控股集团行文管理办法试行WORD16页.docx
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控股集团行文管理办法试行WORD16页
第一章总则
第一条为提高控股集团文书质量及效率,行文规范严肃,制订本办法。
第二条本办法所称行文管理,指集团公司与外界(含集团控股公司)来往的文书及集团公司职能部门间来往文书(包含签呈)的规范管理。
第三条行文力求措词严谨、简明扼要。
第四条充分发挥集团公司局域网功能,普通文件推行无纸化。
第五条文件所有权为集团公司所有,文件内容为集团公司机密,所涉部门严格执行保密纪律。
第二章类别
第六条行文类别指业务工作上往来的公文、会议纪要、信息简报、规章制度、大事记等。
(一)公文:
主要指集团公司在经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,用于对外机关、团体、公司行文,集团公司内部各部门间业务接洽,向集团公司员工或特定对象发布奖惩、任命、调动等文件;
集团公司的公文种类包括:
1.决定:
适用于对集团公司重要事项作出的决策和安排、奖惩有关单位、人员变更以及撤销下级单位不适当的决定事项。
2.决议:
适用于经会议讨论通过,并要求贯彻执行的重要决策事项。
3.通知:
适用于转批下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项。
4.报告:
适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位询问。
5.请示:
适用于向上级单位请示指示、批准。
6.批复:
适用于答复下级单位的请示事项。
7.函:
适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(二)会议纪要:
适用于记载、传达会议情况和议定事项;
(三)信息简报:
适用于集团公司对内、外的工作交流,反映公司各项工作进展情况、开展的各项活动;
(四)规章制度:
集团公司和所属职能部门等所制定的、必须遵照执行的规章制度;
(五)大事记:
适用于记载集团公司有关重要事项。
第三章书面格式
第七条公文的书面格式依次划分为眉首、主体、版记三部分。
第八条眉首——置于公文首页公司名称之下、间隔横线以上,包括秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人。
第九条主体——置于间隔线以下,包括标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、附注。
第十条版记——包括主题词、抄送、抄报部门、打印日期、印刷份数等,位于主体之后、公文的最后一页(亦称封底),并保证版记的最后一行文字置于页面的最下一行。
第十一条秘密等级——指文件机密程度,分为:
绝密、机密、秘密。
第十二条紧急程度——是对公文送达和办理的时间要求。
紧急程度分为:
特急、急件。
第十三条主送单位——向上级单位请示只写一个主送单位,受双重领导的要同时抄送另一上级单位;向下级单位行文,如果发送单位在3个以内,可将发送单位名称全部写上,发送单位多,可采用“各有关部门和单位”等概括。
第十四条正文——是公文的主体部分。
正文中的人名、地名、数字、引文应当准确;用词、用字要准确、规范,文内如果要使用非规范化简称,必须在首次使用全称的同时注明简称;用数字表示多层次结构序数,应层次清晰。
第十五条附件——是正文的附属部分,是补充公文正文内容的其他公文或材料(包括图表)。
第十六条成文时间——以负责人签发的时间为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。
第十七条印章——正文末尾落款加盖发文部门印章。
第十八条附注——公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明。
第十九条主题词——反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。
主题词先标反映公文内容的词,后标反映公文文种的词。
第二十条抄送、抄报单位——应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制,其排列顺序一般为:
上级单位单排一行,其他单位合排一行。
第二十一条行文中涉及的字体、字号、位置、间隔等具体内容,按附后的样式为准。
第四章密级
第二十二条全部文书归集团公司所有并存档,任何个人不得私自占有。
第二十三条公文保密等级分为:
绝密、机密、秘密。
绝密、机密文件打印需用专用磁盘。
各类文件严格按照标注的发送范围发放。
文件保密级数,由发文部门的主管副总经理根据文件内容确定。
第五章文号
第二十四条行文编号由集团总经理办公室统一管理,由集团总经理办公室发放、登记、备案。
第二十五条以集团公司名义行文,由集团总经理办公室统一编号,例:
津海泰发[2006]1号;
第二十六条以集团职能部门名义行文,由部门编号,办公室登记备案,例:
集团总经理办公室——津海泰办[2006]1号;
集团投资发展部——津海泰投[2006]1号;
第六章发文
第二十七条行文印信及审批
(一)集团董事会职权范围内的、以集团公司名义的对外行文,由董事长审批用印。
(二)集团总经理职权范围内的、以集团公司名义的对外行文,由总经理审批用印。
以集团职能部门名义对外(不含控股公司)行文,由分管副总经理审批。
(三)以集团职能部门名义对内(含集团控股公司)行文,由主管副总经理审批。
第二十八条例行的会议纪要、内部信息等发文依签发程序办理。
第二十九条发文部门及时发放,建立登记、签收、回执等手续,定期催办。
第七章存档借阅
第三十条发文单位应定期送档案室存档,有领导批示的,应随附领导批示原件。
经办部门视实际需要留存复印本。
第三十一条文件移交、清理、整理、分类、编号、借阅、归档由档案室制订。
第三十二条各职能部门经办人员因业务需要调阅档案时,遵守《海泰控股集团档案管理办法》。
第三十三条调阅档案权限为借阅人经办业务,非借阅人经办业务,需档案主管部
门负责人同意。
第八章附则
第三十四条本办法适用于海泰集团公司。
第三十五条本办法由海泰集团总经理办公室负责解释。
第三十六条本办法经海泰集团总经理办公会议审议通过之日起执行。
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