TMS开发业务需求文档1.docx
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TMS开发业务需求文档1.docx
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TMS开发业务需求文档1
TMS需求调研文档
起点:
接到客户订单信息
终点:
客户签收,回单返回
1.提货,发运流程图
仓库(项目)
运作
司机,承运商
客户
客服
A
B
C
D
E
预审单,缓冲池
1
派车单
开单
接单
开始
交接/预约
审单
调度派车
打包贴标
调配
开托运单
交接确认
发运交接
车辆在途
接收指令
客户签收
标签
开单
提货
应收审核
结束
异常处理
在途跟踪
回单管理
2
3
4
5
6
7
8
流程说明
任务名称
节点
目的/操作描述
注意事项
相关资料
接单
A2
客户订单
1.wms系统对接
2.客户系统对接订单
3.手工录入,EXCLE导入
客户指令
1.退货指令2.调货指令3.提货指令4.其他
1.仓库出货的单,无论哪种方式接的都应由WMS对接到TMS;
2.TMS接单前有缓冲池(预审单),能看到即将进入TMS的订单信息:
件数,体积,重量,目的地,客户发运说明。
便于预调车
3.需要提货的,只知道体积,提货地,系统先做提货指令派车,生成派车单。
开单
A3
WMS接口过来的订单,系统自动开单
1.外提订单手工录入或批量导入(EXCLE模板)
2.无订单信息的,暂时开不了单的,只知道提货地,体积,系统需有提货指令,先安排车出去提货,提货回来后根据详细订单号录入信息,分摊提货费用
3.简易开单,只录入基础信息:
单号,收件人,件数,体积,目的地,后续补全信息
审单
B1
调度审单,市内调度负责市内订单安排,市外调度负责长途发运安排
方式一:
系统应有两个窗口/页面,分市内,市外,订单根据目的地默认出现在对应的窗口,若市外订单适合市内调度派车操作的,可在市外窗口里将订单转到市内调度处(例如:
美邦需到佛山提货,订单分配到市外运输窗口,但是由室市内调度安排车辆提货,可将订单转移到市内窗口)。
方式二:
不分窗口,全部订单出现在一起,市外市内调度筛选自己的订单作业;
调度绩效,计提记录
交接/预约
B2
1.交接:
跟仓管交接,货物交接,单据交接
2.预约:
需派车提货的,根据提货信息,跟客户预约时间提货(TMS预留此功能)
对于提货订单如果无详细信息,可在系统备注数量,体积,重量,提货时间,地点等描述字段,可方便更改。
打包贴标
B3
1.运作专员打包前需复核,复核无误后领取耗材装箱打包,TMS系统打印标签,贴标
2.标签信息至少包含:
起运地,目的地,收货人,件数,单号,打印日期,时间
1.运作复核不用PDA复核
但领取耗材,装箱明细需要PDA扫描,并打印出对应的箱码,打包环节参考新的WMS设计
2.系统记录打包人员,所使用耗材,自动计提,计算/记录成本
WMS
调度派车
B4
1.市内订单:
系统针对订单自动匹配路线,车辆信息,跟车人员
市外订单:
系统根据订单目的地,2.承运商所在园区,自动生成路线,匹配车辆,跟车人员
生成派车单或者放行条
3.根据发运方式:
快递,公路零担,公路整车,空运晚班,空运早班
4.合单,拆单
1.系统有短信平台,发送发车指令给司机,跟车人员;系统有发车确认操作。
2.派车单有线路指引,列出客户或承运商到达次序;长途订单根据体积重量自动匹配运输方式
3.租车应付费用根据订单体积自动分摊
4.系统记录计算自有车辆司机提成或长租车,外包车费用
接收指令
C4
1.司机通过手机或APP接收短信平台下发信息接收指令;
2.承运商通过系统,或者手机信息,APP,电话接收上门提货指令;
单据交接,装车
搬运工装车计提:
给搬运工设置编号(条码)装车后扫描订单,与装车人员条码绑定;
车辆在途
C5
车辆在途,发出到达目的地。
车辆在途状态允许加单,改单(临时提货)
发运交接
交接确认
C6
C7
车辆到达承运商处,卸车,跟承运商交接件数,体积
司机/跟车人是否在系统操作到车确认
开托运单
C8
开具承运商托运单
1.跟车员在手机APPTMS系统根据订单录入托运单号,应付体积,件数,系统自动运算应付价格
