办公系统软件详解.docx
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办公系统软件详解
办公软件
重点:
·Word文档的编辑、排版及格式重用
·图文混排
·表格制作
·Excel工作表的建立与编辑
·图表的制作
·数据库管理功能
·PowerPoint演示文稿的创建及外观设计
·幻灯片的基本操作及放映
难点:
·Word中的分栏排版及图文混排
·Excel中的公式与函数
·数据清单的排序、筛选、分类汇总等
·幻灯片的制作及放映时的特殊效果
办公软件由办公自动化技术引出,主要用于办公信息处理。
一般而言,在日常工作中所使用的应用软件都可以称为办公软件,如文字处理、电子表格、演示文稿制作等。
目前,在我国使用较多的办公软件有微软公司的Office和金山公司的WPS。
4.1办公软件概述
4.1.1办公软件简介
最常用的办公软件有微软公司的MicrosoftOffice和金山公司的WPS。
1.微软Office
微软公司1993年推出微软Word5.0,1997年推出办公自动化软件包MicrosoftOffice97,1999年推出MicrosoftOffice2000,2001年推出MicrosoftOfficeXP,2003年推出MicrosoftOffice2003,而今MicrosoftOffice2007已经问世。
随着新版本的不断推出,MicrosoftOffice的功能越来越强大。
目前,广泛使用的办公软件版本是MicrosoftOffice2003。
Office2003主要由Word2003文字处理、Excel2003表格处理、PowerPoint2003演示文稿、Outlook2003邮件收发、Access2003数据库、OneNote2003记事本、FrontPage2003网页制作、InfoPath2003信息收集、Publisher2003排版制作、Visio流程图和Project项目管理等组件组成。
MicrosoftOffice是世界领先的桌面效率产品,可以帮助用户更好地通信、创建和共享文档、使用信息和改进业务过程。
2.金山WPS
金山文字处理软件WPS是由珠海金山公司研制开发的文字处理软件。
金山公司在1989年推出的WPS(WordProcessingSystem)是完全针对汉字处理重新开发设计的,在DOS操作系统下运行,称雄DOS时代,成为中国第一代电脑使用者的启蒙软件。
1997推出在Windows下运行的WPS97。
1999年推出中文智能办公软件WPS2000,集文字处理、电子表格、多媒体演示制作、图文排版、图象处理等五大功能于一身,从此,WPS走出了单一字处理软件的定位。
2001年推出WPSOffice金山办公组合软件,在同一界面上集成了文字处理、图文混排、电子表格、图像处理和多媒体演示制作等多项功能。
2005年研发出了拥有完全自主知识产权的WPSOffice2005。
2007年8月,金山办公软件WPSOffice2007正式发布,并同时推出中、日、英多语言版本。
目前WPSOffice2005使用的较为广泛,WPSOffice2005分为个人版、专业版和开发版,以个人版为例,WPSOffice2005由WPS文字、WPS表格和WPS演示三个模块构成,是根据中国国情开发的办公处理软件,功能强大,并与MicrosoftOffice完全兼容。
本章主要介绍MicrosoftOffice2003的Word、Excel和PowerPoint,这些套件的界面以及启动、退出、帮助等基本操作基本相同,下面以Word2003为例来介绍。
4.1.2Office2003的启动和退出
1.Office2003的启动
在Windows下启动Word2003的方法有多种,常用的两种方法如下:
(1)通过开始菜单启动。
单击Windows的“开始”按钮,选择“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftWord2003”即可。
