外贸电话英语教你怎样与国外客户打电话1教学提纲.docx

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外贸电话英语教你怎样与国外客户打电话1教学提纲

外贸工作英语电话交际技巧

　　在广大的外贸工作人群中，有很多英语并没有多少级，也不是科班出身，又或者有证书但听力口语不太好，能看邮件，回邮件，却害怕接到老外电话。

可能有不少人有一些经历，老外打电话过来听不太懂他在讲什么，自己当然也没有适当的话应对，电话完了后还不知道是谁。

如此一是让老外觉得你不够专业或说英语不够好，对你公司大小规格产生一定负面影响，二是很可能错失一个机会。

所以很多网友可能是抱着求佛的心态，希望老外能规矩的透过邮件来联系。

但是做外贸久了还是会碰到有些老外打电话过来的，如果对方本身英语很好至少能知道他讲的大概关于哪方面内容，如果对方也是英语一般，加上自己对自己的英语没有信心，基本上是无法沟通。

如何能够有效改进?

（2）物品的独一无二　　本人也是英语很一般，但是外贸工作中接电话用英语多了，有一点点小领悟。

希望能够帮到部分网友走出心里担忧

据介绍，经常光顾“碧芝”的都是些希望得到世界上“独一无二”饰品的年轻人，他们在琳琅满目的货架上挑选，然后亲手串连，他们就是偏爱这种ＤＩＹ的方式，完全自助。

　　1、在看到有+19……电话时，第一时间准备好纸笔，方便记录。

（这个是避免手忙脚乱）

（2）物品的独一无二　　2、接听后，礼貌的问候“HELLO”，然后通常他会首先说他要找谁，你听到你的名字就说“THISISxxxSPEAKING”（礼节性问候，表示出亲切友好，并确认他没找错人）

　　3、接下来他会连续性的讲他要讲的话，这个时候很可能你没有思想准备或者尚未进入状态。

那么你最好将他引导按照你的提问方式来回答，而不是叙述。

你可以等他讲完一句时马上插进去说：

“Excuseme，whoisthatspeaking?

”他会回答你名字，你记下来，然后问他“Whereareyoufrom，please?

”知道他是哪国人。

然后问他“Whatisthematterwithyou?

”然后他会说关于哪方面的，通常打电话过来的都是最近和你电邮联系过的，极少是新客人。

如果名字和国家你能想起或者马上在邮箱查找出是和你联系过的，你就能马上知道他会讲哪方面问题啦，如果想不起来，那就听他讲一下是关于哪个问题的，如果你听到了，但是不太明白讲的什么，你重复他的话给他听，那他会对你说的表示出“YES”或“NO”然后你再继续提问。

（为找到这个人联系的相关邮件来了解他可能要讲的内容，以及引导他按照你的思路谈下去）

　　4、在你判断出你是否能够了解他说的，如果可以继续，如果不可以你就说"我了解您讲的，但是请你再发一封邮件确认一下“Iunderstandwhatyousaid，butcouldyousendanemailtometoconfirm，please?

”然后问他是否知道邮箱地址，不知道你就告诉他，请他发过来。

（这个其实也是不懂装一下懂，如果你听不懂不要不停的说NO，IDON'TKNOW或否定的词，你就听，然后要求他发邮件。

目的当然是邮件能够看得更清楚他要表达的，也是避免客人流失）

在调查中我们注意到大多数同学都比较注重工艺品的价格，点面氛围及服务。

　　5、如果通过国名人名没找到相关邮件，问一句他是否先前有发过邮件给你“Haveyousenttheemailtomebefore?

”然后注意听“YES”还是“NO”（这个是方便查找，即使当时没找到，现在找到他的邮件也不迟，回复时不要忘记加上一句“THANKSFORYOURCALLING”）

　　6、最后要说上一句GLADTOSPEAKWITHYOU，GOODBYE。

（最后是礼节性的了）

　　讲话中，要注意的问题：

1、你不要自己心里有包袱，认为自己英语不好，从而没办法认真听对方讲的。

（反正英语是不好，你就当是听不懂，能听一个是一个，就算全听不懂没人知道这通电话对吧）2、你的语速很重要，你最好一个词一个词吐出来，一是方便对方听二是他会有意识的将语速放慢。

