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15128投标管理办法
山东华通环境科技股份有限公司
营销公司《投标管理办法》(草稿)
第一章总则
第一条为进一步增强企业市场竞争能力,提高项目投标中标率,规范投标工作的管理,明确投标过程中各环节承办人的责、权、利关系,切实保证公司利益,特制订本管理办法。
第二条公司项目投标工作实行在董事长领导下,营销公司领导分片负责和片区业务经理跟踪负责制度。
第二章部门监管和工作职责
第三条前期准备
公司项目投标信息来源主要为:
营销公司招标信息搜集反馈、片区业务人员信息反馈和公司领导安排。
在确定项目投标任务后,由营销公司领导主持召开项目投标专项准备会议。
接到下达的任务后,所有参与人员(监管人员、投标牵头主导人、报名负责人、标书编制人、相关协助人员等)必须严格遵守公司《保密制度》,不得泄漏投标项目的任何信息,按照工作职责各司其职做好分配的工作内容。
第四条部门监管
(一)单独设立投标文件编制室。
投标文件编制封闭进行,全过程实现视频监控。
(二)由公司财务部、公司办公室联合,对投标文件编制室的出入进行管控。
(三)公司办公室负责投标文件编制过程的视频监控管理;对晚间编制加班情况,须在次日对监控视频进行回放、检查。
(四)公司监察审计部负责对财务部、办公室的监管过程进行监督。
(五)投标文件编制人员不得从事与投标文件编制工作无关的事情,出入编制室均需如实填报《标书编制室出入登记表》(见附件1)。
需加班编制的,应申请公司相关领导同意,与监管部门沟通、对接好并如实做好出入登记。
第五条工作职责
(一)投标牵头主导人(含本人参加项目投标报名、项目开标)
1、在接到投标工作任务后,应充分了解项目招标情况,编制《项目投标计划书》(见附件2),通过公司OA流程进行报批。
其中:
①项目代码编制按照公司《关于重新定义项目代码的通知》执行。
②投标相关费用的申请,按照公司相关制度执行。
③应明确投标文件编制人员、校对人员、资质借用及审查人员名单;明确界定电子版投标文件完成和校对时间、投标文件封装时间等的时间节点。
④对项目投标保证金、履约保证金等需公司提前汇出的费用,应将接受单位及账户资料、特别注明事项等逐一列明和核对。
对其余费用应说明汇入账户名称。
2、对项目《招标文件》(含报名流程)中涉及的所有疑问,投标牵头主导人须采用书面《答疑函》方式与招标代理机构和买方进行联系和确认并保存相关证据链。
3、对需要营销公司其他人员、公司其他部门人员协助参与的投标报名和开标活动,投标牵头主导人应将投标报名和开标注意事项向其他参与人员进行详细说明和交待;对阶段性保密事宜及投标报价应严格保密。
4、投标牵头主导人不参与投标报名和开标现场的,应将投标报名和开标注意事项向其他参与人员进行详细说明和交待;对投标报价应严格保密,并对携带的公司资质文件原件进行交接。
5、对公司主导,子公司(或公司全程掌控的外单位)参与的投标项目,应控制参与人数,做好沟通协调工作并严格保密。
6、对公司主导,公司外单位(联合)参与的项目,投标牵头主导人应在前期准备、投标报名、现场开标等方面与其他参与单位保持密切联系和沟通,协调好各方面关系;在营销公司领导主导下,协调、落实做好其他参与单位的相关费用落实事宜。
7、对项目投标中涉及公司支出的投标保证金、履约保证金等费用的汇出、到账、退付情况,进行全程跟踪并保存好相关证据链。
8、涉及投标文件中与公司技术协助、参与人员等之间的所有文件传递均需采用企业邮箱、个人网易邮箱形式。
9、对项目报名资料、《投标文件》封装、资质原件进行最终审核。
10、对投标项目过程前、过程中、过程后相关的一切文件、资料必须形成证据链文件,列明文件清单,经营销公司办公室主任及营销公司总经理确认后,以电子或纸质文件形式交营销公司档案室存档。
(二)投标报名负责人(含单独指定)
1、在接受投标报名任务后,应充分了解项目招标报名情况,按照报名要求进行资料及资质准备,并严格按照报名截至时限完成投标报名工作。
