学校办公室职能说明书.docx
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学校办公室职能说明书.docx
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学校办公室职能说明书
办公室职能说明书
部门编号:
001
部门名称
学校办公室
负责人职位
主任
直接上级职位
校长
直接下属
宣传部、网络部
编写日期
2014年11月
编写部门
学校办公室
岗位
编制
岗位名称
人员编制
1.主任
1人
2.行政助理
1人(兼外事秘书)
3.档案管理
1人(公文运转、行政督导)
4.司机
2人
合计
5人
部门
使命
依据学校战略发展的需要,在校长领导下,负责学校党务和行政工作。
为学校领导提供战略、策略决策分析、报告与建议,为各部门、教职工和师生提供高效行政服务。
主要
职责
1.负责为学校的重大决策提供科学依据并协调内部工作;
2.负责制订及监督实施学校管理目标、归口管理学校规章制度和工作计划并监督执行;
3.负责检查及督促学校办公会重要决策和学校领导批示文件的贯彻落实;
4.负责学校内部文件和外部文件的收取、编号、送批、送阅、催办、归档;
5.负责全校党政综合性文件和公文的拟稿、核稿、打印、复印、发送;
6.负责全校形成的党政各类档案材料的收集、整理、保管、统计等;
主要
职责
7.负责学校党政信息的收集、整理、传递、存储等工作;
8.负责学校党政机密文件、资料、领导核心会议有关内容的保密工作;
9.负责学校党政公章和校领导印章的管理与使用、介绍信的转开等;
10.负责做好学校党政各项活动的日程安排、各种会议的安排;
11.负责学校行政用车管理、日常宾客接待、日常及假期值班、大事记编写;
12.负责校领导的公务活动安排、书报信函的收发、办公文具配备等;
13.负责学校、领导和合同印章的管理工作;
14.负责学校党务日常工作;
15.负责学校统计工作。
监管
职责
1.针对领导布置的工作,协调沟通各职能部门之前的关系;
2.协助校领导处理学校内外群众来信、来访工作;
3.与学校相关部门协调配合,有效维持各项工作的稳定;
4.协助完成上级部门及学校指派的其他临时性工作。
规划宣传部职能说明书
部门编号:
002
部门名称
规划宣传部
负责人职位
主任
直接上级职位
办公室主任
直接下属
网络编辑/视频编辑/校报编辑、美术编辑
编写日期
2014年11月
编写部门
规划宣传部
岗位
编制
岗位名称
人员编制
1.网站编辑
1人
2.校报编辑
1人
3.美术编辑
1人
4.视频编辑
1人
5.校园电视台主播
1人
合计
5人
部门
使命
依据学校战略发展的需要,通过宣传管理制度的完善、对内对外新闻活动的策划报道、对外宣传资料的设计印刷、校园文化建设等,全面提升学校在社会上的知名度和美誉度。
主要
职责
1.负责制订、监督实施和完善学校的宣传工作规划和宣传管理制度;
2.负责围绕学校重大活动及有价值的新闻线索做好新闻宣传报道工作;
3.负责全校新闻宣传的管理工作,建立及健全教职工及学生通讯员队伍,增强全校教职工和学生的宣传意识;
4.负责完成每月两期校报的统筹、编辑、排版和出版工作;
5.指导和帮助管理学生记者及通讯员的新闻业务。
学生记者队伍的招聘和培养;
6.负责校报及其相关工作的档案收集、整理和归档工作、年审工作。
7.负责学校内外各种大型活动拍摄及录像工作,做好资料存档备案;
8.负责学校校园电视台的常规工作,学校新闻和演出的导演制片工作;
9.负责学校大型活动和会议的播音主持工作,负责学校对外交流和宣传的外景主持工作;
10.负责落实校园电视台访谈节目的编导和录制工作,校园电视台学生记者的培训和管理工作;
11.负责校园电视台、广播站、出版物、院内社团和院内宣传橱窗等的管理,强化宣传舆论的业务指导,营造文明健康的校园文化氛围;
12.负责学校新闻网站日常美术设计、图片处理、宣传资料的设计学校文化建设(办公室文化、楼宇文化、教室文化、公寓文化)的设计和制作。