3、以上的用词都很简单，但是自己大脑要有一定的条理。

　　平时要做的：

1、邮件最好用OUTLOOK能够按国家或按人名分类，这个时候就大有用场了。

2、几个简单的英语单词还是要会的吧，平时多读一下这几个常用单词，争取发音十分准确。

3、当然是用SKYPE多练，买个耳麦，找几个愿意聊天的老外在线聊。

一是了解人家能不能听懂你讲的二是熟能生巧，听多了保证你会想听到老外的电话。

4、抓住每个进来的电话练习，找出一个适合自己听电话的方式。

人民广场地铁站有一家名为“漂亮女生”的饰品店，小店新开，10平方米不到的店堂里挤满了穿着时尚的女孩子。

不几日，在北京东路、淮海东路也发现了“漂亮女生”的踪影，生意也十分火爆。

现在上海卖饰品的小店不计其数，大家都在叫生意难做，而“漂亮女生”却用自己独特的经营方式和魅力吸引了大批的女生。

新材料手工艺品。

目前，国际上传统的金银、仿金银制成饰品的销售在逐步下降，与此形成鲜明对比的是，数年以前兴起的崇尚然风格、追求个性的自制饰品--即根据自己的创意将各种材质的饰珠，用皮、布、金属等线材串出的品，正在各国的女性中大行其道。

1.ABCcorporation.MayIhelpyou?

　　ABC公司,我能帮你什么吗?

　　　　这句话算是制式的讲法.一般接起电话的人通常会先报公司的名字“ABCcorporation“,然后再说,“MayIhelpyou?

“或是如果要更客气一点的话则可以说“HowcanIhelpyou?

“（我该怎么帮你?

）,因为这样的问法表示我‘该’怎么帮你,而非我‘需不需要’帮你?

但基本上“MayIhelpyou?

“跟“HowcanIhelpyou?

“都很常见就是了.

　　　　不过如果是机器接的电话,则听到的多半是这样,“ThanksforcallingABCcorporation,ifyouknowyourparty’slastnameorextention,press1.Ifyouwanttorecieveinformationorpublication,press2.Ifyouwanttotalktotheoperator,presspoundsignorremainontheline.“（感谢你打电话到ABC来,如果你知道你要找的人的姓或是分机号码,请按1,如果是想要本公司的简介或出版品,请按2,如果是要找总机,请按#,或是请别挂断.

　　　　2.Andyouare?

　　　　你是?

　　　　如果人家打电话来是要找你的上司,“MayItalktoyourmanager?

“（我能不能跟你们经理讲话?

）这时你总不能糊里糊涂地就把电话拿给经理说,说不定人家是打电话来跟你经理勒索一百万的呢!

所以通常我们一定要先确定打电话来的是谁.最客气的问法是,“WhomIamspeakingwith?

“或是“WhomamItalkingto?

“（我正在跟谁讲话呢?

）但是人家一听是像我这种小毛头打电话找他们经理,他们就会用比较口语的说法,“Andyouare?

“（你是?

）如果人家这样问我,我就可以答,“ThisisBenlin.“

　　　　像是“Andyouare?

“这么口语的英文书上大概学不到,但这却是老美天天在用的句子,只怕你学了之后还不敢用.其实真的不用怕.越简单的句子老美越听得懂.而且事实上“Andyouare?

“这句话还有许多适用的场合,例如在公司的接待处（reception）.来访的客人如果说,“I’mlookingforMr.Wolf.“（我要找伍夫先生）接待小姐就可以反问他,“Andyouare?

“（你是?

）所以像这种简单又好用的句子大家一定要记起来喔!

　　　　3.I’llputheronthephone.Justasecond.

　　　　我会请她听电话,请等一下.

　　　　Putsomeoneonthephone这个片语就是说请某人听电话.例如你打电话找你女朋友,结果女朋友的同事接了电话,就开始跟你东扯西扯,问你们昨天是不是吵架了啊?

什么时候要结婚啦,这时如果你实在不想跟她讲了,就可以说,“Couldyoupleasejustputheronthephone?

“（你能不能请她来听电话啊?

）反过来如果今天是你接到了电话,结果要找的是别人,你就可以说,“Ok.I’llputheronthephone.Justasecond.“（好,我会请她听电话,请稍等一下.）

　　　　上面讲的putsomeoneonthephone,指的多半是只有一只电话时,但如果像公司里有许多分机,则用‘转接’transfer或是redirect.会比较恰当.例如同样的情况你可以说,“I’mtransferringyourcall.“或是“I’mredirectingyourcall.“（我帮你转接到分机给她.）如果是接线生转接的话,他们有时就只简单地说,“Onemoment,please.“或是,“OK.I’llputyouthrough.“

　　　　4.Wouldyoumindholdingforoneminute?

　　　　你介不介意稍微等一分钟啊?

　　　　在美国如果有机会打电话给客户服务（CustomerService）部门,如果没意外的话都会听到以下的电话录音,“Allofourrepresentativesarecurrentlybusyservingtheircustomers.Yourcallwillbeansweredinapproximate5minutes“（我们所有的客服人员都在忙着服务他们的顾客,请等五分钟后,就会有人接听你的电话）,然后十分钟过去了,“Pleasecontinuetohold,yourcallisveryimportanttous.“（请继续等候,你的来电对我们非常重要）.所以大家要知道,老美基本上对这种无止境的等待是深恶痛绝的.所以要记得,如果人家打电话来,千万不要因为听不懂就说,“Holdon“,然后就跑去求救兵,这对打电话来的人是十分不礼貌的.

