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采购程序
XMZT/CX12-2005《物资采购与管理控制程序》
1.目的
通过对物资(原材料、成品、半成品)采购、检验与试验、标识、防护及不合格的管理过程进行有效控制,确保经检验合格的物资才能投入使用,满足工程质量、符合职业健康安全及环保的要求。
2.范围
适用于公司所属各工程项目对物资(包括顾客提供产品控制)的供应和管理。
3.术语与定义
引用公司《管理手册》中的术语和定义。
4.职责
4.1 公司工程部是制定、修改本程序的主管部门,对本程序的实施过程进行监督、指导和检查。
4.2 公司所属各项目部门负责本程序的具体实施。
5.工作程序
5.1 物资采购
5.1.1 物资采购计划
5.1.1.1 物资采购计划的种类和内容应包括:
物资名称、规格型号、材质、单位、数量、预计单价、预计金额和进货时间等内容。
5.1.1.2 物资采购计划的编制
项目部施工技术部门根据工程任务情况,编制材料总体需求计划,并根据需求计划编制《物资采购计划》,由项目部经理审批后实施。
5.1.2 供方的评价、控制
5.1.2.1 对供方的评价内容
a)法人资格、生产许可证和营业执照。
b)企业的业绩(国家/省级优质产品证书)。
c)产品的质量水平(ISO9000认证证书)。
d)所供产品的安全保证能力和环境要求的符合性。
e)生产能力、供货能力及履约能力。
f)产品价格以及服务承诺。
5.1.2.2 对供方的评价方法
a)对钢材、水泥、铁路道碴、钢轨、扣件、轨枕、桥梁、水泥添加剂、商品砼、防水材料由项目部工程部门依据物资需求计划、《物资采购计划》及有关规定,开展市场调查,将预选的设备物资供方名单汇编成册,组织相关部门,逐一对预选的供方进行评审、验证,将已具备资格的供方名单填入《供方评审表》,上报公司工程部评审,由分管领导审批,汇总后统一发布《合格供方名录》。
b)项目部所用除a)项所列之外的地材、砂石料和工程配套机具、装饰材料等辅助材料由项目经理审批,发布《合格供方名录》,并报工程部备案。
火工用品的管理应符合当地公安机关对火工品的管理规定。
c)项目部采购的主要物资必须从《合格供方名录》中选择合格供方。
d)合格供方不能满足紧急供货要求时,可以临时寻找新的供方,但需经项目部评审,并由项目经理批准后方可实施,事后及时补办有关手续,并上报公司工程部。
e)顾客指定的供方,按以上评价方法进行评价选择。
5.1.2.3 对供方的监控
a)批量采购物资,必须与供方签订《产品购销合同》来控制。
b)供货后,通过对供方实行质量跟踪和定期审核制度。
项目部和工程部每年对供方进行一次评估,对不合格的供方从名录中除名。
c)对安全产生重大影响的供方,如乙炔、氧气、火工品等易燃、易爆、易腐蚀化学物资的供方,项目部应按照《易燃、易爆品、化学品控制和消防安全管理规定》对供方进行管理和控制。
d)项目部在选择供方时,应要求供方提供所供物资安全资料、使用及安全注意事项。
5.1.3 采购信息
5.1.3.1 采购合同的签订
a)工程部应根据批准的《物资采购计划》,根据中华人民共和国《合同法》,按照公司《物资采购招标管理办法》与供方签订合同并报公司经营部。
b)合同中应明确供方送货车辆、人员进入我方现场后应遵守的健康安全、环境保护方面的要求。
c)工程竣工后,项目部提出剩余物资处理方案,并列出清单报工程部批准后实施。
5.1.3.2 采购产品的验证、检验和试验
a)物资进场,工程部应依据合同约定、国家标准、部门标准及行业标准验收,验证产品名称、规格型号、数量、外观质量以及产品标牌、包装等,清点合格证,质量证明及附件是否齐全,填写《入库点验单》。
b)有下列情况之一的产品必须进行检验和试验:
▲施工合同中有明确要求的;
▲国家和行业规定必须强制检验的;
▲合格证和质量证明等资料不齐全的;
▲顾客和监理有要求的。
c)需要进行检验和试验的产品,应由项目部送交中心实验室或有资质的实验部门。
d)未经验证、检验或以检验不合格的产品,不能入库或投入使用。
e)如果需在供方货源处验证时,应在合同或协议中约定,但不能免除供方提供合格产品的责任。
f)紧急放行只适用于施工生产急需而来不及验证,且一旦发现不适用确保能立即追回更换的产品。
g)紧急放行的物资由使用单位申请,填写《紧急放行申请单》报项目部总工程师审批后执行,物资紧急放行后要及时检验和试验,发现不合格应及时收回更换。
5.2 顾客提供产品
5.2.1 顾客提拱产品的名称、规格、数量、质量标准等应在工程合同中予以明确。
