时间管理方法 杜绝干扰授权.docx
- 文档编号:8624345
- 上传时间:2023-02-01
- 格式:DOCX
- 页数:6
- 大小:20.58KB
时间管理方法 杜绝干扰授权.docx
《时间管理方法 杜绝干扰授权.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《时间管理方法 杜绝干扰授权.docx(6页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
时间管理方法杜绝干扰授权
杜绝干扰:
授权
台湾某大企业的负责人许先生,他不常上班,除了每周一固定到公司举行会议,剩下来的六天,他大部分在钓鱼。
但是他的企业版图却持续扩张,是一个台湾重要的企业集团。
这样的观念,起源于他年轻做烤漆生意时,两个买主给他的深刻映像:
一个日本留学回来的年轻企业家,做事认真,勤快努力
一个店开在公园排的老人,却老是在泡茶,还常常和他说”做生意不用这么辛苦,年轻人来来,坐下来喝杯茶吧。
”
原本他认为,认真的年轻人一定会比老人经营的好,让他惊讶的是,老人的货越叫越多,相反地,年轻企业家货却越叫越少,每次去的时候,还常常听见他在埋怨师父、工头很难管理,和他配合不来。
于是许先生好奇的跑去问老人经营事业的秘诀,只听见老人喝着茶,轻轻的说”我什么都不懂,所以交给师父负责,按照成品抽成就好了”。
于是许先生体会到授权的好处,不仅可以为自己赚取金钱,更可以赚取最宝贵的人生时间。
授权固然能让我们远离干扰,节省更多的时间,但是要如何做才能做的好,今天永锡也分享一些我的见解及经验,我们这就开始吧。
(1)建立清楚的规则
永锡常常在各地举办研习会,便需要和不同的主办单位合作。
我会先准备好研习会上要做的待办事项列表,一份给自己参考,一份也给主办单位,让双方都知道有哪些要做的注意事项。
之后,并用电子邮件或电话沟通,分配工作,让合作过程中的问题降到最低,研习会的质量却能很稳定。
这就是在授权前建立明确的规则,把要做的事情列出来,谁来做这件事情弄清楚,这样子就会降低不可预期状况的可能性。
(2)信任、默契、理性沟通
史蒂夫·柯维博士在《第八个习惯》一书中写到:
希腊哲学中建立影响力次序是,信任、默契、理性沟通。
我们授权之前,要先注意我们和被授权对象的信任程度,并逐渐在小事情上面建立默契,等到这两个基础稳固了,最后才是进入理性沟通的阶段。
以前永锡在幼儿园上班时,起初和家长沟通时常常出现状况,因为我往往用英文教学的专业,直接和家长做理性的沟通,这样的模式,其实是建立在很薄弱的基础上,自然很容易失败。
后来,我会学着先倾听家长的声音,解决他的问题,慢慢建立信任及默契,最后进入理性沟通阶段时就相当容易了。
(3)多用心
台湾著名的证严法师,成立慈济功德会,会员遍布全球,有数百万人,并且救病济贫,成就很了不起的事业。
法师常常讲到一句话”要多用心”,年轻的时候常常听到这句话,却不是很能体会,年纪长了,社会经历比较多了,才发现这句话的重要。
多用心,不仅是自己要做好事前的思考而已,还要用温软的心听去倾听他人,站在别人的立场来思考,这样子做事情才能够做的好。
我们想要做好授权的工作也是如此,不仅是规则的订定,更要把”人”的因素考虑进来,这样才能事半功倍。
(4)相信人的潜力
永锡的好友老k,曾经和我说过一段话”急的人要给他空间、慢的人要给他时间”。
我觉得这句话很有含意,老K的意思是,别人往往比你想象中聪明,要给人机会去证明。
永锡在青商会持续推动一个”彰化县儿童英语演讲比赛”,到目前已经是第六年了,每年都有三百多个幼儿园、小学学童参加,是个很有意义的活动。
永锡的角色也从以往的执行角色,慢慢退居幕后担任支持的角色,这也就是一个授权的过程。
青商会年轻的主委(活动承办人)在办活动的过程中,逐渐学会活动规划及执行、财源开发、沟通协调、人力调度等能力。
中间当然也会遇到相当多的状况及问题,但是授权者要相信人的潜力,给予时间和空间。
目前这个比赛已经可以独立运作了,这都是因为当初永锡和资深会有们考虑到做好交棒的动作,在过程中逐步授权,终能让这个活动能够长期的执行下去。
(5)外包