(2)通过Word文档启动。
双击某个欲打开的Word文档图标,即可启动Word并打开此文档。
2.Office2003的退出
退出Word2003应用程序的方法也有多种,最常用的操作是单击Word窗口右上角的“关闭”按钮,或者执行“文件”菜单中的“退出”命令,也可双击Word窗口左上角的控制菜单按钮,或按Alt+F4,都可以退出Word。
在退出Word时,若编辑过的文档未保存,则弹出提示对话框,询问是否保存当前的文档或取消本次退出操作。
4.1.3使用帮助系统
为了解决使用Office时遇到的问题,可以使用帮助系统。
1.帮助菜单
帮助菜单能为使用者提供关于Word2003的在线帮助信息。
选择“帮助”菜单的“MicrosoftOfficeWord帮助”子命令,出现“Word帮助”任务窗格,在“搜索”文本框内输入相应的内容,单击
按钮即可得到相关信息。
或单击“目录”,在弹出的在线帮助目录内从中查找相关信息。
或选择使用Office助手也能提供相同功能。
在联网的情况下,可以选择“帮助”菜单的“MicrosoftOfficeOnline”子命令来获得朋友或计算机专家的在线指导,解决实际操作中遇到的问题。
2.“输入需要帮助的问题”框
若要快速访问“帮助”,可以使用菜单栏右上角的“输入需要帮助的问题”框,在此框中输入问题可以快速找到所需的答案。
3.屏幕提示
如果不能确定特定的命令或按钮的功能,或是要了解对话框中有关选项的详细信息,可以通过“屏幕提示”获得帮助,可以通过下列方式获得:
(1)对于带有对话框选项的帮助,单击
按钮,然后在出现的“MicrosoftOfficeWord帮助”对话框中选择所需选项,了解相应信息。
(2)显示提示性帮助信息。
将鼠标指向某一对象,系统就会显示出该对象的简单说明。
如查看某工具栏按钮的名称,将鼠标指针停留在该按钮上,直至其名称出现。
4.2文字处理软件Word2003
4.2.1文字处理软件Word2003概述
MicrosoftOfficeWord2003(以下简称Word)具有强大、完善的字处理及图文混排功能,其主要特点有:
所见即所得、支持多种显示方式、具有丰富的表格处理功能、支持图文混排功能和不同文档格式自动转换等。
启动Word后的窗口如图4-1所示。
下面对其组成部分分别介绍。
1.标题栏
位于屏幕的顶端,包含控制菜单按钮、正在编辑的文档名、应用程序名“MicrosoftWord”以及“最小化”、“还原”和“关闭”按钮等,这些按钮的用法同Windows窗口。
2.菜单栏
通常位于标题栏的下方,包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”、“帮助”等菜单项,且每个菜单项又包含下拉菜单。
菜单是Word的核心部分,所有的编辑和排版等操作命令都能在这些菜单中找到。
打开下拉菜单的方法同Windows。
Word菜单是折叠设计,弹出的下拉菜单只给出此项菜单中最常用的菜单命令,如需其他菜单命令,可单击最下端的“
”按钮。
3.工具栏
Word将一些常用的命令和功能用图标按钮来代替,并且将功能相近的图标集中在一起,形成工具栏。
单击图标按钮即可执行相应的菜单命令。
要想知道某个图标的功能,可以将鼠标指针移到该图标上,稍停片刻,就会出现功能提示。
Word默认只显示“常用”工具栏、“格式”工具栏和“绘图”工具栏。
“常用”工具栏提供了一些最常用的命令,如新建空白文档、打开、保存等;“格式”工具栏提供了对文档格式进行设置的一些命令,如设置样式、字体、字号等。
除此以外,Word还为用户提供了其它多种工具栏,用户可以根据需要来显示或隐藏这些工具栏。
方法与Windows类似,可以使用“视图”菜单中的“工具栏”命令;也可以在任意一个工具栏中单击鼠标右键,从而选择显示或隐藏的工具栏名称。
当显示的工具栏位置不理想时,可以移动工具栏。
移动时将鼠标指针指向工具栏的移动柄,按住鼠标左键将其拖动到合适位置后松开鼠标左键即可。
4.标尺
Word标尺有水平标尺和垂直标尺,分别位于文档窗口的上方和左侧。