5.2.2 顾客提供产品的验证,执行4.1.3.2的规定和要求,入库后应隔离存放,单独建帐,妥善保管。
5.2.3 顾客提供产品丢失、损坏和不适用时,报项目部经理,及时与顾客和供方沟通并处置。
5.3 标识和可追溯性
5.3.1 产品标识
5.3.1.1 为防止物资的混放、错用,必要时或有追溯性要求时,项目部应对采购物资、顾客提供产品、工程设备进行产品标识。
5.3.1.2 产品标识通过在存储处设置标牌、填写进货记录等方式实现。
5.3.1.3 主要原材料的标识内容按《搬运、贮存、防护和交付控制程序》执行。
5.3.1.4 对钢材、水泥、沙石料等有追溯性要求的采购产品,顾客提供产品,应做好记录标识和标识的转移,并在发料单上注明领料单位、用途等。
5.3.2 状态标识
5.3.2.1 项目工程部负责对所有的采购产品、顾客提供产品,进行状态标识。
5.3.2.2 状态标识以挂牌、收集合格证、检验和试验记录等进行,分为合格、不合格、已检待判定、未检验四种状态标识。
5.3.2.3 项目工程部应做好标识的管理,严禁涂改、丢失或损坏,保持标识的准确性、唯一性。
5.4 物资防护
5.4.1 项目部应对入库物资进行点验,填写《收料单》,并建立《材料明细帐》。
对出库物资,物资部门填写《发料单》对现场物资的搬运、贮存、发放、防护等进行管理。
5.4.2 施工现场对物资的防护主要是在搬运、贮存和发放的过程中,通过必要的设施、合理的方法保证物资不损坏、不丢失、不变质,维护物资质量。
5.4.3 物资的搬运设备或工具要适用于物资的特点,对有特殊搬运要求的物资,作业人员应严格遵守安全操作规程,采取相应措施保持物资的状态、包装、标识完好无损。
5.4.4 物资的贮存应根据物资的结构形态、包装状况以及物理、化学性能等特点,按照《铁路物资技术保管规程》要求,建造库房、料棚、料场进行分类存放。
仓库管理做到帐卡物相符、标识清楚、收发有序,对易燃、易爆、易碎、易锈、易潮、易变质的特殊物品应按规定和要求,建专门库房,且存放点要符合国家和地方有关规定,加强环保和安全防护。
5.4.5 建筑材料的堆放应选择靠近工地、交通方便、相对平坦整洁的场地,尽量做到硬化地面,合理布局,避免抛洒浪费。
5.4.6 物资的发放必须遵守先进先发的原则,严格依据《发料单》配料,确保物资的品种、数量等准确无误,产品标识和有关技术资料齐全,交接手续完善。
5.4.7 由于物资的防护不当,造成产品丢失,应及时报告项目经理处理,并报工程部备案。
6.相关文件
6.1 《物资采购招标管理办法》
7.记录
7.1 XMZT/JL12—01《供方评审表》
7.2 XMZT/JL12—02《合格供方名册》
7.3 XMZT/JL12—03《物资采购计划》
7.4 XMZT/JL12—04《物资紧急放行申请单》
7.5 XMZT/JL12—05《物资验收单》
7.6 XMZT/JL12—06《物资发料单》
供方评审表
编号:
XMZT/JL12—01
□初次评审□修订(原评审编号:
)
供方名称
营业执照编号
注册资金
地址邮编
电话
供应产品范围
评价内容:
初评结论:
顾客有无
特殊要求
□无特殊要求
□有特殊要求
修订情况说明(修订评审时用):
项目部意见:
评审人/日期:
中心实验室意见(只参与特殊合同/订单评审):
□检测无问题
□其他:
评审人/日期:
工程部意见:
评审人/日期:
成本管理部意见:
评审人/日期:
分管领导意见:
□同意以上结论。
□其他:
签章/日期:
合格供方名录
编号:
XMZT/JL12—02
序号
供方名称
产品或服务
首次列入日期
批准日期
年度复评结果
备注
编制:
批准:
日期:
物资采购计划
编号:
XMZT/JL12—03年月日
申购单位:
用料单位:
序号
物资名称
型号规格
数量
计划用料时间
参考单价
用料说明:
编制:
日期:
项目经理批准意见:
签名:
日期:
分管领导批准意见(只参与特殊产品采购):
签名:
日期:
物资验收单
编号:
XMZT/JL12—05年月日
供应单位
采购单位
采购依据
送货车号
编号
物资名称
型号规格
单位
数量
单价
总价
质量状况
采购:
保管:
物资主管:
物资发料单
编号:
XMZT/JL12—06年月日
用料单位
发料单位
用料申请
发料仓库
编号
物资名称
型号规格
单位
数量
单价
总价
质量状况
领料:
发料:
物资主管:
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