开展干部人事档案管理工作之浅见.docx

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开展干部人事档案管理工作之浅见

开展干部人事档案管理工作之浅见

干部人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，是干部人事工作不可或缺的基础性工作。

干部人事制度改革的深入，给干部人事档案工作带来许多新的变化，同时也给干部人事档案工作带来新的机遇。

如何与时俱进，更好地为干部人事工作服务，已成为干部人事档案管理工作当前和今后相当长时间内的一项富有现实意义的研究课题。

一、干部人事档案管理工作的重要性

干部人事档案是干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和工作实绩的真实记录，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

人事档案形成于人事管理实践活动，又服务于人事和组织的发展工作。

纵观历史与现实，干部人事档案工作的重要性主要体现在：

（一）组织干部工作离不开干部人事档案工作。

干部人事档案是干部个人历史的真实记录。

它记述和反映了干部的个人经历、德才表现，描绘了其成长轨迹，是考察和了解干部的重要手段，是做好组织干部工作不可或缺的重要依据。

从这个意义上说，一个人在成长的道路上不能缺少个人档案，否则，其历史和具体情况将难以得到组织和社会的确认。

考察是干部工作的基础工作。

选贤举能、知人善任、量才录用是干部工作的根本任务。

善任必须以知人为前提，要知人，就必须对人选进行全面的考察了解。

查阅干部人事档案是考察、了解人的重要渠道之一。

因此，在加强干部队伍和领导班子建设，培养造就大批能够跨世纪担当重任的领导人才的伟大工程中，干部人事档案工作起到了基础和连接点的作用。

档案是历史的记录，材料的形成多数是当事人的手迹，并经人事档案管理部门的鉴别、整理，剔除了虚假不实和错误的材料，因此，人事档案具有权威性，能为组织提供第一手材料。

（二）人事工作离不开人事档案工作。

人事工作中的调资工作与人事档案有着密切的联系，如1985年、1993年及2006年进行的工资改革所涉及职工工作年限及套改年限的确定和因特殊贡献高套工资，都要根据人事档案材料核实，落实政策。

职称改革工作同样离不开人事档案工作。

各行各业每年进行的专业技术职务评聘工作，都与人事档案提供的可靠依据密切相关，如机关、事业单位职工必须提供在近三年年度考核表。

人才引进、员工退休，也都需要查阅人事档案后才能确定办理。

（三）其他工作也离不开人事档案工作。

由于人事档案中清楚、完整地记载着个人的出生时间、学历、经历、亲属及社会关系、参加工作时间、离休、退休、辞职、职称评聘的时间及历史和现实的表现。

所以人事档案具有“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的特殊功能。

与其它资料相比，人事档案材料来源可靠，内容记载真实准确，可以回答疑难和悬而未决的问题，起法律信证作用。

档案材料能为当事人解决待遇、继续深造等提供重要依据。

随着改革开放的深入与发展，人事档案工作的业务性能逐步增强，服务范围不断扩大。

人事档案具有依据、凭证、参考的特殊价值，干部档案工作不仅能为干部人事工作的宏观决策服务，还能直接服务于每个干部的切身利益。

总之，人事档案管理和组织、人事管理是一个完整的有机整体，人事档案管理是组织、人事管理不可缺少的重要组成部分。

二、干部人事档案管理存在的主要问题

管理是档案工作的手段，开发利用档案信息资源，提供优质服务，充分发挥档案的作用，才是档案工作的目的。

干部档案是我国人事档案的主体，时代发展要求人事档案工作与时俱进。

自1990年第三次全国干部档案工作会议召开至今，干部档案已增加了考核、任免、工资调整和职称评聘等方面的内容，档案的使用价值和利用率得到了明显提高。

但还存在一些问题，并在一定程度上制约了人事档案的提供利用。

主要表现在：

（一）材料不齐全，手续不完备。

材料是档案管理工作的对象，是开展各项业务工作的物质基础。

没有材料，就没有档案管理工作。

人事档案是个人在各个时期各个地方所形成的有关材料的集合体。

要发挥人事档案的依据作用，材料齐全、内容充实、能全方位地反映一个人的历史与全貌是首要条件。

随着我区交通事业的不断改革和发展，人才流动空前活跃，尤其是实施事转企改制的一些单位，如圩塘汽渡、公路苗圃、恒基路桥，以及新成立的单位，如城际客运、交发公司，人员调动、进出尤其频繁。