2.发运人员应对应付体积负责,加强开单技巧,应付体积适当开少,系统按此计算提成、
提货
D3
到客户门店,工厂,仓库提货
开单
D4
系统开单
到提货现场才获取订单,知道具体提货信息的(英迈),提货员自带可粘贴条码,贴在单上,扫描后录入订单号,数量,重量,件数,上传数据或订单带回公司后再录入信息开单
标签
D5
现场打印标签,贴标签
1.本身有标签的可不操作
2.无标签,有指令需要分货的现场打印标签
客户签收
D8
市内订单客户签收,市外订单客户签收
1.发送短信方式确认到货
2.签收确认:
图片,APP拍照,异常反馈。
应收审核
E5
应收费用:
发运人员录入实际体积,件数后,应收应付费用系统自动运算
项目专员对于每一单都需要审核应收信息:
应收体积小于应付体积,应收费用小于应付费用时,系统有提示,需要手工填写原因,否则订单审核不通过,审核通过后,此类订单会转移到部门经理/财务,再次审核,
在途跟踪
E6
项目专员通过电话等,询问承运商,客户跟踪在途信息,并录入系统
1.界面录入简易,按车,按订单,按托运单,录入在途信息;
2.系统支持GPS信息跟踪,手机定位跟踪;
3.按照承运商或其他查询条件批量导入信息,或对于有系统的承运商直接将在途信息导入TMS系统(顺丰)
4.多次跟进信息分开:
在途1,在途2;根据合同时效信息自动预警
5.跟踪记录,承运商发车时效,数据真实性,配送时效性月未导出报表分析
异常处理
E7
异常登记,统计,记录处理
1.按订单,运单产生异常
2.异常的审批流程对接OA系统
3.异常说明,处理,记录损失,赔偿金额分摊:
承运商,个人,保险,客户
4.核销
5.异常事故报表(真实报表对应内部,修改报表对应客户)
回单管理
E8
回单回收整理
1.回单时效要求(市内3天,省内7天,省外15天,可不设置预警)
2.回单的分数,页数有体现,且与托运单号对应
3.批量扫描上传与订单号对应
4.回单在途,分段签收记录(例如调配业务回单,中转公司收到后做签收,返回始发公司挂在途)
5.系统记录承运商回单返回时效,规律,生成报表
6.承运商回单回齐后,运作中心回单管理员系统推送信息给财务
调配
E9
1.分公司调配中转配送业务
2.按托运单确认到货,按订单号确认到货
1.订单分段处理,始发公司操作后订单实时转到中转公司系统,挂在途
2.中转公司接单后可以预安排,货到后系统操作到货确认,信息实时反馈始发公司系统
3.中转公司配送或发承运商后,信息,费用等实时传递,分摊
派车单信息包含:
司机,车牌,派车时间,目的地,线路,体积,重量。
相当于开给司机的托运单/放行条。
派车单状态:
等待派车,已派车,已装车,在途,已到达,已返厂
预约功能:
跟客户预约提货时间,提货地,提货时间,提货对接人可能会发生变化。
提货现场取单:
运作专员手机APP(扫描枪)填写自带条码,客户订单号,数量,目的地,收货人
指令:
退货指令,提货指令,调货指令(指没有订单由WMS进入TMS系统,或者没有订单号的指令)
2.市内配送流程图
仓库(项目)
运作
司机,承运商
客户
客服
A
B
C
D
E
1
开单
接单
开始
复核
派单
调度派车
调配自提
回场
送达
发车确认
装车
签收
回单管理
在途跟踪
2
3
4
5
6
7
8
流程说明
任务名称
节点
目的/操作描述
注意事项
相关资料
接单
A2
系统接单
1.仓库货物出单
2.外部提货订单(海尔提货,LG提货,若有明细,可批量导入)
3.中转调配
4.客户通过我们系统下单
开单
A3
系统开单
对于需外提货物,属于市内调度操作还是长途发运调度操作问题:
外提货物(工厂,门店,经销商,承运商)在获取订单进入WMS前,已分配好市内还是市外操作提货,提货回场后,根据订单信息,系统中操作将对应的订单转移到市内或市外窗口。
调度派车
B3
1.调度人工分单,扫描订单条码,输入车牌号码,生成派车单
2.系统自动生产线路,客户订单自动派车策略
系统记录本司司机或长租车,临租车费用与提成,计算绩效,提成
派单
B4
给司机,跟车员派对应的签收单,派车单,放行条
派车单或放行条上有线路标记,到达客户先后次序
复核
B5
复核对应需装车的货物
本司运作专员复核,复核后跟司机交接件数
广州市内配送货物由司机自己找货,复核?
