01PD文件控制程序.docx
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01PD文件控制程序.docx
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01PD文件控制程序
1.目的
对文件进行有效控制,以确保各有关场所均使用文件的现行有效版本。
2.适用范围
适用于与质量管理体系有关的文件的控制(包括外来文件)。
3.职责
3.1总经理负责质量方针、目标和质量管理手册的批准。
3.2管理者代表负责质量手册的审核,以及程序、管理/技术文件批准。
3.3人力资源部负责文件控制归口管理。
3.4各部门负责相关文件的编制、审核,以及使用保管。
4.工作程序
4.1文件的分类和分级
公司文件分内部管理体系文件和外来文件。
文件可以呈现任何媒体形式,如纸张、计算机磁盘、光盘或其它电子媒体,照片或标准样件,或它们的组合。
4.1.1内部管理体系文件
a.第一级:
质量管理纲领性文件,如质量方针、目标、手册;
b.第二级:
质量管理程序文件;
c.第三级:
管理/技术规范、记录、质量计划等文件。
d.第四级:
记录表格。
4.1.2外来文件
适用的法律法规、标准、规范,顾客及相关方等文件。
4.2文件的编号
4.2.1文件编号格式
PD/□□□□-□□
发布年号:
如:
2007年,取07
顺序号:
从01、02、03、……
类别,如:
手册、程序,见表1
公司名称简称,“攀达”代号
表1文件类别代码
序号
文件类别
代码
序号
文件类别
代码
1
一级:
方针/目标/手册
QM
4
三级
管理制度类
GL
2
二级:
程序文件
QP
内控标准/检验类
QC
3
四级:
记录表格
QR
作业指导类
WI
质量计划类
ZJ
4.2.2记录表格编号格式
PD/QR□□□-○○
图例:
□□□表示GB/T19001-2008标准中条款号,如文件控制423,
○○表示流水号,01、02、……
4.2.3技术图纸等编号可参照国家标准执行,或公司另行制定,或采用客户编号。
4.3文件的标识控制
4.3.1文件应有文件类别、标题、编号、受控状态、版本、分发编号、拟制、审核、批准、发布、实施、现行(修订)状态等标识;
4.3.2当文件更改后,应有更改标记、现行修订状态标识;
4.3.3应对文件进行清单控制、收发和借阅、查阅、作废、销毁、保留记录标识;
4.3.4技术图纸等文件按国家有关标准进行标识,或公司另行制定;
4.3.5文件的版本次序以数字A~Z表示,如A版、B版等;
4.3.6文件修改状态,小幅修订采用“A→A/1”的方式,大幅修订则采用换版的方式(如A/3→B);
4.3.7文件受控状态:
以“受控”、“非受控”、“作废”、“保留”印章标识。
4.4文件的编写、评审、批准与发布
4.4.1文件的拟制、审核、批准与发布权限
级别
文件类别
拟制
审核
批准/发布
一
质量方针/目标
总经理主持
总经理
总经理
质量手册
人力资源部
管代
总经理
二
质量程序文件
各职能部门
部门主管
管代
三
质量管理/技术规范
各职能部门
部门主管
管代
四
质量记录表格
各职能部门
部门主管
管代
4.4.2人力资源部负责管理体系文件的印制与发行(任何部门或个人不得擅自翻印),并建立「受控文件清单」。
4.5文件的评审与修订
4.5.1文件检查与评审
a.人力资源部应定期(或不定期)对公司各部门使用文件情况进行检查,发现不规范使用与保管文件,以及有失效和作废文件,应及时处理并收缴;同时注意收集对文件评价与建议的信息,作为评审与修订文件的输入之一。
b.每年度(一般在管理评审前)定期评审,由管理者代表(或委托人力资源部)应组织有关部门对现有体系文件的持续适宜性进行定期评审,必要时可对有关文件按照规定的程序进行修订,对体系文件定期评审的结果应作为管理评审的输入之一。
