档案鉴定流程纲要.docx
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档案鉴定流程纲要
档案判定流程
_____________________________________
档案归档整理流程
一、采集
采集工作作为档案管理的第一个步骤,因为波及到最后档案的归
档的齐备完好和有效利用,目前将其区分为两个步骤:
文件判断和确
按限时。
1、文件判断。
文件判断主假如关于现有文件的归档范围进行确
定,第一需要与各单位进行交流和深入调研,依据实质状况划定合理的归档范围。
2、限时限时。
依据文件的使用频次,重要程度等区分对应的保
管限时,依据不同的保存限时进行相应的管理,主要表此刻年度判定
和保存限时到期后的销毁工作上。
二、分类
归档文件范围和保存限时表上关于各种档案进行了仔细的区分,应比较表格关于采集文件进行类其余区分。
三、编制页码
注意编制页码的时候不漏页、不重页,模卷封面、卷内目录、备考表不编页码,卷内文件在右上角开始标号,从“001”开始,遇有正反双面在反页左上角标出。
四、装订
用不锈钢钉逐件装订或许组卷装订,防止生锈腐化文件。
五、排序
关于同一类其余文件依照时间的先后次序摆列。
六、档号表记
关于摆列好的文件挨次标出档号,做到不重复,不停号,保持档
案编号的自然连续性。
七、著录
著录是指对档案内容和形式特色进行剖析、选择和记录的过程,著录是为了知足检索查找供给利用的需要。
八、装盒
即同“组卷”,将拥有同样联系的文件搁置在同一盒子里,关于模卷(盒子)进行编号。
模卷除包含摆列好的文件外还应包含模卷封面和备考表,模卷封面反应文件内容,备考表则关于模卷组卷状况进行说明,包含模卷包内容,平时使用、改正状况,组卷时间,组卷人和审察人等。
模卷封面置于文件前方,备考表置于文件以后,两者不进行页码的表记。
九、打印目录
包含卷内文件目录和模卷目录,注意依照文件的保存限时进行区分汇总。
十、编制检索工具
关于准备好的各种目录进行整理,编制目录汇总表,供给平时利
用。
档案归档整理流程图
收集采集应归档的文件资料齐备完好
归档判断
确按限时
分类
编制页码
装订
排序
盖档号章
电脑著录
装盒排架
打印目录
编制检索
工具
判断文件能否归档
依照归档范围,慎决
定文件去留
确定归档文件的保存限时
正确客观
年度一机构(问题或文号)
分类方法科学、合用,
一限时
保持相对稳固
只编没有页码的部分
不空号、不漏号
用不锈钢钉或线单“件”
便于保存利用
装订
如限时—机构—时间三个
次序相对固定
层次摆列
在每一“件”的上方空白
清楚、正直,件号不
重、正确
处盖档号章
有关的的信息录入专用的
录入的内容尽可能详尽、
正确
档案管理软件
按件号次序装盒、上架
不同保存限时,不同机构
的不要装入同一盒
归档文件目录一式两份
分保存限时按件号顺
序打印归档文件目录
写归档说明、装订成档案
目录封面、背脊上的
项目要填写完好
档案管理工作流程
一、档案的采集
档案室依照《中华人民共和国档案法》、《国有公司文件资料归档范围》经过接收和搜集等方法,获得和累积档案,实现档案的集中一致管理。
二、档案整理
档案整理工作就是经过对档案的分类、组合、摆列、编目,使档案由无序变有序的过程。
也就是使档案化凌乱为系统的过程。
