工程档案资料管理流程及制度.docx

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工程档案资料管理流程及制度

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工程资料管理内容及流程

工程项目资料管理大至分为三大类：

1、工程准备阶段资料；2、施工阶段资料收集及竣工验收；3、竣工验收备案及档案移交备案；一、工程准备阶段资料；

1.立项申请报告及批复

2.可行性研究报告及批复

3.环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表

4.建设用地批准书

5.国有土地使用证及附图

6.建设用地规划许可证及附图

7.工程地质勘察报告

8.水文地质勘察报

9.建设工程测量记录册

10.规划设计文件

11.初步设计、技术设计图纸和说明

12.有关行政主管部门（人防、环保、消防等）批准文件或协议

13.施工图设计文件审查意见

14.勘察设计承包合同

15.施工承包合同及中标通知书

16.监理委托合同

17.建设工程规划许可证（包括附件）；

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18.建设工程报建审核书

19.建筑工程施工许可证

20.工程质量安全监督登记表’

21.各责任主体及分包单位资质文件

22.建设工程开工审查表；

23.规划部门签发的建筑红线验线通知书；

24.经建设行政主管部门审查批准的设计图纸及设计文件；

25.建筑工程施工图审查备案证书；

26.图纸会审纪要；

27.施工承包合同（副本）；

28.水准点、坐标点等原始资料；

29.工程地质勘察报告；

30.建设单位与相关部门签订的协议书。

二、施工阶段资料收集及竣工验收：

1、工程竣工相关文件

1）建设工程规划许可证复印件（含附件）

2）环保部门验收准用文件复印件

3）消防部门验收准用文件复印件

4）电梯验收检验报告

5）建筑节能分部工程质量验收报告

6）单位工程质量逐套验收汇总表

7）农民工工资发放表/农民工登记表

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8）按合同约定支付工程款的有效凭证文件

9）其它竣工文件（保修书、备案表）

10）工程竣工验收实施方案（附验收组名单）

11）建设工程竣工验收报告

12）商品住宅的（《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》）

13）建设工程质量竣工验收意见书

14）竣工验收存在问题整改通知书

15）竣工验收存在问题整改验收意见书

16）工程竣工验收监督检查通知书

17）安全和使用功能检测情况表

18）施工单位工程竣工报告

19）单位工程质量逐套验收汇总表

20）工程竣工验收监督检查通知书

21）监理单位工程竣工质量评价报告

22）勘察单位勘察文件及实施情况检查报告

23）设计单位设计文件及实施情况检查报告

以上23项资料及施工过程中分类立卷好的四个分部分项资料（第

一部分：

单位工程施工管理资料第二部分：

质量控制资料共计12

册）报送《南宁市建设工程质量监督站》进行审查。

三、工程竣工验收备案及档案移交备案1、工程竣工验收备案

﹙房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法﹚

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规定：

建设单位办理工程竣工验收备案应提交以下材料：

1.工程竣工验收备案表（房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表）

2.建设单位工程竣工验收报告

3.竣工验收存在问题整改通知书

4.竣工验收存在问题整改验收意见书

5.建设工程施工许可证

6.建设行政主管部门施工图设计审查文件

7.施工单位工程竣工报告

8.监理单位工程竣工质量评价报告

9.勘察单位勘察文件及实施情况检查报告

10.设计单位设计文件及实施情况检查报告

11.建设工程质量竣工验收意见书

12.环保部门验收准用文件

13.建设工程规划许可证

14.法律、行政法规规定应当由规划、公交消防、环保等部门出具的认可文件或者准许使用文件。

15.住宅的《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》

16.有关法规、规章规定必须提供的其它文件

17.建设单位、施工单位共同确认的工程款已支付总额及否符合合同条款约定的说明意见；

18.工程竣工结算审定单；

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19.施工单位支付农民工工资的情况说明；

20.市劳动监察大队出具的农民工工资的公示结果。

以上20项资料准确定完整后报送《南宁市建设工程竣工验收备案室》进行审查备案。

2、档案移交备案

档案移交备案主要分为五个分部进行分类整理、组卷：

（1）综合文字材料

1）建设项目年度计划批复文件

2）国有土地使用证及附图

3）建设工程规划许可证及附图

4）总平面规划图

5）合同或协议书（设计、勘察、监理、施工）

6）中标通知书

7）公安消防部门审批验收意见书

8）环保消防部门审批验收意见书

9）人防部门审批验收意见书

10）工程竣工验收备案证

11）工程结算审核报告、结算审定单、结算书

12）工程地质勘察报告

13）工程监理文件（监理规划、监理实施细则、监理竣工总结）

（2）工程施工文字材料

1）开工申请、开工令

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2）图纸会审记录

3）设计变更通知单

4）施工组织设计、工序施工方案

5）技术交底单

6）测量定位记录

7）施工单位工程竣工报告

8）监理单位工程竣工质量评价报告

9）勘察单位勘察文件及实施情况检查报告

10）设计单位设计文件及实施情况检查报告

11）施工日志

12）地基与基础分部

13）主体结构分部

14）建筑装饰装修分部

15）建筑屋面分部

16）建筑给排水及采暖分部

17）建筑电气分部

（3）逐套验收

1）逐套验收实施方案

2）逐套验收汇总表

3）逐套验收资料

（4）竣工图

1）建筑竣工图

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2）结构竣工图

