Excel表格的基本操作.docx
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Excel表格的基本操作.docx
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Excel表格的基本操作
Excel表格的基本操作:
Excel单元格的合并
1、单元格的合并:
同时选中需要合并的单元格(如A1:
G1),然后按一下“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮即可。
2、撤销单元格的合并:
选中合并后的单元格,然后再按一下“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮即可。
注意:
如果是Excel2000及以前的版本,撤销单元格的合并需要这样操作:
选中合并后的单元格,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“对齐”标签下,在“文本控制”选项下面,清除“合并单元格”前面复选框中的“∨”号,再确定返回即可。
Excel字符格式设置。
1、设置字体:
选中需要设置字体的单元格(区域),鼠标按“格式”工具栏的“字体”框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择需要的字体即可。
2、设置字号:
选中需要设置字号的单元格(区域),鼠标按“格式”工具栏的“字号”框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择需要的字号即可。
3、设置字符颜色:
选中需要设置字符颜色的单元格(区域),鼠标按“格式”工具栏的“字体颜色”框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择需要的颜色即可。
注意:
以上设置都可以通过执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“字体”标签下进行设置。
4、设置填充颜色:
选中需要设置单元格填充颜色的单元格(区域),鼠标按“格式”工具栏的“填充颜色”框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择需要的颜色即可。
注意:
以上设置都可以通过执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“图案”标签下进行设置,并能设置更为复杂的填充效果。
Excel中的数据自动添加单位。
通过自定义单元格格式的方法,可以为数字自动添加上单位(如“元”):
选中需要添加单位的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数值”标签中,选中“分类”下面的“自定义”选项,然后在右侧的“类型”下面的方框中输入“#.00"元"”,确定返回即可。
注意:
虽然这些数值被添加上了单位,仍然可以用函数进行统计处理。
Excel数据表格中的大写数字设置。
如果想将阿拉伯数字数字转换为中文大写格式,同样可以通过“单元格格式”来设置:
选中需要转换单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数值”标签中,选中“分类”下面的“特殊”选项,然后在右侧的“类型”下面选择一种大写格式(如“中文小写数字”),确定返回即可。
注意:
如果想通过这样的设置,将小写金额(如2138.5)转换为大写金额(如“贰仟壹佰叁拾捌元伍角”),则达不到如期效果,需要通过函数或VBA来实现。
Excel数据表格中的中文日期格式。
默认情况下,在Excel中,我们输入的日期格式是“2005-1-16”,不太符合中国人的习惯。
我们可以通过格式设置,将其设置为中文日期格式。
选中日期所在的单元格,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数值”标签中,选中“分类”下面的“日期”选项,然后在右侧的“类型”下面选择一种合适的日期格式,确定返回即可。
注意:
选中日期所在的单元格,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“设置单元格格式”选项,也可以快速打开“单元格格式”对话框。
Excel数据表格中的行列隐藏操作。
有时在打印某个表格时,我们不希望将其中的某些列(行)数据打印出来,而又不想删除这些行(列),怎么办?