我公司档案管理工作的内容,按工作程序可分为区分全宗、全宗内档案分类、立卷、模卷的摆列、模卷目录的编制等等。
三、档案的判定
档案的判定工作是档案人员要以正确的看法和方法,充足认识档案的利用价值,区分档案不同的保存价值。
也就是说经过对档案利用价值的认识,考虑其要不要保存,保存多久时间。
档案的判定工作主要包含:
㈠依照国家档案管理有关规定,拟订档案保存限时表。
㈡确定需要保存的档案,并区分保存限时。
㈢按期审察超出保存限时的档案,对确无保存价值的,经过规定的同意手续,予以销毁。
㈣档案判定的组织管理工作。
㈤对历史档案鉴识其真伪。
四、档案的保存
档案的保存工作是依据档案不同放入制成资料,分别采纳相应的科学寄存和安全防备等举措,尽量延伸其寿命的一项工作。
保存工作的内容分为库房管理、流动中的安全防备和各种特意技术等三方面。
五、档案的检索
档案检索是档案室对档案信息进行加工、储存,并依照利用者的特定需求查找档案的全过程。
检索工作的内容包含:
一是经过著录标引,编制检索工具,成立检索系统;二是针对利用者的需求,用手工或现代化管理手段等方式查出所需档案或线索。
六、档案的编研
档案的编研是以室藏档案资料为主要物质对象,以主动供给或报道档案信息内容为主要目的,在深入研究的基础上,环绕着必定的题目范围,对偶档案文件进行采集、挑选和不同性质、不同层次的加工,使之转变成为不同形式的第一版物,供需求者利用。
七、档案的供给利用
档案供给利用是经过必定的方式、方法,直接供给档案资料和档案信息为不连沟煤业公司各方面工作服务。
八、档案的统计
档案的统计工作使用表册、数字的形式,对档案和档案工作现象的数目关系进行检查、整理、剖析和研究,进而揭露其发展过程,现象及其一般规律的一项工作。
档案统计工作包含两个方面:
一是档案实体状况及其管理活动的统计;二是对档案事业组织与管理状况的统计。
档案判定工作程序剖析
广西民族学院管理学院何致武
[纲要]本文经过剖析档案判定程序的目的与程序形成的关系,论述档
案判定程序的内容、标准等问题,提出档案判定程序的内容应当是详细的,不该当是模糊的;各详细的判定程序内容也不是同样的。
[要点词]档案判定程序标准
档案判定是档案工:
作的重要环节,判定质量的高低影响着档案工作的兴衰与发展,高质量判定的实现是以规范的操作程序为前提的,规范的判定程序,一致的判定质量标准,是判定质量得以有效提升的保证;无标准的判定,只会致使低水平的劳动重复,造成人力、物力的极大浪费。
所以,展开对判定操作程序的研究,规范判定操作程序的内容与标准,关于判定工作的健康发展无疑是一种有利的推进。
一、判定程序是由判定目的决定的
档案判定程序的形成不是平白无故的,它是人们为解决必定的判定目的而出现的,特定的判定目的形成特定的判定程序;判定目的是判定流程形成的根本源因。
人们要达到必定的判定目的,一定在实践中反
复试试各种判定的步骤与方法,一旦某种步骤方法最后使目的实现,这类步骤方法,人们便称之为程序。
判定程序的形成与判定目的的密切联系,使我们认识到要研究档案的判定程序,必先研究人们判定档案的目的。
人们判定档案的目的常常比较复杂,林林总总多种多样是判定目的的形式特色,目的的主观梦想性,是它的内容特色;主观梦想的抽象以及内容变化的任意,令人们不简单区分目的之间所存在的差异,进而影响了人们对它的科学分类。