前阵子读到一句话”就算这件事全世界没人做的比您好,也不代表您要亲自去做”,我觉得这句话很有深意。
永锡以前也常常犯这个毛病,会做的事情不敢授权给别人,反而让自己相当忙碌,却没有把一件事情的核心目的掌握好。
后来永锡开始学习外包,这是我从>这本书学到的观念,把一些事情,请别人代劳,以举办研习会为例,我会请主办单会负责报名及收费的事宜,请义工团队担任研习会的助教,制作活动海报、布置场地、拍摄影片、录音、准备活动器材及各类物品、担任主持人等等。
而我则专注于把这场演讲讲好,把研习会整体的气氛及效果掌握好,不是靠一个人的力量,而是结合成一个团队,反而能有更大的影响力。
这就是一种工作外包,让自己可以专注于核心事项,并且不要耗费无数的时间。
结语
>这本书的作者提摩西大部分时间都在世界各地旅行,却能同时经营一个很赚钱的健康营养食品企业,就是因为他能做到授权。
很多人觉得赚钱是很重要的事情,但是却忽略了时间也同等的重要。
提摩西在架构他的事业之初,就思考如何能够降低经营事业的时间,因此他运用了许多授权的技巧–建立规则、外包、用心事前规划、运用科技力量等方法,让自己经营事业,却又能同时经营人生,这是很值得我们学习的。
时间管理--组织进阶的系统
上一篇文章,讨论了依照场合分类的行动清单,其实在DavidAllen的书籍GettingThingsDone(GTD),组织的部份相当的复杂(见左图)。
但是,我自己觉得,作为一个时间管理的初学者,先把依照场合分类的行动清单搞定,那就很厉害了。
进阶的系统,我觉得有几类是相当重要的,也就是行事历、通讯簿、任务列表及someday/maybe列表。
当我们做事时,能够整合行动清单及上述各种清单,可以让我们的生产力产生更大的综效。
(1)行事历
DavidAllen在GTD原著中,说明行事历我们应该将视为SacredTerritory(中文翻为”圣地”),意思是一经写入,除非更改约会时间,否则就应该彻底执行。
这点笔者深表同感,看过我的行事历的朋友就知道,其实里面的东西很少,大部分时间都是空的。
但是只要写上行事历,这件事就等于我必需要执行的事情,就是一定要达成的,这样的概念可能和许多朋友的行事历不同。
行事历可以分为下列三种
a.在某一个确切的时间里采取的行动
其实这里指的就是约会,某日几时几分要跟某人碰面,大概要碰面多久
b.在某一个确切的日期里采取的行动
指的是特定日期的约定或承诺,没有明定时间,例如今天答应客户要交打电话给他,那你在今天任何时段打都不算失约。
c.在某一个确切的日期所需要的信息
如果twhsi这几天去洗牙了,我会设六个月后再次洗牙,但是并不是那一天洗,而是提醒自己该做这件事情,属于信息的一种。
或我也会把朋友的生日预设在此,日期近了,就可以提醒自己要决定如何为他祝贺。
行事历通常只放在计算机上,若是在外面约定时间,笔者会先用收集工具收集起来,回来再决定是否参加,通常不会立刻答应对方。
约会属于当面沟通,需要花费许多时间及事前准备,这方面我会相当的慎重。
(2)通讯簿
通讯簿对于我而言相当相当的重要,我的通讯簿一定包含了两个重要项目-email及手机。
从2000年开始使用PDA来,通讯簿一直是twhsi每天最常使用的工具,有些人或许惊讶为何笔者可以到大陆讲课,我想是因为能够充分运用通讯簿,整合好人脉,让朋友及客户能够对twhsi做大力且有力的的推荐,最后达成别人眼中不容易达到的事情。
这里有三个观念和大家分享。
a.三机一体
三机一体就是将三种机器整合到一体的方式,这三种机器是手机、计算机、及服务器。
计算机用来打skype(国外),是杀手级运用,可以节省大量金钱。
通讯簿是架构在计算机上的,但是随时可以同步到手机,这样子打电话、传简讯都相当的方便。
每天我的计算机也自动将我的数据备份到服务器(.mac服务),一方面防止数据遗失,一方面我也可以在网页上直接浏览(没有手机及自己计算机时),所以我从来都没有弄丢过我的通讯簿,因为一份数据,有三个地方备份。
b.快速搜寻
我有一个朋友叫做江洋,他曾经问了我一个问题:
与outlook20xx同步的联络人,我需要做些什么调整,才能在treo650内快速检索?
