行政后勤管理手册.docx
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行政后勤管理手册
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行政后勤管理手册
二O一五年三月
行政后勤管理手册
编制:
______________
审核:
______________
批准:
______________
管理事项
8
行政后勤管理
8.1
文件和制度管理
8.1.1
公文处理
公司发文
公司收文
台账登记
签报管理
8.1.2
制度管理
制度的起草和审批
制度的发布
制度的执行和检查
制度的修订与废止
8.2
会议管理
8.2.1
三会管理
会议的申请及审批
会议的召开与记录
会议档案管理
8.2.2
例会管理
会议的组织与通知
会议的召开与记录
会议档案管理
8.3
印章管理
8.3.1
印鉴管理
印鉴刻制的申请审批
印鉴的保管和使用
印鉴的废止、销毁、封存
印鉴的台账管理
8.3.2
证件管理
证件办理
证件借用
8.4
接待管理
8.4.1
接待权限设置
8.4.2
接待用餐、用车、会议、参观管理
8.4.3
接待礼仪管理
8.5
档案管理
8.5.1
档案资料的归档
8.5.2
档案的保管与复制
8.5.3
档案资料的借阅和归还
8.5.4
档案资料的清退销毁
8.6
办公物资管理
8.6.1
办公物资供应商管理
8.6.2
办公物资采购管理
申报采购需求
编制采购计划
询价议价
供应商选择
采购实施
采购入库
8.6.3
办公物资仓储管理
物资的清点入库
领用物资申请
物资出库审批
物资发放
物资的盘点
8.7
车辆管理
8.7.1
公务车采购管理
8.7.2
车使用管理
8.7.3
车辆加油管理
8.7.4
费用额度控制管理
8.7.5
车辆事故应急管理
8.8
员工宿舍、食堂管理
8.8.1
员工宿舍管理
入住管理与钥匙管理
维修管理
8.8.2
员工食堂
投诉管理
餐卡充值管理
食堂日常管理
接待用餐费用审核
8.9
其它事物管理
8.9.1
工装管理
工装申请申购
工装发放管理
8.9.2
话务管理
8.9.3
绿化保洁管理
一、行政后勤管理概述13
二、工作模块14
2.1文件和制度管理14
2.2会议管理14
2.3印章管理14
2.4接待管理15
2.5档案管理15
2.6办公物资管理15
2.7车辆管理16
2.8员工宿舍、食堂16
2.9其它后勤管理16
三、部门组织机构图及部门职责(主责部门)17
四、流程图及流程说明21
4.1文件和制度管理21
4.1.1发文流程21
流程目标22
流程输入条件22
流程输出成果22
风险点描述22
流程环节描述22
4.1.2收文流程24
流程目标25
流程输入条件25
流程输出成果25
风险点描述25
流程环节描述25
4.1.3签报流程27
流程目标27
流程输入条件27
流程输出成果28
风险点描述28
流程环节描述28
4.2会议管理流程30
4.2.1三会管理流程30
流程目标30
流程输入条件31
流程输出成果31
风险点描述31
流程环节描述31
4.2.2例会管理流程33
流程目标33
程输入条件34
流程输出成果34
风险点描述34
流程环节描述34
4.3印章管理流程36
4.3.1印章刻制的申请审批流程36
流程目标36
流程输入条件37
流程输出成果37
风险点描述37
流程环节描述37
4.3.2印鉴使用的申请审批流程40
流程目标40
流程输入条件41
流程输出成果41
风险点描述41
流程环节描述41
4.3.3印鉴废止、销毁、封存流程43
流程目标43
流程输入条件44
流程输出成果44
风险点描述44
流程环节描述44
4.3.4证件办理流程46
流程目标46
流程输入条件47
流程输出成果47
风险点描述47
流程环节描述47
4.3.5证件借用的申请审批流程49
流程目标49
流程输入条件50
流程输出成果50
风险点描述50
流程环节描述50
4.4接待管理52
4.4.1接待管理流程52
流程目标53
流程输入条件53
流程输出成果53
风险点描述53
流程环节描述53
4.5档案管理流程56
4.5.1档案归档及保管流程56
流程目标56
流程输入条件57
流程输出成果57
风险点描述57
流程环节描述57
4.5.2档案调阅审批流程59
流程目标59
流程输入条件60
流程输出成果60
风险点描述60
流程环节描述60
4.5.3档案资料清退销毁流程62
流程目标63
流程输入条件63
流程输出成果63
风险点描述63
流程环节描述63
4.6办公物资管理流程66
4.6.1供应商评审流程66
流程目标67
流程输入条件67
流程输出成果67
风险点描述67
流程环节描述67
4.6.2办公物资采购流程70
流程目标70
流程输入条件71
流程输出成果71