用隐藏的方法吧:
1、列(行)的隐藏:
选中需要隐藏的列(行),右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“隐藏”选项即可。
注意:
选中需要隐藏的列(行),执行“格式→列(行)→隐藏”命令,也可以将选中的列(行)隐藏起来。
2、显示隐藏的列(行):
同时选中隐藏列(行)的左(上)、右(下)列(行),执行“格式→列(行)→取消隐藏”命令,也可以将隐藏的列(行)显示出来。
注意:
①同时选中隐藏列(行)的左(上)、右(下)列(行),右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“取消隐藏”选项也可以将隐藏的列(行)显示出来。
②如果选中整个工作表,进行上述操作,即可将报有隐藏的列(行)显示出来
Excel中数据表列宽行高设置,常用的有三种方法:
拖拉法、双击法、设置法。
1、拖拉法:
将鼠标移到行(列)标题的交界处,成双向拖拉箭头状时,按住左键向右(下)或向左(上)拖拉,即可调整行(列)宽(高)。
2、双击法:
将鼠标移到行(列)标题的交界处,双击鼠标左键,即可快速将行(列)的行高(列宽)调整为“最合适的行高(列宽)”。
3、设置法:
选中需要设置行高(列宽)的行(列),执行“格式行(列)行高(列宽)”命令,打开“行高(列宽)”对话框,输入一个合适的数值,确定返回即可。
Excel数据表格中的标题跨列居中设置。
对于表格的标题,我们总是让其位于整个工作表的中间,对于这一居中的结果,我们通常是用“合并及居中”功能来实现的。
这样以来,就破坏了整个工作表的二维结构,以后使用函数、排序等操作时(尤其是Excel2000及以前版本)带来一些不必要的麻烦。
为了解决这个问题,我们可以用“跨列居中”的对齐方式来实现这一效果:
先将标题字符输入到工作表最左列的单元格中,并设置好字体、字号等,然后同时选中用于显示标题的多个单元格区域,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“对齐”标签下,按“水平对齐”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“跨列居中”选项,再“确定”退出即可。
打印Excel数据表格时给每页自动重复添加标题。
我们在打印一个多页表格时,希望每页都要有标题行,如果手动添加,麻烦不说,以后修改表格就不方便了。
其实,Excel有自动添加标题行的功能:
打开需要标题行的文档,执行“文件→页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,切换到“工作表”标签下,单击“顶端标题行”右侧的红色按钮,此时对话框转换为一个浮动状态条,用鼠标选取作为标题行的区域(如第1、第2行),然后按浮动状态条右侧的红色按钮返回“页面设置”对话框,确定退出即可。
注意:
①设置的顶端标题行,可以不包括第1行。
②如果对“顶端标题列”进行上述设置,对于超宽表格,可以将左侧的标题列自动添加到后续每一张表格中。
Excel数据表格添加页眉页脚。
1、添加页眉:
打开需要添加页眉页脚的文档,执行“文件→页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,切换到“页眉/页脚”标签下,单击其中的“自定义页眉”按钮,打开“页眉”对话框,将相应的页眉字符输入到左、中、右方框中,确定返回“页面设置”对话框。
注意:
也可以利用上面的工具按钮,插入一些固定的页眉/页脚内容(如页码等)。
2、添加页脚:
单击其中的“自定义页脚”按钮,打开“页脚”对话框,将相应的页脚字符输入到左、中、右方框中,确定返回“页面设置”对话框。
注意:
在Excel2002及后续版本中,利用“页眉”或“页脚”对话框中的“图片”按钮,可以将图片(如公司的微标等)添加到页眉或页脚上。
Excel数据表格中的边框设置。
1、快速设置边框:
同时选中需要设置边框的区域,单击“格式”工具栏上“边框”左侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择一种合适的边框样式即可。
2、设置复杂边框:
同时选中需要设置边框的区域,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“边框”标签下,设置好边框的“颜色”、“样式”及“预置”类型后,确定返回即可。
注意:
无论是用什么方法设置的边框,同时选中需要取消边框的区域,单击“格式”工具栏上“边框”左侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“无边框”样式即可将相应的边框清除。
Excel中添加说明文字的方法。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
当我们需要对某个数据进行解释说明时,可以为其添加文字批注。
选中需要添加批注的单元格,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“插入批注”选项,在弹出的批注框中输入解释说明文字,输入完成后,在其他地方单击一下鼠标,批注即刻被隐藏起来。
此时,当我们将鼠标指向该单元格中,批注又显示了出来,查阅非常方便。
注意:
选中有批注的单元格,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“编辑批注”(“删除批注”)选项,即可编辑(删除)批注。
Excel中冻结行列标题的方法。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
在拉动滚动条查看一个大的表格时,我们发现列标题、行标题常常被移到窗口外面去了,这样数据与标题常常会对不上号。
我们可以将行、列标题冻结起来:
如果我们需要将第1行和第1、2列作为标题冻结起来,可以这样操作:
选中C2单元格,执行一下“窗口→冻结窗格”命令即可。
注意:
执行“窗口→取消冻结窗格”命令,即可将冻结的窗口解除。
Excel数据表格中如何利用“高级筛选”功能复制指定数据。
更多参考:
Excel表格的基本操作动画教程 利用Excel的“高级筛选”功能,我们可以把符合某种条件的数据挑选并保存到其他区域中。
1、同时满足多个条件数据的筛选
我们在“员工基本情况登记表”中,把“职称”为“高级工程师”,并且“学历”为“大学”的人员挑选出来:
先将条件列标题(学历、职称)和条件(大学、高级工程师)输入到某个单元格区域中。
然后选中数据表中任意一个单元格,执行“数据→筛选→高级筛选”命令,打开“高级筛选”对话框。
注意:
此时,系统自动将数据区域填入到“列表区域”右侧的方框中,如果区域不正确,请重新填写。
按“条件区域”右侧的红色按钮,对话框变成浮动状态条状,选中上述保存条件的单元格区域,再按浮动条右侧的红色按钮返回到“高级筛选”对话框中。
选中“将筛选结果复制到其他位置”选项,然后在下面的“复制到”右边的方框中输入保存区域的第一个单元格地址(如$O$3)。
按下“确定”按钮,符合条件的数据即该被复制到相应的区域中。
2、并列满足多个条件数据的筛选
我们在“员工基本情况登记表”中,把“职称”为“高级工程师”,“学历”为“大学”的人员都挑选出来:
先将条件列标题(学历、职称)和条件(大学、高级工程师)输入到某个单元格区域中(两个条件位于不同行中)。
然后仿照上面第1步的“高级筛选”操作即可。
Excel中加密文件的方法和技巧。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
在单位经常是多个人共用一台电脑,这样一来,自己制作的Excel表格,不希望别人查看,我们可以为其设置密码。
1、启动Excel,打开相应的工作簿文档,执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框。
2、切换到“安全性”标签下,在“打开权限密码”右侧的方框中输入密码,按下“确定”按钮,再输入一次密码,确定返回。
3、保存一下文档。
经过这样设置后,如果需要打开该工作簿时,必须输入正确的密码,否则无法打开。
注意:
打开“选项”对话框,切换到“安全性”标签下,把“打开权限密码”右侧的方框中的密码清除,确定返回,再保存一下文档,即可清除文档的密码。
Excel中分区域锁定的方法和技巧。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
当多人编辑同一个工作簿文档时,为了防止修改由他人负责填写的数据,我们可以对工作表进行分区域加密。
1、启动Excel,打开相应的工作簿文档,执行“工具→保护→允许用户编辑区域”命令,打开“允许用户编辑区域”对话框。
2、单击其中的“新建”按钮,打开“新区域”对话框,在“标题”下面的方框中输入一个标题(如“报建”),然后按“引用单元格”右侧的红色按钮,让对话框转换为浮动条,用鼠标选中相应的区域,再按浮动条右侧的红色按钮返回对话框,设置好密码,按下“确定”按钮,再确认输入一次密码,确定返回。
3、重复上述操作,为其他区域设置密码。
4、设置完成后,按下“保护工作表”按钮,加密保护一下工作表即可。
经过这样设置后,要编辑相应的区域,必须输入正确的密码,否则就不能进入编辑。
Excel中保护工作簿的方法和技巧。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
如果我们不希望别人采取前面的方法整体移动或复制工作表,我们就将工作簿保护起来。
启动Excel,打开需要保护的工作簿文档,执行“工具→保护→保护工作簿”命令,打开“保护工作簿”对话框,选中相应的选项,输入密码,按下“确定”按钮,再确认需要一次密码,确定返回即可。
经过这样的设置后,就不能对工作表进行整体移动和复制了。
注意:
如果配合“保护工作表”使用,则效果更佳。
Excel工作表移动的方法和技巧。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
如果要跨工作簿对作表做复制和移动,用鼠标拖拉的方法就不方便了,我们可以用菜单命令来实现。
将源工作簿文档和目标工作簿文档都打开,在源工作簿文档中,选中需要复制的工作表标签,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“移动或复制工作表”选项,打开“移动或复制工作表”对话框,按“工作簿”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选中目标工作簿文档(如元月工资表.xls),再选定好工作表的位置,按下确定按钮,即可实现工作表的移动了。
注意:
①如果在“移动或复制工作表”对话框中,选中“建立副本”选项,再确定,即可实现工作表的复制。
②如果同时选中多个工作表,再进行上述操作,也可以实现多工作表的移动或复制。
Excel工作表复制的方法和技巧。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
在同一工作簿中,我们经常需要对某个工作表进行整体复制、移动,可以通过“鼠标拖拉法”来实现。
1、工作表的移动:
选中需要复制的工作表标签(Sheet1、Sheet2等),按住左键拖拉至目标位置后松开鼠标即可。
2、工作表的复制:
在按住Ctrl键的同时,进行上述操作,即可实现工作表的复制。
注意:
如果同时选中了多个工作表,仿照上述操作,同样可以进行复制和移动。
Excel中锁定和隐藏公式的方法和技巧。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
在Excel中辛辛苦苦编制的计算公式,通常不希望使用者查看和修改。
怎么办呢?
