档案制度(上墙).doc

档案制度(上墙).doc

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档案保密制度

一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全与完整。

二、保密文件材料，档案的密级划分，变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。

保密档案及文件材料，要妥为保管，绝密档案要单独保管。

三、档案库房设施符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节假日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

四、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

五、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁属于国家秘密的文件、档案、资料和物品。

不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

六、不准借阅秘密档案资料，查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

七、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料和物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

八、不准向家属、子女、亲友及其他不应该知悉者谈论国家秘密。

九、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作、发现问题，及时报告。

十、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

档案利用制度

一、本单位档案权限于本单位及本系统工作人员利用，凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

二、外单位来查阅档案的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围、经分管领导批准后方可查阅。

三、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查阅，并保持安静、卫生、不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

四、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

五、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借阅手续，最多不得超过7天，借用份数每人每天不得超过3份。

六、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

七、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查、并做好归还记录。

借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。

八、凡遇节假日和特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案，材料，以利安全保密等工作。

九、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或拒不归还者。

应按《档案法》及有关规定严肃处理。

十、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

档案鉴定销毁制度

一、成立档案鉴定小组、鉴定小组由本机关主要领导任组长、成员由档案人员及有关部门的人员组成。

二、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据及时组织对到期档案进行鉴定。

三、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要填好销毁清册，经主要领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

四、对已超过保管期限档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

五、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关部室或责任人负责修改、补充。

六、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

七、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

八、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

档案保管制度

一、库房内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值分别编好序号，科学地系统地排列上架，认真地保管。

二、有符合要求且比较宽裕的档案库房，配备了标准的能满足需要的档案柜架，案卷装具符合国家标准。

三、保持库房整洁卫生，档案柜架排列整齐，档案存放位置索引醒目、规范。

室内严禁吸烟、点灯、用电炉，严禁存放易燃、易爆、易腐物品，库内无霉、虫及杂物堆放现象。

四、严格按照“八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。

添置必要的设施设备，并充分发挥其作用，坚持做好室内温湿记录和调控，按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。

在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。

五、要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。

六、库房和档案柜架的钥匙必须专人保管，不得丢失和乱放，更不能随便转借他人。

档案人员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。

七、各种门类的档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接手续。

每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存相符，确保档案完整安全。

如因保管不善造成档案损坏或丢失，要追究有关人员的责任。

八、档案库房是机要重地、非档案管理人员未经许可，不得随便进入。

九、按照《全宗卷规范》建立全宗卷，注意收集、整理、接续全宗卷内容，使全宗卷内容全面、规范、完善。

档案统计制度

一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

二、档案统计包括登记和统计两个部分。

档案室要建立档案工作统计台账，档案人员要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。

四、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹要工整、清楚，不得潦草和模糊。

五、及时、准确向档案行政管理部门填报机关档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计报表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

六、坚持做好温湿度记录、掌握库房温湿度变化情况，定期分析研究，采用以科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

七、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律分析发展趋势，提高管理水平。

档案人员岗位责任制

一、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。

忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

二、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规及规章，认真履行本机关各项档案管理规章制度。

对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

三、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程、掌握分类方法、归档范围和保管期限。

四、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整、提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

五、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，填好销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后和有关人员一起进行认真负责的销毁。

六、保持库房的整洁卫生，档案柜架排列有序。

认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录调控工作。

定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

七、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料、做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

八、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足机关领导和各项业务工作的需要。

九、做好档案的统计工作，建立统计台账，及时、准确地向档案行政管理部门填报有关档案工作统计年报及其他调查统计表。

十、在档案抢救、保护、服务等工作中做出显著成绩的有关部门和单位要给予表彰和奖励，在档案工作中因玩忽职守，造成档案损失或泄密的要给予行政处分，责令赔偿损失或依法追究刑事责任。

机关档案室火灾应急处置预案

一、总则

1、为进一步强化档案安全意识，确保档案实体安全，提高预防和处置火灾能力，有效避免和最大限度减少档案资料和国家财产损失，杜绝安全事故的发生，根据《档案法》及相关法律、法规、规章的要求，结合本机关实际，制定本预案。

2、工作原则。

统一领导，预防为主；加强管理，分级响应；快速反应，有序处置。

3、本预案适用于本机关档案室。

二、应急机构和职责

（一）应急处置机构。

为加强领导，本单位成立档案室火灾应急处置工作领导小组。

由单位主要领导任指挥长，分管领导任副指挥长。

（二）指挥长职责。

1、定期听取安全工作汇报，逐步改善档案室安全条件。

2、火灾事故发生时，指挥长应立即赶赴现场，组织、指挥、协调火灾抢险工作，确保档案安全。

3、及时向主管机关、当地档案行政管理部门汇报火灾事故。

4、抢险结束后，立即开展事故调查，并按照组织原则依法严肃查处。

（三）副指挥长职责。

1、协助指挥长处置档案安全工作，定期组织安全检查和安全演习，定期总结。

2、火灾事故发生时具体负责事故现场人员指挥、档案转移及安全警戒工作。

3、负责档案室修复、重建和火灾事故调查工作。

（四）档案员岗位职责

1、负责本机关档案安全日常工作，发现隐患及时处置和汇报。

2、负责消防用品、用具日常维护、更新。

3、发现火情时及时报警并直接负责档案转移时指挥、警戒工作。

4、协助领导开展事故调查。

三、应急响应

1、报告。

发现火情时，档案员、目击者应大声呼救，并立即向领导报告和报警。

2、人员疏散、现场警戒。

抢救人员到后，应在领导的指挥下，各司其职，积极抢救，设立警戒，疏散人群。

3、事故控制。

发生火情时，要按照平时的预演，分别组织人员救火和转移档案，避免火灾事故扩大和保证救火人员安全，防止发生意外事故。

4、组织专班对档案资料进行清理，核实无误后及时上报。

5、成立工作专班，调查事故起因，依法处理相关责任人员。

四、附则

本预案自发布之日起施行。

档案移交、接收制度

1、为加强机关档案工作建设，实现机关档案工作规范化，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，制定本制度。

2、本机关档案接收范围。

各科（室）凡在本机关公务活动中形成的具有保存、查考价值各种门类和载体文件材料，都应按规定及时向本机关档案室移交归档。

具体接收范围按机关文件材料归档范围和其它档案管理办法的有关规定执行。

3、移交、接收时间

日常工作中形成的材料应在办理完毕后向档案室移交。

科研、基建档案应在项目完成后1个月内移交档案室。

设备档案应在设备开箱时将有关文件资料及时移交档案室。

会计档案由会计部门按年度整理，在财务部门保管一年后，于次年3月底前移交档案室。

职能科室形成的应归档案文件材料，必须按照规范化标准要求，由承办科室整理，于次年3月底以前移交到档案室。

4、各种门类和载体的档案、资料的接收应办理规范的手续，档案员应该当面在移交本上签字。

5、档案移交时，交接双方应根据目录认真核对，并在移交目录上签字。

案卷目录以及移交清单各一式两份，双方各执一份。

6、接收登记。