3）给排水竣工图

4）电气竣工图

（5）工程声象资料

工程声像档案主要收集以下声像资料：

工程准备阶段、工程施工阶段、工程竣工阶段

1）工程准备阶段

①建设地点原址、建筑物旧貌，特别是能反映原建筑物建筑风格、

文化特色的内容。

②地上建筑物拆除

③前期重大活动

2）工程施工阶段

括地基与基础、主体结构、建筑节能、室外工程（室外给排水等管

线布置情况）。

3）工程竣工阶段

①工程竣工验收情况；

②竣工后建筑物整体外观和立面状况；

③内部结构、特殊细部；

④地下人防

⑤室外亭台、连廊、小品等景观建筑。

5.1照片档案的归档要求

①原版原件

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②齐全完整

③清晰无损

④格式规范

5.2照片档案的编制要求

①分类：

同一工程项目内按照建设程序、问题等进行分类。

②排列：

按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排列。

③编号：

照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的

代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始按顺序

编号。

④入册：

应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片

册。

应使用国家规定的标准照片册。

⑤说明：

分单张照片说明和组合照片说明两种。

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建设工程竣工验收至档案备案流程图

建设工程项目竣工验收前，建设单位应按规定向城

建档案馆提出建设工程档案预验收申请，档案预验

收合格后方可进行竣工验收。

建设单位组织勘察、设计、施工、监理单位进行工程的竣工验收。

负责监督该工程的质量监督机构对工程竣工验收的组织形式、验收程序、执行验收标准等情况进行现场监督

形成验收组一致意见

补交质监站资料

建设单位提交工程竣工验收报告、

竣工验收意见书

建设单位领取《工程竣工验收备案表》

向备案机关提交规定的备案文件

备案室初审部门对备案文件

及资料进行初审

备案机关验收备案文件并加盖备案专用章

发放备案证明

完成竣工备案

凭竣工备案证明到到南宁市城

建档案馆办理档案移交备案

档案馆业务部门对整理好的档案进行检查验收

发放档案移交证明，完成档案备案

1.建设工程竣工验收报告

2.建设工程质量竣工验收意见书

3.竣工验收存在问题整改验收意见书

4.竣工验收存在问题整改通知书

5．环保消防部门审批验收意见

质监机构出具工程质量监督报告6．公安消防部门审批验收意见书

质监机构出具工程质量监督报告

7．电梯验收报告

质监机构出具工程质量监督报告

1.工程竣工验收备案表

2.建设单位工程竣工验收报告

3.竣工验收存在问题整改通知书

4.竣工验收存在问题整改验收意见书

5.建设工程施工许可证

6.建设行政主管部门施工图设计审查文件

7.施工单位工程竣工报告

8.监理单位工程竣工质量评价报告

9.勘察单位勘察文件及实施情况检查报告

10.设计单位设计文件及实施情况检查报

告

11.建设工程质量竣工验收意见书

12.环保部门验收准用文件

13.建设工程规划许可证

14.法律、行政法规规定应当由规划、公交消防、环保等部门出具的认可文件或者准许使用文件。

15.住宅的《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》

16.有关法规、规章规定必须提供的其它文件

17.建设单位、施工单位共同确认的工程款已支付总额及否符合合同条款约定的说明意见；

18.工程竣工结算审定单；

19.施工单位支付农民工工资的情况说明；

20.市劳动监察大队出具的农民工工资的公示结果。

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工程资料档案管理制度

项目部所有档案资料执行统一管理，对重要性证件、文件进行移

交公司档案室进行存档。

各种技术档案资料、技术文进行分类、整理、

编目、装订、保管，并建立台帐，确保档案的完整性准确性，保证及

时提供有关部门查阅和使用，具体操作如下：

一、对文件的管理

1.收到相关职能部门发放的文件后，做好文件收文交接记录，如须发放到施工单位、监理单位的，复印后及时发放并做好《文件发文记录表》。

2.对发放到施工单位、监理单位的通知等，须保留一份在本部门，做好《文件发文登记》。

3.对施工单位、监理单位提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如要回复的，及时呈有关领导批阅处理回复。

4.对项目所有往来资料进行分类整理、归档，如：

工程联系类、合同类、签证类、监理月报类、会议纪要类、设计变更等。

5.文件资料由专人进行收发、传阅、编制清单归类保存

6.所有文件，需经资料员同意后方可借出，并应填写《借阅登记》。

二、对施工图纸、设计变更通知的管理

1.设计院发放到本公司工程部的施工图纸、设计变更等，做好图

纸交接记录并及时把图纸发放到施工单位或（或监理单位），做好《图纸（设计变更）发文登记表》，并保留一份在工程部

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存阅。

三、对合同等资料的管理

1.对于施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书等，原件留在公司存档，工程部保

存一份复印件以备急用。

四、施工技术资料的管理

1.要求施工单位在每栋楼的基础、主体、竣工验收前把施工技术资料交工程部检查验收通过后提交质监站申请验收。

2.对于图纸会审、开工令、主体、竣工验收通知书、验收报告、质量保修书等需要我司签字、盖章的，在领导签字、盖章后保留一份在工程部并进行存档。

3.在竣工验收后，督促施工单位提交两套竣工资料，一套交市城

建档案馆备案，一套留本公司存档。

对于备案资料应及时办理，备案后把通过备案的《备案证明》留一份工程部存档。

4.工程部不定期对工程资料管理进行检查发现问题及时督促施工、监理单位进行整改，确保工程资料完整。

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