负责对外宣传资料的前期策划及设计、后期制作与分发等;
13.负责学校网站的设计、制作与更新,网络的维护与管理等。
14.负责学校网站活动策划和推广、制作的相关专题;
15.负责二级频道或栏目的策划、建站工作;根据学校网站发展的总体方向,策划、建设所负责的栏目。
16.负责学校微信公众平台、新浪微博、腾讯微博等新媒体产品的创意策划、内容更新维护。
监管
职责
1.协助招生办进行学校招生的宣传工作;
2.协助完成上级部门及学校指派的其他临时性工作。
信息网络部职能说明书
部门编号:
003
部门名称
信息网络部
负责人职位
办公室主任
直接上级职位
校长
直接下属
网络管理/机房管理维护
编写日期
2014年12月
编写部门
信息网络部
岗位
编制
岗位名称
人员编制
1.网络工程师
1人
2.网络管理员
1人
2.机房管理员
1人
合计
3人
部门
使命
依据学校战略发展需要,负责学校校园网的规划、组建、管理、网络资源开发,摄像头监控、及时处理突发网络故障,同时负责学校各部门办公自动化设备的配置和维护工作,保证学校信息管理系统安全、稳定运行。
主要
职责
1.负责制订、监督实施和完善学校信息工作规划、信息管理制度;
2.负责学校校园网络的整体规划、设计,建设和管理工作;
3.负责学校中心机房核心设备的管理、配置和维护工作;
4.负责学校校园网通讯线路及各楼宇接入设备的管理和维护;
5.负责学校网站的设计制作、信息发布、信息安全等;
6.负责学校校园网络的IP地址规划、分配和管理;
7.负责学校各部门办公自动化设备的配置和维护;
8.负责学校校园网络系统的运行监控、办公系统的管理维护;
9.负责学校学生机房的日常管理和维护等。
监管
职责
1.协助财务处、教务处、政教处、图书馆等部门做好信息管理工作;
2.协助完成上级部门及学校指派的其他临时性工作。
职位说明书——办公室主任
职位编号:
XB-001
职位名称
办公室主任
所属部门
学校办公室
直接主管
校长
直接下属
宣传部、网络部、司机班
编写日期
2014年11月
编写部门
学校办公室
工作目的:
在学校办学方针和校长领导下,全面负责学校办公室行政、宣传以及信息网络工作,推进学校战略实施,全面负责学校办公室工作,推进学校各项工作的开展和落实。
同时提升学校形象、提高学校美誉度、知名度,宣传学校文化,并对校长负责。
工作职责:
绩效指标
职责一:
负责学校办公室日常行政管理工作
Ø负责为学校的重大决策提供科学依据并协调办公室内部工作;
Ø搜集相关教育教学管理资源信息,进行分析论证,向学校领导提出建议;
Ø制定学校战略发展规划和工作计划任务;负责学校年度计划制定与实施的组织工作;
Ø负责组织学校改革与发展重大问题的调查研究,为学校领导提供有关的政策建议和决策咨询。
Ø负责制订及监督实施学校管理目标、行政管理制度和工作计划;
Ø负责检查及督促学校办公会重要决策和学校领导批示文件的贯彻落实;
Ø负责做好学校党政各项活动的日程安排、各种会议的安排;
Ø负责学校行政用车管理、日常宾客接待、日常及假期值班、大事记编写;
Ø负责学校外部重要政府关系、教育系统关系和企业等公共关系的建立协调。
搜集的及时性制定的合理性调查的深入性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
30%
职责二:
负责学校行政综合管理工作
Ø负责起草学校有关文件;负责制定本部门工作计划,并按计划组织实施;
Ø负责制定本部门的年度预算方案并组织实施;
Ø负责组织拟定、审核、修改全校性各类管理制度,对各部门以学校名义上报、下发的文件进行审核和发布(纸质或电子文档);
Ø归口管理各行政职能部门的文件、制度和政策的制定与发布;
Ø负责组织安排校务委员会、校长办公会议和各类校级会议,并组织做好会议记录;
Ø负责校长重要决策的督办,为校长工作提供服务;
Ø负责对学校各部门对外合作项目的监督工作;
