办公室部门工作手册仿宋.docx
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办公室部门工作手册仿宋.docx
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办公室部门工作手册仿宋
办公室
工作手册
文件编号:
办01号-01-第二版
发布日期:
2008.7.1
实施日期:
2008.7.1
北京市石景山区自来水公司
版本说明
此工作手册依据GB/T19001—2000《质量管理体系
—要求》和公司《质量手册》要求,总结更改手册前内审、管理评审和第三方审核提出的问题及与本部门实际工作相结合的情况,在原
《办公室工作手册》第一版的基础上修订完成的。
本手册是在公司质量管理体系下的部门文件,是指导办公室建立并实施质量管理体系的行动准则,办公室员工须遵照执行。
石景山区自来水公司办公室
2008年7月
主管经理意见:
该部门工作手册符合公司《质量手册》和《程序文件》要求。
签字:
日期:
管理者代表意见:
签字:
日期:
备注:
《部门手册》审批页
石景山区自来水公司办公室手册
1、目录
版本:
第二版
页次:
1/1
1.目录
2.部门手册更改页
3.部门质量管理体系
3.1部门工作过程
3.2管理体系机构图3
3.3办公室质量目标
4.办公室岗位职责及任职要求
5.部门制度
5.1档案管理规定
5.2车辆管理规定
5.3文件管理制度和外来材料归档制度
5.4关于聘用临时工作人员的有关规定
5.5石景山区自来水公司考勤制度
5.6未聘人员安置及有关待遇问题的办法
5.7职工参加学习管理规定
5.8环境卫生管理规定
5.9基础设施管理规定
5.10消防安全管理规定
5.11灭火及应急疏散预案
6.不合格服务预防纠正措施
7.办公室作业指导书
8.质量记录清单
8.1文件更改审批单
8.2职工参加学习审批表
8.3职工培训效果分析
8.4群众三来记录表
8.5职工培训登记表
石景山区自来水公司办公室手册
2、部门手册更改页
版本:
第二版
页次:
i/i
章节号
及页次
修改原因简要
修改内容简要
修改结果简要
修改人
修改日期
及备注
审核人
批准
石景山区自来水公司办公室手册
3、部门质量管理体系
版本:
第二版
页次:
i/i
1、部门说明
办公室主要负责档案管理、人力资源管理及对外服务过程。
2、部门手册说明
2.1手册内容
本手册依据公司《质量手册》和本部门的实际相结合编制而成,包括:
公司质量管理体系要求的相关文件、部门质量管理体系所含的工作过程及相互作用的描述。
2.2术语和定义
本手册采用公司《质量手册》相关的术语和定义。
2.3手册的管理
本手册为公司二级文件,本手册及其涉及的文件和记录的日常管理按《文件控制程序》和《质量记录控制程序》执行。
3、部门质量管理体系策划
3.1部门质量目标
为确保公司质量目标的实现,在公司质量目标提供的框架下,制定本部门质量目标:
职工培训率达100%,培训合格率达90%。
提供优质服务,确保群众“三来”满意率92%以上。
3.2本手册即为本部门质量体系策划结果,按公司《质量手册》要求,每年根据内审、管理评审等结果和部门实际情况对手册进行评审及必要的修订,具体见公司《质量手册》规定。
3.3《部门手册》的编制、更改、审批等按公司《质量手册》执行。
石景山区自来水公司办公室手册
3、部门质量管理体系
3.1管理体系机构图
版本:
第二版
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1•办公室主任
1.1职责
(1)负责行办、党办全面工作
(2)负责公司各项规定、制度的贯彻落实,及上传下达工作。
(3)负责本单位发布的各项文件起草。
(4)负责公司各项重大活动及会议的组织安排。
(5)负责会议记录、公司各类印章的管理。
(6)负责办公室人员的聘用、调整及管理工作。
1.2任职条件
(1)高、中专以上学历,中共党员。
(2)熟悉本公司业务,具有较强的组织协调能力。
(3)具有一定的公文写作水平。
2.档案员
2.1职责
(1)档案员负责公司文件资料的收集、保管、利用及统一管理,并对各室、部门档案材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导和监督。
(2)认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和市、区有关档案工作的管理规定。
(3)负责制定和修改公司的档案管理制度并认真组织实施和落实。
(4)负责档案的整理、分类、编号、立卷和存档。
(5)收发、传阅、管理档案文件,做到手续齐全、经常检查。
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4、岗位职责及任职要求
版本:
第二版
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(6)严格履行档案借阅登记制度,做到手续齐全,文件与登记相符,月底清理,季度检查一次。
