使用Office软件进行技术文献编辑技巧.docx
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使用Office软件进行技术文献编辑技巧
使用Office软件进行技术文献编辑技巧
摘要:
结合技术文献的格式要求及作者实际经验,介绍了使用Office软件进行技术文献编辑常用的表格处理、图文混排、公式编辑、使用Excel表格生成两轴折线图、自动生成目录、拼页打印等的使用技巧。
随着计算机的普及应用,我公司的大多数技术人员都掌握了使用Office97或Office2000进行科技文献的编辑方法,其中不乏遇到三线表格、文字图表混排、公式、自动生成目录等比较复杂的文件格式编辑,本文以Office2002(XP)为例,围绕科技文献中经常使用到的编辑技巧进行介绍,并力求使我公司相关人员的办公效率及计算机应用技能得以提高。
1科技文献中表格的设置技巧
1.1三线表的设置
按照科技文献的格式要求,所有表格均要设置成三线表,如下表所示(注:
本文中表内所有内容均为虚拟数据,不代表任何技术信息):
表1表格的原始样式
抗拉强度/MPa
伸长率/%
杯突/mm
工艺1
110~125
20~23
5.0~6.0
工艺2
115~130
21~25
6.0~7.0
工艺3
120~140
23~26
6.0~8.0
表2三线表标准样式
抗拉强度/MPa
伸长率/%
杯突/mm
工艺1
110~125
20~23
5.0~6.0
工艺2
115~130
21~25
6.0~7.0
工艺3
120~140
23~26
6.0~8.0
完成该三线表的步骤为:
选定整个表格,移动鼠标到“表格——表格自动套用格式”后单击;选定“古典型1”,此时选定标题行,并对标题行格式进行修改,取消标题行倾斜;将该格式添加到模板。
经过上述操作后“古典型1”对应的表格样式即为标准的三线表样式,如图1所示(Office2000不能修改模板,但可以在表格设为三线表后,人工调整标题行不倾斜)。
图1修改标题行的后的“古典型1”标准三线表样式
按此方法设定的三线表样式在进入编辑状态后一般无需进行任何修改,但如果要添加辅助线,就要用到表格工具中的绘制表格按钮
。
特别需要说明的是,有些新手在绘制三线表格时,没有在表格中绘制竖线或在转换三线表时使用了
,这些操作都是不正确的。
1.2表格调整及表内数据的处理
当你向表格内输入数字、文字时,你只管按要求完成输入即可,不用顾及格式有多难看,规范格式的工作可交给计算机来作做,比如表3的内容经过计算机的简单操作(见图2)即可转为规范的表4格式,转换具体步骤为:
表3输入后未作调整的表格样式
抗拉强度/MPa
伸长率/%
杯突/mm
执行标准
生产批号
工艺1
110~125
20~23
5.0~6.0
GB3198
9999-1
工艺2
115~130
21~25
6.0~7.0
GB3198
9999-2
工艺3
120~140
23~26
6.0~8.0
GB3198
9999-3
图2表格自动调整对话框
将鼠标移至表3上方,表格左上角会出现四个方向箭头的标志
,用鼠标左键单击该标志,选定整个表格;然后移动鼠标到“表格——自动调整”,选定第一行“根据内容调整表格”或(和)第二行“根据窗口调整表格”,表3马上变为表4的样式。
表4经计算机自动处理后的标准表格样式
抗拉强度/MPa
伸长率/%
杯突/mm
执行标准
生产批号
工艺1
110~125
20~23
5.0~6.0
GB3198
9999-1
工艺2
115~130
21~25
6.0~7.0
GB3198
9999-2
工艺3
120~140
23~26
6.0~8.0
GB3198
9999-3
当然,在表格处理中也会用到“平均分布各行”及“平均分布各列”操作,表内数据“水平居中”、“垂直居中”等操作,掌握了这些操作方法加上前述三线表的相关技巧,你在处理表格时就会得心应手了。
2文本框及图文混排技巧
在一般的技术文献中,经常会使用到文本框、图片、图文混排等操作,下面仅就文本框及图文混排的技巧进行介绍
2.1文本框的使用技巧
在工具栏区域内单击鼠标右键,调出“绘图”工具栏,使用绘图工具中提供的自选图形、直线、箭头、文本框等可进行一般简图的绘制,图3a为作者使用Word2000绘制的简图。
在图3a的绘制过程中,使用了矩形、自选图形(曲线)、直线(虚线)、文本框、选择对象以及文本框组合,在图3a中所有文字、数字均通过文本框输入,以便进行组合。
具体步骤为:
使用矩形、曲线、直线绘制基本图形,两条竖线设置为虚线;添加图中文字标识的文本框、横坐标、纵坐标标识,绘制图X的标识文本框;随后进行组合操作,单击绘图工具栏“选择对象
”,将鼠标移到图3b的左上方,按住鼠标左键不放,并向右下方拖,直到覆盖图形的所有区域,松开鼠标,图形就被选中了;选定后的样式如图3b所示,之后在图形区域单击右键,选择组合(如图4所示),图片即成为图3a的样式了,这时你可以任意移动图片,图片会跟着整体移动,而不至于有的跟着移动,有的不动,造成图形混乱。
a.绘制完成效果图b.组合选定效果
图3文本框绘制组合样式
图4文本框组合对话框
2.2图文混排技巧
当文本框及图片插入到文档后需要进行图文混排,具体步骤为:
选定图片后单击鼠标右键,在弹出的对话框中,选择“设置图片格式”;然后选择高级对话框,此时会出现图5所示的两个高级选项,在图5a中最下方的三个选项都可以选定,在图5b中,一般使用上下型的混排样式,以上内容都选定后按“确定”,即可完成图文混排。
需要说明的是图5a选项不适用于数码相片、扫描照片等格式,该格式的图片仅使用图5b的设置即可完成混排。
a.图片位置高级选项b.文字环绕高级选项
图5设置图片格式对话框
3公式编辑器的使用技巧
在我公司经常会用到的铝箔产品厚度公差、宽度公差等数据,在计算机上输入这些数据时,常规的比较好输入,如0.15mm±0.001mm,而比较复杂的,如厚度0.20mm,公差范围为:
负公差-0.003mm,正公差+0.005mm的输入就不好办了,正确格式应为:
0.20mm
mm,这就要用到公式编辑器。
图6公式编辑器工具栏组成
公式编辑器(如图6所示)给出了多种格式公式输入的解决方法,只要在安装Office时选定了它,在Word编辑中随时都可以使用,在Word编辑界面上公式编辑器的标志是
,单击该标记即可进入公式编辑,你可以根据需要选择适宜的选项进行公式输入,如分式、根号以及本文中提到的厚度公差上下角标等,还可用它来输入希腊字母及其它符号,如
等,其效果要比通过插入符号输入的内容打印效果好(如σb)。
4使用EXCEL表格生成两轴折线图技巧
在一般技术统计工作中,经常要用到使用已经得到的数据绘制图表的工作,原来最常用的方法是使用坐标纸,一个点一个点的往图纸上描,随着办公自动化的普及,使用Excel可以很方便地绘制你想要的图形,下面以常用的两轴折线图为例介绍使用Excel绘图的技巧。
a.退火温度—性能对照表b.退火温度—性能曲线
图7某合金退火温度—性能对照表、温度性能曲线
图7a为某种合金的退火—性能对照表(Excel表格),要想绘制成图7b的样子需按以下步骤操作:
在Excel中,将光标放到A-B-C三列的任意位置后,然后单击工具中的“图表向导
”;在弹出的对话框中,选择“自定义类型”的“两轴折线图”;单击下一步,出现“数据区域”和“系列”对话框,对数据区域一般不做调整,在“系列”选项中,我们把“抗拉强度”作为主Y轴,把“伸长率”作为次Y轴,“温度”作为X轴,这样需删除“系列”中多余的“温度”系列选项,而只保留两个我们需要的系列。
确定X轴坐标的方法是:
单击“分类X轴标志”的空白框红色箭头标志的按钮,进入编辑界面后,选定温度栏的第2行~11行,回车确认,执行下一步并为图表输入标题、坐标轴标志及单位(如图8所示),单击完成,这样就完成了图形的绘制。
图8Excel图表坐标轴标题格式的输入
但是这样生成的图形,X轴与Y轴的数值没有落到相应位置上、图表区域颜色也没有变为透明色(如图9所示),应对坐标轴格式进行调整,双击X轴数据行,出现坐标轴格式对话框,在刻度选项中(图10a),不选定数值(Y)轴置于分类之间(图10b)。
a.自动生成的图形b.调整后的格式
图9自动生成的图形与预期效果的差别
在绘图完成后,计算机默认填充颜色,你可以通过双击该区域,选择区域颜色“无”,确认并返回编辑界面,至此使用Excel绘制图形就完成了,当然图形的大小、位置、增加系列等都可根据文章需要进行必要的调整。
a.与图9a对应的选项b.与图9b对应的选项
图10数据轴刻度调整操作说明
5其他操作技巧
掌握了Office软件的以上操作技巧后,对于编辑科技论文、撰写项目总结应当说足够了,当然在日常管理工作中使用Office时,还会用到格式刷、标题设置、自动生成目录、个性化页眉/页脚、打印B4拼页16开文件(带页号格式)等技巧,在此仅作简要介绍。
5.1格式刷
格式刷属于常用工具栏的命令,其图标为