用户可以利用水平标尺来设置段落的缩进、页边距、制表位以及改变栏宽等。
垂直标尺用于显示和调整上下页边距、表格的行高以及图形高度等。
标尺上的数字代表实际的尺寸,为表格的制作、分栏控制和宽度调整提供了方便。
5.文档窗口
图4-2任务窗格导航按钮
Word的文档窗口是文档内容显示的地方。
用户可以在此查看和处理文档。
在文本区有一个闪烁的垂直条,称为插入点。
插入点表明输入文档和嵌入对象将出现的位置。
文档窗口的左边空白处为选定栏,当把鼠标指针移到选定栏中时,鼠标指针会变成向右的箭头。
选定栏用于选定文档内容。
6.任务窗格
Word2003的任务窗格位于文档窗口的右侧,以窗格的形式提供最常用的任务(如新建文档、剪贴板和样式等),方便用户操作。
选择“视图”菜单中的“任务窗格”命令,可打开或关闭任务窗格。
任务窗格也会根据用户当前的操作自动出现,如使用帮助时,自动出现“Word帮助”任务窗格。
任务窗格导航按钮共有5各地方,如图4-2所示,拖动①处可移动任务窗格,单击②处出现“其他任务窗格”列表,③处是“返回”和“向前”按钮,单击④处打开“开始工作”任务窗格,单击⑤处关闭任务窗格。
7.滚动条
Word包括垂直和水平两种滚动条,用于控制屏幕滚动。
单击滚动条的上下、左右箭头,可查看在当前窗口中看不到的文档内容。
垂直滚动条下方有一个“选择浏览对象”按钮
,单击它可选择按什么对象进行浏览(如页、节、脚注、批注等),加快浏览活动文档。
8.视图切换条
Word视图方式是指用户查看文档的方式,包含有5个显示方式切换按钮:
“普通视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”、“页面视图”和“阅读版式”。
其中,普通视图显示文本格式,但不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象等,在该视图方式下可以键入文字、编辑和排版文本。
Web版式视图主要用于创作Web页,它能够仿真Web浏览器来显示文档。
页面视图是Word默认的视图,显示的文档与实际打印效果相一致,用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理分栏和图形对象等。
大纲视图能够帮助用户确定写作思路,合理地组织文档结构。
9.状态栏
状态栏位于屏幕底部,其中显示当前文档的一些状态信息,包括页数、节、当前页码/总页数、插入点所在位置、行和列等信息。
在状态栏的右侧有4个按钮:
“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”,双击按钮可改变其状态。
4.2.2Word文档的基本操作
在使用Word时,所有的操作都是围绕文档进行的,下面介绍Word文档的新建、打开、保存、打印、关闭等基本操作。
1.创建新文档
(1)创建空白文档
Word启动时,如果没有指定Word文档,则会自动创建名为“文档1”的空白文档,空白文档是指使用“空白文档”摸板(即Normal)创建的文档;也可以直接单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮
来创建空白文档;还可以在某个文件夹下单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“新建”中的“MicrosoftWord文档”来进行。
允许创建多个空白文档,按创建次序Word暂时将其命名为“文档1”、“文档2”……等。
(2)利用模板创建特定格式的文档
模板是定义文档基本结构的格式文件,用于创建新文档。
当使用模板新建文档时,其中预定义的文本和格式等信息将自动添加进文档,用户只需输入文档的内容既可。
Word提供了大量的模板,如网页、报告、备忘录、论文、新闻稿、信函等等。
选择“文件”菜单中的“新建”命令,在“新建文档”任务窗格中,通过“本机上的模板”或“网站上的模板”等按需要选择模板。