可是,任何事物都不是孤立的,事物的联系性使我们看到,目的与目的拥有者之间是密切相连的,目的与目的拥有者的不行分,使我们找到了区分判定目的的切人点,这就是从目的拥有者人手,对档案判定的目的进行分类。
从档案工作所波及的人群集体看,档案判定目的拥有者能够区分为四大类,即:
文件形成者,档案室工作者,档案馆工作者,档案利用者四大集体。
在四大集体中,文件形成者集体的判定最为重要,它是各大类集体判定的基础。
而不论哪一类集体,他们的判定都可能波及文件形成资料的价值问题,文件形成时间的判定问题,文件内容真切的判定问题,应当认可这类波及的要点、深度常常是各不同样的。
二、判定程序与标准应当是明确详细的
经过以上剖析,我们得出档案判定目的拥有者可分为四大集体的结论;当我们把这些集体放到档案工作流程中去察看时,就会发现,四大集体实质上分别处在档案工作的四个阶段中,这就是:
文件形成阶
段、档案室阶段、档案馆阶段、档案利用阶段;所以,把这些判定目的称之为:
文件形成阶段的判定、档案室阶段的判定、档案馆阶段的判定、档案利用阶段的判定,是恰到好处的。
四个阶段的判定目的、标准是不同样的,为实现各自的目的和标准而形成的判定工作流程也不是同样的。
我们不可以认同这样一种看法:
即以为档案工作各阶段判定的标准和要求“不行能特别仔细切实”,“只好是非唯一性或灰色性的好坏标准”;比方什么重要的、次要的,一般的模糊标准,”标准模糊必定致使模糊操作,所谓模糊操作,其实就是无标准操作,这类操作只好是各自进行盲目进行,模糊操作造成判定工作的重复常常不行防止。
所以,坚持科学态度,切实仔细的区分判定程序关于提升档案判定的质量特别重要。
同一份内容不变的档案,放在机关文书档案采集工作人员眼前和放在档案馆工作人员眼前所依照的判定标准
都是不同样的。
机关工作人员所依照的判定标准,主假如看文件内容与自己工作职能的关系,职能标准是机关工作人员的判定标准;而在档案馆,档案工作人员则要看档案内容与本馆管辖范围的机关或个人的关系程度这类关系,不单是机关职能方面的问题,还有与当地域历史相貌关系程度的大小问题,就民众集体与个人档案而言,档案馆判定它们的依照是档案内容与当地域历史相貌的关系大小;个人档案与当地域历史相貌的关系未必都重要,所以好多有价值的个人档案,实质上并无收进档案馆里;可是,我们不可以以为凡进馆的就是有价值的,没进馆的就是没有价值的。
有些档案之所以没有进馆,完好取决于档案馆珍藏的目的,取决于它珍藏的范围和对象。
而模糊标准则不
能区分些明确的限制,其果必定致有文必档,好多无用的西
就会充塞档案房。
档案利用者定利用档案,其准也特别明确,
完好从利用者自己的利用目的出去权衡档案的价;种定,也
不是用能准或模糊准所能归纳的,是因个人利用档案有
其实不与自己的工作能有关。
所以,不同的定段,人所持的
定准和原都是互相区分极不同样的。
明确种和不明确种
,于档案定量的提升其果都是不一的。
机关工作人在承各种详细工作的程中要文件行采集、整理,此中,定和采集与自己工作有关的文件是工作承者达成好本工作的前提,在里,哪一份文件与他的工作有关,哪一份没关,承人特别清楚,工作任要求他,在程中采集好每一份与本工作有关的文件,里的定准特别明确,不存在什么模糊。