,可用来处理批量操作完全一样的命令,如设置标题为黑体,3号字,只要完成了一个标题的设置,就可以双击格式刷图标,然后让鼠标“带着”刷子将其他标题刷为相同的格式,作者在使用中经常用格式刷处理标题样式、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等,学会了格式刷,以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。
5.2设置标题
在编辑讲义、成册的技术或管理文件时,需要较快的查找到指定章节,同时还要自动生成目录(序号——章节——页号),这就用到了“标题”概念,在Word的“格式”工具栏的最左侧,单机样式的下拉箭头
,出现标题样式(如图11所示)。
图11标题下拉菜单图12设定标题样式
下面简要介绍标题设置方法:
鼠标选定需设置的标题行(以设置1级标题为例),单击样式出现图11所示的下拉菜单,鼠标移至标题1,单击鼠标左键,完成第一个标题设置,然后修改标题1的字体、字号、行间距,完成后再执行一次图11下拉菜单出现图12的对话框,单击图12中箭头所指位置“标题1+黑体,小四,……”,标题设置即告完成,其他同级标题可用格式刷刷一遍,二级及下级标题设置步骤同上,超过三级标题后,需将页面从“页面视图”调为“大纲视图”,然后应用提升标题或降低标题的命令(如图13所示)来设置标题样式。
图13大纲视图页面提升、降低标题操作
使用Word2000设置标题的操作与上述步骤有所不同,在选定一个作标题的行后,单击“样式”下拉菜单,单击标题1(仍以设置标题1为例),进入编辑状态后,修改标题1的字体、段落等格式,选中标题行后,光标单击并移到样式下拉菜单的标题1一行,回车或单击确认,在出现的对话框中,选择第一行“更新样式,以反映最近所做修改”,这样对标题1样式的修改及设定就完成了,其余等级的标题操作类推。
5.3自动生成目录
标题设置完成后,执行插入“引用——索引和目录”命令(Office2000可直接插入索引和目录),光标移至目录选项(如图14所示),将格式调整为作者希望的格式后,单击确定,完成目录插入。
图14插入索引和目录对话框
有时插入目录后,还需对文件内容(如正文、标题等)进行修改,这就会使部分章节的名称、页号发生变化,这样目录就需要进行更新,否则修改过的内容就无法正常显示。
更新目录时,只需在完成文件内容修改后,在目录区域单击鼠标右键,在出现快捷菜单中选择并单击“更新域”,在弹出的对话框中,“选择更新整个目录”(如图15所示),目录立即被更新。
图15更新目录操作
5.4个性化页眉、页脚
使用插入页码命令输入的页号样式比较单一,我们可以在“页眉和页脚”格式的“插入自动图文集”中选择恰当的样式,如“-1-”、“第1页”等样式。
还有一些更为复杂的页眉、页脚格式,如某管理文件从封面、目录页、序言页、批准页到说明页等共7页都不需添加页号,从总第8页开始才需编辑页号,这就需要在第7页的最后一行插入“分节符”,如图16a所示。
我们可通过显示隐藏编辑标记按钮
看到分节符的显示状态,即:
“
”,分节符以后的内容转入下一页,同时也是下一节。
a.插入分节符b.设置不同分节的页码
图16个性化页眉、页脚设置
经过这样处理之后,文件的前7页为第一节,从第8页开始为第二节,第一节不插入页码,然后为第二节插入页码,并通过“页眉和页脚”编辑页码格式。
需要强调的是,在进行第二节页码设置时,需关闭“同前”按钮(如图16b所示,在word2003版本,这个按钮改名为“链接到前一个”,功能还是这个功能)。
并进行必要的调整,只有这样才能正确输入第二节的页码格式。
5.5打印B4拼页16开文件(带页码格式)
在进行会议讲话及管理文件打印时,一般使用16开(B5)的纸张格式,而打印时又想打印成8开(B4)的,还想保留原有的页号格式(如第X页,共Y页),怎么办?
折页打印,不行,没有单独的页号!
我们可以这样操作(如图17所示):
先按B5或16开纸张正常输入文字,并设置好页眉、页脚(页码);然后将页面设置成B4纸张(相当于8开),横放,在页边距选项中选择“拼页”,这样设置后就可以打印出8开纸张,左右都是16开,且都有页码格式的文件了。
图17B4拼页16开文件打印设置
以上仅对Office中Word、Excel的编辑技巧进行了介绍,希望能对大家的学习有所帮助。
文中所有图形除作者亲自绘制的外,均为操作中实际用图,为作者使用抓图软件SnagIt6.0从Office系统中抓取。
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