有些Word模板是向导模板,会指导用户一步一步地建立新文档。
用户也可以创建自定义模板,即创建一个扩展名为.dot的模板文件。
可以使用“本机上的模板”来创建模板,也可以使用已有文档建立模板(通过后面介绍的“另存为”来实现)。
注意,必须将自定义模板文件保存在“用户模板”文件夹中才能使用。
单击“工具”菜单的“选项”命令,打开“选项”对话框,通过“文件位置”选项卡即可实现。
2.打开文档
只有当文档处在打开状态时,才能对其进行编辑。
打开文档是指将指定的文档从外存读到内存工作区,并显示在文档窗口。
常用的方法如下:
(1)双击Word文档图标,先启动Word,并自动打开该文档。
(2)选择“文件”菜单中的“打开”命令,或者单击“常用”工具栏中的“打开”按钮,出现如图4-3所示的“打开”对话框。
用户可以单击左侧的文件夹以进入相应的位置;也可以在“查找范围”下拉列表框中选择文件夹。
在“文件类型”下拉列表框选择文件类型。
选定要打开的文档图标,单击“确定”按钮即打开该文档。
另外,使用Ctrl或Shift键可以同时选择多个文档进行打开。
(3)在Word工作时,会记下用户最近使用过的文件。
从“文件”下拉菜单的底部可以选择这些文件并打开。
Word记忆最近使用过的文件数量可以通过“工具”菜单中的“选项”命令进行更改。
在Word中允许打开多个文档,但只有一个是活动的(当前文档),以单击Windows任务栏中的图标可进行切换。
使用“窗口”菜单也可切换活动文档,并可拆分活动文档窗口。
3.文档的保存
因为用户所输入的文档都是临时保存在内存中,如果计算机突然断电或者系统发生意外而无法正常退出Word,那么这些内存中的信息就将全部丢失,所以应当及时地将文档保存到外存中。
保存文档的常用方法有以下两种。
(1)使用“文件”菜单的“保存”命令或者直接单击“常用”工具栏中的“保存”按钮(快捷键为Ctrl+S),可以将当前编辑的文档按原文件名保存到原文件夹。
若是新建文档,“保存”命令和“另存为”命令作用相同,会弹出如图4-4所示的“另存为”对话框。
在“保存位置”框中选择文件保存的磁盘和文件夹。
在“文件名”文本框中输入文件名。
单击“保存”按钮,则Word自动为文档添加上扩展名.DOC,将该文档保存为Word文档。
Word还允许用户将文档保存为其他格式,如网页、文档模板和XML格式等。
用户只需单击“保存类型”框右边的向下箭头,选择相应的类型即可。
按住Shift键,单击“文件”菜单的“全部保存”命令,可保存打开的全部文档。
(2)使用“文件”菜单的“另存为”命令,弹出如图4-4所示的“另存为”对话框,对于已有文档往往是为了备份,用户可以另起文件名,也可改变保存路径和类型。
另外,通过“工具”菜单的“选项”命令可更改Word文档自动保存的时间间隔和保存的文件位置,可以设置打开文件时的密码和修改文件时的密码等等。
4.关闭文档
关闭文档是指关闭用于编辑该文档的文档窗口和相应的内存工作区。
方法是:
选择“文件”→“关闭”菜单命令或单击右上角的“关闭窗口”按钮。
若编辑过的文档未保存,则弹出提示对话框,询问是否保存当前的文档或取消本次退出操作。
按住Shift键,单击“文件”菜单的“全部关闭”命令,可关闭打开的所有文档。
5.打印文档
在实际打印文档之前,可选择“文件”菜单的“打印预览”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮观察到打印效果。
选择“文件”菜单的“打印”菜单命令将弹出“打印”对话框,单击“确定”按钮即开始实际打印。
在打印前,可通过该对话框进行打印机类型、打印的页面范围、打印内容、打印的份数、缩放、手动双面打印等设置。
另外,单击“常用”工具栏中的“打印”按钮,将直接打印整个文档,不能进行打印机类型、打印的页面范围等设置。
4.2.3文档编辑
1.插入点的移动
编辑文档时,经常需要移动插入点。
在文档中移动插入点的方法很多,可以利用鼠标也可以利用键盘。
①利用鼠标移动插入点。
