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会议管理制度
山东中天集团有限公司
会议管理制度
人力资源中心
2014年7月
目录
1、目的2
2、适用范围2
3、会议分类2
4、管理职责3
5、管理内容3
6、附件6
7、附则6
会议管理制度
1、目的
为有效保障公司各项运营管理工作的贯彻实施,做好公司各项管理工作的上传下达,保证各部门间沟通协调工作及时有效的完成,特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于山东中天集团及各下属公司,下属公司可根据实际情况自行制定相关管理办法,但不得与本制度相行违背。
3、会议分类
3.1按会议层级分为:
集团级会议、各中心/公司级会议、部门级会议以及主题会议。
3.2按会议举行周期分为:
年度会议、半年度会议、季度会议、月度会议及周会、早会。
3.3会议明细:
周期
层级
年度
半年度
季度
月度
每周
每天
集团级
年初启动大会
/
/
/
/
/
年终总结大会
/
/
/
/
/
策略运营分析会
半年度经济运行分析会
季度经济运行分析会
总结分析会
临时会议(按需求组织)
各中心/公司级
年终总结会
半年度总结分析会
季度经济运行分析会
总结分析会
周例会
临时会议
策略运营分析会
部门级
/
/
/
月度总结会
周例会
早会
主题会议
根据公司经营计划要求,由某一部门承担的需各部门协助配合的主题(项目)推进工作会议,例如:
各项认证准备工作会议。
4、管理职责
4.1行政管理中心负责年初启动大会及年终总结大会的策划、组织及筹备工作,对会议组织期间的各项管理工作有建议及考核权。
4.2运营监控中心负责公司各阶段经营分析会议的组织及筹备工作,对经营分析会议的各项事项进行跟踪检查,对各部门执行会议决议的落实情况有监督权和考核权,对于各中心/公司级会议有参与权和知情权,总部各职能中心/下属公司需指定部门,安排专人负责与集团运营监控中心对接,负责总部各职能中心/下属公司会议工作的传达及会议资料的收集和上报工作。
4.3各中心总监、下属公司总经理负责各自管理范围内各阶段的会议组织工作,对会议的开展工作有管理及考核权。
4.4各部门经理负责各部门内部各阶段会议的组织与总结工作,对部门会议的开展有自主权及考核权。
4.5主题会议由主题管理部门发起和组织,主题发起部门对会议的组织、管理工作有建议权及考核权。
5、管理内容
5.1集团级会议组织流程管理
5.1.1年初启动大会、年终总结大会
会议目的:
总结公司年度工作,激励公司全体员工积极奋进的工作责任感及员工对公司的认同感及归属感。
实施流程:
具体实施方案由行政管理中心负责制定并落实,年初启动大会及年终总结大会实施方案应于次年1月15日前制定完成,审批后报运营监控中心备案。
5.1.2年度策略运营总结分析会
会议目的:
(1)通过对年度管理工作、运营状况进行系统的数据分析,总结上阶段不足,发现问题,制定改进措施,持续改进;
(2)确立下年度经营计划目标及年度发展规划。
会议时间:
年度结束最后1个月内(即每年12月份新年度财务预算开始前)
实施流程:
(1)运营监控中心收集并准备会议资料:
运营分析报表资料及经营目标、战略规划资料;
(2)组织年度策略运营分析会:
运营监控中心按照规定时间组织;
(3)分析集团年度运营监控中心总结报表:
1)逐一分析经营和管理指标达成,总结不足,确定改进事项;2)讨论战略发展规划、确定下年度经营计划目标。
(4)整理年度战略发展规划及年度工作总结。
5.1.3半年度、季度经济运行分析会
会议目的:
通过对集团及下属公司半年度、季度管理工作、运营状况进行系统的数据分析,总结上阶段不足,发现存在问题,制定改进措施,并持续跟踪改进;
会议时间:
1)半年度经济运行分析会,半年度结束后次月15日前
2)季度经济运行分析会,季度结束后次月8日前
会议实施流程:
(1)运营监控中心收集并准备会议资料:
运营分析报表资料及经营计划目标资料;
(2)组织经济运行分析会:
运营监控中心按照规定时间组织;
(3)分析经济运行分析报表:
1)逐一分析指标达成,总结不足,确定改进事项;2)明确下阶段工作重点。
(4)整理工作重点及经济运行分析报告,确定改进事项持续跟踪。
5.1.4月度总结分析会
会议目的:
通过对各部门及下属公司月度指标达成情况分析,总结上阶段不足,发现问题,制定改进措施,并持续跟踪改进;
会议时间:
每月结束后次月5日前
会议实施流程:
(1)运营监控中心收集并准备会议资料:
月度分析报表资料及经营目标资料;
(2)组织月度总结分析会:
运营监控中心按照规定时间组织;
(3)分析月度指标达成情况:
1)逐一分析经营考核指标达成,总结不足,确定改进事项;2)明确下阶段工作重点。
(4)整理工作重点及分析报告,确定改进事项并持续跟踪。
5.1.5周例会
会议目的:
通过阶段性总结,查漏补缺,跟进各项工作进度。
会议时间:
每周周五下午14:
00
会议流程:
各中心、部门自行决定。
5.1.6早会:
由集团各中心和下属公司各部门组织完成。
5.2集团总部/下属公司各级会议组织流程管理
集团各中心/下属公司参照集团级会议流程确定所在中心/公司的会议组织流程并组织实施。
会议流程环节可根据实际情况更改,但至少应包含阶段性工作总结、计划及经济运营分析两项,各职能中心和下属公司负责人是所在公司会议管理的第一责任人,对会议决议事项的落实情况负管理责任。
5.3主题会议:
由主题承接部门根据实际情况确定,主题会议需明确会议跟进事项,并由会议组织人员负责跟进落实会议决议事项。
5.4会议档案资料管理
5.4.1部门级以上(含部门级)会议,时间跨度超过一个月以上的(含月度会议)需建立会议资料档案(签到表、会议纪要及会议中其他需留存的文件资料,下同),会议资料档案需有效保存,以备审查。
5.4.2集团级会议资料档案的收集、整理工作:
(1)集团级会议由运营监控中心负责建立各项会议资料并存档;
(2)各职能中心/下属公司公司级运营分析会议由所在公司行政部门或公司指定部门负责组织并建立会议资料档案。
5.4.3为保证会议决议实施的时效性,公司级各项会议在组织召开后应在两个工作日内及时形成会议纪要,经过审批后及时下发给各参会人员,并报公司运营监控中心备案。
5.3会议决议执行情况跟踪检查
5.3.1会议决议执行情况的跟踪落实以及反馈工作,公司各项会议决议的执行情况由会议资料档案管理部门/人员负责跟踪检查,对于未及时完成的工作事项或需调配资源以达到完成工作目的的各项工作,跟踪部门/人员需及时向会议部门领导反馈,由部门领导负责协调、解决。
5.3.2主题会议按照公司级会议要求进行管理,会议资料档案的收集整理工作由会议发起部门/人负责。
6、附件
6.1《会议签到表》
6.2《会议纪要》
7、附则
本制度由运营监控中心负责制定并解释。
本制度自签发之日起实施。
会议签到表
会议/培训主题
会议/培训主持人
会议/培训时间
会议培训地点
迟到/早退/缺席人员
会议/培训议题
人员签到
序号
参加人员
签名
部门
职位
序号
参加人员
签名
部门
职位
1
16
2
17
3
18
4
19
5
20
6
21
7
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8
23
9
24
10
25
11
26
12
27
13
28
14
29
15
30
备注:
“参加人员”一栏由会议组织者根据会议具体确定是否需要提前录入。
会议纪要会议编号:
会议主题
会议时间:
参会人员:
缺席人员
主持人:
记录人:
会
议
议程
1、
2、
3、
4、
本次会议决议及跟进事项
会议决议事项
实施方案
要求完成时间
责任部门/责任人
会审
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