(7)严守保密守则,不泄漏机密档案内容。
(8)努力学习档案管理知识,使档案管理步入专业化管理轨道,以逐步达到晋级达标的要求。
2.2任职条件
(1)高、中专以上学历,中共党员。
(2)具有档案管理任职资格,熟悉档案管理工作。
3.劳资员
3.1职责
(1)负责公司的工资管理。
(2)负责工人技术等级评定及专业技术人员职称评定。
(3)整理、保管职工档案,建立职工花名册。
⑷负责合同制工人的合同及临时工协议的签订工作。
(5)负责退休人员和老干部管理工作。
3.2任职条件
(1)高、中专以上学历,中共党员。
(2)熟悉劳资工作,能熟练操作计算机,工作责任心强。
4.办事员
4.1职责
(1)负责群众“三来”问题的登记、处理工作。
(2)负责本部门IS09000工作。
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4、岗位职责及任职要求
版本:
第二版
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(3)负责各项活动的组织落实。
(4)负责机关办公用品、劳保的采买、发放、保管,对各部门
办公用品使用情况进行管理
(5)负责《石水内刊》的编辑和信息的编写上报。
(6)负责值班管理。
4.2任职条件
熟悉公司日常业务工作,有一定处理问题、解决问题的能力,有一定
的组织能力,工作责任心强。
5.事务员
5.1职责
(1)负责机关食堂管理。
(2)负责机关环境卫生工作。
(3)负责报刊杂志的统计订购。
(4)负责各项活动的组织落实。
(5)负责公司基础设施的管理。
5.2任职条件
熟悉公司日常业务工作,有一定处理问题、解决问题的能力,有一定的组织能力,工作责任心强。
6.驾驶员
6.1职责
(1)认真执行交通法规,落实交通管理责任制。
(2)做到行车无违章、全年无事故。
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4、岗位职责及任职要求
版本:
第二版
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(3)保证车辆始终处于良好状态,保持车容整洁,司机室要卫生、整洁。
6.2任职条件
具备驾驶员任职条件,工作责任心强。
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5、部门制度
5.1档案管理规定
版本:
第二版
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第一章总则
一、为适应公司全方位规范化管理,做好档案的管理工作,根据
国家《档案法》及市、区各级有关部门的规定,特制定本办法。
二、文件及档案管理工作中要认真贯彻执行《档案法》,落实党和国家有关档案工作的方针、政策,加强档案工作的管理,落实责任制,发挥档案工作应有的作用。
三、文件及档案管理工作,要遵循质量运行体系中的各个工作程序中的有关要求,并严格按照各个工作程序进行管理。
四、按照公司所有质量体系文件,档案实行归口管理的原则,本着“谁编制谁发放,谁签字谁管理”的工作程序管理文件及档案。
五、各级、各部门文件,档案管理人员要积极主动提供文件和档案的利用,合理保管档案。
六、凡本办法中未提到的各有关注意事项及制度,均按公司《档案管理制度》执行。
第二章文书档案归档
一、公司各职能科室及各部门在各项工作、活动中形成的具有查考
价值、利用价值的文件材料,均属归档范围。
二、公司的文书档案是公司档案的主要组成部分,由公司办公室统一保管。
三、公司各职能科室及各部门文件材料的管理,按照《文件和资料控制工作程序》及各个要素程序中有关规定整理、立卷。
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5、部门制度
5.1档案管理规定
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四、凡质量体系归档文件,要盖有受控章和编号;作废文件要有“作废”标识;更改文件要有更改人签名,并有更改标记。
五、凡质量体系受控文件的编号、标识、登记、发放,必须符合《文件和资料控制工作程序》中的规定。
文件的材料、书写字迹、纸张及格式均应符合程序文件及规定要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红色钢笔,卷内金属钉要拆除。
六、公司职工外出学习、考察及参加各种会议带回的文件材料,交办公室进行登记,统一管理,如继续使用,应办理借阅手续。
七、归档时间及保管期限按公司《档案管理制度》执行。
第三章技术资料档案归档
一、技术资料实行公司、职能部门两级管理,并按《文件和资料控制工作程序》的有关要求进行收集、管理及归档,由业务部门进行汇总归档。