　　　　如果万不得已一定要请他稍候,我们要客气一点地说,“Wouldyoumindholdingforoneminute?

“所以记得要给对方一个明确的时间,例如onesecond或是fiveminutes不要让对方无止境地等下去.但是如果一分钟到了你还没忙完,则最好再说一次,“Sorry,Iamstillonthephone.Couldyouholdforanotherminute?

“（对不起,我还在讲电话,能不能再请你稍候一分钟.）

500元以上1224%

ｂｅａｄｏｒｋｓ公司成功地创造了这样一种气氛：

商店和顾客不再是单纯的买卖关系，营业员只是起着参谋的作用，顾客成为商品或者说是作品的作参与者，营业员和顾客互相交流切磋，成为一个共同的创作体 

“碧芝”的成功归于他的唯一，这独一无二的物品就吸引了各种女性的眼光。

3、竞争对手分析

　　5.He’soutforlunch.Wouldyouliketotryagainanhourlater?

　　　　他出去吃午餐了,你要不要一小时后再打来?

　　　　受到中文的影响,许多人要讲某人‘出去’吃午餐了常会说成,“Hewentoutforlunch.“其实这个went是多余的,通常老美只讲beoutforsomething就行了.如果要再简化一点,单说,“Heisonlunch.“或是“Heison（lunch）break.“（他正在休息时间.）这样子也可以.

　　　　如果别人要找的人不在,通常我们有二种选择,第一种是请别人晚点再打来,除了像例句用tryagain/callagain之外,我们也可以用callback/tryback这样的讲法.例如你可以建议别人,“Whydon’tyoucallbackin30minutes?

“（你何不30分钟后再打来呢?

）第二种选择就是请对方留言,客气一点的讲法是,“MayItakeyourmessage?

“或是“Wouldyouliketoleaveamessage?

“（你想留言吗?

）

　　　　6.Sheisnotherebutyoucancallhermachine.

　　　　她不在这里,但是你可以打她的电话答录机.

　　　　老美管电话答录机叫answeringmachine或是也有少数人叫answermachine.但是在一般的对话中常常简称machine.例如“Youcancallhermachine.“就是说,你可以打她的电话答录机留言.或是你打电话给某人,但你想他很可能不在,这时你就可以说,“I’mexpectingamachine.“（我想会是电话答录机接的电话.）如果是“Iwanttocheckonmymachine.“则是说我要检查电话答录机里的留言.

　　　　记得喔!

通常人家讲someone’smachine时百分之九十九都是指电话答录机而言,你可别傻傻地问人,“Answeringmachine?

“像六人行（Friends）里有一集Chandler说,“Igothermachine.“结果Joey还呆呆地问他,“Heransweringmachine?

“Chandler就讽刺Joey的无知说,“No.interestinglyenough,herleafblower（machine）pickedupthephone.“（很有趣喔,不是电话答录机喔!

而是她的吹落叶机接的电话.）注:

美国的萿叶都不是用扫的,而是用吹的,很神奇吧?

而leafblower就是那种背在身上拿来吹落叶的机器啦!

　　　　7.I’minterestedinyourCRMsoftware.Canyougivemeanquote?

　　　　我对你们的客户关系管理软体有兴趣,能跟我报个价吗?

　　　　之前讲的都是别人打电话进来要怎么回答,现在要讲的是如果你打电话给别的公司要怎么讲.通常你会打电话给别的公司不外乎以下几种状况:

询价,下订单,追踪订单,应征工作,推销产品等等.首先谈到询价.如果只是要请对方大略地估个价钱,你可以说,“Canyougivemeaquote?

“或“Canyougivemeanestimate?

“但是提醒大家,这个quote发/kwot/的音,记得要特别强调那个/wo/的音,不然老美会以为你在说coat/kot/或是court/kort/这个字.这种情况就发生在我身上不只一次,有一次拿车去修车厂估价,我跟技工说,“Canyougivemeaquote?

“他却回答我,“Youneedacoat?

“扯了半天他才搞懂,后来我才知道原来自己quote的音发错了.所以最好的办法就是用estimate,这个字是绝对不会发错的.

　　　　另外,estimate和quote也可以指‘报价单’而言,例如你可以要求别人,“CanyousendmeasamplewithanestimateASAP?

“（能不能请你尽快送一份样品和报价单给我?

）

　　　　8.I’dliketoplaceanorderforaDL-1100colorprinter.