把I形光标移到新的位置,然后单击鼠标左键,就可以在文本区重新设置插入点。
②利用键盘移动插入点。
如表4-1所示,利用快捷键就可以快速移动插入点。
表4-1移动插入点的常用快捷键
按键
将光标定位到
↑
向上移动一行
↓
向下移动一行
←
向左移动一个字符或一个汉字
→
向右移动一个字符或一个汉字
Home
移到该行开头
End
移到该行末尾
PgUp
向上滚动一屏幕
PgDn
向下滚动一屏幕
Ctrl+Home
移到文档开头
Ctrl+End
移到文档末尾
Shift+F5
移到上一次修改处
F5或Ctrl+G
打开“查找和替换”对话框,可进行定位或查找、替换等操作
2.输入文本
在Word中输入文本只需简单地输入即可,但要注意以下输入技巧。
(1)Word有两种文本输入状态,即“插入”和“改写”。
“插入”状态是指状态栏中的“改写”指示为灰色,输入的文字插入到插入点位置,并且插入点后面的文字将自动后移。
“改写”状态是指状态栏中的“改写”指示为黑色,输入的文字将覆盖光标后的文字。
“插入”和“改写”状态的切换可以通过键盘上的Insert键或鼠标双击状态栏中的“改写”指示实现。
(2)记忆式键入功能。
如果启用这一功能,则当键入自动图文集(即一些经常重复使用的文字、符号或图形,如落款、问候语等)词条的前几个字符时,Word会显示屏幕提示,此时按回车键将输入该词条的余下部分。
可使用“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单的“自动图文集”命令,启用或关闭记忆式键入功能,或添加、删除自动图文集词条。
(3)特殊符号的插入。
若要输入键盘上没有的特殊符号(如§、△、せ、①、Ⅷ),则可以使用“插入”菜单的“符号”命令,也可使用输入法提供的软键盘。
(4)自动更正功能。
Word通常会自动更正用户输入时的一些常见错误,如将句首的he改为He,将seh改为she等。
可通过选择“工具”菜单的“自动更正选项”命令,来设置Word自动更正功能的特性。
(5)段落生成与合并。
输入文本时,按Enter键将生成一个段落。
Word文档的每个段落以一个段落标记(又称硬回车)符“
”结束,每个段落可以包含多行文本。
若删除此标记,则将把相邻两段合并为一段。
但如果在输入文本时按Shift+Enter键,则将输入换行符(又称软回车)“
”,使后续文本另起一行,并不分段,仍与上一行属于同一段落。
(6)插入文件。
选择“插入”菜单的“文件”命令,可将其他兼容文件(如.doc、.txt、.htm)的内容插入到当前文档的插入点位置。
3.文本的选定、复制、移动和删除
(1)选定文本
在Word中,许多操作要先选定文本,再操作,如删除、移动、复制等。
选定的文本按反白方式显示,即黑底白字,而不是标准的白底黑字。
选定文本可以使用鼠标或者键盘。
①用鼠标选定文本
选定一个单词或汉字时,双击该单词或汉字。
选定一个句子(相邻两个句号之间的部分)时,按住Ctrl键,再单击句子中的任意位置。
选定一行文本时,单击相应位置的选定栏。
而在选定栏中单击并拖动可选定多行文本。
选定一段文本时,可以用鼠标双击选定栏,也可以在该段内任意位置三击鼠标。
选定某一连续区域的文本时,从插入点开始拖动鼠标。
如果要选定的文本范围比较大,可先在要选定文本块的开始处单击,然后按住Shift键,再单击要选定块的末尾。
选定整个文档时,可以用鼠标在选定栏中三击,或按住Ctrl键同时单击选定栏。
选定某一矩形区域文本时,按住Alt键的同时拖动鼠标。
选定不连续区域文本时,先选定第一个文本区,然后在按下Ctrl键的同时使用鼠标再选定其他文本区。
选定一个大范围的连续区域文本时,为避免失误,可采用“扩展”选区方式。
即,先确定插入点,再激活“扩展”模式(双击状态栏上的“扩展”字样或按F8键),然后移动鼠标单击,则插入点到单击处的文本被选定。
再双击状态栏上的“扩展”字样或按F9键,则切换回正常状态。
②用键盘选定文本
要用键盘选定文本,先将插入点移到要选定的文本块处,再利用表4-2中的按键进行选定,其中按住Shift键并按方向键则可将选定范围从插入点扩展至某一处。