Ø负责对学校组织机构设置、调整提出建议。
制定的合理性预算的可行性
组织的及时性监督的全面性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
30%
职责三:
负责学校各项制度的落实督查工作
Ø负责校级会议、大型活动的策划组织;负责学校对外日常接待;
Ø负责校长信箱的管理和师生的投诉接待;
Ø负责学校、领导印签、合同印章的管理工作,对外开具学校介绍信等。
Ø负责学校班车、公务小车的调度与管理;
Ø负责组织学校文印管理、档案管理和保密工作;
Ø制订校史研究工作计划、规划并付诸实施,指导校史研究室各项工作;
Ø负责协调学校内部各处(室)、系(部)的工作
Ø协调各处室职责外具体工作监督落实;
Ø负责办公室内部人员的日常管理,本部门人员工作任务分配和考核工作;
Ø负责本部门人员工作指导和业务培训;
承担责任:
100%
工作时间百分比:
20%
职责四:
负责学校校园文化建设
Ø制订学校校园文化建设规划并负责指导实施;
Ø负责指导其他职能部门做好校园文化活动的策划和实施;
Ø负责制订和完善学校的校园文化规章制度、行为规范和日常标准;
Ø负责学校大型校园文化活动的策划与组织实施。
Ø负责制订、监督实施和完善学校的宣传工作规划和宣传管理制度;
Ø负责外部大型宣传活动、宣传广告的策划和实施;
Ø负责围绕学校重大活动及有价值的新闻线索做好新闻宣传报道;
Ø负责学校信息网络的安排和协调工作
建议的合理性实施的可行性协调的有效性组织的完善性完成的及时性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
20%
工作权限
1.人事权限:
具有对分管部门主管调整与任免的建议权、薪酬调整的建议权、业绩评价权。
2.财务权限:
具有对分管部门预算范围内的财务建议权。
3.工作权限:
具有对学校发展规划、年度工作计划、预算方案和规章制度制定和实施工作的参与权;具有对学校人事、文化、教学、科研和思想教育工作的参与权;具有对学校组织机构设置、调整工作的参与权;具有对分管部门负责人的管理权、监督权、考核权,任免的提名权;具有对学校办公会的参与权,对学校发展重大问题的建议权;具有对外解释本职工作的权限。
任职者素质要求
1.知识技能:
具有相应的行政管理知识和法律知识;了解现代学校管理运作模式及动态;具有较强的协调沟通能力及语言表达能力。
2.教育背景:
本科及以上学历;教育管理、行政管理、工商管理或相关专业。
3.专业证书:
行政管理或相关专业培训资格证书、职业技能资格证书;副高以上职称。
4.工作经验:
5年以上教学或科研行政领导管理工作经验。
5.相关培训:
现代教育管理、科研、评估等专业知识培训。
6.身体素质:
符合学校任职资格要求,身体健康,其它无特殊要求。
职位说明书——办公室行政助理
职位编号:
XB-002
职位名称
行政助理
所属部门
学校办公室
直接主管
办公室主任
直接下属
无
编写日期
2014年11月
编写部门
学校办公室
工作目的:
对内做好办公室工作的正常运转,协调办公室与各部门的关系,对外做好学校外事接待等工作,同时与办公室人员相互合作,保证学校稳定,健康发展。
根据学校日常工作的需要,在办公室主任的领导下,负责对外联系、接待及外部大型会议的组织工作,宣传学校文化、维护学校形象。
工作职责:
绩效指标
职责一:
学校文件、规章制度等的草拟及通知、请示等日常公文的草拟、发布
Ø依照学校规定、领导指示负责学校文件、规章制度及通知、请示等日常公文的草拟;交于办公室主任审阅、修改;
Ø草拟的文件、公文经办公室主任定稿后,出文前,负责校对,以办公室名义在网络办公上发布或向各部门下发;
Ø办公室内网上所发布公告的维护,及时删除过期公告;
Ø负责收集相关院校的资料文件,以参考备用;
Ø查看中层副职以上人员日进班检查记录本,并汇总检查情况,经办公室主任审阅后及时上报。
Ø负责学校印章管理和使用;及介绍信开具管理
