创业超市后台操作手册.docx

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创业超市后台操作手册

目录：

一、后台职责

1、后台定义

后台定义：

创业超市目前具有营销、领班、收银、人事、外宣五大部门，后台部门指的就是营销部。

后台部门的职责包括订货、进价谈判、收货、录货、退货、定价、数据备份、货物销售情况总结及商家结账等。

2、后台具体职责

（1）采购收货定价：

由领班、导购、收银、外宣协助制定货物的采购采购计划，并进行货物的采购及定价。

（2）商品售卖情况检查：

定期、不定期地查看商品的售卖情况、缺货情况、了解各种商品的保质期等。

对于需要退货的，则需要提前通知供货商，进行退货处理。

自购商品应提前列好清单交予学生助理进行采购安排。

（3）评估特价商品：

为了保证特价商品的定价是合理的，需要每天查看特价商品的售卖状况，并同时对特价商品做相应的评估。

（4）商家结账：

定期、不定期地清理供货商的相关单据，分类存档；保存好存单，并保证没有有随意涂改、伪造、丢失存单现象，为每月结账做好准备。

（5）平时任务交接：

后台人员之间上下班必须交接任务，做好工作登记，保证工作的延续开展。

除上课以外原则上不得请假，有事要说明并自己找好换班人员，后台有严重违纪者报学生处，并严肃处理。

（6）数据录入及修改：

商品进货时按照规范的操作流程进行数据的录入，进行调价、退货等操作时进行数据的修改，并登记自己的操作情况。

（7）日结及数据备份：

每天22点做好日结工作，备份日结数据，查看每日商品销售情况，结算小票交由收银负责人进行日结核对。

二、后台职员职责分工

1、后台职员权限分配管理

后台主要权限包括以下四个方面：

（1）删单和审核单据：

a.负责人：

店长

b.由于操作失误，进行“空进空退”来纠正错误，只有店长才有此权。

c.删单之前必须说明缘由，以保证删单后对系统数据没有影响。

d.其他超市职员不得有此权利。

（2）修改和建立商品档案：

a.负责人：

李光英

b.收货时有新品只能由该项负责人建档并录入，建档必须按照此规格“品牌+具体商品名称+规格+货号”。

c.负责人只能对命名有误的档案进行修改，或者完善档案。

d.除管理员其他人修改必须经过负责人同意审核。

（3）捆绑和促销：

a.负责人：

魏沁洲

b.负责卖场所有有“母条码”和“子条码”的商品组合，严格按照组合捆绑的规则捆绑。

c.对商家需要做特价或者“拉式促销”的产品进行特价促销，形式有“超量d.促销，时段促销，定量促销等”同时负责促销各项细则，对促销产品进行跟踪和利润分析，并作出总结。