风险点描述71
流程环节描述71
4.6.3办公物资仓储管理流程73
流程目标73
流程输入条件73
流程输出成果74
风险点描述74
流程环节描述74
4.7车辆管理流程76
4.7.1车辆采购流程76
流程目标76
流程输入条件77
流程输出成果77
风险点描述77
流程环节描述77
4.7.2车辆使用流程79
流程目标80
流程输入条件80
《车辆请用单》80
流程输出成果80
风险点描述80
流程环节描述80
4.7.3车辆加油管理流程82
流程目标82
流程输入条件82
流程输出成果83
风险点描述83
流程环节描述83
4.7.4车辆费用额度控制流程85
流程目标85
流程输入条件86
流程输出成果86
风险点描述86
流程环节描述86
4.7.5事故应急处理流程88
流程目标88
流程输入条件88
流程输出成果89
风险点描述89
流程环节描述89
4.8员工宿舍、食堂管理流程91
4.8.1员工住宿及宿舍钥匙发放流程91
流程目标91
流程输入条件92
流程输出成果92
风险点描述92
流程环节描述92
4.8.2宿舍报修流程94
流程目标94
流程输入条件94
风险点描述95
流程环节描述95
4.8.3食堂投诉管理流程97
流程目标97
流程输入条件98
流程输出成果98
风险点描述98
流程环节描述98
4.8.4餐卡充值流程100
流程目标100
流程输入条件100
流程输出成果101
风险点描述101
流程环节描述101
4.8.5食堂日常管理流程103
流程目标103
流程输入条件104
流程输出成果104
风险点描述104
流程环节描述104
4.8.6接待用餐费用审核流程106
流程目标106
流程输入条件106
流程输出成果107
风险点描述107
流程环节描述107
4.9其它后勤管理流程109
4.9.1工装发放流程109
流程目标109
流程输入条件110
流程输出成果110
风险点描述110
流程环节描述110
4.9.2工装申请申购流程112
流程目标112
流程输入条件113
流程输出成果113
风险点描述113
流程环节描述113
五、附件115
5.1行政后勤管理表单115
5.2行政后勤管理制度116
一、行政后勤管理概述
行政后勤管理是不涉及公司具体产品的生产,它是为生产(或提供)产品(或活动、服务)过程提供相应的资源和服务,以及对过程中的人和事进行规范组织、监控。
总体来讲,行政后勤工作就是:
搞好服务、管好事务、参与业务。
福建公司行政后勤管理工作包括:
文件和制度管理、会议管理、印章管理、接待管理、档案管理、办公物资管理、车辆管理、员工宿舍、食堂管理、及其它事务管理。
二、工作模块
2.1文件和制度管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
2.1.1公文处理
公文
综合管理部/文员
公文
2.1.2制度管理
综合部主任
制度
2.2会议管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
2.2.1三会管理
会议议案
资料管理员
会议决议、会议纪要
2.2.2例会管理
会议室使用申请
资料管理员
会议室使用登记
2.3印章管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
2.3.1印鉴管理
印章刻制申请、交接单、用印申请单
文员
印章刻制申请、交接单
2.3.2证件管理
证件办理申请、交接表
文员
证件、证件清单
2.4接待管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
2.4.1接待管理
接待申请单
后勤管理员
接待总结
2.5档案管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
2.5.1档案归档及保管
档案移交审批单
资料管理员
档案移交登记表、档案交接单
2.5.2档案借阅使用
档案借阅审批表
资料管理员
档案借阅登记表
2.5.3档案资料清退销毁
档案销毁清册
资料管理员
档案销毁审批单
2.6办公物资管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
2.6.1供应商管理
供应商调查表
综合管理部主任
合格供应商记录
2.6.2物资采购
请购单
综合管理部主任
采购订单、验收单
2.6.3仓储管理
出库、入库单
后勤管理员
物资台账
2.7车辆管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
2.7.1车辆采购
采购申请
综合管理部主任
车辆登记证书、牌照
2.7.2车辆使用
使用申请单
车辆管理员
使用登记表
2.7.3车辆加油
加油申请单
车辆管理员
加油记录表
2.7.4费用额度控制
充值申请单