4.5.2文件的更改
a.文件需要修订更改时,由原文件编制部门填写「文件更改/处置单」,实施更改并应标明更改及修订状态标识,按本程序4.4中有关规定审批后,将更改后的原稿(或附件)及相应的「文件更改/处置单」交至人力资源部,由人力资源部负责形成正式更改。
b.文件的更改采用换页、换版、局部修改、划改等方式更改,应在「文件更改/处置单」上注明具体的更改方法,并在文件修订控制页上记录。
4.6文件的收发与使用
4.6.1文件的发放原则与权限
依据在使用处可获得有效版本的适用文件的原则,拟定发行份数和发放范围,体系文件(含外来文件)应经管理者代表审批。
4.6.2文件的发放与收回
4.6.2.1体系文件发放与收回
a.人力资源部负责按照核准的文件发放范围发放,在文件上加盖“受控”印章和注明分发编号,应保持其唯一性,文件领用人在「文件发放/回收登记表」上签字领取。
b.人力资源部应及时收回调离、离职人员持有的文件,并在「文件发放/回收登记表」上记录。
c.当文件更新(更改)后,应依据更改的不同方式,采取收回各部门持有的原文件,实施划改(应标明更改标记)、换页后再返还原文件持有者;对换版应按原发放清单进行发放,同时收回相应作废文件,并在「文件发放/回收登记表」、「受控文件清单」上做相应记录。
d.对破损影响使用的文件的更换,应收回旧文件,发放新文件仍沿用原分发编号,对破损文件,按有关规定及时销毁。
e.文件丢失的补发,应经管代批准,方可发放新分发编号文件,文件管理员应注明原文件的分发编号作废,并通知各部门。
4.6.2.2技术资料/图纸的发放/回收,由生产部负责,领用者应经本部门经理批准后,方可到生产部办理领取,生产部应在「文件发放/回收登记表」记录,领用者签字后,方可发放。
客户保密技术资料与图纸另按相关保密规定执行。
4.6.2.3对外提供体系文件的规定
当需向顾客、相关方、认证机构等提供文件时,由人力资源部报请管理者代表批准后实施,应做好相应发放签收记录。
提供认证机构的文件加盖“受控”印章,可不编分发编号;提供顾客及相关方的文件加盖“非受控”印章,可不编分发编号。
4.6.3文件的使用管理
文件的领用者为该文件的唯一持有者和使用者,应保持文件整洁、完好和不丢失,应遵守以下规定:
a.不准将文件乱涂乱改、转借、私自翻印或复制;
b.当文件破损影响使用时,应到人力资源部,交回破损文件,办理更换手续;
c.当文件丢失时,应及时向文件管理部门报告,可办理补领手续。
4.7外来文件的控制
4.7.1外来文件范围
●适用的法律法规、产品标准;
●客户(如订单、图纸等)、相关方(政府、供方等)来的文件。
4.7.2识别、收集与引用
a.人力资源部负责识别、收集有关的法律法规、政府来文件;
b.各部门负责识别、收集与产品有关的法律法规、国际/出口国/国家/行业等标准;
c.各部门应注意识别法律法规、标准为最新的适用版本,将收集的法律法规、标准,报管理者代表审批同意后交人力资源部,人力资源部负责管理并登录于外来「受控文件清单」。
d.各部门应定期(或不定期)跟踪有关法律法规、标准变化状态,如有新增或更新,则应通过适当渠道及时获取最新版本,经管理者代表批准后,由人力资源部及时更换已发放的旧版外来文件,做好相应记录,同时在「受控文件清单」中注明。
4.7.3发放与回收
由人力资源部应依据各职能部门的使用需要,拟订分发经管理者代表审批后,按本程序“4.6文件的发放和使用”规定执行发放及回收。
4.7.4顾客、供方及相关方来的文件或资料,由各收文部门,做好收文登记,及时传递有关领导和部门处理,并收回保存。
4.7.5对外来文件,任何部门不得擅自修改,如对有关外来文件存有疑义,则应及时与发文部门进行沟通并做必要的处理。
4.8文件的保管与借、查阅
4.8.1文件的保管
