外贸ERP系统操作说明(doc-128页).doc
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外贸ERP系统操作说明(doc128页)
郎诺通科技
[外贸ERP]
[基于外贸流程编写的专业软件,兼容强大,界面友好,功能完善]
BYTECPRIMOL
[2013-12-1]
1.系统首页
1.1系统登录
在浏览器输入登录地址,进入登录界面,如图1.1.1:
图1.1.1登录界面
输入账号、密码之后,点击登录,进入软件系统,也可以勾选【直接登录邮箱】进入邮件管理模块,如图1.1.2和图1.1.3;
图1.1.2业务管理
图1.1.3邮件管理
1.2系统首页
输入正确的账号密码登录到系统首页,显示系统首页界面,如图1.2.1:
图1.2.1系统首页
1.2.1左侧菜单
系统的左侧显示的是菜单功能模块,根据不同的部门角色,每个人显示的模块可能不一样,点击菜单上方的公司LOGO可以“隐藏/显示”菜单栏,如图1.2.2:
图1.2.2左侧菜单
1.2.2右侧功能区
菜单右侧的功能区分为:
个人资料、快捷菜单、待办事项、系统消息和新邮件,如图:
1.2.3
图1.2.3系统首页功能区
个人资料:
在系统首页显示登录用户的头像和中文名以及个人签名,点击图片可以修改自己的资料,修改头像、签名、密码、快捷菜单、个人资料等,如图1.2.4:
图1.2.4个人资料
如果需要修改密码,勾选【修改密码】框,会有新密码输入框;可以设置菜单置顶,把需要显示在快捷菜单位置的模块设置好;个性签名不设,则为系统默认签名,如果设置则显示自定义签名。
快捷菜单:
快捷菜单区显示5个设置好的快捷功能菜单,其中邮件管理是系统固定的,其余4个位置在个人资料修改的时候自定义设置,一般设置自己最常用的几个功能,如图1.2.5。
图1.2.5快捷菜单
待办事项:
显示需要做的事情,包括需要审批的单据、需要付款的单据、需要确认的单据等,可以点击消息中的单据编号直接查看该单据,决定是否审批或者确认操作,如图:
1.2.6:
图1.2.6待办事项
待办事项区域右上角有两个按钮,前面一个是刷新,后面一个是查看更多,点击之后进入日程管理界面,如图1.2.7:
图1.2.7日程管理
日程管理是设置以及查看日程安排的管理,进入默认显示按周来显示。
上方是功能按钮,包括新建、显示模式以及语言选择。
新建日程:
点击可以创建新的日程,如图1.2.8:
图1.2.8新增日程
新增日程时输入主题,时间,还可以设置在日程时间到达前多少分钟进行提醒,新增完成之后点击上方保存,就会在具体的日期显示该日程,如图1.2.9:
图1.2.9按月模式下查看日程
上方的功能按钮下面是具体的时间界面,在对应的每一天可以看到需要做的事情和他人提交的一些审批,点击空白的地方来新增日程,点击已存在的日程来查看日程,如图1.2.10:
图1.2.10查看日程
如果是审批申请,可以直接点击单据名称,会跳出具体的单据查看界面,进行查看和审批。
另外,可以单击选中一个日期,拖动选中一段日期,来新建日程,如图1.2.11:
图1.2.11新建日程
系统消息:
显示单据的审批状态、付款状态的消息,如图:
1.2.8:
图1.2.8系统消息
新邮件:
显示邮件管理中最新收到的15封邮件,如图:
1.2.9:
图1.2.9新邮件
在邮件列表前面的圆点,灰色代表已读,蓝色代表未读;
圆点之后的方括号内是发件人,发件人之后是邮件主题,点击主题可以查看邮件的详细信息,如图1.2.10,;
图1.2.10邮件内容
新邮件列表最后显示的是邮件收到的时间;
在新邮件区域的右上角,有两个按钮,前一个是刷新,后一个是查看更多邮件,点击之后会跳转到邮件管理模块。
1.2.3右上角功能