二、技术资料必须及时搜集、整理,要求内容填写齐全,数据真实准确,文字清楚,语言通顺,表达完整。
三、不得随意涂改技术资料,并保持其完整,不丢失,不破损。
四、技术资料按专业归类整理,有特殊要求的,按其要求进行整理归档,保存期限不少于5年。
五、技术资料归档管理范围见附表一。
第四章设备资料档案归档
一、设备开箱后一周内,将设备材料运转情况说明移交办公室。
设备使用过程中发生故障、事故及时维修,报废的申请记录、处理结果等文字材料及时移交办公室保管,以免遗失。
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5.1档案管理规定
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二、有关设备的使用说明、质量证明、出厂合格证等资料的收集、整理、归档必须符合质量体系中《文件和资料控制工作程序》有关要求。
三、设备购进之后,要请专职档案员参加开箱验收,并参与归档材料的整理。
四、设备资料交办公室集中统一管理,如需要查阅,可办理借阅手续后查阅,不得私自截留。
五、归档范围及保管期限见附表二。
第五章档案查阅
一、因工作需要查阅有关档案材料,须经主管部门领导审批,办理借阅、查阅手续。
二、查阅档案一律办理查阅登记手续,用完后填写《档案利用效果登记》。
三、档案管理人员有权了解查阅目的、查阅范围,查阅人员有义务如实介绍并保证文件档案的完整、安全及整洁。
四、查阅、借阅文件档案在资料室进行,各职能科室及各部门人员需要把文件档案借出时,必须经档案管理人员同意,办理查、借阅手续,时间不得超过三天。
须延长时间时,重新办理手续,归还时要点清数量,保持文件及档案的完整。
五、查、借阅有密级的文件档案,须经公司主管领导批准。
外单位人员查、借阅档案,须持单位介绍信,并经本公司主管领导批准,但一律不准带出资料室。
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5.1档案管理规定
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六、查、借阅档案人员要爱护文件,档案资料不准涂抹勾画、撕拆损坏,造成损坏者给予严肃处理。
七、未经许可不许摘抄、复制,不得将文件及档案转借他人,特殊情况须经主管领导批准。
第六章档案保密
一、严格执行《保密法》及有关保密制度,维护档案的安全与完整。
二、严格执行公司档案保密制度,定期对文件进行检查,发现丢失、泄密的,要及时报告,并追查当事人的责任。
三、档案管理员要严守秘密,在公开场合不泄露、谈论文件及档案的内容,不准私自摘抄和携带文件及档案外出。
四、销毁失去保存价值的档案须严格执行公司档案销毁制度。
五、文件及档案管理人员要在做好文件及档案保密制度的基础上,对查、借阅文件及档案的人员宣传保密制度。
六、损毁、丢失档案及泄密人员,视情节轻重给予经济、行政处罚,构成犯罪的追究刑事责任。
第七章档案保管
一、经常打扫文件、档案存储柜及库房,保持清洁,档案柜由专人负责,公司资料室未经档案管理人员允许不得进入。
二、文件、档案存放处要防潮、防尘、防污染、防虫蛀、防火、防盗,文件存放柜要锁具齐全有效,门窗保持完好,出入库房要将门窗锁好。
外出办事、下班前要检查存放柜及库房门窗,防止文件、
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5、部门制度
5.1档案管理规定
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档案被盗、丢失、损毁。
三、坚持查、借阅文件和档案的审批手续,取放档案应轻拿轻
放,避免柔擦、撕卷。
四、档案保管应严格遵照《档案保管制度》执行。
第八章实物档案管理
一、公司及各部门荣获的区级以上颁发的奖章、奖杯、锦旗、证书、奖状等实物材料,必须由受奖单位及部门负责登记、保管,每年向公司办公室移交,任何部门或个人不得私自留存。
二、公司及部门作废的印章(具有单位名称和专业名称和性质的印章),及时交公司办公室统一存档保管。
三、档案管理人员接到以上实物,要履行交接手续,交接证明归入全宗卷内保存。
四、实物档案保存期限按公司《档案管理制度》执行。
第九章档案鉴定销毁
一、档案的鉴定工作按照国家及市、区档案局制定的档案保管期限和公司《档案管理制度》的有关标准及规定执行。
二、档案期满后,对确无保留价值的档案,要由主管领导、有关科室、部门负责人、档案管理人员组成的鉴定小组进行鉴定,写出鉴定报告,并将销毁档案造册登记。
三、经批准销毁的档案,要保留观察一段时间(半年至一年)经再次鉴定证明确无保留价值时,将所要销毁的文件、档案包装好,送到档案局,由档案局进行统一销毁。
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5.1档案管理规定
