培训档案管理办法.docx
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培训档案管理办法.docx
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培训档案管理办法
****制造中心培训档案管理办法
1.目的
为规范培训档案在要素信息采集与处理、制作、存档等方面的要求,以保证在培训工作中,将员工的培训情况及时准确地记录,以便准确掌握员工培训情况,更好地进行监督和管理,特制定本管理办法。
2.适用范围
本办法适用于**中心所属各单位。
3.术语和定义
培训档案:
培训档案是人力资源管理部门为员工建立的,体现员工在一定时期内参加培训项目的记录性文件。
档案的主要内容涉及员工姓名、当时所在部门、参加培训的名称、培训发生日期、培训学时、培训机构和授课人、培训结果等,是对员工自进入公司开始所参与过的各种培训活动的详细记录。
4.培训档案的整体制作要求
4.1培训档案在填写时,除培训记录、签到表和培训监督检查记录外,其他页面必须机打填写,机打字体统一用宋体字填写,字号与栏目标题字号相同或小一号,但不能大于栏目标题的字号。
需手写的字体,字迹要清晰、工整,书写时应避免使用歧义字或错别字。
4.2需手写的培训记录、签到表和培训监督检查记录,因书写错误需涂改的,需在涂改处加盖涂改人的名章,但每页涂改不得超过两处,机打页面不得有涂改。
4.3装订培训档案时必须用两个书钉,在装订线处装订,其它地方严禁装订。
4.4培训档案版本根据使用情况持续改进,版本有升级
时会公布在培训中心和中心的网站上,同时组织学习新版培训档案的填写。
自新版培训档案发布之日起,所有培训管理人员自行下载新模板使用,旧版本失效。
4.5培训相关记录的审批,可以由相关的负责人签字或加盖代表负责人本人的名章。
4.6培训计划变更的培训班,需填写“培训计划变更申请表”,由中心和公司批准后方可执行。
4.7在培训过程中未出勤的学员取消其考试资格;对缺勤超过三分之一的学员取消其考试资格;对缺勤少于三分之一的学员允许其参加考试。
4.8在培训期间考勤为全勤但未参加考试的学员,要在培训班评价报告中写明缺考原因,并要求其在缺考之日后10个工作日内进行补考。
4.9培训评估方式为考试的培训班,试卷可以根据本单位的实际工作需要自行制作试卷,但要有明确的评分人签字、考场考号、考生姓名等项点。
4.10培训档案所有需要审批的地方,原则上只要具有法律效益的审批方式(签字或盖章)都认定其生效。
但是需要加盖单位公章的必须是单位公章方可生效。
4.11培训档案出勤一栏的日期,原则上要以统计日期为准。
4.12培训档案分为公司级和中心级两种,两种培训档案的区别在于“项目说明书”审批人。
各单位使用时应根据培训班的培训级别来使用相应的培训档案。
4.13对于没有形成培训档案的培训记录,各单位也要与培训档案一起长期保存,不得损毁。
4.14培训档案后面应装订有本次培训班所用的空白理论试卷,用多少套理论试卷就装订多少套,不得多装订或少装订。
5.员工培训档案填写的具体要求。
5.1员工培训档案的“封面”填写要求。
5.1.1培训班ID号:
第一位数字代表年份,第二位数字代表培训班的类型,第三位至第六位数字是代表本单位的编码,第七位和第八位为培训班的顺序号。
5.1.2培训班名称:
员工岗位技能培训班的命名规则为项目名称+工种名称+工序名称(工序名称以资质表为准)+人员培训+班,在命名时应尽量精确,能精确到工序就不能用工种来描述,能精确到工种就不能用项目名称来描述,其它培训班的命名应根据培训班的特点和类型来命名。
5.1.3申请单位:
应填写申请培训单位的简称并加盖公章。
5.1.4填报日期:
必须在开班日期前10天以内。
5.1.5归档日期:
培训档案的归档日期要在培训班结束后的15个工作日内,归档日期由培训中心填写。
5.2员工培训档案中“项目说明书”页填写的具体要求。
5.2.1组织需求:
分为公司需求和单位需求。
基层单位提报的培训一般为单位需求。
5.2.2培训对象:
培训对象为工人的,统一填写“工人”,培训对象为管理人员的统一填写“管理人员”,培训对象为工艺人员的统一填写“工艺员”,培训对象为质量人员的统一填写“质量员”,以此类推。
5.2.3评估方式:
分为考试和考核两种,除特殊要求外,针对工人的培训,评估方式必须为考试,不能用考核。
5.2.4培训教师:
应填写一名本次培训中最具有代表性和权威性的教师名字+等字,如果培训班只涉及一名教师,教师名字后不要+等字。
5.2.5上课地点:
理论培训统一填写为“车间培训室”,实作培训根据培训场地的不同,可以填写“生产现场”或“技能培训室”。
5.2.6总课时:
应与培训计划中的理论授课时数相同,用阿拉伯数字表示。
5.2.7现有能力:
从两个方面来说明员工的现有能力:
①要根据培训班人员的基本素质,用新员工、初级工、中级工、高级工等描述,如:
本次培训班人员的基本素质为初级工。
基本素质应根据培训班的实际情况填写。
②要根据本次培训人员从事过那些生产工作,具备那些生产经验。
如:
本次培训人员从事过CRH3型车的生产工作,具备CRH3型车的生产经验。
5.2.8能力差距:
应根据培训班的实际情况填写,基本路子是本次培训人员没有***资质,不具备***水平,不能参与***生产,例如:
本次培训人员没有CRH5型车剪线工序的上岗资质,不具备CRH5型车剪线工序的技术水平,不能参与CRH5型车剪线工序的生产。
5.2.9培训目标:
应根据培训班所要达到的培训目标填写,基本路子是通过本次培训,掌握***知识,达到***技能水平,取得***资质,独立完成***工作。
例如:
通过本次培训,掌握CRH5型车剪线工序的理论知识,达到CRH5型车剪线工序的上岗操作技能水平,取得CRH5型车剪线工序的上岗资质,独立完成CRH5型车剪线工序的工作。
5.2.10培训内容:
应根据培训班的实际培训内容填写,但岗位技能培训不能缺少工艺文件、质量标准、安全和注意事项、实际操作技能、工装、设备和工具使用等培训内容。
5.2.11培训教材:
是指培训班授课时,教师授课和学生学习时所涉及的教材。
包括多媒体课件、纸介的工艺文件、质量标准手册、各类书籍等
5.2.12员工岗位类别:
应根据培训班的培训人员界定,
针对工人的培训基本都是技术操作人员和辅助操作人员两类。
5.2.13培训内容属性:
应根据培训班的培训属性界定,中心基本都是岗位培训。
5.2.14培训类别:
中心和车间培训都是适应性培训,中心还组织不了规范化培训。
5.2.15培训级别:
中心和车间的培训都是三级培训,公司或中心另有要求的除外。
5.2.16培训形式:
分为脱产和半脱产,脱产培训指培训班学员完全脱离本单位的生产而进行的培训。
对于利用周六和周日以及节假日的时间进行培训的培训班,中心不认可为脱产培训,中心采取不赞同、不鼓励的措施。
中心目前培训基本都是半脱产培训。
5.3员工培训档案中“培训实施计划书”页填写的具体要求。
5.3.1姓名:
应填写与项目说明书相一致的教师名字,但不加等字。
5.3.2职称:
应统一填写为“培训师”。
5.3.3学历:
应填写教师最高的学历。
5.3.4工作单位:
授课教师所在单位的简称。
5.3.5月日:
月和日应用点号来分隔。
如:
3月4日应表示为3.4。
5.3.6授课内容:
每项授课内容后+等,如讲授**工艺文件等。
5.3.7课时:
用阿拉伯数字表示,后不加表示单位的文字。
如:
3课时写成3即可。
5.3.8申请单位培训管理人员:
由中心培训干事签字或盖章。
5.3.9申请单位领导:
由车间主管培训领导签字或盖章。
5.3.10培训项目负责人:
由培训中心相关负责人签字或盖章。
5.3.11年月日:
需比培训实施计划书上的培训计划实施时间提前1-10天,但不能多于10天,应与培训档案首页的上报时间保持一致。
5.3.12培训中心主管:
由培训中心主管领导签字或盖章。
5.4员工培训档案中“培训记录”页的具体填写要求。
5.4.1日期:
年和月用点分隔,如:
11月12日应表示为11.12。
5.4.2培训内容:
填写应详尽并与培训计划中的培训内容大体一致,单元格在打印时应尽量加宽,为培训内容填写留够空间。
培训内容应由培训负责人根据教师的讲课内容,并比照培训计划进行填写,不应由教师本人填写,培训内容的每一项在填写完后应加“等”字,培训内容应符合培训班的培训目的。
5.4.3培训课时:
用阿拉伯数字表示,如:
3课时,写成3。
后面不要加课时等汉字,并与培训计划的课时数相符。
5.4.4教师签字:
必须由教师本人签字。
5.4.5培训记录必须用钢笔或碳素笔手写,不准打印或用圆珠笔填写,要真实记录每一次培训的内容、人数和时间。
注意每一个日期对应一个培训内容,即多天培训相同内容也必须按日期逐一填写培训内容。
5.5员工培训档案中的“出勤情况”页的具体填写要求。
5.5.1所有内容必须采取机打进行填写,不得手写。
5.5.2序号:
要从1开始排列,不允许重复,要能够反应出培训的总人数。
一页打不下时,下一页应紧接着上一页的序号继续进行排序。
5.5.3姓名:
顺序必须与签到表的顺序保持一致。
5.5.4单位:
只用本单位的名称,前面不加中心的名称。
5.5.5应出勤课时:
应与培训记录上的课时一致。
5.5.6缺席课时数:
应能够真实反应培训和未培训人员的真实情况,并与签到表一致。
5.5.7实际出勤总课时:
为应出勤课时与缺席课时数之差,并与签到表一致。