在系统右上方,包括【我的资料】【系统设置】【退出登录】3个功能按钮。
点击我的资料,会弹出个人资料编辑界面,功能和上面“右侧功能”的个人资料是一样的,如图1.2.4;
系统设置中包含系统常用参数的设置、权限、审批设置等,这块功能在后面介绍;
点击退出登录,就返回到登录界面,如图1.2.11;
图1.2.11登录界面
1.3系统设置
系统设置中主要包括业务流程中常用的参数数据、权限设置、审批设置等功能,点击右上方的系统设置会出现下拉菜单,再点击需要设置功能进入相应模块。
系统设置包括:
公司抬头、系统参数、系统配置、商品类别、部门管理、港口管理、汇率设置、国别管理、计量单位、角色管理、员工资料与权限、审批设置、单据产品属性设置。
1.3.1公司抬头
公司抬头是设置系统使用中的自己公司的抬头信息,可以设置一个或多个抬头,但是只允许有一个默认抬头,在列表可以对抬头进行新建、删除或者修改,如图:
1.3.1:
图1.3.1公司抬头列表
点击【新增公司抬头】,输入公司中英文名称、地址、联系方式、银行信息等,再录入公司的LOGO、销售和采购的盖章图片,其中图片必须按照系统要求的大小和格式,还需要透明格式的图片,如图1.3.2和图1.3.3。
注意:
公司抬头必须在开始业务的时候先设置好,否则可能出错。
图1.3.2编辑公司抬头
输入了公司信息和银行信息,可以点击开票资料右边的【自动生成】来生成开票资料信息。
图1.3.3公司抬头的银行信息
1.3.2系统参数
系统参数主要设置单据中经常使用的数据,在系统参数中设置的数据在单据中可以直接下拉选择,如图1.3.4:
图1.3.4系统参数
系统参数左侧是列表菜单,单击选中,在右侧显示具体的内容,可以进行新增、修改、删除。
目前系统参数可以设置的内容包括:
客户类别、客户级别、客户区域、客户来源、供应商性质、供应商级别、供应商区域、职位设置、产品分组、订单价格条款、订单收汇方式、业务费用类别、客户跟进方式、客户跟进目的、销售机会、质检状态、销售订单条款、采购合同条款、样品类型、合同评审状态、采样状态。
客户类别、客户级别、客户区域、客户来源是用于【客户管理】中,主要用于设置客户的一些属性,用于对客户的筛选、分类和统计,如图1.3.5:
图1.3.5客户属性
供应商性质、供应商级别、供应商区域是用于【供应商管理】中,主要用于设置供应商的一些属性,用于对供应商的筛选、分类和统计,如图1.3.6:
图1.3.6供应商属性
职位设置是用于【个人资料】的使用,设置每个人员的职位,如图1.3.7:
图1.3.7员工资料
产品分组是用于【产品管理】中,对产品进行分组,方便产品的查找和管理,如图1.3.8:
如图1.3.8产品分组设置
订单价格条款和订单收汇方式主要用于【报价单】、【外销订单】、【采购订单】等单据中,一般是常用的一些方式,如图:
1.3.9和图1.3.10:
图1.3.9价格条款
图1.3.10收汇方式
业务费用类别是用于【费用支付申请】中,用于记录费用的类别,如图1.3.11:
图1.3.11费用类别
客户跟进方式、客户跟进目的、销售机会是用于【客户管理】中的沟通记录中,用于记录跟客户沟通的记录时使用,如图1.3.12:
图1.3.12客户跟进记录
质检状态是用于【质检跟单管理】,记录采购合同中产品的检验状态,如图1.3.13:
图1.3.13质检管理
销售订单条款和采购订单条款分别用于【外销订单管理】、【采购订单管理】中,用于设置一些常用的合同条款,在做合同的时候选择,进行少量修改,而不需要每次输入重复的合同条款内容,如图1.3.14:
图1.3.14采购合同条款
样品类型是用于【打样申请】和【采样管理】中的样品类型选择,如图1.3.15:
图1.3.15打样申请