Ø负责全校各行政部门印章的刻制、发放;
Ø负责管理学校行政介绍信及其他往来便函证明的出具;
管理的到位性开具的规范性完成的时效性
承担责任:
部分
工作时间百分比:
30%
职责二:
负责市教育局、高新区教育局网上公文的接收与运转,学校各种文件、通知在内的网络办公系统上的发布与督促落实。
Ø负责教育局、区教育局网上公文的接受与运转;
Ø负责学校红头文件在网络办公系统的发布与维护;
Ø负责学校、办公室各种临时性通知、公告在网络办公系统的发布;
Ø负责网络办公系统所发布公文、通知的督促落实与信息反馈;
Ø负责各部门在网络办公系统发布通知、公告内容的监督与规范;
归档的及时性
保密的严格性
取送的及时性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
30%
职责三:
负责学校各部门信息统计报表汇总上报工作
Ø学校各部门周报表的汇总上报工作;
Ø学校各部门信息统计月报表的汇总上报工作;
Ø学校各部门信息统计学期报表的汇总上报工作;
Ø学校各部门信息统计学年报表的汇总上报工作;
Ø学校各部门各种信息报表的存档工作;
Ø学校各部门半月工作总结与工作计划的汇总上报工作。
Ø负责学校办公室的绩效考核工作,月末组织部门人员认真自评;
Ø月初按时发放绩效考核表,并组织部门人员填写;
Ø及时收交办公室副主任确认行动计划;
Ø收交办公室主任评分,及时反馈意见或问题;
Ø协助办公室主任做好绩效分的汇总工作,并报予人事部门;
准备的充分性完成的时效性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
20%
职责四:
协助学校办公室主任,负责外事接待、联系工作
Ø制订学校年度或学期重大外事接待、外部会议计划;
Ø负责制订大型外事接待行动计划和接待步骤,接待行政事务的安排;
Ø负责外事接待的实施;
Ø负责学校各类来访的接待与迎送;注重礼仪和个人行为,维护学校形象;
Ø负责校外会议的承办与会务工作;
Ø协助校内大型活动的对外联络与邀请;
Ø负责校外兄弟单位校庆或联谊活动对学校人员的邀请安排等;
Ø协助相关部门办理有关招生名额、职业资格、人事关系等手续;
Ø开拓和建立外部和谐的公共和人际关系,为学校发展铺路搭桥;
承担责任:
100%
工作时间百分比:
10%
职责四:
负责学校办公室考勤管理
Ø负责全校性教职工大会和重大活动的筹备组织工作和教工会议、集会的考勤工作;
Ø协助办公室主任做好绩效分的汇总工作,并报予人事部门;
Ø负负责学校会议室卫生、设备等管理;
Ø负责学校会议安排,会议准备等工作;
Ø完成领导交办的其它工作。
责办公室人员考勤工作;
Ø完成领导交办的其它工作。
筹备的及时性考勤的准确性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
10%
工作权限:
1.人事权限:
无。
2.财务权限:
无。
3.业务权限:
对外解释本工作的权限,工作范围内的业务开展权。
任职者素质要求:
1.知识技能:
公共关系知识及规范礼仪/行政管理相关知识/现代教育教学管理知识/一般文件处理的能力/教育相关法律知识。
2.教育背景:
大学本科及以上学历;行政管理相关专业。
3.专业证书:
行政管理或相关专业培训资格证书。
4.工作经验:
二年以上行政管理岗位工作经验。
5.相关培训:
相关岗位技能的培训。
6.身体素质:
符合学校任职资格,身体健康,其它无特殊要求。
职位说明书——办公室档案管理
职位编号:
YB-003
职位名称
档案管理
所属部门
学校办公室
直接主管
办公室主任
直接下属
无
编写日期
2014年11月
编写部门
学校办公室
工作目的:
根据学校发展战略与年度工作计划,在学校办公室主任领导下,负责上级部门公文的接收与运转;做好学校档案的收集、整理、保管(保密)、利用、销毁等相关工作。
负责学校综合办公室文印组工作;负责学校的接待工作,为学校管理、教学和师生服务,维护学校形象。