车辆管理员
充值记录
2.7.5事故应急处理
车辆管理员
事故处理记录、事故报告
2.8员工宿舍、食堂
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
2.8.1宿舍管理
宿舍入住申请表
后勤管理员
住宿登记表、钥匙发放登记表
2.8.2食堂
投诉记录
后勤管理员
考核表
2.9其它后勤管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
2.9.1话务管理
无
综合部主任
无
2.9.2工装管理
工装需求汇总表
后勤管理员
工装领用表
2.9.3绿化保洁管理
无
后勤管理员
无
三、部门组织机构图及部门职责(主责部门)
一、基本信息
部门名称
综合管理部
部门负责人岗位
主任
部门编号
直接上级岗位
部门经理
二、部门使命
综合管理部是协助公司领导处理日常工作,并负责劳动人事、薪酬分配、绩效考核、员工培训、综合协调、文秘、档案、法律和行政事务、党工团的综合管理职能机构
三、部门岗位设置
四、部门职责与工作内容
序号
职责
工作内容
1
行政后勤管理
1)文件和制度管理
2)会议管理
3).印章管理
4).接待管理
5).档案管理
6)办公物资管理
7).车辆管理
8).食堂、宿舍超市管理
9).图书、话务、工装、绿化保洁等杂项管理
2
人力资源管理
1)岗位管理
2).招聘管理
3)新员工管理
4).劳动关系管理
5)离职管理
6)培训管理
7)考勤、请假、加班等其它日常管理
3
企业经营管理
1).年度经营计划编制
2).年度预算编制
3)预算的执行监控
4).企业经营分析
5).经营计划及预算的调整
6)经营目标的考核
7).根据公司生产经营状况和发展要求,调查研究,提出组织机构的设计方案
8).针对现有机构状况,提出合并、撤销或增设某个部门、工作组的建议
4
对外事务
1).组织各项内外宣传工作,负责与媒体和社会机构、公共慈善部门的联系,提升公司形象
2).负责对政府、上级部门的各种专项项目申报工作
3).负责与地方政府部门、周边社区关系的联系及协调
5
党群工作及其它事务
1).负责公司工、团、妇、武、纪检、党委等各项工作
2).负责企业文化建设的具体工作,
3).负责社会公益事业管理
五、修订记录
版本
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
V1
首次填写
四、流程图及流程说明
4.1文件和制度管理
4.1.1发文流程
流程目标
本流程旨在规范公司的发文流程,明确发文的申请审批流程,审批权限,确保发文及时办理。
流程输入条件
《公文》《发文稿纸》
流程输出成果
《公文》《稿纸》
风险点描述
签发程序符合规定、校对、密级管理、用印
流程环节描述
01发文部门经办人拟写公文,填写发文稿纸
经办人根据事由选择正确的文种拟写公文,做到观点明确、条理清楚、文字精炼,在OA系统中填写发文稿纸
输入:
《公文》
输出:
《公文》《发文稿纸》
责任人:
公文经办人
期限:
及时
02发文部门主任审核
发文部门主任对公文的合理、合规性及行文方式进行审核
输入:
《公文》《发文稿纸》
输出:
审核后的《公文》《发文稿纸》
责任人:
发文部门主任
期限:
及时
03相关部门主任审核
相关部门主任地涉及到本部门的事物填写会签意见,有不同意见的写明原因和建议,签名后返回公文经办人
输入:
《公文》《发文稿纸》
输出:
会签后的《公文》《发文稿纸》
责任人:
相关部门主任
期限:
及时
04综合部分管行政经理审核
综合部分管领导重点审核文体是否使用正确,公文格式等是否使用相关规定
输入:
《公文》《发文稿纸》
输出:
审核后的《公文》《发文稿纸》
责任人:
综合管理部分管行政经理
期限:
及时
05总经理审批
总经理审核审批公文内容,指示是否可印制发文
输入:
《公文》《发文稿纸》
输出:
审核后的《公文》《发文稿纸》
责任人:
总经理
期限:
及时
06资料管理员
对审批后的公文编印、报送、存档
输入:
《公文》《发文稿纸》
输出:
审核后的《公文》《发文稿纸》
责任人:
资料管理员
期限:
及时
4.1.2收文流程
流程目标
本流程旨在规范公司的收文流程,明确收文、传阅、催办的过程,审批权限,确保收文及时办理。
流程输入条件
《公文》
流程输出成果
《公文》《公文传阅单》
风险点描述
阅批分送传阅环节无遗漏、领导批示落实、密级管理、回文差错控制、事项处理及时、归档及时
流程环节描述
01收文登记,编写文件传阅单
输入:
《公文》
输出:
《公文》《公文传阅单》
责任人:
文员
期限:
即收即送
02主任签署流转意见
输入:
《公文》
输出:
签字后的《公文》《公文传阅单》
责任人:
综合部主任
期限:
即时
03行政经理签署拟办意见
输入:
《公文》
输出:
签字后的《公文》《公文传阅单》
责任人:
行政经理
期限:
即时