事情承束,文件文件形成者的整理集中到档案室,档案室的工作人,因不是承者,他不行能像承人⋯—,再一,一地文件行重复定,同道理,档案室上交档案
的档案,档案的工作人也不行能,更没有个能力,再一,一地去定它。
所以,所模糊定,和由此而致的重复定其实不存在倡其展的客依照。
但是,任何社会念的出,都与客存在有着宽泛的系;模糊
定也不例外,期手工操作的管理是生种点的基石。
在
原始粗放的劳动管理中,因为技术与市场的不行熟,市场对产质量量的要求不高,管理者对产品制作工艺的改造与投资动力不足,在这样的劳动条件下,产品制作的劳动管理,只好逗留在人治为主的阶段上,人治管理,对产品生产每一阶段,每一工艺的质量要求都因人而异,
产质量量标准表现的是劳动管理者的个人价值观,在A工艺阶段,A管理者认同了的,到B工艺阶段,B管理者其实不必定认同,这样,劳动者就得频频返工,劳动管理者的不同价值观,是造成重复性劳动的主要社会本源之一;跟着生产技术条件的进步,产品制作过程渐渐规范化,生产规范化所带来的巨大效益惹起厂众多投资者的注意,生产过程的规范化加剧了产品价钱的竞争与市场的竞争。
竞争推进着投资者更关注产品工艺流程研究的变化,现代技术生产线的出现,令人们更为关怀和研究自己产品生产的技术和流程问题,产品生产过程的程序化、标准化使产品制作过程简单化成为人们关注的热门。
原始无标准的重复劳动跟着劳动标准化确实立,将渐渐退出历史舞台。
可见,
生产技术的落伍是重复劳动出现的重要原由。
生产技术的发展,促进生产者不停地侧再生产工艺的改造,创新。
简单粗放的生产工艺流程,将被不停发展变化的复杂工艺流程所代替。
劳动管理者假如关于劳动全过程缺少认识,关于产品需求者的要求缺少认识,关于科学技术缺少认识,就会致使对产品制作过程的无知,劳动管理中的频频折腾就不行防止。
档案界档案判定理论研究的滞后,与这类落伍的劳动管理不没关系。
理论研究所提出的判定原则、标准一大堆,条条都重要,条条都要履行,而详细哪一条在哪一阶段履行,如何履行,人们极少
关注它,档案工作人员在实质操作中面对一大堆原则不知从何做起,
不知所措;有文章责备这类“档案判定理论缺少可操作性”“提及来清楚,干起来糊涂”②实质上揭露了在这类落伍管理方式上所归纳出来的滞后理论的要害。
在判定工作中,权衡文件、档案的价值标准都是详细不是模糊的。
在文件形成阶段,文件的真切性、有效性、合法性与机关工作职能的有关性是人们权衡文件能否拥有价值的重要标准,在档案室,权衡档案的价值,就要从档案可否反应和保护整个机关工作职能的基本相貌来判断;它不行能也不可以够又去研究文件与详细工作过程中的关系问
题,在档案馆,权衡档案的价值,则从当地域的历史相貌来看问题,看看所保存的档案与整个地域历史相貌的关系,这是在档案馆权衡档案价值的重要标准,其余宏观判定、年纪判定都要听从于这个标准。
一个档案馆假如连当地的档案都保存不好,却要去保存别地他人已不要的档案,这岂不是天下奇闻吗?
可见,不同阶段的判定,它的判定日的、判定标准、判定流程都是明确详细互相区分,不是模糊或同样的。
有基于此,我们对判定每一阶段的详细内容应当仔细地赐予剖析。
三、各阶段判定程序和标准的内容
1、文件形成阶段的判定目的、标准、程序
在文件形成阶段,严格地讲,这里研究的不是档案的判定,而是文件的判定。
主假如区分文件与非文件的问题,区分文件的有无价值问题。
什么是文件的价值?