利用Excel锁定、隐藏和保护工作表的功能,把公式隐藏和锁定起来。
1、选中整个工作表数据区域,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框。
2、切换到“保护”标签,清除“锁定”选项前面复选框中的“∨”号,确定返回。
3、执行“编辑定位”命令,打开“定位”对话框,单击其中的“定位条件”按钮,打开“定位条件”对话框。
4、选中其中的“公式”选项,确定返回,一次性选定工作表中所有包含公式的单元格。
5、再次打开“单元格格式”对话框,切换到“保护”标签下,在“锁定”和“隐藏”选项前面复选框中加上“∨”号,确定返回。
6、执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,输入密码,确定,再确认输入一次密码,确定返回即可。
注意:
如果自己需要查看或修改公式,请先执行“工具→保护→撤销工作表保护”命令,解除对工作表的保护。
Excel中设置数据对齐方式。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
1、设置水平对齐方式:
默认情况下,在单元格中输入字符时,水平靠左,输入数值时,水平靠右。
我们可以利用“格式”工具栏上的快捷按钮,调整水平对齐方式。
选中需要设置水平对齐方式的单元格区域,单击“格式”工具栏上相应的水平对齐按钮即可。
2、设置垂直对齐方式:
默认情况下,在2002及以后的版本中,单元格的垂直对齐方式是“居中”的,一般不需要调整;而在Excel2000及以前版本中,单元格的垂直对齐方式是“靠下”的,需要通过“单元格格式”对话框进行调整。
选中需要设置垂直对齐方式的单元格区域,执行“格式单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“对齐”标签下,单击“垂直对齐”右边的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择一种对齐方式(如“居中”,确定返回即可。
注意:
如果需要将标题放在整个表格的中间,除了可以利用“合并及居中”的方式外,也可以仿照上述操作,在“单元格格式”对话框中,设置“水平对齐”方式为“跨列居中”及可。
Excel中特殊符号的输入今天我们介绍特殊符号的输入。
现在的中文输入法,都具有“软键盘”功能,利用“软键盘”可以快速输入一些特殊符号。
《Excel表格的基本操作动画教程》。
展开任意一个中文输入法(如“快乐五笔”),右击状态条右边的“小键盘”,在随后弹出的快捷菜单中,选择一种软键盘(如“希腊字母”),在随后弹出的软键盘上,点击相应的按键,即可输入相应的符号。
注意:
输入完成后,再按一下输入法状态条上右边的“小键盘”即可关闭软键盘,输入后续中文字符。
Excel自定输入数据下拉列表
今天我们介绍excel自定义输入数据下拉列表。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
如果在某些单元格中需要输入固定格式的数据(如“职称”等),我们可以通过“数据有效性”建立一下下拉列表,来进行选择输入,以方便统一输入的数据。
选中需要建立下拉列表的单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,在“设置”标签下,按“允许”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择“序列”选项,然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素(如“高级工程师,工程师,助理工程师,技术员,其他职称”等),确定返回。
注意:
各元素这间请用英文状态下的逗号隔开。
选中上述区域中某个单元格,在其右侧出现一个下拉按钮,点击此按钮,在随后出现的下拉列表中,选择相应的元素(如“助理工程师”),即可将该元素输入到相应的单元格中。
Excel“自动筛选”功能,可以轻松地把符合某种条件的数据挑选出来。
1、普通筛选
我们在“员工基本情况登记表”中,把“职称”为“高级工程师”的人员挑选出来:
选中表格中任意一个单元格,执行“数据→筛选→自动筛选”命令,进入“自动筛选”状态(列标题处出现一个下拉按钮),然后按“职称”列右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“高级工程师”选项,符合条件的数据即刻被挑选出来。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
2、自定义筛选
我们在“员工基本情况登记表”中,把“职称”为“高级”(高级工程师、高级政工师等)的人员挑选出来:
在“自动筛选”状态下,按“职称”列右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“自定义”选项,打开“自定义自动筛选方式”对话框,按左侧方框右边的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“包含”选项,然后在右边的方框中输入“高级”字符,确定返回,符合条件的数据同样被挑选出来。