04总经理审批公文拟办意见
输入:
《公文》
输出:
签字后的《公文》《公文传阅单》
责任人:
总经理
期限:
及时
05传阅至相关部门办理
输入:
《公文》
输出:
审批后的《公文》《公文传阅单》
责任人:
文员
期限:
及时
06承办部门办理,综合部催办
输入:
《公文》
输出:
审批后的《公文》《公文传阅单》
责任人:
经办人、文员
期限:
及时
07资料存档
输入:
审批后的《公文》《公文传阅单》
输出:
责任人:
资料管理员
期限:
及时
4.1.3签报流程
流程目标
本流程旨在规范公司的签报流程,明确签报的审批流程,审批权限,确保签报及时办理。
流程输入条件
《签报》
流程输出成果
《签报》《签报登记表》
风险点描述
事项模糊、审批环节把关不严格、密级控制、责任不落实易出现问题或风险
流程环节描述
01经办人拟写签报,填报签报审批表
输入:
《签报》
输出:
《签报》《签报登记表》
责任人:
呈报部门经办人
期限:
即时办理
02呈报部门主任审核
输入:
《签报》
输出:
审核后的《签报》
责任人:
呈报部门主任
期限:
及时
03相关部门主任会签:
对涉及到本部门的内容提出审核意见
输入:
《签报》
输出:
审核后的《签报》
责任人:
相关部门主任
期限:
及时
04涉密文件部门文员自行编号
输入:
《签报》
输出:
编号后的《签报》
责任人:
呈报部门文员
期限:
及时
05非涉密签报综合部文员审核格式并编号
输入:
《签报》
输出:
编号后的《签报》
责任人:
综合部文员
期限:
及时
06行政经理审核:
审核内容是否可行
输入:
《签报》
输出:
审核后的《签报》
责任人:
行政经理
期限:
及时
07总经理审批:
判定是否根据签报内容办理相关业务
输入:
《签报》
输出:
审批后的《签报》
责任人:
总经理
期限:
及时
08经办人整理归档
输入:
《签报》
输出:
审批后的《签报》
责任人:
呈报部门经办人
期限:
及时
09资料管理员整理归档
输入:
《签报》《签报登记表》
输出:
责任人:
综合部资料管理员
期限:
及时
4.2会议管理流程
4.2.1三会管理流程
流程目标
本流程旨在规范三会的召开管理,提高会议质量和效率。
流程输入条件
《会议通知》《会议议案》《会议议程》等资料
流程输出成果
《会议决议》《会议记录》
风险点描述
会议事项、程序和会议决议合法性合规性检查
流程环节描述
01提议召开董事会
临时召开的董事会由董事长、三分之一或以上董事、总经理根据公司经营需要召开董事会;董事、监事可提议召开临时股东会。
输入:
输出:
责任人:
董事长、三分之一或以上董事、总经理/董事、监事
期限:
提前一周
02召集召开董事会
董事长、三分之一或以上董事、总经理提议召开董事会后,或非临时召开的董事会,由董事长/董事长指定的其他董事召集召开,股东会由董事长召集召开,监事会由监事会主席召集召开
输入:
:
输出:
责任人:
董事长或董事长指定的其他董事、监事会主席
期限:
提前一周
03准备会议的召开
综合部经办人拟办会议通知,会议议案、会议议程等资料
输入:
输出:
《会议通知》《会议议案》《会议议程》
责任人:
综合部经办人
期限:
提前一周
04发布会议通知
输入:
输出:
《会议通知》
责任人:
综合部经办人
期限:
提前一周
05召开会议
董事长或董事长指定的其他董事主持会议,董事审议相关议案并表决,监事列席董事会会议,综合部经办人做好会议记录
输入:
输出:
《会议记录》
责任人:
董事长或董事长指定的其他董事
期限:
及时
06整理归档相关资料
综合部经办人对《会议纪要》《会议决议》整理归档
输入:
输出:
《会议纪要》《会议决议》
责任人:
综合部经办人
期限:
及时
07执行会议决议
相关负责人执行会议决议
输入:
《会议决议》
输出:
责任人:
董事会
期限:
会议决议规定的期限
4.2.2例会管理流程
流程目标
本流程旨在规范公司的会议管理,提高会议质量和效率。
程输入条件
《会议室使用申请表》
流程输出成果
《会议室使用情况登记表》《会议记录》
风险点描述
会议时间与工作冲突的控制管理、会议事项落实
流程环节描述
01提报会议需求
需求部门经办人提报会议需求
输入:
输出:
责任人:
需求部门经办人
期限:
提前一天
02填写会议使用申请表
输入:
输出:
《会议室使用申请表》
责任人:
需求部门经办人
期限:
提前一天
03综合部主任审核
综合部主任审核申请部门递交的《会议室使用申请表》
输入:
《会议室使用申请表》
输出:
审核后的《会议室使用申请表》
责任人:
综合部主任
期限:
及时
04分管领导审批
分管领导审批申请部门递交的《会议室使用申请表》
输入:
《会议室使用申请表》
输出:
审批后的《会议室使用申请表》
责任人:
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