我的回答是
我是在姓名前面加上许式注音各字注音的第一码,例如江洋是je张永锡是juc
这样虽然第一次修正虽然很慢,但是以后所有手机的通讯簿,都可以用此方法快速索引,不需要为了不同手机调整通讯簿(我当前有1000笔通讯簿)
除了在姓名前加上惯用的输入法英文键盘对应位置,我们还可以利用计算机程序强大的搜寻功能,做出类似CRM(客户关系软件)的效果,这方面台湾的一位杨舜仁老师,功力相当深厚,有兴趣的朋友可以搜寻一下。
c.批处理
运用通讯簿软件,我们可以一次发出大量的email和简讯。
这属于一种异步沟通,大家一定要很有效率的运用科技,一方面批处理节省时间,一方面也能建立鲜明的个人风格。
通讯簿是很重要的数据库,强力建议大家要好好的维护,人脉就是钱脉,不要忘了喔:
>
(3)任务列表
20xx/11/02,我在google北京分公司演讲后,他们问了我两个问题”项目如何在期限前结案?
”、”项目行动变动无法结案或有突发状况打乱了原本的步骤,如何处理?
”。
这两个问题都是很困难回答的问题,因为项目本身就是一个很复杂的东西,在GTD这本书中,项目被称为任务,我们先来看看他的见解。
任务就是需要好几个下一步行动才可以完成的目标。
例如要办理一场网络上的网友聚会,若要有更好的活动成果,就需要多种工作同时进行,要同时执行多项行动,事前需要规划,这些规划就是任务的行动。
任务需要常常的被检视,我自己利用晨间日记来检视自己昨天推动的任务,用每周检视来检视本周及下周的任务状况,用半年检视来看看过去半年任务的执行结果,并规划下半年的重要任务的方向。
这也是我当时告诉googlers的答案–做好检视就能预解部份问题,让自己可以专心对付眼前的事情及突发状况。
但是管控任务还有许多值得考虑的事情,由于不在本课程范围,有机会我们再来谈。
(4)someday/maybe清单
“Someday/Maybe”清单保存了一些目前你不打算做(可能时间或资源不足),但又希望在将来某一时间做的工作。
这些是你真正想做的事,如你的梦想计划,想读的一本经典名作,想去的某一个国家等,你可以将之列成一个清单,当你有空档时拿出来翻翻,挑选一些你可以做的事付诸实现。
拥有”Someday/Maybe”清单是很棒的事,他就像一个梦想的银行,可以把自己想要做的事情存进去。
由于我使用mac计算机的iGTD软件的”Archived”标签下,他本身就有很大的容量可以放置许多的Someday/Maybe事项。
其实要累积Someday/Maybe清单,关键就是要有一个合适顺手的放置地点及工具,这样子我们才能累积梦想,进而实现梦想。
结语
进阶的系统,也就是行事历、通讯簿、任务列表及someday/maybe列表。
是让我们更容易整合各种资源,让做事的质量提升。
整合的目的就是做更少,得更多,在时间管理中谈整合,就是”用越来越少的时间、产生越来越多的人际互动及生产力”,是一种强而有力的杠杆。
如果您已经对依照场合分类的行动清单已经掌握的不错,我会建议您要做好今天介绍的这几种清单的管理,这样的益处是,运用整合的力量,让我们的时间管理产生更多的综效(成果)。
讲完了建立完整的行动清单,接下来我们要讨论的是”做好计划有效执行”的部份,也就是第三及四个流程-排程与行动,我们继续加油喔。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 时间管理方法 杜绝干扰授权 时间 管理 方法 杜绝 干扰 授权