所有体系文件的原稿、外来文件与资料由人力资源部统一保管归档,各部门负责保管相关的带有受控标识的文件,文件应保持清晰,不得随意涂改,不得污损或转给他人,不得随意复制(确实需要时应经管理者代表批准),文件应有标识,以方便存取和查阅。
4.8.2文件的借、查阅
a.人力资源部负责管理体系文件、法律法规等文件的借、查阅管理;
b.生产部负责技术资料、图纸、标准的借查阅管理;
c.其他部门需借查阅文件时,由借查阅人在文件所在的管理部门办理并填写「文件查阅登记表」后进行借查阅并及时收回。
4.9文件的作废、保留与销毁
4.9.1对文件更改后作废的原文件和失效的法律法规、标准,由人力资源部(各职能部门配合)应及时从所有发放或使用场所撤出,加盖“作废”印章,确保防止作废文件的非预期使用。
4.9.2对需作资料保留的作废文件,应由人力资源部加盖“保留”印章并保存于人力资源部。
4.9.3对要销毁的作废文件,由人力资源部报经管理者代表,由人力资源部收集后统一销毁(注:
作废文件的原稿一般不做销毁)。
5相关文件
5.1PD/QP02-09《记录控制程序》
6相关记录
6.1PD/QR423-01「内部文件受控清单」
6.2PD/QR423-02「外来文件受控清单」
6.3PD/QR423-03「文件发放/回收登记表」
6.4PD/QR423-04「文件更改/处置单」
6.5PD/QR423-05「文件借/查阅登记表」
6.6PD/QR423-06「文件作废保留销毁记录表」
附件1内部文件受控清单
福建攀达实业有限公司
内部文件受控清单
编号:
PD/QR423-01№:
序号
编号
名称
版本
份数
分发编号范围
发布单位
生效日期
编制:
批准:
年月日
附件2外来文件受控清单
福建攀达实业有限公司
外来文件受控清单
编号:
PD/QR423-01№:
序号
编号
名称
版本
份数
分发编号范围
发布单位
生效日期
1
GB/T18884.(1-4)-2002
家用厨房设备
2002
2
厨房家俱标准与有害物质限量
3
美式家具品质检验标准
4
家具测试中/英文版
5
中华人民共和国劳动合同法
2007
6
中华人民共和国产品质量法
2007
7
GB10357.4-1989
家具力学性能试验柜类稳定性
1989
8
GB/T11718-1999
中密度纤维板
1999
9
GB/T15102-2006
浸渍胶膜纸饰面人造板
2006
10
GB/T191-2008
包装储运图示标志
2008
编制:
批准:
年月日
附件3文件发放/回收登记表
福建攀达实业有限公司
文件发放/回收登记表
编号:
PD/QR423-03№:
项次
编号
文件名称
页码
职能部门
日期
备注
附件4文件更改/处置单
福建攀达实业有限公司
文件更改/处置单
编号:
PD/QR423-04№:
名称
编号
改前版本
改后版本
更改理由:
需改内容(可附件):
拟改内容(可附件):
更改方式:
□换版□换页□划改
申请人:
部门主管:
年月日
文件评审意见:
签名:
年月日
文件批准意见:
□同意批准□原文件作废□请重新审查□其他意见
签署:
年月日
原文件的处置
处置方式:
□作废□销毁□保留
原因:
销毁部门
销毁份数
日期
保留部门
保留份数
日期:
文件更改通知及处置情况:
文件管理部门签名:
年月日
附件5文件借/查阅登记表
福建攀达实业有限公司
文件借/查阅记录
编号:
PD/QR423-05№:
序号
文件名称
文件编号
借/查者
日期
备注
借查
归还
附件6文件作废保留销毁记录表
福建攀达实业有限公司
文件作废保留销毁记录表
编号:
PD/QR423-06№:
项次
编号
文件名称
版本
页数
职能部门
原因
日期
备注
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