5.5.8年月:
出勤情况只精确到月,当培训时间跨月时应填写年月—年月,如:
2012年4月至5月,填写2012年4月—2012年5月,出勤情况的时间应与签到表保持一致。
5.6员工培训档案中的“签到表”页的具体填写要求。
5.6.1序号:
应从1开始,上一页签到表应与下一页签到表序号连续,序号不可重复,应能够反应出培训的总人数。
5.6.2档案编号:
必须填写员工本人正式的档案编号,没有档案编号的人员只填写“新员工”三个字。
5.6.3出勤人员必须实名签到,未出勤的人员根据实际情况分类到请假和旷课两类中填写,请假用Δ表示,旷课用×表示。
除此之外,不得用其他文字或符号填写。
5.6.4年月:
签到表的年月只精确到月,当培训时间跨月时,用年月—年月表示,如:
2012年3月至2012年4月,写成2012年3月-2012年4月。
5.6.5日:
签到表中的具体日期应用钢笔或碳素笔填写,不得机打。
5.6.6签到表中的序号、姓名、档案编号必须机打出来,不得手写。
5.7员工培训档案中的“培训结果”页的具体填写要求。
5.7.1序号:
序号应从1开始,上一页签到表应与下一页签到表序号排列连续,序号不准重复,应能够反应出培训的总人数。
5.7.2培训结果中的姓名应与签到表中的姓名顺序保持一致。
5.7.3单位:
只用本单位的名称,名称前面不加中心或公司的名称。
5.7.4ID码:
必须填写员工本人正式的档案编号,没有档案编号的人员只填写“新员工”三个字。
5.7.5理论和实作:
只填写“合格”或“不合格”。
5.7.6考核:
填写“合格”或“不合格”,除公司、中心特殊要求外,不准使用考核来评价培训效果。
5.7.7备注:
备注栏不允许填写任何内容。
5.8员工培训档案中的“培训监督检查记录”页的具体填写要求。
5.8.1实际培训人数:
实际培训人数应与签到表一致。
5.8.2培训教师:
应是检查时正在上课的培训教师的名字,且只能写一名教师的名字。
5.8.3检查时间:
应精确到分钟。
5.8.4检查情况说明:
在“考核”下方的好、中、差上划√号。
检查项点中,任何一项为“差”,整个培训班即为不合格需重新报计划办班,“中”和“好”为合格。
有一名学员未出勤,学员出勤情况即为“中”。
超过20%学员未出勤,学员出勤情况即为即为“差”。
差不能成为上岗证制作依据。
5.8.5检查人:
检查人可以是培训中心管理人员、基层单位领导或其他管理人员,但是不能是本次培训班的负责人及培训教师。
5.8.6确认人:
确认人不一定是车间领导,可以是除了检查人、培训干事、培训班负责人的车间其他主要管理人员。
如车间副主任、工会主席等,但不能与检查人为同一人。
5.9员工培训档案中的“培训班评价报告”页的具体填写要求。
5.9.1实际人数:
实际人数应与签到表一致。
5.9.2结业人数:
结业人数为考试合格的人员,应与“培训结果”页一致。
5.9.3培训班评价报告(培训班简介及培训效果评价):
在本栏目中要将培训实施过程中出现的一切特殊问题进行说明,包括:
①评估方式如果是考试,应该在此注明考试的及格线,如果是考核,要写明考核方式及依据,例如考核是以出勤率、日常表现、答辩、论文等为依据;
②如果培训过程中有业余时间进行授课,要在此注明业余授课的日期及课时数;
③其他与本次培训相关的情况,如果不能在前9页得到体现,都要在此处进行说明。
5.9.4评价人:
评价人不能是培训班的班主任,应是培训检查人员、车间其他管理人员等。
5.9.5单位领导:
单位领导必须为本单位主管培训的领导(中干)签字或盖章。
5.9.6年月日:
即培训班完成时间,必须为培训计划实施完成后的1-10天内。
6员工培训档案的管理要求。
6.1员工培训档案的管理者不得随意更改培训档案中的内容。
6.2员工培训档案的管理者应对所保存的员工培训档案做定期维护,维护的前提是不得修改原始资料。
维护内容包括:
档案台帐目录、档案资料的整理等,
6.3负责保存员工培训档案的单位,应妥善保管档案材料,凡需要查询培训记录情况的应向综合部提出申请,得到同意后,方可使用档案。
6.4员工培训档案资料未经综合部批准,不得带出培训档案的保存地点或进行复制。
6.5员工培训档案应长期保存,不得损毁,以备检查、质量问题说明或员工培训等情况使用。
7相关考核
7.1对于违反员工培训档案制作要求的单位或个人,给予相关责任人200-1000元处罚。
7.2对于违反员工培训档案管理要求的单位或个人,给予相关责任人200-1000元处罚。
8.其他
8.1本办法由综合部制定并解释。
8.2本办法自发布之日起执行。
****制造中心
2012年6月5日
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