注意:
再次执行“数据→筛选→自动筛选”命令,即可退出“自动筛选”状态。
Excel数据表格中如何将姓名信息按笔画排序。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
当我们对“姓名”列进行排序时,默认情况下是按字母顺序进行排序的,而对于中国人来说,喜欢按“姓氏笔划”对姓名进行排序:
1、选中姓名列任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框。
2、单击其中的“选项”按钮,打开“排序选项”对话框,选中其中的“笔划排序”选项,确定返回到“排序”对话框。
2、设置好“排序方式”(如“升序”),再按下“确定”按钮即可。
注意:
如果需要按某行属性对数据进行排序,我们只要在上述“排序选项”对话框中选中“按行排序”选项即可。
Excel数据表格中的数据排序操作。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
在浏览Excel表格中的数据时,为了查找的方便,我们经常要对数据进行排序。
下面,我们以“员工基本情况登记表”为例,来看看具体的操作过程:
1、快捷排序:
如果我们希望对员工资料按“工龄”由长到短进行排列,可以这样操作:
选中“工龄”列任意一个单元格,然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可。
注意:
①如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮,则将“工龄”由短到长进行排序。
②如果排序的对象是中文字符,则按“汉语拼音”顺序排序。
③如果排序的对象是西文字符,则按“西文字母”顺序排序。
2、多条件排序:
如果我们需要按“学历、职称、工龄”对数据进行排序,可以这样操作:
选中数据表格中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、职称、工龄”,再设置一下排序方式(“升序”或“降序”),然后按下“确定”按钮就行了。
注意:
在“排序”对话框中,应根据数据表的具体情况,确定选中“有标题行”或“无标题行”选项(默认为“有标题行”。
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Excel数据表格中如何设置数据格式。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
利用“格式”工具栏上的快捷按钮,可以快速为Excel数据表格设置数值的特殊格式。
1、设置货币格式:
选中相应的数值区域,单击“格式”工具栏上的“货币样式”按钮,即可为数值添加上货币符号(默认情况下是人民币符号)。
注意:
在按住Ctrl键的同时,用鼠标单击或拖拉,可以同时选中不连续的单元格(区域)。
2、设置百分比格式:
选中相应的数值区域,单击“格式”工具栏上的“百分比样式”按钮,即可将普通数值转换为百分数形式。
3、增加和减少小数位数:
选中相应的数值区域,多次单击“格式”工具栏上的“增加小数位数”(或“减少小数位数”)按钮,即可快速增加(或减少)小数的位数。
注意:
如果要清除数值所设定的格式,可以这样操作:
选中需要清除格式的单元格区域,执行“编辑→清除→格式”命令即可。
Excel中一次打开一组文件的方法和技巧。
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有时候我们希望在Excel中一次打开多个文档,可以先将这些文档保存为一个“工作区文件”。
将需要同时打开的文件一一打开(最好在同一个文件夹中),然后执行“文件保存工作区”命令,打开“保存工作区”对话框,取名保存。
以后只要打开这个工作区文件,上述多个文件即被全部打开。
Excel表格操作视频:
在Excel中添加常用文件夹 今天我们用动画的形式介绍在Excel中添加常用文件夹的方法和技巧。
更多Excel动画教程参见《Excel动画教程》。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
在Excel的“打开”和“另存为”对话框中的右侧区域中有一些文件夹的快捷方式,能不能将一些常用文件夹添加到这个地方呢?
方法如下:
在“打开”或“另存为”对话框中,定位到需要添加的文件夹中,然后按工具栏上的“工具”按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“添加到我的位置”选项。
以后我们打开Excel时即可通过这个快捷方式,快速定位到相应的文件夹中。
注意:
在这里设置后,在其他Office组件中同样有效。
Excel中的“公式求值”功能。
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对于一些复杂的公式,我们可以利用“公式求值”功能,分段检查公式的返回结果,以查找出错误所在。
选中相应
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