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四、档案销毁后,在清册上注明“已销毁”字样,销毁清册及销毁申请报告存入全宗卷内。
第十章档案库房管理
一、档案库房存放的档案必须放置在铁质档案柜内,由专人保
管,库房应具备“八防”设施,即:
防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,并定期检查。
二、库房做好温湿度控制工作并有记录,相对湿度保持在45—
60%,温度保持在14—24OC左右为宜,发现问题及时米取措施。
三、库房严禁吸烟和存放与档案无关的物品,无关人员不得进入,离开库房时必须切断电源,关好门窗,确保档案安全。
四、保持库房清洁,档案柜摆放整齐有序。
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5、部门制度
5.1档案管理规定
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基建档案立卷归档范围和保管期限
附表
阶段
序号
归
档
范
围
保管期限
准备阶段
1
计划任务书
长期
2
征地、拆迁、施工许可证
3
规划要点、工程请示与批复
4
工程预算、工程合同
设计阶段
1
设计方案、设计要求
长期
2
设计图
短期
施工阶段
1
施工原材料试验记录
永久
2
变更洽商记录
3
结构工程、隐蔽工程验收记录
4
工程事故处理记录
5
施工技术总结
竣工阶段
1
竣工验收鉴定书
永久
2
计算数据
3
竣工决算
4
竣工图等
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5、部门制度
5.1档案管理规定
版本:
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8/8
设备档案归档要求及保管期限
附表二
序号
归档范围
期限
1
千元以上重要设备报废的申请和批复
长期
2
重要设备的开箱验收报告
长期
3
重要设备附带的图纸、说明书、合格证、保修单等
长期
4
重要设备的管理、维修记录等
长期
5
一般设备附带图纸、说明书、合格证、保修单等
短期
6
千元以下一般设备报废的申请和批复
短期
7
汽车、锅炉等大型设备的开箱、管理、维修、报废等文件及设备购入时附带的各种文件
短期
8
其他
短期
9
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5、部门制度
5.2车辆管理规定
版本:
第二版
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一、驾驶员必须认真遵守交通法规,做到行车无违章、全年无事故。
二、驾驶员要爱护所驾驶的车辆,定期检查保养和清洗车辆,确保车况良好,保持车容整洁
三、各部门指定专人派车,因公事外出需动用车辆时至少提前半天到派车人员处登记,由派车人员统一安排。
四、驾驶员出车时要做到出车前、出车途中及回厂后三检查,认真填写《派车单》。
五、公司指定车辆维修地点,凡公司车辆必须到指定地点维修、保养。
车辆需维修、保养时,驾驶员要一式两份填写《机动车修理、维护申请表》,报公司交通安全管理员审批同意并签字后,持《机动车修理、维护申请表》维修、保养车辆。
六、非因公需要,节假日及公休日一律不得动用公司车辆。
因公必须动用车辆时,用车部门负责人要向主管经理请示,批准后由主管经理向派车人员预定车辆并讲明用车原因。
七、驾驶员随领导或工作人员外出开会、办事时不得擅自离开开会或办事地点。
八、驾驶员不得擅自驾驶公司车辆办私事,违反规定者视情节给予
经济处罚。
如因办私事发生事故,要加重处理,所造成的一切损失全部由本人承担。
九、驾驶员因公出车发生交通事故,造成的经济损失,视事故情
石景山区自来水公司办公室手册
5、部门制度
5.2车辆管理规定
版本:
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2/2
况及驾驶员的责任程度,由肇事驾驶员赔偿保险公司赔偿以外部分的10%-50%,并根据责任事故原因给予一定的经济处罚。
十、为了确保安全,非专职驾驶员未经领导批准不得驾驶公司车辆。
专职驾驶员严禁让非专职驾驶员和非本单位驾驶员驾驶公司车
辆,否则责任自负
石景山区自来水公司办公室手册
5、部门制度
5.3文件管理制度和外来材料归档制度
版本:
第二版
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1/3
为加强行政等文件的管理和保密工作,防止文件的丢失和损坏,特制定文件管理制度和外来材料归档制度。
一、文件管理制度
(一)收文制度
1.公司办公室收到文件后,要按文号、份数详细清点,在检查无缺损的情况下进行分类登记。
2.公司各部门工作人员外出开会带回的有关文件,要及时移交档案室统一保管使用。
3.上级单位和公司下发的文件,各部门要指定专人负责保管,以防丢失。