合同评审状态是用于【外销订单管理】列表界面设置该外销订单的评审状态,有些重要的外销订单需要公司进行评审之后才能进行下一级操作,在这里设置一个评审状态,如图1.3.16:
图1.3.16外销订单评审
采样状态用于【采样管理】列表标记该采样单的进行状态,方便跟进采样进度,如图1.3.17:
图1.3.17采样状态
1.3.3系统配置
系统配置用于开启和关闭一些可选功能,包括邮件的审批和客户产品的开启、单据编号生成方式、定制功能的开启、老数据处理,如图1.3.18:
图1.3.18系统配置
常用功能包括启用客户产品、设置产品查看默认显示页面、设置潜在客户数量和转为公共客户天数;
产品管理分为公司产品和客户产品,在这里设置是否启用客户产品,默认启用客户产品(公司产品和客户产品在后续详细介绍)。
在产品查看时,默认显示【给客户】界面,如果勾选产品查看页面初始化显示图片,则在点击查看产品时默认显示【产品图片】界面。
潜在客户最大数量是设置每个登录用户可新建的客户数量,因为每个人的精力有限,在这里设置新客户创建的上线,最大数量不做限制。
转为公共客户天数是设置多少天不联系客户,该客户会自动变为公共客户;
编码/单号是设置单据的编号生成方式,手动或者自动,以及自动的几种编码规则可以选择,可以按照自己的需要来选择,如图1.3.19;
图1.3.19编码规则
定制模块是用于客户特殊功能需求的开启,目前是启用配色配码功能,默认不开启。
处理数据是用于处理产品管理的老数据图片。
1.3.4商品类别
商品类别是用来设置产品的分类,可以设置自动生成货号,在产品管理处新建产品使用,方便分类管理产品数据,类别最多建立3级目录,如图1.3.20:
图1.3.20商品类别设置
点击每个类目右侧的绿色加号进行添加类别,每个类别都可以设置在【产品管理】新建的时候是否需要自动进行编号,设置了需要自动编号,在新建产品时就只能按照设置好的规则自动生成产品货号,如果不设置自动生成,则需要手动输入产品货号,如图1.3.21:
图1.3.21新建商品类别
1.3.5部门管理
在创建员工的时候“部门”是必填的,所以需要先设置好部门,
如果需要设置部门负责人来管理各部门的审批、单据可以勾选【允许负责人管理部门员工(单据)】,如图1.3.22:
图1.3.22部门管理
1.3.6港口管理
港口管理是用于对国内的装运港口和国外的目的港口的管理,系统会默认输入一部分港口,如果有些没有的港口可以自己进行添加,如图1.3.23:
图1.3.23港口管理
1.3.7汇率设置
汇率设置是设置人民币对外币的一个参考汇率,如图:
1.3.24:
图1.3.24汇率设置
1.3.8国别管理
国别管理是用于管理世界上各个国家和地区,系统会默认输入所有国家,如果有其他需要的可以自己新增,如图1.3.25:
图1.3.25国别管理
1.3.9计量单位
计量单位是设置单据中使用的体积、重量、数量单位,根据自己公司的产品来设置不同的单位信息,如图:
1.3.26:
图1.3.26计量单位
1.3.10角色管理
角色管理是用在一个部门的员工设置权限的时候使用,比如:
业务部有10个人,拥有的权限都一样,如果一个个的设置会比较麻烦,可以在角色管理中设置一个【业务员】角色,设置好角色的权限,在之后的员工资料的时候选择一下角色为【业务员】,就自动分配好了权限,如图1.3.27和图1.3.28:
图1.3.27角色权限设置
图1.3.28员工资料设置
1.3.11员工资料与权限
员工资料与权限是设置员工的档案信息、登录名以及使用的权限,也可以如果员工离职了,就可以把员工设置为离职状态;
如果员工密码忘记了,管理员可以修改员工资料,重置一个密码,如图1.3.29:
图1.3.29员工基础资料设置
新建员工档案之后,可以
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