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秘书学概论重点
秘书学概论重点
秘书学概论重点
绪论
秘书学:
一门新兴的、现代横向、交叉的边缘学科,它是以秘书、秘书工作、秘书机构、秘书智能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征、发展及其规律为研究对象的学科。
我国秘书学产生的标志:
1982年2月18日《光明日报》载文,提出建设新兴学科“秘书学”(20世纪80年代初期)
秘书学的研究对象:
1秘书→“人”(内在、性格、品质、情感、意志;外在、言行举止、工作艺术方法)
2秘书工作→“事”
3秘书和秘书工作
4秘书活动
5秘书工作与秘书活动规律
6辅助管理说
7多元说
秘书工作:
指为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的,由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。
广义秘书部门工作:
①文书管理②文书拟写③文书制作④档案管理⑤会议管理
⑥调查研究⑦信息工作⑧接待工作⑨日程安排⑩事务工作⑪印章管理⑫值班工作
狭义秘书业务工作:
①文书拟写②会议组织③调查研究④信息收集⑤日程安排
⑥印章管理
秘书工作服务对象:
1.领导→主要的
2.领导工作:
秘书的直接领导、秘书的间接领导、秘书接触到的普通群众
演变:
①主体方面的演变:
官员→职员
数量方面的演变:
几百人→成千上万的
年龄结构的演变:
>30岁→<25岁
性别结构的演变:
以男为主→以女为主
②性质方面:
从特殊→一般
③对象方面:
官方领导→各种领导
④内容上:
简单→复杂
⑤操作方面:
落后→先进
(三)发展趋势
①日益普遍化、社会化
②事务型向智能性发展
③专业化和永业化
秘书的大致概念:
趋向性共识。
秘书是以领导为主要服务对象
以发挥参谋、助手作用为主要的服务形式
以处理信息为主要服务内容的服务性职业。
秘书工作的纷杂与反差
1.秘书含义差别大
服务层次差别大:
纵向中央→地方
集体→个人
横向:
党政机关、事业单位
3.秘书与领导者之间的关系差别很大
1隶属关系②人格关系③情感关系
4.秘书工作既要到位又要防止越位
到位:
①不能有漏洞
2要在规定时间内完成
3必须严谨
Forinstance:
“杨修之死”→曹操的谋士
道理:
聪明过人,太爱表现,遭致杀身之祸
到位与越位的掌握❤
1要看什么样的单位?
若等级森严的单位,只要到位即可。
2要看什么样的领导?
3要看什么样的自己?
5.秘书工作要“三化四转变四强化”
“三化”:
组织机构设置规范化“四转变”:
秀才型→智囊型
工作准则制度化常规型→开拓型
择策程序科学化经验型→科学思维型
被动型→主动型
“四强化”:
在秘书的工作内容上强化辅助择策
在秘书的工作内容上强化信息工作
在秘书的工作内容上强化协调工作
在秘书的工作内容上强化督察工作
6.秘书工作”六忌”
一、发挥参谋作用时切忌,自以为是,多嘴多舌。
二、发挥助手作用时切忌,跟者沾光,喧宾夺主。
三、发挥耳目作用时切忌,道听途说,粗疏亲恶。
四、发挥门面作用时切忌,口大气粗,漫不经心。
五、与首长感情深厚时切忌,滥用感情,胆子变大。
六、当领导成员有矛盾时切忌,家丑外扬,搬弄是非。
7.秘书工作主要特征
①中介性特征
从横向上看=〉信息融合,集散
从纵向上看=〉决策与执行,转换之间,是一个纽带
秘书工作=〉瓶颈说
扫帚说=〉从组织内外看:
起门面作用,还起到内外信息的中枢
②隐匿性特征
③综合性特征多活动
④随机性特征(灵活)多运动
8.秘书工作的辩证范畴(哲学问题)
1.被动性与主动性的对立统一
2.综合性与专业性的对立统一
3.常规性与随机性的对立统一
A不能没有自己的主见,不能只吸取别人的观点,不吐出自己的观点,应有自己的主度见,但不是偏见,要恰到好处。
B要以被动性服务为主,不能过于主动
在“专才”的基础上兼顾“通才”
9.我国涉外秘书的主要特征
1.服务对象个人化和直接性倾向明显
2.操作过程西式化
3.工作用语国际化
4.工作人员女性化女性优势A温情B耐心C遵从D人际关系敏感性
男性A果敢B应变能力
10.涉外秘书工作方法
①对领导个人负责②中外利益兼顾③随机的方法要掌握
秘书工作的主体—秘书
区分:
(职业、职位、职务)
我是做秘书的---职业张是secretary---职务你明天去应聘秘书么?