工作职责
绩效指标
职责一:
负责学校文件管理工作负责对由学校各部门以学校名义下发公文、简报、学校正式文件等的初审(文字、格式等)工作,负责公文、简报等的复印、下发、登记、整理工作。
Ø承担办公室文书等各类档案整理分类、立卷、归档、销毁工作;
Ø负责学校办公室保密管理工作;做好学校“大事记”的收集整理工作;
Ø负责上级政府、有关厅局文件、资料的取送工作;
Ø完成领导交办的其它工作。
Ø临时交办的其他文书工作积极主动了解临时交办工作的性质,及早着手;
Ø按要求尽快完成临时文书的草拟;
Ø主动与交办领导沟通,汇报工作完成情况;上交交办领导审阅、修改;
经交办领导定稿后,出文前负责校对。
接收的及时性
发布的时效性监督的及时性整理的完善性
分类的合理性划分的科学性装订的及时性编制的规范性维护的及时性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
40%
职责二:
负责学校的档案材料收集整理工作
Ø积极宣传学校档案管理的规范和要求,自觉遵守学校档案管理制度;
Ø负责按照《郑中国际学校档案管理规定》及时收集档案材料;
Ø负责对存档材料要以部门为单位,进行移交;
Ø负责检查移交材料是否齐全完整,是否符合归档要求;
Ø负责对移交资料进行分类登记。
严格执行保密制度,不泄露保密材料及文件内容任务;
Ø按审批规定负责指导学校各种打印、复印任务,并履行登记、签字手续。
Ø严格按照《郑中国际学校档案管理标准》对档案材料进行科学分类;
Ø负责根据文件材料的保存和利用价值力求准确划分保管期限;
Ø负责对档案材料进行合理地立卷组合;
Ø负责按照重要程度或时间顺序排列文件材料;
Ø负责按要求装订每份文件;
Ø负责编制好各类档案目录,要求编目清楚便于查找利用;
Ø负责填写卷内备考表;
Ø负责将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左至右竖立排开;
Ø维护室藏档案的完整与安全,严格执行档案借阅手续,做好档案保密工作。
收集的及时性移交的完整性检查的全面性登记的齐备性指导的及时性
保养的及时性领用的及时性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
35%
职责三:
负责为学校各部门提供档案借阅
Ø负责按规定为利用档案者履行借阅登记手续;
Ø负责认真检查归还的档案是否完整无缺,发现问题及时报告和处理;
Ø负责查阅涉密档案者必须请示有关领导批准后,方可借阅。
Ø负责定期打扫档案室及库房卫生;负责档案库房的防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等工作,确保档案的安全;
Ø负责定期检查档案有无破损现象并及时进行修复;
Ø负责加强安全工作,及时关好门、窗,外部门人员不得随便出入档案室。
管理的到位性准备的充分性
手续的完备性检查的及时性
借阅的规范性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
15%
职责四:
负责学校的档案销毁工作
Ø负责对鉴定无保存和利用价值的材料进行登记造册;
Ø负责在指定地点销毁,两人监销;负责销毁清册归档保存。
Ø负责学校校史院志的编辑编纂工作;
Ø围绕学校办公室发展目标,制订院志编写工作计划,按计划进行落实;
Ø校史资料的收集、征集工作;校史编研工作;校史宣传工作;
Ø指导学校各室部进行校史院志编写任务,并负责初核审定和编辑。
Ø年鉴工作,收集整理年鉴资料,做好年鉴的校对、出版工作。
接待的及时性
安排的完善性登记的详尽性销毁的规范性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
10%
工作权限
1.人事权限:
无。
2.财务权限:
无。
3.业务权限:
对外解释本工作的权限,工作范围内的业务开展权。
任职者素质要求