调配自提
C3
到承运商门店提分公司需中转货物
1.调配自提直发
2.调配自提回场
装车
C5
根据派车单装车
装车扫描,派车单跟装车搬运工,订单号绑定
发车确认
C6
系统操作发车确认
司机/运作专员手机APP系统操作发车确认
送达
C7
送达客户现场
司机/运作专员手机APP系统操作到货确认
回场
C8
车辆回场
异常货物回场记录,系统体现记录;
代收支票回场登记
签收
D7
客户签收
司机/运作专员手机APP系统操作对应订单客户签收时间
在途跟踪
E6
客服在途信息跟踪
系统允许临时加单,退单,
回单管理
E8
回单管理
回单扫描与订单号关联
3.服装中转提货(海澜之家)
仓库(项目)
运作
司机,承运商
客户
客服
A
B
C
D
E
1
分拣贴标
到货确认
开单
接单
开始
调度派车
开托运单
分拣贴标
到货确认
在途
发车确认
接收指令
签收
装车
改单
现场提货
预约
插单加单
2
3
4
5
6
7
8
9
任务名称
节点
目的/操作描述
注意事项
相关资料
接单
A2
系统接单,有可能有没订单明细需驻场人员提供信息
开单
A3
系统开单
在无订单明细情况下,建议先派车提货,海澜之家经常出现提货现场改单现象
调度派车
B3
调度派车
1.调度扫描订单条码生成派车单
2.系统自动生成派车单
接受指令
C3
司机通过短信/APP接收提货指令
系统计算司机提成或计算司机运费,根据订单体积分摊费用
预约
D1
跟客户预约提货
预约可能出现提货地,时间,体积的变化,在系统备注
现场提货
D3
驻场人员现场提货
驻场人员拿到订单后贴上条码,扫描条码输入客户订单号,收货人,件数目的地等信息上传系统
改单
D4
驻场人员交接货物后有改单情况的实时改单
改单后,需要修改已上传数据信息对应订单号件数及体积
发车确认
C5
司机/运作专员在手机APP操作发车确认
系统记录发车时间
到货确认
A7,C7
司机/运作专员手机APP操作到货确认
1.系统记录到货时间
2.到货有可能提回本司仓库有可能到承运商档口分货
分拣贴标
A8,C8
我司运作或落地配按单分拣,需打包贴标的打包贴标
开托运单
C9
开具承运商托运单
运作人员操作手机APP录入应付信息
4.提货返厂,仓库,门店
仓库(项目)
运作
司机,承运商
客户
厂,仓库,店
A
B
C
D
E
1
插单加单
开单
接单
开始
调度派车
在途
发车确认
接收指令
装车
提货交接
预约
签收
到货确认
2
3
4
5
6
7
8
9
说明:
各流程节点与前面一样,注意信息流反馈。
5.应收应付录入与更改,审批
客服专员
客服经理
财务
A
B
C
D
E
1
否
是
确认
信息正确
审单
开始
预警
审核1
确认
审核2
2
3
4
任务名称
节点
目的/操作描述
注意事项
相关资料
审单
A2
1.根据托运单信息审核收货人,地址,应收体积,重量,发运方式,总费用等1、项目专员须检查托运单的收货人、地址信息是否正确,若发现开错单,立即反馈运作截货;
2、根据承运商报价及立方数检查直接运费是否准确,若发现四舍五入,在托运单上注明实际运费并按此录TMS、同时立即通知承运商更改(注意委婉沟通);
3、记录问题托运单(无项目名称+单号、体积错、开错单等),及时反馈运作;
4、承运商报价以外的所有变动运作费用,如,合同中未约定的送货费、搬运费、上楼费等,必须首先上报盛总审批,未经审批一律不得计入应付费用中。
1.应收信息在运作发运完成后,录入应付信息时,系统已自动生成应收信息
2.审核应收信息时,应付信息也要审核
3.若无应付信息的,系统预警
4.系统记录审单人员,计算绩效,提成
信息是否正确
A3
审核总信息是否正确
1.当应收小于应付时,系统自动预警
2.理论与实际金额差异较大(10%以上)的须重点检查,系统自动预警
确认
A4
信息无误确认完成
3.
预警
B2
客服经理收到未完成审单预警
当天任务当天没完成的,次日9点前系统自动发预警信息给客服经理,系统记录,扣减绩效
审核1
B3
1.费用有误,客服更改后需操作系统转单至客服经理处审核。
2.此处信息,费用修改需做调整单
1应收应付信息未录入的订单不允许转到客服经理处。
2.客服经理有权限随时查看所有订单,可抽查审核
3.客服经理审核调整单
审核2
C3
财务审核
客服经理审核后续转到财务审核
说明:
订单信息更改,增加,不能覆盖更改前信息,系统要有信息调整记录。
6.异常审批
1)按订单、运单产生异常
2)异常的审批流程对接OA系统
3)异常说明、处理,处理异常责任人,结果考核,记录
4)异常记录损失,赔偿金额分滩:
承运商、个人、保险、客户
5)异常费用需要核销管理
6)异常自动发给客户
7)异常处理完毕,运营中心异常管理员系统推送至财务主管
7.账单
1)应收应付账单,账单统一格式
2)一个订单可能有两个以上的账单(异常处理结果)
3)每个费用可单独做账单
4)关账
8.核销
1)按账单核销
2)应收应付系统操作状态变为已收已付
3)对应账户(资金账户)
9.应收应付,客户KPI考核档案维护
1)中心统一维护,参考现有模式(分公司自行维护档案,区总审核→中心审核→中心审批确认)
2)维护合同档案,应有起止日期,合同号,合同到期,系统有提示
3)维护客户KPI考核信息,每个操作节点达到KPI考核预警时系统提示
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