e.除管理员外其他人操作必须经过负责人同意审核。

（4）调价：

a.负责人：

王敏魏沁洲

b.根据商家提前15天送来的合理调价单，对商品进行调价。

c.对自购或者上海文具等的部分商品价格不稳定的降价和提价，可以进行调价。

调价必须在备注项写明原因。

d.除管理员外其他人操作必须经过负责人同意审核。

（5）数据备份

a.负责人：

当日日结人员

b.每天进行数据备份，保存数据备份文件；

c.备份数据前检查数据是否存在数据异常，如有数据异常则应立即向上级进行反映，妥善解决对应问题；

d.至少保留最近一个星期的备份数据，每个月的盘点数据都需要进行保存，每个月至少保留一个文件的备份数据；

e.数据容量超出磁盘的容量时，应选择需要的文件进行刻盘，刻录的光盘贴上说明标签，并妥善保存记录在案。

注：

每项操作必须规范，做好备注或登记，写明原因，保证操作的规范性和正确性。

2、后台职员机动小组

（1）销售组：

（2）后勤组：

（3）结算组：

注：

人员按照工作任务多少进行分配

三、后台业务流程

1、采购收货管理操作流程

其具体的流程如下图，图1：

图1采购收货管理操作流程图

步骤一操作说明、要求及要领：

（1）超市后台职员收货必须参及，领班和导购协助。

保证一个商家收货过程至少三人参及。

（2）收货注意商品有无损坏是否有质量问题和保质期问题，核对实物及送货单据上的数量。

对于超市日常销售缓慢的货物，要尽量少收或不收，销售到一定时再定；对于超市卖场或仓库囤积有货物的，将根据实际情况确定是否收取货物或收取多少；

（3）有无本超市处于滞销状态的商品（如猪蹄、鸡腿等），如有，则应视超市库存和销售情况适量收取，切勿照单全收。

（4）单据更改或单据修改必须保证红色和白色两张单据凭证处理一致，并由后台人员和商家签字。

（5）点货结束确保无误，严格由后台职员，领班，等三人签字，有后台职员盖章处理，并进行录制。

步骤二操作说明、要求及要领：

（1）在收货之前根据最新更换的商家退货信息登记表，从三仓库找到退货商品，根据商品录入系统审核，打印后由商家签字。

（2）对于超市日常销售缓慢的货物，要尽量少收或不收，销售到一定时再定；对于超市卖场或仓库囤积有货物的，将根据实际情况确定是否收取货物或收取多少；

（3）退货保证退完，数量退准确，商品退对商家。

注意：

如要退货，打印出来的退货单必须让商家业务员或送货员签字（红色单据给商家，白色单据留作依据）。

步骤三操作说明、要求及要领：

（1）单据处理有两种，第一，换单。

盖好验收章的原始白单给商家，红单留由后台人员录货。

第二，直接录制，核对打印单据数量和金额及原始单，如一致则保存审核单据，处理打印单红单签字盖章给商家。

（2）收录商品过程中有如下情况：

a.新品：

食品必须商家递交该商品质检报告书经过店长批准方可录制，日用，日化等系列商品视情况而定，但必须做好每天的新品登记。

b.价格调整：

商家提前15天递交调价单，调价单必须盖有公司鲜章，方可调价。

c.换货：

条码一对一，数量相等。

d.赠品必须入库，采购录货是录为赠品。

e.两张单据金额，数量，改动，金额大小写，签字（三人），盖章要处理一致，处理完成及时放到对应商家袋子，未处理的单独放置。

（3）录货规则：

a．收货单据（一式两份）：

在收货单据上，如果有未收的或没有全部收的货物，在相应处签上自己的名字（有相应金额变动的，也对应改变）。

b．金额：

金额必须同时有小写和大写（例如：

合计：

185.00元大写：

壹佰捌拾伍元整）

注意：

金额的书写规则，例如￥185.40元大写：

壹佰捌拾伍元四角整；￥185.45元大写：

壹佰捌拾伍元四角伍分

c.签字：

在收货单据上附上“款未付收货人：

王XX魏XX李XX”