1.知识技能:
高度的责任心和较强的档案法律意识/现代档案学及相关法律知识。
公共关系知识及规范礼仪;较强的公文或文件写作与处理能力;具有良好的文字表达能力、沟通能力;教育相关法律知识。
2.教育背景:
大学本科及以上学历;文秘、行政管理或中文相关专业。
3.专业证书:
文秘类相关资格证书。
4.工作经验:
二年以上文秘工作或行政管理经验。
5.相关培训:
行政文秘、文书类工作技巧相关培训。
6.身体素质:
符合学校任职资格,身体健康,其它无特殊要求。
职位说明书——学校办公室司机
职位编号:
YB-004
职位名称
车队司机
所属部门
学校办公室
直接主管
学校办公室主任
直接下属
小车司机
编写日期
2014年11月
编写部门
学校办公室
工作目的:
根据学校车辆管理以及公务用车规定,在办公室主任的领导下,负责学校公务用车调度和管理工作,为学校教职工及领导搞好后勤服务。
工作职责
绩效指标
职责一:
负责学校公务车辆的保管、使用
Ø按照学校规定,统一调配学校公务车辆;
Ø负责对领导车辆的日常检查、维修和例行保养工作;
Ø负责常规接送教职工的公务出差的正常运营;
Ø负责司机出车记录、故障以及其他行车记录;
Ø保障突发情况下的临时出车;
Ø按规定领用车用油品、材料,节省开支。
调配的合理性维护的及时性
记录的完整性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
30%
职责二:
负责司机的安全管理、车辆安全管理
学习的及时性处理的及时性审验的及时性
Ø负责司机的道路交通安全法规的学习和掌握、考核;
Ø负责一般交通事故的处理;
Ø负责学校其他非乘人员外出交通事故的咨询和处理;
Ø负责车辆的审验、司机驾驶证的审验,车辆保险的购买和理赔工作。
承担责任:
100%
工作时间百分比:
20%
职责三:
负责个人专任车辆的出车任务
Ø负责个人专任车辆的出车接送任务;
Ø负责领导专车(校长、副校长)的维修和保养。
Ø负责对司机出车情况的日常考核和监督工作;
Ø完成领导交付的其它任务。
接送的及时性
维护的及时性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
30%
Ø职责四:
负责各种报刊、杂志的查收、登记、分发
Ø认真验收学校征订的各种报刊、杂志;
Ø负责学校领导办公室报刊、杂志的送达;
Ø负责各行政部门的报纸、报刊的送达;
Ø完成领导交办的其他工作。
Ø认真验收、登记邮递来学校领导的各种信件、快件、汇款单;
Ø按照各领导、各部门分拣各种信件、邮件;
Ø通知各系部及师生领取各种信件、快包等;
Ø各领导行政部门的信件及时送达、登记、签字;
Ø完成领导交办的其他工作。
考核的公正性
完成的时效性
承担责任:
100%
工作时间百分比:
20%
工作权限:
1.人事权限:
无。
2.财务权限:
无。
3.工作权限:
对外解释本工作的权限,工作范围内的业务开展权。
任职者素质要求:
1.知识技能:
车辆驾驶与维护的相关知识;市内外、出差地道路交通知识;交通法规的相关知识;熟练的驾驶技能与突发情况应对能力;具有较强的协调沟通能力。
2.教育背景:
中专或高中以上学历。
3.专业证书:
驾驶证,驾驶员中级以上职业技能资格证书。
4.工作经验:
五年以上驾驶工作经验。
5.相关培训:
驾驶技能和汽车维修专业培训、道路交通法规培训;相关岗位技能的培训。
6.身体素质:
符合学校任职资格,身体健康,其它无特殊要求。
职位说明书——学校办公室司机
职位编号:
YB-005
职位名称
司机
所属部门
学校办公室
直接主管
办公室主任
直接下属
无
编写日期
2014年7月
编写部门
学校办公室
工作目的:
根据学校规定,在办公室主任的指导下,为学校领导和教职工做好用车服务
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- 关 键 词:
- 学校 办公室 职能 说明书