2、对需要提前(或同步)进行电子注册、报备和网上报名的,需与项目投标牵头人提前做好沟通、对接工作;涉及上传、提交的企业资质、企业介绍、子公司等事项,需要报请营销公司领导批准;严格按照报名截止时限完成以上工作。
3、对项目报名流程中涉及的所有疑问,报名负责人须采用书面《答疑函》方式与招标代理机构或买方进行联系和确认;如特别原因采用其他方式进行确认的,应保存相关证据链条。
4、项目报名时应自备《资质原件目录》,报名完成时需逐一核对公司资质原件,确保不出现漏页和遗失。
5、报名结束返回后,应在第一时间将资质原件交还公司;同时将所用(含购买)电子密钥、企业登录名称、密码等资料交营销公司办公室主任存档。
(三)投标文件打印、封装负责人
1、严格按照《招标文件》规定的正副本数量,打印或复印要求进行;并对投标文件正副本的封面内容、盖章、签字要求进行检查。
2、打印(或复印)过程中,对投标文件的字体、页面格式、纸张质量、页码、文字进行检查;严格做好《投标报价》部分的保密工作。
3、本着节约费用的原则,除公司领导批示及招标要求外,200万元以下项目的《投标文件》采用简装胶订方式;200万元以上项目的《投标文件》采用精装胶订方式。
4、严格按照《招标文件》规定的封装要求进行封装;对《投标文件》、《开标一览表》、《投标文件电子版》等外封皮内容、盖章进行校核。
5、所有投标(包含联合体)项目,均按照招标盖章、签字要求打印《投标文件副本》一份,以便公司存档备查。
第三章投标文件编制管理办法
第六条投标文件编制人员须本着对公司高度负责的精神,严谨、认真的进行文件编制工作。
第七条投标文件编制人员应仔细、认真阅读和研判《招标文件》;提前准备好所有资料;应与投标牵头负责人保持沟通,关键事项请示公司领导。
第八条《投标文件》编制注意事项
(一)严格按照《招标文件》要求的字体、页面格式、投标文件格式、顺序进行编制。
(二)正确运用各级标题、页眉、页脚、页码、各类图表等工具;整个《投标文件》中不允许出现错、别字。
(三)《投标文件》正文前应编制《目录》,并根据招标《评分办法》编制《评审索引表》。
(四)认真研判《招标评分办法》,根据对应评分标准提供、编制资质资料和技术文件,不得出现缺漏,导致评标失分。
特殊情况应请示公司领导,如公司不具备招标要求资质等情况。
(五)商务部分
1、严格按照《招标文件》中要求的商务部分内容编制,不得出现缺、漏项。
2、《投标报价》不得高于招标文件项目描述或要求的控制价(拦标价、预算价);最终投标报价金额须请示公司领导批准。
3、严格检查《开标一览表》、《投标函》等重要报价文件的报价数字(含单位、大小写、小数点等)一致;“完成工期”须响应招标要求;“质保期”须按照公司要求填报,并与《投标技术文件》中的质保承诺保持一致。
4、严格按照《招标清单》内容要求编制《报价清单》并认真仔细核对;对《招标清单》中的疑问须及时请示公司领导。
(六)资质(证明)部分
1、严格控制资质材料提供数量;资质材料按照《招标评分要求》提供;严禁提供过期、作废资质材料。
2、凡提供的业绩(合同)材料必须严格审查,提供的材料中不得出现设备清单和单价。
提供的单笔业绩(合同)价格不得低于项目投标报价,且不得低于项目控制价(拦标价、预算价)。
3、我公司投标业绩(合同)金额与招标项目规模按照规定比例关系提供。
(比例表见附件3)
4、凡提供的业绩(合同)材料使用公司原有名称的,需同时提供“企业名称变更证明”。
(七)技术部分
1、投标《技术方案》按照《招标文件》要求编制;方案中不得出现涉及公司核心技术、设备核心参数的描述。
需提交的须获得公司领导同意。
2、投标《技术方案》中应仔细区分净水厂项目、污水厂项目、自动化控制项目等技术部分描述并认真核对。
3、对投标设备参数、型号、设备(系统)实现功能的描述应进行认真核对。
4、在投标技术部分中必须对双方分界点进行准确描述;并对供货设备入场、安装、调试条件等利于公司日后供货、施工的证据文件进行编制描述。
5、在“投标企业介绍”中应注意避免出现子公司名称以及与招标要求无关的资质材料名称。
除《招标文件》要求外,应精简对施工组织、安全生产、环保方案、质量保证体系等方案(措施)的编制和描述。