但职工的履历变动情况未能及时归档，影响了干部档案资料的连续性。

此外，近几年来下属十七个单位人事干部变动也较频繁，很多人事干部未经过系统的培训，尤其缺少干部档案管理工作的技能，干部情况变动后不能及时送报资料，也导致了干部档案材料的不够齐全。

05、06年整理档案材料还发现，有的干部不认真填写干部履历表，表中的家庭主要成员和国内外主要社会关系均未填写，而有的组织部门也未严格把关。

有的干部履历表甚至没有组织核实盖章。

入党志愿书中也存在没有签署党委意见的情况，在个别档案中甚至缺少了入党申请书、入党志愿书及入党转正报告，而当事人组织生活都已过了十多年了的情况。

诸如此类的情况虽属个别，但它严重损害了档案材料的严肃性和权威性。

（二）档案材料失真，严肃性削弱。

真实性是人事档案的生命，是人事档案赖以生存的前提，是发挥其有效作用的基础。

内容失真的档案材料会给人事工作造成严重的后果。

由于有的单位的组织（人事）部门在审查材料时把关不严，致使一些虚假的材料顺利进入个人档案。

有些干部的年龄越填越小，参加工作时间越填越早，学历越填越高，却没有依据材料。

今年，市委组织部对我区组织部档案室进行了全面检查，发现我区自行设计并已用了十多年的双龄认定表中的年龄和工龄与干部档案最早的材料有不符的情况，已要求我区废除了双龄认定表并发了通报。

我局档案也有类似情况，给人事部门认定工龄、核准退休时间、晋升工资及组织部门选拔使用干部等带来了许多麻烦，使本来十分严肃的事情带有强烈的随意性，严重影响了广大员工的工作积极性，也难以确保人事档案的真实性。