注意：

必须三个人签字确认

d.盖章：

在所签的名字上盖上“商品已验收”章，切勿盖在金额上；如果商品已经录入系统，在单据上盖上“商品已录入”章。

如果商品未录入系统则不得盖录入章（录入章不得盖在商品上）。

e.单据：

超市实行换单制度，即供货商送货时，若在商品未录入之前商家就要离开，此时超市要留两联送货单中的“红单”，而商家只能带走已签字盖章的另一联。

反之，若已经录完货且两联录货单据也打印出来，则应在打印出来的红联单据上写上“款未付，换单人：

范XX（后台人员）”。

（备注：

在已经审核单子之后，除了红色或留作依据的单子之外，另一张送货单上可盖作废章；如没有红色单据，则不得盖作废章）

（4）样品录完后打印价签，放回卖场，值班领班方可安排人上货或者放置仓库。

2、零售管理

（1）捆绑：

由于商品有成分数量，为方便销售，保证库存正确，回馈顾客，把商品成分小条码及大条码做捆绑。

（如：

牛奶）

（2）促销价

a.特价：

出现特价的情况：

第一，商家主动供应特价。

第二，有特殊节庆或宣传需求，吸引顾客由店长和后台人员及商家协商。

注意：

商品特价，卖场已有该商品应以卖场商品数量进行补差，手写补差单或打印扣补单，单据必须由商家签字。

特价商品设置细则如下：

原此商品的进价（商品的原进价）及现此商品的进价差额（差额幅度比较大，现售价将低于原进价，即做特价）。

在此情况下我们制作补差价单，补差价单上应注明：

商家名称、商品（条码、品名等）、原进价、现进价、库存、应补差价金额、制单人签字、商家确认签字、日期；最后将补差价单放入对应商家的档案袋里。

计算方法：

（原此商品的进价-现此商品的进价）×现有库存

b.组合促销：

为达到吸引顾客，提高销售量，把两种商品进行捆绑组合销售，促销形式如上。

3、系统管理

（1）每人上班必须使用自己的操作号。

（2）不得对系统进行不规则的设置和改动。

（3）遇到系统故障和系统漏洞及时向店长反映，并及时联系软件公司的负责人。

（4）审核后的单据不得重复打印，遇到特殊情况及重新打印必须经过店长同意批准。

（5）做好电脑清洁和系统数据备份，并按规定每周对备份数据进行刻录。

4、结算管理

（1）结账方式：

月结

（2）结账时间：

每月二十五日（如果二十五日为周末，则结账时间顺延至下周星期一；如遇其他特殊情况需提前或延后结账时，后台人员应负责通知商家）

a.结账前准备

b.若结账时间因具体情况需改变，则至少提前一周打电话通知商家，务必准确无误；

c.至少提前一周开始及值班经理一起全面清理卖场中的临期、过期或滞销商品等，方便结账时退货；

d.至少提前一周开始整理商家的送货单据（对照管理系统中结算管理），查找其中有出入的地方（如单据放错了商家、遗失单据、处理不到位等情况），提前解决，并登记在《XX月商家结算单》里，保证结账顺利进行

e.结账时依据整理的结算单来判断该商家此次的结账金额，余下多少（不能一次性结完）。

（3）分别查看和核算每个商家每月结算的金额。

（4）结算后，整理结算单，统计最终结算金额。

四、后台职员培训及考核方案

1、选拔及培训

（1）向超市全体员工招聘，条件：

必须熟悉商品，熟练操作收银通过收银考核，熟悉后台基本业务知识，对后台工作充满热情，原则上能保证在后台工作一年以上。

（2）对报名人员进行培训，并安排一个周的学习时间，一周后进行书面面试和上机操作综合面试。

（3）通过面试有半个月的实习期，在此期间由老后台带领新后台上班，并进行相应培训。

一月后由店长以及指导老师考核。

2、考核

（1）采取末位淘汰制对后台人员业务素质的考核。

（2）对表现优秀的职员，采取公平，公正的原则推选“超市之星”

五、其它

1、盘点：

（1）盘点之前，做好盘点准备，提前打印日毛利汇总。

后台人员积极参及盘点。

盘点流程如下图2，日结流程图：

图2日结流程图

（2）日结流程：

a.“收银对账”。

点击“收银对账”，把一天的卖场销售情况记录在日结本上（如人民币：

4000元刷卡：

XXX应收款：

XXX购物券：

XXX等合计：

XXX）。

b.“日结”。

点击“日结”，出现日结界面，然后依次点击“数据日结”，再点击“是”，直到出现“数据日结已成功，请保存参数”，然后再点击“保存参数”，最后关闭该界面。

c.“备份”。

点击“数据库备份”，然后在出现的界面上点击“立即备份”，直到出现“数据备份已成功的界面”，然后方可关闭系统，关闭计算机。

每周对备份数据进行刻盘。

（3）后台盘点流程，如图3，后台盘点流程图：

图3后台盘点操作流程图

（4）流程说明：

a.定制盘点计划，确定盘点范围；

b.盘点前结束所有的业务单据、停止出入库并进行日结；

c.盘点号申请，生成新盘点批号、备份盘点库的库存并约定盘点的范围；

d.手工抄单盘点或用盘点机盘点；

e.盘点结束后，将盘点结果录入或导入“存货盘点单”中，存货盘点单保存后立即生效，结果可在盘点汇总报表中查询。

f.查看盘点汇总报表和盘点差异报表，查找差异原因，看是否有遗漏或错误，如果有，补存货盘点单；如果没有，进行差异处理；

g.在盘点差异处理中对备份库存及实际盘点数量进行比较，得出盈亏数量及盈亏金额，并决定是否用盘点差异更新库存。

h.盘点差异处理单审核后，库存改变（若选择“修改库存”），盘点批号状态为关闭，不允许新的录入选择这一批号，系统删除当前盘点批号对应的备份库存。

2、超市活动

后台全体人员积极参及超市9月迎新工作，运动会场外工作，店庆活动等。

3、例会制度

后台例会制度：

（1）后台例会时间：

每周的星期天晚上8点。

（2）后台例会地点：

创业超市三楼办公室

（3）简要后台例会制度：

a.每位后台人员不得无故缺席，如有特殊原因，必须附上创业超市请假条，由后台组长处理。

b.会议主持人轮流当班，在会议之前把会议内容发给各人员。

c.各人员必须认真做好会议准备，做工作汇报，提出自己的问题并且附上自己的解决方案，以供大家讨论。

d.会议期间，各人员必须认真做好会议记录，会后认真执行。