4.为便于管理、保护和查找,防止文件的积压和丢失,收发文件必须严格履行登记手续,并作为核对与交接文件的凭证。
5.对阅办后的文件,做到放置有序,定期清查。
(二)发文制度
1.凡以公司名义发出的文件或其它重要文件,经有关领导签发后,均由打字室统一编号。
对文件的文字、内容、份数进行登记。
2.文件打印后要认真校对,保证质量,检查无误后方可发出。
3.重要文件要由机要员或有关人员送发,不得让他人捎带。
4.封装时对发往单位的份数要详细核对,杜绝错发和漏发。
5.递送文件要遵守保密制度,不得随意放在一般提兜、衣袋或夹在自行车后架上,途中不要到公共场所或探亲访友。
石景山区自来水公司办公室手册
5、部门制度
5.3文件管理制度和外来材料归档制度
版本:
第二版
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(三)上报制度
1.向上级部门的请示、报告、汇报工作、反映情况等的文件由档案室办理登记递送手续,避免多头分送,造成重复。
2.机要文件严禁他人捎带或用平信邮寄。
3.给区委、区政府、管委或有关业务部门的请示,经领导批准并签发后盖章,根据请示内容,由职能部门或机要员负责报送。
请示事项由职能部门负责催办,请示及批复件交档案室一并存档。
(四)批办制度
1.领导批办的文件要及时办理,不得积压,以免造成贻误。
2.文件不能横传,一律由机要员递送或收回。
3•办理批办文件时,要逐件登记当面点清份数,收文人签字,待文件退回时,机要员核查无误,方可注销。
4.无论是公司发文或部门发文,起草文件底稿一律用钢笔或签字笔,不得用铅笔或圆珠笔。
(五)送阅制度
1.公司领导阅文由机要员直接送阅。
2.对领导指示的文件,机要员要及时通知有关部门阅办。
3.文件只发组织不发个人,领导阅文要做到及时、迅速、不积压、不拖拉,阅完文件后要及时退回档案室,最长不得超过五天。
4.文件夹内有公文处理单一张,与文件的文号、份数相符。
如领导有急需留用的文件,可在公文处理单备注栏内注明,另行办理借阅手续,待归还后注销。
5.文件要在单位内阅办,不可带出单位。
石景山区自来水公司办公室手册
5、部门制度
5.3文件管理制度和外来材料归档制度
版本:
第二版
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3/3
二、外来材料归档制度
公司职工外出学习、参加会议带回的文件材料是档案收集的重要来源,为加强对外出人员带回材料的管理,避免丢失,特制定本制度
1.公司职工外出学习、参加会议带回的各种资料,对机关开展工作具有重要参考价值,应移交档案室统一保管。
2.外出学习带回的材料一般包括领导讲话、会议纪要、先进经验介绍、会议散发的文件;实物包括奖状、奖杯、证书、锦旗、书籍、
声像材料等。
3.外出人员回归后,应在三天内将带回材料整理后移交档案室,并办理移交手续。
4.外出人员若需利用带回的材料,应到档案室登记后办理借阅手续。
如果带回的文件材料急需办理或仍需使用也必须先交档案室备案登记,
使用完毕后及时归还档案室。
5.外出人员因疏忽造成文件丢失、损坏者,视情节轻重给予经济处罚或行政处罚。
未尽事宜,按《文件控制程序执行》。
石景山区自来水公司办公室手册
5、部门制度
5.4关于聘用临时工作人员的有关规定
版本:
第二版
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1/3
随着公司的不断发展壮大及人员整体素质的不断提高,对各岗位任职要求进一步严格。
目前临时工作人员所占比例有所增加,为了适应公司发展和各工作岗位的需要,并进一步加强对临时工作人员的管理,为此,经公司经理办公会研究决定,针对不同岗位,对临时工作人员的文化程度、年龄界限、聘用程序等规定如下:
一、基本条件:
拥护中国共产党的领导,拥护社会主义,自觉遵守国家的法律、
法规,未参加过非法组织,历史上无拘留、判刑等刑事问题,为人正直,品行端正。
、文化程度及年龄界限:
部门
岗位
文化程度
年龄界限(周岁以下)
现在岗人
今后聘用
机
关
一般技术人员(男)
高中以上
60
50
一般技术人员(女)
高中以上
50
45
专业技术人员(男)
中专以上
60
55
专业技术人员(女)
中专以上
55
50
管网所
管网维修工(男)
初中以上
55
50
专业技术人员(男)
中专以上
60
55
专业技术人员(女)
中专以上
55
50
供水站
查表收费员
高中以上
50
45
杨庄
水厂
关键岗位技术骨干
高中以上
63
60
专业技术人员(男)
中专以上
65
55
专业技术人员(女)
中专以上
55
50
其它
一般工作人员(男)
高中以上
55
50
一般工作人员(女)
高中以上
50
45
岗位
三、
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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