（三）管档与管人脱节，人与材料游离。

管人与管档是紧密联系、不能分离的，管档是为管人服务的。

如果两者脱离，人事工作会因无档案材料而影响对员工的管理和使用；人事档案不能为人事工作服务，发挥不了作用，也便失去了存在的意义与价值。

管档与管人脱节现象日渐严重，是在近几年人才流动过程中因员工违约现象和引进人才不规范而出现的新问题。

有的人未经组织和单位领导的同意，擅自离职，也有的经单位培养提高学历、学位后，不回本单位工作。

他（她）们既不要工作关系和工资关系，也不要组织关系和人事档案及户口。

而引进人才的单位，也公然提出可以不要档案。

在用人单位看来，只要得到了人，档案可给予重建。

殊不知，人事档案是个人历史轨迹的记录，重新建档是与历史背道而驰的做法。

人才流动无可厚非，但人才档案的及时转递关系到干部档案的连续、完备。

现我局也存在“有档无人”的现象，特别是前期破产的企业如玻钢厂、拆船厂还有几十份档案无人来转移，其它单位也有人员调走后未及时来转移档案的情况存在。

这样人事档案不但不能发挥应有的作用，甚至还可能造成用人的失误。

因此，必须遵循管人与管档一致的原则。

（四）管理落后，不适应形势。

人事档案管理由于受各种旧观念以及人力、物力、财力等因素的制约，管理方法和手段还比较落后。

目前，多数人事档案管理部门的工作仍然停留在原始的管理方式上，基本靠手工操作，缺乏基本的管理设备与先进的手段。

档案保管条件还十分落后。

不少单位人事档案人员配备不足，有的单位甚至没有专职档案员，微机专业人员则更加缺乏。

有的单位领导把档案管理工作看成是简单的收收放放、翻翻找找的事，没有认识到档案管理工作是一项长期的具有很强的专业性、政策性、机密性、科学性、服务性的延续性工作。

档案工作岗位人员流动频繁，导致档案管理人员岗位意识淡薄，开拓创新意识不强，专业素质偏低，档案管理效果不佳。

由于档案人员编制严重不足，工作任务重，往往仅凭原有的知识、技能、经验来完成工作。

因此，多数人事档案管理部门的工作仍然是手工管理和经验管理占主导地位。

档案管理部门对开发计算机管理干部档案的重要性认识不足，档案管理人员计算机知识和互联网知识上的缺乏，也影响此项工作的开展。

我局近年来加强了干部管理工作的硬件投入，配备了计算机以及各种硬件设施，但离高标准、严要求的管档条件还有不少差距。

三、加强干部人事档案管理工作的措施

新时期的干部人事档案不仅能全面反映干部整体素质，为选拔任免干部、调整工资、解决待遇等工作提供依据，而且能为有关部门编史、修志、撰写人物传记提供大量珍贵的史料，能为开发人才资源提供准确可靠的信息。

要使干部人事档案工作与时俱进，更好地开发干部人事档案的信息资源为组织人事工作服务，就必须做好以下工作：

（一）增强全民档案意识。

档案意识已成为制约我国档案事业发展的关键，不增强全民的档案意识，尤其是单位领导的档案意识，我国档案事业的发展就难以落到实处。

要增强全民档案意识，首先，要认真执行《档案法》和《档案法实施办法》，进一步完善档案法律体系。

法律是增强全民档案意识的有力武器，只有加强立法、完善法律体系，才能促进全社会档案意识的形成，规范干部档案工作，推进档案事业发展。

《档案法》是干部档案工作解决在社会主义市场经济条件下遇到的新问题、新情况的依据。

对干部档案实行有效的监督，则更有利于全民档案意识的形成。

其次，要广泛宣传《档案法》，普及系统干部档案知识。

干部档案意识不强、法制观念淡薄和档案的重要性未被充分认识都与宣传力度不够有关。

定时举办档案知识、《档案法》和《档案法实施办法》的讲座、咨询及档案知识竞赛活动。

就会使全民达成共识，积极参与，齐抓共管。

就会使各级领导充分认识到干部档案工作的重要性，就会把档案工作列入议事日程，档案工作人员的配备、经费、用房及设备等硬件问题就会迎刃而解。

就会使广大干部认识到干部档案工作的重要性，就会支持、配合干部档案管理部门认真、及时地做好与其有关的各项工作。

就会使档案工作人员充分认识到自己所从事的本职工作的重要性，就会乐于奉献，自我加压，开拓进取，进一步做好干部档案管理工作。

（二）增强职能部门的责任意识。

干部人事档案具有权威性，重在真实可靠。

真实是档案的生命，确保干部人事档案的真实性是干部档案工作的意义所在，也是干部人事档案材料形成部门的神圣职责。

职能部门责任意识的强弱直接关系到干部档案材料的质量，要维护干部人事档案这片净土，就必须从形成干部人事档案材料的源头抓起。

干部档案中所出现的一些问题与职能部门的干部不无关系，如有的档案材料未能归档，材料手续不完备，甚至有的档案材料内容失真等问题，与有的职能部门干部的责任意识息息相关。

干部档案材料来源于各职能部门，因此，增强职能部门的责任意识是确保干部档案材料真实的重要前提，尤其是组织人事部门的干部更要增强办事的责任意识。

组织人事部门的干部一定要按胡锦涛同志提出的“党性要强，作风要正，工作要实，业务要精”的指示办事，尊重历史，实事求是，维护档案的真实性，坚决反对改档案、危害档案的行为，坚决清理污染干部档案材料的源头。