用主客体关系来说明文件的价值,在逻辑关系上,因为判断的前提不同,简单造成错觉。
就主体而言,文件产生的自己实质上已说了然主体对客体的需求关系,关于主体,因为文件有价值它才产生,无需再说明它的有无价值问题。
所以,用这样的判断来区分详细文件的价值,明显不可以自作掩饰。
因为文件形成和文件归档各自判断的前提不同。
在文件形成阶段,判定权衡文件的价值,不是从保存文件的角度去判断的,而是从工作的角度去判断的,目的是解决工作中的问题;在这里不联合文件形成者所肩负的工作职能去观察,走开判定目的拥有者所处的工作职能来讨论文件的价值和判定文件
价值的原则、标准。
就不行能得出符合实质的结论。
判定目的拥有者与自己所处的工作环境不行分,文件形成者的价值标准与自己所肩负的工作任务不行分;文件形成者制发文件、接收文件考虑的是文件内容与自己工作职能的有关性、有效性、合法性问题。
有关性主假如观察文件记录的内容与自己所肩负工作任务的关系性、与肩负工作任务没关的,或许关系不大的,一般都没多大价值,其实不予受理。
有关系的文件,文件形成者则进一步审察它的有效性问题。
有效性包含:
文件内容的真切性,文件内容、文件制作的合法性,电子文件则审察它的运转环境以及运转的安全性等。
至于文件能否留给档案室或档案
馆,或往后要给他人利用阅览,那都不是他们主要的考虑范围。
由此,我们得出结论:
文件在文件形成阶段的判定目的,其实是为了实现
和达成文件形成者所肩负的工作任务,审察文件的有关性、有效性是文件形成者在这一阶段判定文件的主要标准。
审察文件的程序:
第一步是看文件内容与自己所肩负工作职能的关系,第二步是看文件的有效性,这此中包含:
(1)文件内容记录的真切性;
(2)文件制作程序的合法性;(3)文件内容的合法性;(4)电子文件运转的技术有效性、安全性问题。
总之,有关性、有效性(包含真切性、合法性与安全性)是文件形成者在文件形成判定中,最为关注的问题。
2.档案室阶段判定的目的、标准、程序
文件办理完成后,接着就要进入档案室,档案室判定文件的要点,由
于文件在形成过程中,文件形成者已对其有关性、合法性、真切性进
行了判定,文件送到档案室,档案室工作人员则不行能也没有必需又
要去重复文件形成者的劳动,对文件一份份地进行判定;他们进行的
判定是就一组文件与机关职能的有关性、真切性、合法性进行整体性
判定,这类整体性判定主假如检查文件的完好程度,能否属于归档范
围,保存限时区分能否正确,自然,也考虑文件的真切、合法与机关
职能的有关性问题,但那是从整个机关的角度对一组文件进行判定,
考虑的是这一组文件的整体与整个机关工作职能的全貌关系问题,维
护与保持整个机关工作的历史全貌是机关档案室工作人员的根本任
务,其详细要求是区分归档与不归档的文件,掌握不归档文件这一条线,将不归档文件挡在档案室的门外,同时,对归档文件进行保存期
限的区分。
判定工作的要点,是观察整个事件与这组文件的比配问题,看整个事件的文件内容能否真切地反应了本单位的历史相貌,它与文件的形成者的差异是,文件形成者仅从自己的工作职能考虑文件的真切与合法性,而档案室则从整个单位的角度考虑文件的真切与合法
性,他们不考虑一份文件终究会不会形成档案,而是考虑一组文件在本机关职能工作中的地点,进而考虑它的价值轻重,区分它的保存限时。
所以,文件形成者与档案保存者对’文件的判定目的是不同样的,而档案室作为档案保存者,他侧重考虑的是整个机关的历史相貌,而不是一份份文件的详细形成。
在文件形成者那边,某一份文件他或许以为是重要的,但在档案室,就整个机关、——组文件反应整个历史事件而言,这份文件或许就没有价值,因此它不属归档范围,也没有必需去保存它。
至于档案保存到一准时间后,要移交给档案馆保存,要对移交的档案所进行的判定,在档案室这个工作阶段不是它的工作要点,而应归入档案馆判定工作的要点。
归纳起来,档案室判定的目的是为了保护和保持档案内容反应本机关的历史相貌,本机关文件的
归档与不归档范围是它的判定标准,它的判定程序是:
(1)区分归档与不归档范围;
(2)区分保存限时;(3)依照档案馆的规划移交一部分档案给档案馆。
3、档案馆的判定的目的、标准、程序
