原因,这是当你想要拒绝时,控制你说“不”的基本步骤。
只要注意一下你现在所做的事,一般情况下,这就足以使你的行为发生重大的转变了。
技巧变化
考虑一下你为什么不说“不”,有两种方法可选:
一是考虑与你打交道(工作上和社会上)的人,以及你不对他们说“不”的原因;另一是考虑你接受某件事的方式——面对面的请求、书信、电子邮件、重复性的会议等等。
敢于说“不”
事前准备:
为什么不说“不”
所需时间:
10分钟
所需资源:
日记
时间间隔:
一次
“为什么不说‘不’?
”(参见4.12)这个练习做完后,要紧接着做这个练习。
首先考虑一下你没有说“不”的原因,针对每一个原因,都至少要为说“不”考虑两条相反的理由。
例如,如果人的论据是“因为我可能会得罪那个人”,那么两条相反的论据可能就是“如果不说‘不’,我可能会得罪其他的人“或”“我不在乎得罪其他的人”。
现在,看一下这些可能是你没必要做的事情。
从正反面来看,为每件事情各草拟一套赞成做的理由和反对做的理由。
你可以从中得到什么?
你的公司与家庭又可以从中得到什么?
如果你不做,会发生什么事?
为什么你不该做?
又有谁能够做?
可以做一下总结,你在哪些方面已经很清楚地找到了答案。
下次要求你做某件事的时候,就要权衡一下这件事是不是和你的总结有出入,如果是的话,除非有很充分的理由,否则就要说“不”。
随着不断地应用这种方法,说“不”就会变得更加容易。
信息反馈
人们普遍都有误解,认为说“不”是不宽礼貌。
但如果你说了“行”而后来并未兑现,那也是没有用的。
说“不”时,要尽量附有一条有益的建议和一个理由。
例如“对不起,我不能为你做那件事,因为我正忙着做老板交给的这份报告,你叫过鲁茜吗?
”
效果评价
过多地说“不”你会被戴上不热心助人的帽子,但走向另一个极端也同样是危险的。
用恰当的方式说“不”人们仍然会肯定的,而不会去强迫你。
管理方法六标准
有效的大北农个人管理方法必须符合以下标准:
一)目标统一:
大北农人志存高远,个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应该与大北农事业的目标统一一致,并且始终把争当第一作为我们个人追求的目标。
二)完美的人生:
大北农要长远发展,我们的管理方法就应该有助于个人生活平衡发展,也理所当然要考虑人性化的因素。
我们每一个大北农人都要扮演不同的角色,不要忽略了健康、亲情、个人发展等重要的人生层面。
大北农人要创造完美的人生。
三)有使命感:
大北农的事业是我们大家的事业。
科教兴农是我们永恒的追求。
大北农人必须有强烈的使命感,应该毕生奉献于大北农的事业。
工作重点放在这个不紧迫但却极为重要的事情,并靠这个来鼓励和协助我们每天的工作。
我们必须按照这个重要使命来确定每天、每周、每月的工作。
四)重人性化:
“人是大北农的唯一资源”。
个人管理的重点在人,不在事。
行事固然要讲求效率,但以原则为重心者更重视人际关系的得失。
因此有效的个人管理会牺牲效率,迁就人的因素。
我们要知道毕竟日程表的目的是协助工作推行,而不是要我们为进度落后而产生罪恶感。
五)主动求变:
“唯一不变的是变”。
大北农管理方法应当为人所用,不可一成变,必须考虑个人作风和环境需要去做适当调整。
六)便于携带:
我们采用的管理工具要讲究携带方便,随时可参考修正。
练习:
禁止把工作带回家
事前准备:
废弃公文包
所需时间:
5分钟
时间间隔:
正在进行
这个练习紧随“废弃公文包”的练习,如果你不想把工作带回家,那么就应做一下这个练习。
对于这良好的时间管理来说,划分单元是很必要的。
通过“废弃公文包”一节的练习,我们展开讨论了从社会生活到日常工作的时间管理方案。
现在我们要画一条分界线,把“带工作回家”当作时间管理的大敌,目标就是要制止那样做。
从理论上来说,这简直就是小事一桩,只有不把任何工作带回家,就完全能够防止“带工作回家”了。
只有干完工作才离开办公室。
如果你要在周末工作,就得去办公室。
实际上,偶尔在周末走进办公室也是很有意思的经历,通常,周末办公室的气氛很特别。
信息反馈
把工作带回家对你的家庭和你的生活都会产生负面影响,并且降低工作质量。
因此,千万不要“带工作回家”。
效果评价
克服掉“带工作回家”这种习惯非常重要。
当你把工作带回家时,工作就控制了你的时间,不幸的是,这就像戒烟一样难,得经过多次努力才能完全不带工作回家。
技巧变化
把工作带回家去干,和干家务活不同,参见“家,甜蜜的家”,做家力的人“走进办公室”仅要20秒钟的行程。
把工作带到回家的火车上去做,也并没有什么不好,但要保证这些工作很容易停下来,使你回家时,不会老是想着继续去做。
有时,你不得不晚上工作,也许你想回家看看孩子,然后再继续干点工作,那么,这种情况就可以把工作带回家吗?
如果可以,也不要这么做,应该回室办公室去做。
如果往返时间太长,这么做不合实际,就要在家设一个专门的工作间,不要一回家就进去工作,要充分享受一下和家人在一起的时间,然后,和他们说清楚,你不“工作”。
如果你必须得在晚上工作,而且不不能去办公室,那就只好在家工作了。
第四节个人管理四准则
大北农个人管理的灵魂应该在于承认“人比事更重要”。
我们倡导积极健康的人生;大北农人完美的人生强调以原则为重心,以良知为导向,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中不同的角色定位,并且全盘规划日常生活。
其中,个人管理按步骤分为四个准则:
一)挑选角色:
大北农人必须时刻牢记我们的使命,以及我们工作和生活中扮演的不同角色。
比如:
个人、丈夫/妻子、人事经理、研究经理、导师、兄长等。
二)选择目标:
然后我们为每个角色制定未来一周要达成的二到三个重要成果,列入目标栏中。
注意这些短程应当与使命中的终极目标有所关联。
并且务必安排有真正重要但不急迫的事情。
(附表一)
三)合理安排进度:
每个目标都可当作每天的第一要务,更理想的是当作特殊的约会,全力以赴。
对本年度或一个月内已经订立的约会则一一检讨。
凡适合于个人目标的加以保留,否则便取消或者更改时间。
本准则重在身体力行,加强自制力,靠真诚和信仰修炼,用大北农事业坚定自己的意志,用大北农使命来规范自己的行为,就不害怕人们常说的:
“天有不测风云,人有旦夕祸福。
”对事先安排的事加以改动,也是心安理得的。
(见附表二)
四)逐日修订计划。
靠每天早晨依据行事历,安排一天的大小事务,从而使事情井然有序。
练习:
●制作每周行事历(见附表)规划下一周的活动,依据不同角色社顶目标,再把目标转换成行动,列入行事历。
一周过后,检讨自己受否成功的把人生目标和价值观容入日常生活,意志是否坚定。
附表一规划长程目标
目标
角色
使命宣言
附表二规划每周目标
一周行事历
本周时间段
星期天
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
角色
目标
本周优先要务
今日要务
个人发展
草拟使命宣言
参加研讨会
探访病人
丈夫或父亲
妻子的工作
儿子学习计划
父母亲身体
产品开发经理
约会与承诺
人事经理
行政经理
业务经理
精益求精
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