表4-2使用键盘选定文本
按键
功能
Shift+←
选定插入点左边的一个字符
Shift+→
选定插入点右边的一个字符
Shift+↑
选定上一行
Shift+↓
选定下一行
Shift+Home
由插入点位置选定至该行的开头
Shift+End
由插入点位置选定至该行的末尾
Ctrl+Shift+↑
到段首
Ctrl+Shift+↓
到段尾
Ctrl+Shift+Home
到文档开头
Ctrl+Shift+End
到文档结束
Ctrl+A
选定整个文档
单击选定区域外的任何区域或按键盘上的任意方向键可取消选定。
(2)复制和移动文本
复制和移动文本的常用方法有拖曳法和粘贴法。
①拖曳法:
首先要选定文本,然后将鼠标指针移到选定的文本上,按住鼠标左键拖动可实现选定文本的移动。
若拖动的同时按住Ctrl键,即可实现文本的复制。
也可以使用鼠标右键拖动。
拖曳法适合在短距离内的复制或移动文本。
②粘贴法:
Word的“编辑”菜单有“剪切”、“复制”和“粘贴”等命令,其用法与Windows相似。
首先,通过“剪切”(或“复制”)命令将选定的文本删除并放入剪贴板(或复制到剪贴板),然后单击“粘贴”命令完成选定文本的移动(或复制)。
也可以使用“常用”工具栏中的“剪切”、“复制”和“粘贴”按钮,对应的快捷键依次为Ctrl+X,Ctrl+C、Ctrl+V。
剪贴板既是指Windows的剪贴板,也是指Office的剪贴板,所以可以在Office文档内或者文档间以及不同应用程序文档间进行文本的复制与移动。
(3)删除文本
若要删除几个文字,可将插入点定位后,用Delete键删除插入点后面的字符或用Backspace键删除插入点前面的字符。
若删除大段文字,则先选中这些文字,然后用Delete键删除即可。
(4)重复、撤消和恢复文本
①重复:
在输入文本或者对文档进行编辑的过程中,如果要重复刚进行的操作(如文字输入、删除等),可选择“编辑”菜单中的“重复键入”命令或者按Ctrl+Y键即可。
②撤消:
在用户编辑文档时,Word自动记下了用户的每步编辑操作。
当用户想撤销操作时,可选择“编辑”菜单中的“撤消”命令(或单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮或按Ctrl+Z键)撤消最后一步操作。
若想撤消最近进行的多次操作,则单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮右边的下三角按钮,从弹出的下拉列表中选择要撤消的操作。
③恢复:
可以恢复被撤消的操作。
只有当用户执行了“撤消”命令后,才可使用“编辑”菜单中的“恢复”命令或“常用”工具栏中的“恢复”按钮进行恢复(快捷键为Ctrl+Y)。
4.查找和替换
在文字处理软件中,查找和替换是经常使用、效率很高的编辑功能。
根据输入的要查找或替换的内容,系统可自动地在规定的范围或全文内查找或替换。
查找或替换不但可以作用于文字,也可作用于格式、特殊字符、通配符等。
①查找:
将插入点定位于文档的开始处,选择“编辑”菜单中的“查找”命令或按Ctrl+F键,弹出“查找和替换”对话框,在“查找内容”框中输入要查找的文本,单击“查找下一处”按钮开始查找。
在查找过程中用户可对每个找到的文本进行操作。
单击对话框中的“高级”按钮,可随意设置搜索选项,可以选择要查找的格式或特殊字符。
②替换:
将插入点定位于文档的开始处,选择“编辑”菜单中的“替换”命令或按Ctrl+H键,在“查找内容”框中输入要查找的内容,在“替换为”框中输入新文本,如图4-5所示,单击“查找下一处”按钮,则开始查找,找到指定内容后,可选择要不要替换成新文本。
若单击“全部替换”按钮,Word将不再显示每一处查找到的位置,而是自动将所有找到的文本替换为新文本。
4.2.4文档的
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