6、根据不同项目酌情编制合理化建议(防避雷措施)。
第九条项目《投标文件》应在规定时间内完成并在打印、封装2日前完成;电子版《投标文件》在检查无误后报请公司董事长审核。
第四章项目开标
第十条参加项目开标人员,应遵守开标纪律,自觉维护公司形象。
第十一条参加开标人员需如实填报项目《开标记录表》(见附件4),返回公司后交由档案室存档备查。
第十二条参加开标人员应自备《资质原件目录》,开标结束时需逐一核对公司资质原件,确保不出现漏页和遗失。
第十三条自项目《投标文件》封装完毕至开标递交前,所有《投标文件》以及公司资质原件必须处于携带人员视线和可控范围内。
(注:
本条款同时适用项目投标报名过程)。
第五章奖惩制度
第十四条对违反本《管理办法》人员的处罚
(一)所有参与项目投标人员出现:
投标项目信息、投标报价泄漏的,视情节轻重给予500—2000元经济处罚并通报批评;因投标项目信息、投标报价泄漏导致投标失败的,公司给予追究经济损失并辞退的处理。
(二)投标牵头主导人、投标文件编制人工作失误,视情节轻重给予100—500元经济处罚并通报批评;因工作失误导致投标项目废标(但尚可挽回)的,给予扣罚一个月绩效工资的经济处罚并通报批评,造成项目失控无法挽回的,给予追究经济损失并调离营销公司岗位或辞退的处理。
(三)投标报名人员工作失误,造成项目投标报名未成功的,视情节轻重给予:
(1)扣罚三个月绩效工资、留职查看三个月处理;或
(2)给予调离营销公司岗位或辞退的处理。
(四)参与及协助人员其他工作失误,视情节轻重给予
(1)100—500元经济处罚并通报批评;或
(2)给予追究经济损失或辞退的处理。
第十五条投标金额150万元以下项目,每投标成功一个,给予参与人员200元的奖励;
投标金额150-500万元的项目,每投标成功一个,给予参与人员500元的奖励;
投标金额500万元以上项目,每投标成功一个,给予参与人员1000元奖励。
第六章附则
第十六条本管理办法由营销公司负责解释。
第十七条本管理办法自发布之日起实施。
山东华通环境科技股份有限公司
二〇一五年一月二十六日
附件1:
标书编制室外出登记表
日期
姓名
外出时间
外出原因
返回时间
监督人
附件2:
HT-XXXXXXX项目投标计划书
一、项目介绍
项目名称:
招标内容:
招标范围:
开标时间:
二、部门协助(以任务通知书的形式走OA流程)
(一)XXX部门(主要负责人:
)
1、
2、
(二)XXX部门(主要负责人:
)
1、
2、
三、费用申请
(一)、购买标书费:
(二)、标书制作费:
(三)、差旅费:
(四)、投标保证金:
(五)、中标服务费:
(六)、履约保证金:
注:
其他需要申请的费用可一并列出
综合以上()—()项,共计人民币:
¥元,因此本次申请借款:
x拾x万x仟x佰x元整。
对项目投标保证金、履约保证金等需公司提前汇出的费用:
应将接受单位及账户资料、特别注明事项等逐一列明。
四、用印申请
用途:
用章类型:
(一)、企业公章类
(二)、法人章类
五、资质借用申请
六、任务分工
(一)文件编制负责人:
电子版文件完成时间:
(二)电子版文件校对时间:
(三)标书打印、盖章及封装时间:
(四)资质借阅及审查:
借阅人:
营销公司
年月日
附件3:
招标项目规模与业绩(合同)提供比例表
招标项目规模
业绩合同提供金额
1200吨/天
210万元以上
2400吨/天
230万元以上
3600吨/天
260万元以上
5000吨/天
280万元以上
1万吨/天
450万元以上
1.5万吨/天
770万元以上
2万吨/天
950万元以上
2.5万吨/天
1200万元以上
3万吨/天
1410万元以上
4万吨/天
1890万元以上
5万吨/天
2450万元以上
附件4:
开标记录表
项目名称:
招标商务分数:
开标时间:
招标技术分数:
投标单位名称
投标报价
商务得分
技术得分
合计得分
质保期承诺
记录人:
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