　　　　我想要下一份DL-1100彩色印表机的订单.

　　　　以前每次为了买东西而打电话给人家,我都直接说,“Iwanttobuythis,Iwanttobuythat.“当然啦!

要买东西的人最大,不管你说什么别人都一定会想办法把东西卖给你的.只是你如果直接说buy听来比较像是日常生活在说的对话.如果像是公司要采购商品时,最好正式一点用order,或是更完整一些说placeanorderfor,例如“Iwanttoorderacolorprinter.“或是,“Iwanttoplaceanorderforacolorprinter.“都是不错的用法.

　　　　9.I’mcallingtocheckmyorderstatus.

　　　　我打电话来查看我订单的状况.

　　　　以前我因为不知道checkorderstatus这个用法,常拉拉杂杂讲了一堆才能表达我的意思.例如我可能会说,“Iorderedsomethingyesterday.Canyoucheckifyou’veshippeditornot.“这句话听起来是不是蛮笨的?

后来我暗中观察,同样的情况原来老美居然都简简单单地说“Iwanttocheckmyorderstatus.“或是“Iwanttotrackmyorderstatus.“就能完整地表达这句话的意思,真是太神奇了.

　　　　这让我想到有一次在机场也是,我想问柜台小姐我的朋友倒底坐哪一班飞机,那班飞机有没有慢分,他大概几点会到,当我好不容易讲完这么长一串时,柜台小姐居然只回了我一句,“Youwannacheckpassengerstatus?

“差点没昏到,原来我只要用checkpassengerstatus就行了喔?

　　　　10.IwasreferredtoyoubyMr.Gordon.

　　　　我是Gordon先生介绍我来的.

　　　　打电话到别人公司如果是有求于人的话,例如要去应征啦或是推销东西啦,最好能先攀点关系啦!

例如最常用的招数,我是某某人介绍来的,就是“Iwasreferredtoyoubysomeone.“（注意,介绍在这里用refer而不是用introduce.）还有呢?

如果你今天拿到了该公司的折价卷,则最好也是开宗明义地说,“Igotyournumberfromacoupon,whichsaysyourproductis50%offtoday.“（我是根据你们折价卷上的号码打过来的,它上面写着今天产品五折优待.）这样子让他想赖都赖不掉.总之呢?

先表明自已是怎么搭上这条线的,这样子别人才不会有突兀的感觉啦.

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TelephoneCalls

打电话

BriefIntroduction

电话问询是贸易中一种很常见的方式。

对于生产或交易中遇到的各种问题，如果能通过电话方式解决，那便是最快捷、最有效率的。

BasicExpressions

1.ThisisDajiangFoodStore.HowmayIhelpyou?

这里是大江食品店。

请问我怎样能帮到你呢？

2.Couldyouputmethroughtothetoydepartment?

请帮我接玩具部好吗？

3.I’dliketoorder3casesofbeer.

我打算订购三箱啤酒。

4.MynameisTonySmith,ShanghaiHotelRoom2107.Myphonenumberis6567-8900.

我叫托尼•史密斯，住上海宾馆2107房间，我的电话号码是6567-8900。

5.Pleasemakearemittanceof1,500Yuanforthebooksyou’veordered.Thepostageisincluded.

您订的书请汇款一千五百元过来，邮资包括在内。

6.Holdonamomentplease.

请稍等。

7.I’llseeifsheisin.

我去看看她有没有在。

8.Iamafraidsheisoutatthemoment.

对不起，她这会出去了。

9.I’llbepleasedtoifIcan.

如果能的话，我很高兴。

10.Extension121,please.

Sorry,thelineisbusy.

请接121号分机。

对不起，线路忙。

11.CouldIspeaktoMr.Johnson,please?

Sorry,thereisnoonebythenameofJohnsonhere.

我可以和约翰逊先生通话吗？

对不起，这里没人叫约翰逊。

12.Couldyouholdonaminute?

I’llgethimforyou.

Certainly.Thanks.

稍等，我帮你去叫他。

行，谢谢。

13.Mr.Smithistiedupatthemoment.

OK.I’llcallagainlater.

史密斯先生现在脱不开身。

好的，我回头再打电话过来。

14.IamsorryIwasn’tinwhenyoucalled.

That’sallright.

很抱歉你来电话时我不在。

没关系。

15.Operator,wewerecutoff.Couldyoureconnectme,please?

Justamoment,please.

接线员，电话断了。

可以替我重新接通吗？

请稍等片刻。

16.Doyoufollowme?

Yes,pleasegoon.

打电话

听懂我的话了吗？

听懂了，请接着谈。

17.Haveyougotit?

Sorry.Doyoumindrepeating?

明白了吗？

对不起，你介意再说一遍吗？

Conversations

Dialogue1（O=operator）

O:

In