只有增强职能部门的责任意识，深入实施民心工程，才能充分认识自己肩负的使命，充分发挥职能部门的作用，自觉抵制来自各方面的不正之风的干扰，在工作中坚持照章办事，严格履行程序，做到“坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松”。

做好职能部门的自身“过关”，强化监督“把关”，确保干部人事档案材料的质量。

（三）要加强自身建设。

新世纪干部档案工作任重而道远。

首先，要加强学习。

干部档案工作的政治性、政策性很强，要求档案工作人员运用马列主义的立场、观点和方法，正确理解和自觉贯彻党和国家的干部路线、方针政策，并用以指导工作实践。

档案工作人员只有勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，才能树立正确的世界观、人生观、价值观，才能在错综复杂的矛盾中排除各种干扰，坚定立场，为档案事业建功立业。

目前的首要任务是认真学习贯彻党的十六大精神，结合干部人事档案工作实际，认真实践江泽民同志的“三个代表”重要思想。

干部档案是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，有档案专业知识、历史知识、人事工作知识、管理学、情报学、系统学知识及计算机应用、缩微、复印等技术。

要做好档案工作，必须努力学习、掌握科学管理的原则和方法。

在科技迅猛发展、日新月异的信息时代更要勤奋学习，不断更新知识，拓宽知识面，掌握现代技术。

解放思想，树立创新意识，培养创新能力，从思想观念、工作思路、管理方式、方法上创新，变革一切不合时宜的观念和做法，创造性地开展工作。

忠于职守、乐于奉献，努力做好干部人事档案各项工作，更好地为干部人事工作服务，为党的“四化建设”作出新贡献。

其次，要加强管理。

进一步建立健全各项制度，踏踏实实地做好本职工作。

档案工作是一项严肃的工作，必须求真务实，严禁弄虚作假。

因此，档案工作人员要在学习、实践中提高辨伪能力，切实把好材料入口关，确保干部档案内容的真实性，做好档案材料的收集、鉴别、整理等基础工作，提高档案管理水平。

再次，要加强交流与协作。

档案事业的发展离不开社会各方面的大力支持和共同努力。

要加强与各部门的交流和协作，争取他们的支持和配合，形成齐抓共管的工作局面。

要加强档案部门之间的交流，不仅搞好本地档案部门之间的交流，也要有计划地走出去，开拓视野，启发思路，取人之长，补己之短，互相学习，共同提高。

总之，只有理论功底深厚，知识丰富渊博，才能顺应时代的潮流，担当起时代赋予自己的使命。

（四）尽快实现档案管理现代化。

信息化是加快实现档案管理科学化、现代化的必由之路。

档案是一种信息产品，干部档案是人才信息资源库。

合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，获得最佳效益，是管理的宗旨。

随着人事制度改革的不断深入，传统的观念和陈旧的管理模式已越来越不能满足突飞猛进的信息化管理发展的要求，越来越不能适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。

这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。

要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理。

由于计算机管理系统具有数据的输入、修改、删除、转移、统计、运算、输出等各种功能，能大量、高效、准确地处理信息，是手工管理的发展和延伸，是人机结合的技术性管理系统，十分有利于档案管理水平的提高。

实践证明，计算机辅助管理档案可最大限度地满足各方面对档案信息的需求，不仅可减少许多工作环节，也可避免大量的重复劳动，同时也保证了档案数据材料的统一、规范。

处于信息时代，实现人事档案计算机辅助管理已势在必行。

前几年，全国各地普遍开展了干部人事档案工作目标管理达标升级活动，为实行计算机辅助管理奠定了良好的基础，营造了适宜的环境。

档案管理部门应当重视和不断改进传统的手工操作方法，使干部人事档案管理制度化、标准化、规范化、程序化、系统化。

采用现代化的管理手段，使人事档案管理逐步纳入科学管理的轨道，为社会主义市场经济的发展，为人才的开发、培养、使用提供可靠的信息，充分发挥其人才信息管理职能。