各级各种档案在档案室保存十、二十年后才归人档案馆保存,可见,
此时档案馆对档案的判定应当完好不同于档案室,档案室考虑的是本单位历史相貌的保护问题,考虑的着要点是目前工作形成的档案与本单位历史相貌的关系问题。
而在档案馆因为档案进馆时,档案内容所发生的事件已经经过了10年以上漫长的光阴,档案馆判定档案,其要点则不行能去考虑当时所发生的历史事件问题,而是从整个历史发展的角度去考虑如何反应当地域的历史记忆问题,这时判定者考虑的是档案的种类、档案的成分与反应整个地域历史相貌关系的大小问题;而不是也不行能去观察这一组文件能否真切反应哪个机关的职能
问题。
档案开放判定,档案销毁判定,这些判定的标准也是从整个档
案馆的角度去考虑的,他们判定所掌握的标准,主要不是档案内容是
否反应哪个单位职能的问题,而是从整个地域看一批文件在整个地域
的历史发展中所起的作用。
所以进行这些判定,不行能一份份、一卷
卷地进行,只好从目录上,大概地有要点地进行。
所以,档案馆判定
的程序,第一步第一是从整个地域出发确定自己的进馆档案的范围,
第二步是把这个方案落实到各个机关和个人,而后时间一到,逐渐地
把档案收进档案馆,各个机关档案室在这里只充任被动角色,有的机
关其实不必定被列入收进的范围;第三步是档案开放的判定,第四步是
档案的销毁判定。
第五步是对期满档案、重复档案的判定。
③
4、档案利用判定的目的、标准、程序
档案利用者的范围比较宽泛,有本单位利用者,有社会利用者,本单
位利用者对档案的判定,以上已经论及,在此主要议论社会利用者的问题。
档案的最先形成是由一个单位或个体的工作需要而产生的,它记录的是这个单位或个体的工作历史,是为这个单位或个体的工作服务的。
它在形成之初,其实不考虑什么社会利用者的需求问题;所以,走开这个单位的工作职能或个体的实践活动去纯真考虑社会的利用
和其余要素,常常会使档案的判定目的偏离正确的轨道。
比如一些单位,为逢迎上司领导的检查,“数年发文从不留稿本(定稿),为了欺骗档案升级活动中的高分,竟假造稿本,抄复印件、审批、签发文等;某要点工程查收没有隐蔽工程施工记录和施工改正记录,未获经过,
有关工程技术人员竟故弄玄虚,凭空捏造,任意假造了一套施工记录和改正图纸,再次交托查收,结果获取经过。
””事实说明,走开该单位工作职能的要求去逢迎各种各种所谓社会需求的判定,必定会造成档案判定失真的结果。
所以,判定文件的价值,不可以纯真地考虑社会利用者的要素,“利用决定论会使判定过程带有很大的任意性、片段性和非协调性”,它“实质上损坏了文件在其形成者业务活动中形成的有机联系,完好忽略了形成者持续机构记忆的需要。
它使判定标准离开了文件及其形成者自己,进而削弱了文件本源的重要地位,伤害了文件在社会记忆中的真切价值。
”⑤所以,各单位或个体实在地保存好自己的活动历史记录,就从整体上为以后的社会利用者供给了宽泛的利用资源,以后的社会利用者需求宽泛的文件,未必就是本来很有价值的文件,而社会利用者需求不宽泛的文件,未必就是没有价值的,所以判定不可以走开文件形成单位的职能来强凋将来社会利用者
的利用需求。
社会利用者利用的文件从形成者手中转到档案室,又从档案室转进档案馆,几经周折,又加上时间的长远,当社会利用者从档案馆拿到文件时,手中的文件已经历了十年以上的时间。
这时利用者判定文件,他所持的标准不可以完好等同于文件形成者或档案保存者,他只从自己所波及的事件中去考虑问题,能够说对他有利的,波及到他的利益的,他就以为有价值,反之则不以为有价值或价值不大;自然,判定文件的价值有无,还波及文件与形成者的关系,文件记录内容与当时势件发生的符合程度,文件与人们社会生活中亲密关系程度等。
在饱暖没有解决的社会条件下,档案与人们平时生活关系不十分亲密,认识到档案价值的人不是好多,利用档案的人就更少;这时档案的价值在社会生活中其实不显示出它的重要地位,人们对它的重视程度也明显不够。
当档案在人们生活中据有一席之地时,档案的重要性惹起了人们的重视,人们意识到了档案的真伪与价值的大小的关系,意识到档案的真伪与文件形
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