--职位
二、分类:
国内
A.经济支取和服务对象:
私人秘书(私人出钱雇聘)和公务秘书——(行政部门:
企事业单位或社会团体中从事工作,工资由上属部门支付,服务对象是集体)
从事工作、工资由上属部门支付。
服务对象为集体
B.纵向:
高、中、初级秘书
横向:
行政秘书、机要秘书、生活秘书、会录秘书
C.行业分类:
党政秘书、企业秘书、文教秘书、医学秘书、法律秘书等等
D.类型:
参谋智囊型、秀才型、办事精明型、公关型、技能能手型、综合型
三、秘书层级
(1)组织级别:
中央-地方-基层
(2)领导中枢和领导的辅助功能上划分:
辅助决策层、行政执行层、技术操作层
(3)根据秘书工作职位分:
高级-中级-初级
第三章秘书的认知资格
第一节:
秘书的角色认定以及定型
一:
角色定义
一个人在社会中的地位以及与地位相适应的行为模式。
二:
秘书角色
(一):
往往以主配角来形容秘书角色
1.秘书往往只是配角------配角论
2.秘书应该是主角---------主角论
3.两者都是------------------角色组论
(二):
秘书角色的认定前提
1.以什么参照物来谈角色
2.秘书工作性质来划分认定:
在一定条件下,秘书可以成为潜在的主角或主角的影像显现
(三):
争议的核心
秘书与领导的关系
秘书的社会角色
1.在管理层的角色:
领导下属 领导的参谋 领导之间的媒介
2.在组织内的角色:
一般职工秘书 管理层秘书 上下间媒介
3.在组织内的角色:
一般劳动者作为组织代表秘书作为企业职工秘书
秘书角色的实现(四阶段)
1.自我否定:
(1).自我身份否定.
(2)自我个性的否定.(3)个人潜能的否定.(4)成果的否定(5)权利的否定
2.自我超越:
生理需要 安全需要 爱的需要 尊重的需要
3.自我完善
4.自我实现
秘书的任职资格
❤任职资格:
职位的设置有根据职位所需要的一定需求任职者所承担的职责因素。
秘书任职的非技术资格:
(一):
一般资质1.语言①驾驶语言能力②应人应景③语种(多国多地域)
2.仪表仪态(外貌)体面,使人愉悦
3.身心健康
4.性别
5.视力
6.听力
7.生活习惯
8.年龄
表面观察
①观察力敏锐的洞察力→以知识、阅历为主
集中(保持冷静)
(二)智力水平:
认识论模式:
②注意力分散
③记忆力有意识
无意识
识记→保持和遗忘→再认和回忆
④想象力→度
⑤思维力
⑥争辩力
⑦学习力
⑧可靠性
⑨兴趣
(三)个性气质
1.气质---心里气质
粘液质:
胆小,温顺,文雅,随机,犹豫不决
多血质:
热情,开朗,活泼,多变,缺乏毅力
胆汁质:
勇敢,果断,顽强,粗心,暴躁
抑郁质:
冷静,细心,固执,一旦爆发不可收拾
❤气质是人的心理活动强度、速度、灵敏度的典型的心理特征
感受性耐受性敏捷性可塑性兴奋性倾向性
粘液质小弱慢大弱内向
多血质大弱快大强外向
胆汁质大强快小强外向
抑郁质小强慢小弱内向
2.秘书具备的性格
①忠诚②谨慎③遵从④随和⑤自制力:
情绪和权利⑥勤快⑦守时
3.任职的技术资格
①知识结构:
中文→管理(本位)→商务
1.专业知识
1模式(管理模式)②心理学③写作④法律⑤会议会展⑥文档管理
8电脑⑧接待
2.岗位知识
3.公共基础知识
2文化程度
只有受过一定的文化教育往往是担任秘书的必要条件
3经历
第四节秘书群体优化
一、不同层次秘书的需要,秘书任职资格
高层次:
①较高的理论修养和政策修养
4较广泛的和深厚的法律、经济、心理学和社会学等知识
5较强的管理能力、协调能力、决策能力、文字表达能力
低层次:
①较扎实的基础知识
1较熟练的文书能力
2较熟练的办公设备操作
二、秘书人际关系的意义:
①群体优化
前提:
群体科学组合
原则:
异质结合不同的学历、年龄、性格等
科学分工,密切合作原则:
职才相适
三、处理的原则与方法
(一)影响秘书人际关系的因素
正面因素:
1.空间距离因素<44cm私密
45cm---1.2m个人
1.2m—3.7m社交
3.7m以上公共
(1)文化背景、民族差异
(2)社会地位和年龄
空间距离的因素(3)性格差异
(4)性别差异
(5)情绪状态与交往场合
2.接触范围频率
3.共同类似因素
4.互需互补
秘书人际关系处理应具备的能力:
1理解和领会能力②学会说话③应变能力④学习能力⑤控制自我情绪的能力
秘书人际关系的处理应遵循的原则:
1平等对待,尊重他人②谦虚谨慎,赞美他人③实事求是,办事公正④有自知之明
6对人宽容⑥讲信用守诺言⑦善于自我控制和调节⑧不感情用事以理服人
秘书与领导的关系
概述:
协调的、默契的、高效的领导状态
分歧的、失调的、低效的领导状态
领导人的状况:
①政治素养②思想水准③领导能力④知识涵养
秘书与领导关系的处理原则:
①适时②场合③适人④掌握语言表达策略,正确使用非语言策略
秘书人员与领导集体交往的原则:
①忠实体现领导意图②取得领导信赖,与领导产生协正或共同类事③有效辅助领导工作④帮助领导参谋政务,给以意见,建议要切合领导需要
忠于职守,坚持正确批评,力戒迁就伏仰
严以律己,增强适应能力,避免因小失大
有节有度贯以精明,讲究弥补效补,避免适得其反
热情坦诚,建立诤友关系,避免若即若离
关系特征:
被动型主动型
与同事相处的原则:
①强化服务观念②有效沟通上下,③积极排解疑难④善于处理人际关系,营造亲密家庭氛围
秘书人际关系
和谐型:
默契合作步调一致,水乳交融
类型淡漠型:
缺乏沟通,平淡如水,主动积极性不高
紧张型:
配合失调,是非多
待人以度,即讲究原则和分寸
待人以诚,既讲究诚实和恳切
秘书创建良好关系注意待人以信,既讲究信用和守诺
待人以厚,既讲究自律和宽厚
秘书活动的特征和原理
一、综合辅助(主要的活动特征,指导秘书活动的基本原理)
体现:
(个体辅助领导,秘书团体辅助领导)
1)辅助领导决策并优化
决策方案形成前(综合资料信息辅助)
决策过程(决策方案优化)
决策实施中(综合反馈信息,修正完善决策)
决策方案结束后(总结经验为下次参考依托)
2)职能管理综合协调
3)上下综合沟通协调
原理运用:
1)信息综合辅助效应
2)利益综合辅助效应
3)能量综合辅助效应
系统中介
体现:
1.即参与决策又参与执行
2.即辅助领导又联系群众
3.即把握内情又洞察外部环境
原理运用:
1.系统中介的兼顾效应
2.系统中介的凝聚效应
3.系统中介的协调效益
4.系统中介的监测效应
5.系统中介的缓冲效应(“挡驾”作用)
间接效益
体现:
1.基本职能的间接效益
2.日常工作的间接效益
原理运用:
1.铺垫性效应
2.传播效应
3.督策效应(代替领导监督鞭策)
4.职能协调效应(各部门协调)
对立统一
体现:
1.事务与政务的对立统一(日常生活做好,随机参与政务)
2.被动与主动的对立统一
3.综合性和专业性的对立统一
4.维持与适变的对立统一
5.听命与劝诫的对立统一
6.宣传与保密的对立统一
原理运用:
1.随机参与
2.务实与超前
3.“T”型能量
4.同步与异步(跟随领导,提建议)
5.开放与控制
秘书基本职能
参谋咨询:
特点:
1.随机性2.全面性3.应变性
方法:
1.预测性(由已知到未知,定性到定量,把握事物变化层次;发展动态眼光)
2.跟踪性
3.进阶式(类比法。
他山之石可以攻玉)补充完善式,比较法
4.提供资料式
辅助决策
特点:
1.全面和随机辅助相结合
2.决策和实施辅助相结合
3.超脱性与参与性辅助相结合
沟通协调
特点:
1.非权利支配性
2.非职责限定性
3.非确定地位性
4.认同输导性
管理事务
特点:
1.机动性2.层次性
检查督办
特点:
1.目的明确性2.内容系统性3.态度谦和性
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